辦公規(guī)范管理制度電子版（二篇）

第16頁共16頁辦公規(guī)范管理制?度電子版辦公?秩序管理規(guī)范?為樹立企業(yè)形象?，提高工作效率?，優(yōu)化工作環(huán)境?，保障公司辦公?秩序，現結合公?司實際情況，特?制訂本規(guī)范，本?規(guī)范適用于公司?各部門。一、?辦公室行為、禮?儀1、所有員?工必須按照《_?___商場員工?著裝及行為管理?規(guī)范》要求著工?裝上班（上崗）?，并嚴格執(zhí)行工?牌佩戴要求及儀?表儀容管理規(guī)范?，保持衣冠整潔?、舉止端莊、行?為文明，站、走?、坐要符合規(guī)范?。2、對待同?事、來訪者態(tài)度?要自然熱情，面?帶微笑，恰當地?用好敬語，工作?時間內必須講普?通話。3、接?聽所有來電應在?響鈴三聲內須有?人接聽，接聽時?做到語言親切、?簡練，并注意使?用禮貌用語。?4、禁止各種不?文明的舉動及在?工作場所隨地吐?痰、扔果皮、紙?屑、煙頭或其他?雜物，不亂涂亂?畫。5、在通?道、走廊里與同?事相遇應點頭行?禮以示致意，遇?到上司或客戶要?禮讓，不能搶行?。6、不得隨?意進入專屬辦公?室，應事先敲門?，經允許方可進?入。二、辦公?室紀律1、辦?公時間、辦公區(qū)?域內應保持肅靜?，不得大聲喧嘩?，如需工作討論?，須在不影響其?他同事的前提下?進行。辦公時間?不得串崗、閑聊?，不得討論與工?作無關的內容。?2、任何員工?在辦公區(qū)或工作?崗位上不得吃零?食（或就餐）、?聊天、玩手機?等，辦公區(qū)域嚴?禁吸煙，若吸煙?請到指定吸煙區(qū)?。3、員工必?須按時上下班打?卡，不得遲到早?退，工作時間內?禁止私自外出，?因工作需要必須?請示主管領導同?意，并辦理外出?審批手續(xù)，為保?證下午正常工作?，員工中午不得?飲酒，午休不得?超過規(guī)定時間。?4、及時清理?辦公用品，處理?完畢的文件、資?料及時銷毀或存?檔，不得堆積在?辦公現場，辦公?區(qū)內應注意文件?資料的保密，暫?時離開辦公桌時?，需要把正在辦?理的文件翻轉過?來、電腦桌面需?鎖屏離開，其他?人員不得隨意翻?閱不屬于自己的?文件、復印件、?報告等。5、?薪酬職級在主管?級（含）以上的?管理人員，手機?必須____小?時處于開機狀態(tài)?；薪酬職級在主?管級（不含）以?下的管理人員，?手機必須在早上?7：30—晚上?21：30處于?開機狀態(tài)。6?、如無特殊情況?（或要求），參?加各種會議、培?訓、業(yè)務研討等?，多人參加的活?動、場合不得隨?意接聽手機，并?自覺把手機調為?振動或關機。?7、員工對上級?所布置的工作任?務必須保質保量?完成，不得推諉?或打折扣，特殊?情況報上級領導?說明原因的除外?。8、辦公室?座機電話為日常?辦公使用，禁止?撥打私人電話。?三、辦公室物?品擺放1、辦?公臺上應保持衛(wèi)?生整潔和辦公用?品的整齊，不得?擺放其他與工作?無關的雜物（如?衣服、包、食品?等），桌面允許?擺放的物品有：?文件框、水杯、?顯示器（鍵盤、?鼠標和鼠標墊）?、臺歷、電話、?筆筒、筆、小盆?綠植。2、文?件框按擺放標準?端正放置桌面相?應位置，文件框?數量可按需求增?加。3、辦公?時桌面可擺放臨?時文件，臨時離?開時，桌面文件?及資料、筆記本?等需要集中整齊?擺放。4、下?班后桌面除指定?物品外，其他物?品應放入抽屜內?。5、臨時離?開座位無人時辦?公椅應歸位。?6、臺歷擺放端?正，不得亂寫亂?畫。7、所有?辦公設備、相關?辦公物資均不許?張貼便簽及告示?貼。四、辦公?室衛(wèi)生1、辦?公室需保持衛(wèi)生?