會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，更好地為公司經濟業(yè)務服務，根據《中華?民共和國會計法》和《中華?民共和國檔案法》的規(guī)定，結合本公司實情，特制定符合公司現狀的會計檔案管理制度。

?、會計檔案管理的定義

會計檔案管理是指對會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料、證據建?會計檔案的?卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、?便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

?、會計檔案的范圍

會計檔案的范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，記錄和反映各公司經濟業(yè)務的重要史料和證據。具體包括：

1會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證。

2會計賬簿類：總賬、明細賬、?記賬、固定資產卡?（以記賬憑證和原始發(fā)票代替）、輔助賬薄和其他會計賬薄。

3財務報告類：?度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及?字說明，其他財務報告。

4發(fā)票類：增值稅專?發(fā)票、普通發(fā)票、收據、服務業(yè)發(fā)票等其他發(fā)票。

5其他類：銀?存款余額調節(jié)表，銀?對賬單，發(fā)票領?登記簿，會計檔案移交、保管、銷毀清冊，會計檔案借閱登記本，各類財務證件以及其他應當保存的會計核算專業(yè)資料。

三、會計檔案的?卷

各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成?個類型的案卷，將各卷按順序編號。

（?）會計憑證（案卷號：1－連續(xù)流?號，連續(xù)流?號每年從1開始連續(xù)）１、記賬憑證于每?結賬?（2?為最后?天，12?或春節(jié)?份根據通知要求，其他?均為30?）后?周內打印完畢，匯總打印到?級科?；每?20?前完成上?會計憑證裝訂?作，按年、分?妥善保管歸檔；

２、整理憑證，按編號順序排列，檢查?期、編號、附件張數、收訖、付訖章及有關部門?員印章是否齊全；

３、摘除憑證內的?屬物(如釘書釘、?頭針、回形針)，將?的附件按憑證??折疊好，避開左上?裝訂位臵，便于翻閱；

４、在每本憑證上加附封?、封底，于左上?打孔，棉線裝訂，并將裝訂處粘貼覆蓋；

5、憑證封?上填寫憑證種類、本?總冊數、本冊編號、起??期、號碼，會計主管?員、憑證審核?員和裝訂?員（騎縫處）簽章；

6、每?末將裝訂成冊的憑證，統?登記?錄，按編號順序?柜保存；

７、出納不得裝訂憑證。

（?）會計賬簿（案卷號：2－連續(xù)流?號）

１、會計賬簿每年打印?次，在第?年的3?底前必須將所有明細賬打印完畢，并整理歸檔；

２、現??記賬和銀?存款?記賬科?需打印?最底層科?；資產、負債類科?輔助賬類型按客戶、職員、供應商核算的需分別按照每?個客戶、

職員、供應商打印核算項?明細賬，除上述科?以外的其他科?明細賬打印??級；

３、賬簿整理：賬簿啟?表填寫齊全，內容與各個賬戶相符，賬頁數齊全，序號排列連續(xù)；

４、會計賬簿的裝訂順序

（1）會計賬簿裝訂封?

（2）賬簿啟?表

（3）賬戶?錄、備考表

（4）按本賬簿頁數，順序裝訂項頁

（5）會計賬簿裝訂封底

５、會計賬簿裝訂后應牢固、平整、不得有折?，掉頁現象，賬簿裝訂的封?處，應加蓋裝訂?印章，裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號；

6、賬簿封?上標明賬簿名稱、所屬年度、編號，編號?年?編，順序為：現??記賬、銀?存款?記賬、總賬、明細賬、核算項?明細賬、固定資產卡?。

（三）會計報表（案卷號：3－連續(xù)流?號）

獨?核算體次年1?份將上年12個??度會計報表按照資產負債表、損益表、費?明細表、應交稅?明細表、現?流量表等報表的順序，加裝報表封?，填寫報表?錄，加蓋企業(yè)負責?、會計主管?員、制表?印章后，?柜保存。合并報表及各核算體年報需在次年2?份按上述要求裝訂完成。（四）其他會計檔案?卷

１、發(fā)票類：

增值稅專?發(fā)票抵扣聯每?按認證的先后順序，附“認證結果通知書”、“認證結果清單”并加“征稅/扣稅單證匯總封?”后裝訂成冊，具體裝訂要求同記賬憑證；

除增值稅專?發(fā)票以外的其他發(fā)票、收據存根聯（或記賬聯）均按25份/本、100本/捆打包，并在包外易見處注明開票期間、發(fā)票（或收據）號碼段。

2、其他類：

銀?余額調節(jié)表須每?打印后簽字（獨?核算體由主辦會計簽字，公司由財務負責?指定的專?簽字）；

銀?余額調節(jié)表與銀?對賬單分銀?，按1-12?順序裝訂成冊；

其他會計檔案按類分別裝訂成冊，并具名編制?、保管?。

四、會計檔案的歸檔保管

１、獨?核算體的會計檔案管理員為主辦會計，公司設?專職會計檔案管理員。會計檔案管理員負責全部會計檔案的整理、裝箱、保管、調閱、銷毀等?系列?作。

２、出納?員不得兼管會計檔案。

３、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第?天算起，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類，且以下會計檔案保管期限為最低保管期限，如需增加細化檔案名稱的，可?照類似檔案的保管期限。（詳見附表）。

