公司收發(fā)文管理人事制度

公司收發(fā)文管理人事制度1.背景在每個公司中，管理文件是一件重要的事情。不僅可以讓公司有條理，還可以讓公司節(jié)省時間和方便管理。因此，公司需要一個完整的文件管理制度來確保其文件的收發(fā)和管理的規(guī)范性。這個文件管理制度應該有一個完整的收發(fā)文管理人事制度，以便更好地完成公司的任務和工作要求。2.適用范圍該收發(fā)文管理人事制度適用于公司的所有部門和職員。3.收文管理規(guī)定3.1收文渠道公司收文主要通過國家郵政局、工商銀行、快遞公司、專門郵遞服務公司等途徑進行。3.2收文登記公司的收文管理人員負責對公司收到的所有文件進行登記，包括收件人、文件編號、文件來源、文件送達日期、文件類型、文件主題等內容。所有登記信息會記錄在公司的電腦中，并進行備份。3.3收文分類公司所有的收文都應該根據不同的主題進行分類。例如，財務、人事、行政和法律等。收文管理人員應該根據文件的主題對文件進行分類，對文件進行編號并將文件歸檔。歸檔后的文件應該放置在指定的位置，并添加標簽進行標記。3.4收文的處理公司收到的文件應該按照文件的主題和緊急程度進行組織和處理。如果文件是非常緊急或重要的，相關部門或責任人應該在收到文件后立即進行處理。如果文件不屬于某個部門或責任人負責的范疇，它將移交給公司分發(fā)文件管理人員或文件處理委員會處理。3.5收文公開根據公司規(guī)定，某些文檔必須要公開，例如原件的文檔復印件可以提供給任何需要的人查看。這些文檔應該放在公司指定的位置，為所有人提供方便查看。4.發(fā)文管理規(guī)定4.1進行文件編制在公司中，文件的編制對于公司的規(guī)范性和管理非常重要。公司應該到具有相關資質的人員指導文檔編寫，并應對文檔進行審查，確保文檔的質量和規(guī)范化。4.2發(fā)文流程在文件編制好后，文件的發(fā)放程序應該與收文程序類似。發(fā)件人應該記錄文檔的編號、主題、接收人和送達時間等信息。將批準的文檔遞交公司郵寄部門進行郵寄，發(fā)文人員應該將批準的文檔遞交給郵寄部門，郵寄部門應該將文檔快遞寄送到地址，在文檔發(fā)出后，發(fā)文人員應該補充記錄有關郵寄日志的所有信息。4.3壓縮、合并以及拆分大文件由于公司有時需要發(fā)送大文件，郵寄過程費時，因此應該使用WinZip或其他壓縮軟件來壓縮文件，縮短文件的傳輸時間。另外，規(guī)格太大的文件應該分解成小文件以便于發(fā)送，并加密以確保安全性。5.文件安全5.1文件備份公司的文件必須定期備份。備份應存儲在其他位置或云共享盤，以防止文件丟失或文件系統(tǒng)崩潰。5.2文件保密公司的所有文件必須保密。未經批準的人員不得瀏覽，拷貝以及打印任何公司文件。6.人事規(guī)定6.1收文管理人員公司應該有一名收文管理人員來負責收件管理，他或她應該熟悉文件管理程序，能夠處理緊急和重要的文件，并記錄所有登記信息。6.2發(fā)文管理人員公司應該有一名發(fā)文管理人員來負責文件編制和管理，他或她應該熟悉文件編制程序，能夠規(guī)范和管理公司文件的流程和程序。。6.3文件處理人員如果文件不屬于某個部門或責任人負責的范疇，它將移交給公司分發(fā)文件管理人員或文件處理委員會處理。7.總結公司收發(fā)文管