干凈整潔。每個?辦公室必須做好?衛(wèi)生值日表（除?總經辦辦公室由?指定保潔公司負?責清理外），辦?公室所有人員參?與辦公室衛(wèi)生值?日，每天下班前?由當日值日人員?負責辦公室公共?區(qū)域衛(wèi)生清潔，?并在當日下班離?開前將垃圾帶離?辦公區(qū)，放置在?指定的垃圾回收?點。2、如當?日值日人員請假?或者調休，提前?跟辦公室其他人?員調換值日日期?，非值日人員有?義務維護保持辦?公室衛(wèi)生整潔。?3、辦公區(qū)域?不得隨意亂堆、?亂掛各種物品，?與辦公無關的物?品，不得帶入辦?公現場，禁止辦?公室存放易燃易?爆等危險物品。?4、如在公共?場所或辦公區(qū)域?發(fā)現紙屑，雜物?等應隨手拾起來?，以保持公司優(yōu)?美的辦公環(huán)境。?五、辦公室辦?公設備、設施使?用1、辦公設?備是公司按照統(tǒng)?一的配備標準為?員工正常業(yè)務、?工作需要而配置?的，主要有辦公?電腦、打印機、?內外線電話等，?如因特殊工作需?求，需要配備其?他辦公設備時，?必須由辦公設備?需求部門提出采?購申請，并經公?司總經辦領導審?批同意后，由行?政部負責采購，?按照“誰申請、?誰負責”的使用?、保管、管理原?則。2、公司?配備的各項公用?辦公設備，實行?“誰使用，誰負?責”的個人負責?制管理辦法，設?備使用人就是設?備的管理人和責?任人，責任人要?對設備的安全使?用和完好負責?。3、辦公電?腦、電話、插座?，等需自己妥善?保管并設置密碼?，若由于個人原?因導致辦公設備?損壞，由個人承?擔修理。4、?辦公設備屬于公?司固定資產，各?部門配備的辦公?設備由使用部門?負責，使用部門?應愛護使用、認?真保管，不得隨?意改變線路工技?術設定，如發(fā)生?人為損壞，追究?個人使用責任；?使用中，如發(fā)生?辦公設備故障，?使用部門應當及?時通知行政部，?行政部負責辦公?設備的日常養(yǎng)護?、清潔、維修事?宜由，各使用部?門禁止私自拆卸?、維修。5、?禁止公司以外其?他人員使用辦公?設備。公司員工?在未經許可或不?熟悉正確使用程?序下不得私自操?作復印機、投影?儀、專業(yè)攝影攝?像器材等辦公設?備。6、節(jié)約?用紙，養(yǎng)成正反?兩面使用紙張的?習慣，充分利用?公司辦公軟件，?如釘釘系統(tǒng)。?六、計算機的管?理1、使用時?按部門編制配置?，由行政部建立?實物管理臺帳、?統(tǒng)一管理，使用?部門負責具體保?管、使用，人員?調動，電腦移交?原部門經理負責?保管或交還行政?部。2、每臺?計算機必須指定?專門人員操作，?并負責對該機的?管理，任何人員?不得隨意操作他?人計算機；3?、嚴守計算機操?作規(guī)程，以避免?計算機系統(tǒng)遭受?損害，非專職人?維修人員不能拆?、裝計算機及相?關設備。4、?嚴守公司機密，?不允許查看與本?職工作無關的信?息，不允許隨便?帶外人上機操作?5、保持計算?機設備的清潔，?做好本部門信息?的備份，防止信?息丟失。6、?嚴禁在計算機上?玩電腦游戲、聊?天等。7、資?產清查時，財務?部門協助行政部?做好該項資產的?清查工作。七?、辦公室安全?1、辦公區(qū)域裝?修和消防設施設?計須符合國家消?防設計規(guī)范要求?，并配備滅火器?、防毒面具、救?生繩、緩降器等?器材。物業(yè)部每?季度對辦公區(qū)域?消防設施進行至?少一次聯動測試?，并保存測試記?錄。2、各部?門經理為本辦公?區(qū)域內第一安全?責任人，行政部?為辦公區(qū)域內安?全責任部門，品?質管理部協助行?政部做好日常安?全檢查工作，每?周對消防器材配?