公司企業(yè)會(huì)議管理制度

公司企業(yè)會(huì)議管理制度1.背景和目的1.1背景公司作為一家現(xiàn)代企業(yè)，需要進(jìn)行大量的會(huì)議活動(dòng)，包括日常例會(huì)、部門報(bào)告會(huì)、總結(jié)匯報(bào)會(huì)、年度工作計(jì)劃會(huì)等等。會(huì)議是公司內(nèi)部溝通、交流、協(xié)作的重要手段，能夠促進(jìn)公司內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)合作、提升團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)作能力、加強(qiáng)員工工作意識(shí)和感受到公司的正能量。因此，建立一套完善的會(huì)議管理制度對(duì)于公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展至關(guān)重要。1.2目的本文檔的目的是為了規(guī)范公司內(nèi)部的會(huì)議活動(dòng)，明確各部門會(huì)議細(xì)節(jié)流程和管理措施，保障公司會(huì)議的高效有序進(jìn)行。2.會(huì)議的準(zhǔn)備、召開(kāi)和總結(jié)2.1會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)間：會(huì)議的時(shí)間盡量安排在正常工作時(shí)間內(nèi)，避免影響員工的正常工作。會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議室應(yīng)根據(jù)人數(shù)、會(huì)議形式等因素來(lái)選擇合適的場(chǎng)所，確保會(huì)議場(chǎng)地的安排符合要求，并做好布置和準(zhǔn)備工作。會(huì)議主題：明確會(huì)議主題，制定會(huì)議議程，并將會(huì)議議程事先發(fā)放給相關(guān)人員，確保與會(huì)人員明確了解會(huì)議目的和要求。會(huì)議材料準(zhǔn)備：會(huì)議所需的材料應(yīng)提前準(zhǔn)備好，包括：會(huì)議議程、會(huì)議用紙、筆、計(jì)算器、投影儀、電腦等設(shè)備、會(huì)議備忘錄等。會(huì)議的邀請(qǐng)：發(fā)邀請(qǐng)函時(shí)要附帶會(huì)議議程、參會(huì)人員名單和需處理的議題等，提醒參會(huì)人員在規(guī)定的時(shí)間到會(huì)。同時(shí)要求參會(huì)人員提前準(zhǔn)備好相關(guān)材料。2.2會(huì)議召開(kāi)會(huì)議主持人：會(huì)議主持人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前介紹出席人員，啟動(dòng)會(huì)議并通報(bào)被邀請(qǐng)者的到會(huì)情況，宣布會(huì)議議程并按照事先準(zhǔn)備好的議程一項(xiàng)一項(xiàng)地逐一講解，確保會(huì)議的有序進(jìn)行。發(fā)言：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)依次發(fā)言，每個(gè)人發(fā)言時(shí)間一般不得超過(guò)5分鐘，主持人會(huì)及時(shí)提示發(fā)言者時(shí)間以及談?wù)撝攸c(diǎn)。記錄：會(huì)議記錄是在會(huì)議上負(fù)責(zé)記錄發(fā)言人發(fā)言內(nèi)容和處理方案的人員，確保會(huì)議的重要事宜都經(jīng)過(guò)記錄，并盡可能保證會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性和完整性。處理議題：會(huì)議議題一般經(jīng)過(guò)討論、表決、討論等環(huán)節(jié)進(jìn)行處理，對(duì)于涉及多個(gè)部門或需要組織工作小組處理的問(wèn)題，應(yīng)按照會(huì)議議程安排具體的實(shí)施時(shí)間，并嚴(yán)格按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成。2.3會(huì)議總結(jié)預(yù)防措施：總結(jié)會(huì)議前，應(yīng)對(duì)會(huì)議發(fā)言及討論過(guò)程中需要解決的問(wèn)題進(jìn)行總結(jié)，確認(rèn)會(huì)議期間需要解決的主要問(wèn)題和建議，以此確定下一步的工作?？偨Y(jié)會(huì)議成果：對(duì)于會(huì)議的成果、決策方案、信息分享等內(nèi)容需要進(jìn)行總結(jié)，把會(huì)議內(nèi)容完整記載下來(lái)并做報(bào)告。決策結(jié)果：確認(rèn)可執(zhí)行內(nèi)容并委托相關(guān)人員落實(shí)各項(xiàng)決策方案。評(píng)價(jià)會(huì)議：在會(huì)議后，應(yīng)該對(duì)會(huì)議的組織者和參與者進(jìn)行評(píng)價(jià)，以便不斷提高下次會(huì)議的質(zhì)量。3.會(huì)議管理3.1會(huì)議記錄會(huì)議記錄包括會(huì)議議題、會(huì)議內(nèi)容、發(fā)言人、表決結(jié)果等，以紙質(zhì)文件和電子文件的形式保存，并進(jìn)行分類存檔，依照會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議發(fā)起部門等為分類標(biāo)準(zhǔn)。電子記錄必須能夠快速有效的進(jìn)行檢索和共享。會(huì)議記錄存檔要長(zhǎng)時(shí)間保存，嚴(yán)格保密，并根據(jù)公司保密規(guī)定處理和銷毀。3.2會(huì)議工作進(jìn)展的跟蹤和評(píng)價(jià)跟蹤：對(duì)于議題需要時(shí)間來(lái)落實(shí)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行跟蹤和檢查工作。評(píng)價(jià)：對(duì)于每場(chǎng)會(huì)議都要進(jìn)行評(píng)價(jià)，記錄下問(wèn)題所在，尋找改進(jìn)措施，并在下次會(huì)議時(shí)梳理總結(jié)所得。3.3會(huì)議秩序管理準(zhǔn)時(shí)：要求所有參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間，晚到5分鐘以上的委員需賠償其他委員等待時(shí)間。遵守開(kāi)會(huì)規(guī)則：在會(huì)議中不得吸煙、喝酒、吃零食、聊天等行為應(yīng)得到管理者的嚴(yán)厲制止，嚴(yán)禁打字、閱讀等行為，除特殊情況外，不得在會(huì)議室內(nèi)打電話。不得私自離開(kāi)：在會(huì)議進(jìn)行中需要參會(huì)人員保持專注，不得私自離開(kāi)會(huì)議室，如確有特殊情況應(yīng)事先告知其他參會(huì)人員或在主持人同意的情況下方可離開(kāi)。4.結(jié)束語(yǔ)在公司企業(yè)中，會(huì)議是日常工作