（１）保管期限為３年的：?/季度財務報告、內部往來對賬表、會計檔案

借閱登記清冊。

（２）保管期限為5年的：銀?存款余額調節(jié)表、銀?對賬單。

（３）保管期限為10年的：?度納稅申報表。

（４）保管期限為15年的：會計憑證類、除現??記賬和銀?存款?記賬以外的其他賬薄、會計移交清冊。

（５）保管期限為25年的：現??記賬和銀?存款?記賬。

（6）保管期限為永久的：固定資產卡?（以記賬憑證和原始發(fā)票代替）、年度財務報告、年度納稅申報表、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊。

五、會計檔案保管清冊的建?

1、根據會計檔案?卷編號，按年分?順序登記會計檔案的保管清冊。

2、會計檔案保管清冊以書?形式建?，次年裝訂成冊。

六、會計檔案的借閱使?規(guī)定

1借閱對象:財務?員、法務部、審計部、外審機構等。

2借閱地點：除國家?政執(zhí)法部門以外的借閱?，借閱地點只能在公司及所屬門店的辦公區(qū)域內，不得將會計檔案攜帶外出；如遇特殊情況，須經財務經理批準后?可攜帶外出。

3借閱時間：借閱檔案必須在借閱?起兩天內歸還，如需延期使?，須再次辦理借閱?續(xù)，?政執(zhí)法部門的除外。

4借閱要求:借閱會計檔案?員，不得轉借他?，不準在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。不準刪改、圈點或勾畫檔案內容，不準泄密、失密，做到歸還檔案完好?損。需要復制會計檔案的，也應經財務經理批準后，由檔案管理?員負責辦理。

5借閱登記:建?會計檔案借閱登記簿，將借閱?姓名、部門、?期、內容、?途、審批?、歸還時間等情況逐項登記清楚。借閱登記清冊歸檔保管。

6借閱審批管理:

6.1公司財務及內審?員借閱會計檔案的審批規(guī)定

6.1.1除出納外財務及內審?員借閱當年憑證、賬簿等紙質會計檔案：需報檔案保管員登記備查。

6.1.2除出納外財務及內審?員借閱以前年度憑證、賬簿等紙質會計檔案：需到檔案保管員處登記，經財務經理審批同意后?可借閱。

6.1.3出納?員?律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案。

6.2獨?核算門店財務?員借閱會計檔案的審批規(guī)定

6.2.1除出納外財務?員如需借閱憑證、賬簿等紙質會計檔案均需經主辦會計審批，由檔案保管員登記，如?檔案保管員的由主辦會計負責登記。

6.2.2出納與主辦會計在同?地點辦公的，則出納?員?律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案；出納與主辦會計不在同?地點辦公的，如有其他財務?員則出納?員?律不得借閱憑證、賬簿等會計檔案；

出納與主辦會計不在同?地點辦公的，且?其他財務?員的則需將借閱?途由主辦會計報財務經理審批后?可。

6.3?財務?員借閱會計檔案的審批規(guī)定

6.3.1?律憑內部?作聯系單經所屬部門負責?審批后，到檔案保管員處登記，經財務經理審批同意后?可借閱。

6.3.2為確保公司財務信息安全，除財務?員及公司內審?員外不得開通30天（含）以上的財務核算軟件（ＥＡＳ）操作權限。如確有?作需要的，需經分管

財務副總審批后，僅開通?作期內與?作內容相關的賬套查詢權限，該?作期不得超過30天。

七、會計檔案的交接

１、財務負責?調動時，應辦理會計檔案移交?續(xù)。

２、單位機構變動或檔案管理?員調動時，應辦理交接?續(xù)，由原管理?員編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起?年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容，并將全部裝箱逐?點交，接管?員逐?接收。

３、單位機構變動如公司終?的，在終?和辦理注銷登記?續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終?單位的上級財務負責?安排落實檔案存放地點及相關?員代管；如公司之間合并的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統?保管，單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

４、會計檔案交接時由財務負責?及上級財務指定?員負責監(jiān)交。交接完畢后，交接雙?經辦?和監(jiān)交?應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

５、會計檔案交接時由于未按照規(guī)定及時辦理交接?續(xù)進?檔案移交導致責任不清的，?律由接替?承擔。

?、會計檔案的銷毀

保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：

１、由會計檔案管理?員提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起?年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

２、財務負責?在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

３、銷毀會計檔案時，應當會同會計機構、審計部門、保安部門共同監(jiān)銷。４、監(jiān)銷?在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案

銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案，報上?級財務部門審批；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章。

５、保管期限已滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，產權憑證、注冊資本?賬憑證、股權轉讓憑證等，不得銷毀，應當單獨抽出?卷，保管到未了事項完結時為?。單獨抽出?卷的會計檔案，應當在會計檔