置、防火門及安?全指示標志等情?況的巡查不少于?____次，每?月對辦公區(qū)域進?行____次全?面安全檢查，國?家法定節(jié)假期（?日）放假前，對?辦公區(qū)域進行節(jié)?日前消防安全檢?查，檢查記錄存?檔。3、公司?所以員工必須無?條件參加各類安?全知識培訓，自?覺提高安全意識?。4、辦公室?區(qū)域內禁止私接?、亂拉電源線，?電源處不堆放紙?張等任何易燃物?品。5、禁止?一個插座接用多?個插頭（或插板?），防止使用電?器的數量過多，?超過負荷，引發(fā)?火災。6、禁?止電線受潮、受?熱、受腐蝕或碰?傷、踩壓，物業(yè)?部每半年至少對?所以辦公區(qū)域內?的電器設備、插?座、電源線覆蓋?檢查一次，防止?電器設備的插頭?接線松動、電線?破損、老化等現?象的安全隱患發(fā)?生。7、安全?、防火、衛(wèi)生工?作責任人要盡職?盡責，發(fā)現問題?及時處理并向有?關部門報告，對?于辦公室中存在?的問題不能夠立?即整個的，必須?采取相關防范措?施，確保辦公室?安全。8、各?部門針對本部門?辦公室區(qū)域內存?在安全隱患的部?位必須每日進行?自查自改，部?門經理和當班值?班人員為本部門?當日防火責任人?。9、每個辦?公室必須安全檢?查值班制度，下?班離開辦公室時?必須進行每日安?全檢查，做到關?閉辦公室區(qū)域內?的所有電源、水?源，并拔除所有?電器設備插頭（?禁止只關電源不?拔插頭現象），?鎖閉好門窗。?10、節(jié)日期間?必須加強辦公室?區(qū)域內安全檢查?頻次，各部門辦?公室節(jié)日期間如?留有人員值班，?必須遵守辦公室?安全管理規(guī)定。?11、公司全?體員工必須遵循?商場《禁止燃放?煙花爆竹管理規(guī)?定》。12、?廣場任意范圍內?發(fā)生安全事件或?隱患必須第一時?間向樓層管理人?員或消防中控室?報備（中控室電?話：____、?監(jiān)控室電話：_?___）。八?、考核標準1?、公司全體員工?凡是違反上述_?___項管理要?求的，給予當事?人____元/?次的經濟負激勵?，部門連續(xù)一個?月內____次?違反要求的部門?經理經濟負激勵?____元，并?對當事人所在部?門負責人給予公?司范圍內通報。?2、公司全體?員工凡是違反上?述____項管?理要求的，給予?當事人____?元/次的經濟負?激勵，部門連續(xù)?一個月內___?_次違反要求的?部門經理經濟負?激勵____元?，并對當事人所?在部門負責人給?予公司范圍內通?報。3、各部?門自查自改不到?位的，在行政部?聯合品質管理部?檢查中發(fā)現的問?題，給予當值人?____元/次?的經濟負激勵，?部門連續(xù)一個月?內____次聯?合檢查不合格的?部門經理經濟負?激勵____元?，并對當事人所?在部門負責人給?予公司范圍內通?報。4、公司?內全體員工凡是?個人違反上述管?理要求超過__?__次、部門經?理超過____?次被經濟負激勵?的，納入年終考?核，取消評優(yōu)、?評先、晉級資格?。5、如存在?以下情況之一，?經查屬實的，對?當事人按___?_元/次予以經?濟負激勵：在辦?公區(qū)內吸煙的；?下班后未按要求?關閉電器、插座?電源的；未按值?班要求開展有?效值班檢查的；?未按制度有效落?實值班檢查工作?的；人事經理/?崗負責落實經濟?負激勵，經濟負?激勵作為獎金發(fā)?放給問題發(fā)現人?員，責任人應在?____周內履?行繳款義務，如?未按期繳納的從?工資中雙倍扣除?，并全公司通報?。6、人事經?理/崗須每周統(tǒng)?計前一周辦公區(qū)?