收發(fā)文件管理制度

收發(fā)文件管理制度為提高文件管理質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我單位實(shí)際情況，特制定本項(xiàng)工作管理制度。一、收文管理第一條所有發(fā)至本單位的文件（含傳真和政府科室傳達(dá)的公文、業(yè)務(wù)往來文件等），由行政行政辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號(hào),送校長(zhǎng)、副校長(zhǎng)閱示，為避免文件積壓，一般應(yīng)在當(dāng)天完成送閱。第二條接收傳真應(yīng)明確來文單位、接收人或科室，行政辦公室接收后負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交，并由接收人簽收。第三條局長(zhǎng)、副局長(zhǎng)批示的文件由行政行政辦公室及時(shí)收回,根據(jù)文件批示轉(zhuǎn)交其他科室和人員辦理。第四條已交行政行政辦公室存檔的文件在借閱中應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱規(guī)定和保密范圍，所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù)，經(jīng)校長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可借閱。第五條個(gè)人或科室閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，不得將有秘密文件帶出單位，不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人，使用完后應(yīng)及時(shí)交還給行政行政辦公室。第六條收文辦理工作程序：1、簽收。單位所有公文由行政行政辦公室簽收、拆封，對(duì)需納入收文辦理的，應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行收文登記。2、收文登記。收到的文件按收文日期、收文序號(hào)、來文單位、來文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、等逐項(xiàng)進(jìn)行登記。3、擬辦。在收文登記后，由行政行政辦公室人員根據(jù)文件的內(nèi)容、性質(zhì)、緩急程度提出辦理意見和建議，送請(qǐng)校長(zhǎng)批閱。4、批辦。局長(zhǎng)對(duì)收文內(nèi)容做出指示性意見，并指定辦理科室和傳閱范圍。5、承辦。承辦科室接到文件后，要認(rèn)真及時(shí)辦理，急件隨到隨辦。需兩個(gè)以上科室共同承辦的文件，由主辦科室要主動(dòng)會(huì)同相關(guān)科室協(xié)商辦理，并負(fù)責(zé)回復(fù)辦理結(jié)果。6、催辦。催辦是指根據(jù)文件結(jié)辦時(shí)間，由行政行政辦公室督促承辦科室盡快辦理，并上報(bào)辦理結(jié)果。7、注結(jié)。文件辦理完畢，應(yīng)在《文件批辦傳閱單》注明辦理日期，并簡(jiǎn)要寫明辦理結(jié)果。8、存檔。在文件辦理結(jié)束后，應(yīng)分類整理立卷，保證檔案的整齊完整。沒有存檔和查存價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒定和校長(zhǎng)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由二人監(jiān)銷保證不丟失、不落銷。二、發(fā)文管理第七條凡以我單位名義上報(bào)或下發(fā)的文件（報(bào)告、請(qǐng)示、紀(jì)要、通知、函件等），由承辦科室擬稿，送行政行政辦公室核稿，經(jīng)行政行政辦公室核稿后送校長(zhǎng)和分管副校長(zhǎng)簽發(fā)。第八條經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文件由行政辦公室統(tǒng)一登記、分類編號(hào)并保留一份原件存檔。第九條發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實(shí)對(duì)方是否收到，對(duì)沒有收到的應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)發(fā)或改用其他方式發(fā)送。第十條所有由行政辦公室發(fā)出的傳真、文件等應(yīng)統(tǒng)一登記，并標(biāo)注發(fā)送單位、份數(shù)、日期、簽收聯(lián)系人。第十一條發(fā)文辦理工作程序1、擬稿。上級(jí)請(qǐng)示由行政辦公室擬稿，日常辦公文件由牽頭科室負(fù)責(zé)擬稿，擬稿內(nèi)容要求要情況屬實(shí)、觀點(diǎn)明確、條理清楚。2、核稿。核稿是指由行政辦公室對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改。3、會(huì)簽。凡涉及到其他科室有關(guān)事宜，需有關(guān)科室會(huì)簽后送行政辦公室對(duì)公文進(jìn)行復(fù)核。4、簽發(fā)。以單位名義報(bào)送的所有公文一律送校長(zhǎng)、分管副校長(zhǎng)審批簽發(fā)。簽發(fā)公文時(shí)如有修改，應(yīng)在原文上圈改并簽署姓名和日期。5、發(fā)文登記。待發(fā)文稿簽發(fā)后，檢查審批手續(xù)是否完備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范，符合要求的文稿由行政辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽署意見形成正式文稿，并對(duì)正式文稿進(jìn)行編號(hào)，確定份數(shù)后蓋章印發(fā)。6、存檔：在發(fā)文辦理流程結(jié)束后，檔案管理人員對(duì)所發(fā)公文進(jìn)行存檔（應(yīng)包含底稿、正式稿紙質(zhì)版各一份以及電子文檔）。三、保密文件管理第十二條文件管理應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,保密資料統(tǒng)一由檔案管理員收發(fā)、傳遞、銷毀等，并嚴(yán)格把關(guān)。第十三條制發(fā)保密文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍，標(biāo)明密級(jí)、保密期限，確定發(fā)送范圍、數(shù)量,報(bào)送校長(zhǎng)、分管局長(zhǎng)審批后印發(fā)。第十四條借閱、復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)，嚴(yán)禁將保密資料保密文件帶出校外。第十五條對(duì)保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查,防止丟失。四、文件的銷毀第十六條對(duì)于多余、重復(fù)、過期和無保存價(jià)值的文