檢查情況，每月?匯總，并將手簽?經濟負激勵確認?書、獎金發(fā)放確?認書作為附件留?存，人事經理未?落實對相關責任?人的問責決定，?由品質管理部對?人事部經理進行?通報，并給予_?___元/次的?經濟負激勵。?7、如相關責任?人未按制度落實?上述管理要求及?值班人員檢查不?到位，導致發(fā)生?安全隱患的，給?予相關責任人_?___元/次經?濟負激勵，并由?當事人所在部門?經理、副總經理?在公司例會上進?行述職；同時，?納入年終考核，?取消評優(yōu)、評先?、晉級資格，并?在公司范圍內通?報。九、應急?聯絡方式1、?消防中控室（突?發(fā)緊急情況聯系?電話）。___?_。2、監(jiān)控?室電話（突發(fā)緊?急情況聯系電話?）。____。?3、總服務臺?電話（客訴聯系?電話）。___?_。3、安全?隱患舉報電話。?____。十?、其他1、本?規(guī)范由公司人力?資源部、行政部?、品質管理部聯?合修訂，并經總?經辦會議研究通?過后實施。2?、本規(guī)范自簽發(fā)?之日起執(zhí)行。?3、本規(guī)范試運?行結束后，于_?___年___?_月____日?起，正式執(zhí)行。?____有限?公司____?年____月_?___日辦公?規(guī)范管理制度電?子版（二）第?一條為規(guī)范公司?辦公管理，特制?訂如下規(guī)定。?第二條辦公儀表?規(guī)范著工裝，?左胸適當位置佩?戴公司徽章，其?它應遵守員工守?則四、五、?七條相關規(guī)定，?違反規(guī)定的，除?由綜合管理部通?報批評外，每次?罰款____元?；各部門負責人?應認真配合，督?促屬下員工遵守?本規(guī)定。員工_?___月累計違?反規(guī)定人次超過?三人次，該負責?人亦應罰款__?__元。第三?條辦公室規(guī)范?1、辦公桌。案?頭用品整齊放置?，保證辦公桌整?潔無雜物。2?、座椅?？勘?、?坐椅一律不得放?任何物品，人離?開時椅子調正。?3、文件柜。?保持文件放置整?潔無雜物，頂上?不得堆置文件。?4、節(jié)約辦公?資源，嚴禁鋪張?浪費。第四條?語言規(guī)范：1?、交往語言。您?好、早晨好、早?、再見、請問、?請您、勞駕、關?照、謝謝。2?、電話語言。您?好、請問、稍等?、謝謝、再見。?3、接待語言?。您好、請稍候?、請坐、對不起?、請登記、與我?聯系、打擾一下?、好的、行。?第五條行為規(guī)范?1、堅守工作?崗位、不串崗、?脫崗、離崗。?2、上班時間不?看報紙、玩游戲?或做與工作無關?的事。3、辦?公桌上應保持整?潔并保持辦公室?安靜。4、上?班時間，不要在?辦公室化妝。?5、接待來訪和?業(yè)務洽談在接待?室或會議室進行?、會私客不超過?____分鐘。?6、不用公司?電腦上網聊天或?做與工作無關的?事，不要隨意使?用其它部門電腦?，私客不經領導?允許不準用公司?電腦。7、未?經部門經理批準?，不得索取、打?印、復印其他部?門資料。8、?嚴格遵守考勤制?度，不得代人打?到。10、嚴?禁在辦公室吸煙?，違者罰款__?__元。11?、請假要有假條?，特殊情況，事?后補假條。1?2、因故外出，?必須請示部門經?理，各部門全體?外出，必須向人?力資源部通報。?13、無工作?需要，不得擅自?進入機房，財務?室、會議室、接?待室。14、?不得私自索要贈?品，違者罰款_?___元。本規(guī)?范由人力資源部?實施監(jiān)督與檢查?。辦公軟件使?用規(guī)范及管理制?度（____?年____月試?行）一、員工?使用辦公軟件操?作行為準則：?1、全體同事，?自行在手機上設?置個人真人頭像?，不能用卡通和?各種圖案代替。?2、全體同事?，只能發(fā)布與工?作有關信息，不?得亂發(fā)無關言論?圖片和鏈接。?二、如何使用辦?公軟件進行外勤?人員的外勤考核?。1.辦公軟?件在線時間8：?20-18：4?0必須在線2?.有聲音或紅點?提醒，至少__?__小時查看一?次，及時回應3?.有公司指令在?規(guī)定時間內不回?復____元/?次處罰考勤（?指銷售和工程人?員）1.8：?30-18：3?0上下班前必須?提交考勤簽到2?.自覺養(yǎng)成習慣?3.每月工作?日不能遺漏，缺?一次____元?外出拜訪客戶?考勤1、每到?一客戶處，使用?外勤簽到功能，?同時關聯客戶或?標注客戶名稱，?選擇發(fā)送范圍為?全公司范圍可見?，并@人事和@?部門經理，拜訪?幾個客戶就做幾?次外勤簽到。根?據有效的外勤簽?到來確定拜訪客?戶數。2、只?有通過外勤簽到?定位并拍照發(fā)送?成功后，核實無?誤的才能作為一?次拜訪客戶。?三、員工如何使?用辦公軟件進行?工作日報。當日?工作日志22：?00前完成周?工作日志每周日?22：00前完?成月工作日志?本月最后一日2?2：00前完成?1、當日。將?當日工作日志發(fā)?送給上級，今天?到了哪里。做了?什么事。拜訪客?戶名稱。拜見誰?。談了什么事情?。取得什么效果?。并@相關人員?或部門，關聯相?關客戶。2、?明日工作計劃。?按5w1h原則?寫，確定明日工?作計劃。（何因?why）、對象?（何事what?）、地點（何地?where）、?時間（何時wh?en）、人員（?何人who）、?方法（何法ho?w）等六個方面?提出問題進行思?考。計劃第二天?要拜訪的客戶，?或者要做的事情?）3、工作心?得體會。通過今?天的工作情況進?行總結一下自己?的看法及體會。?4、日志發(fā)送?范圍?？梢赃x擇?部門或者全公司?，必須選擇點評?人，點評人一般?為自己的直屬領?導。格式：?今日總結核心?數據：目標（來?自于昨天的計劃?）：。完成：。?重要工作：?目標：獎勵及?處罰措施1、?有學習價值的日?志，每條獎勵_?___元特別貢?獻獎。2、每?月以日志得分為?依據評選月度優(yōu)?秀員工，并給予?嘉獎3、每天?22。00前發(fā)?出當天日志，遇?特殊情況可延遲?到第二日上班前?補交。逾時提交?日志每月超三次?者，每次貢獻水?果基金____?元；4、友情?提示，辦公軟件?里有企業(yè)內部_?___，部門主?管可以建立自己?部門企信群，在?企信群里進行提?醒督導。四、?如何使用辦公軟?件工作日志進行?點評及處罰。一?線人員由部門主?管在當天24：?00前點評部門?主管由部門總監(jiān)?在當天24：0?0前點評部門?總監(jiān)由副總/總?經理在第二天1?2：00前點評?1、日志點評?只對管理層進行?處罰，身為管理?層必須具備榜樣?力量，身為管理?層有責任及時對?下屬的工作進行?點評與支持。?2、逾期點評或?者不點評，__?__人/次處罰?____元，按?后臺統(tǒng)計數據為?準，疊加多人處?罰。及時點評?的好處1、主?要體現在三點。?寫的方便、看的?方便、點評方便?。2、銷售人?員在見完客戶之?后，要把全部的?溝通過程記錄下?來，這就需要一?個銷售日志進行?過程記錄，通過?日志可以得到領?導的經驗指點。?要想得到好的結?果，一定要對過?程有一個有力的?把控，否則結果?會有些不可靠，?等看到結果一切?都晚了。日志是?一個很好的過程?還原方式。以往?的日志效果往往?不好，是因為寫?、看都不方便，?反饋不及時，更?談不上大家的協?同，____；?而辦公軟件的強?大日志，卻可以?輕松實現銷售