材料物資采購流程控制制度

材料物資采購流程控制制度.1采購與驗(yàn)收流程控制制度.1.1材料采購流程控制（1）綜合計(jì)劃部門相關(guān)人員整理技術(shù)文件、各類清單，分階段制訂原材料和制品的材料需求計(jì)劃。（2）材料需求計(jì)劃根據(jù)采購物資的重要性分別呈報(bào)生產(chǎn)副總/總經(jīng)理批準(zhǔn)。各相關(guān)負(fù)責(zé)部門制訂技術(shù)服務(wù)、運(yùn)輸、安裝采購計(jì)劃，由安裝副總/總工程師批準(zhǔn)。（3）接到備料清單后，采購管理部門采購員首先根據(jù)具體的下料寬度進(jìn)行排版，確定需要采購的材料寬度及對應(yīng)數(shù)量，將排版結(jié)果輸入ERP。采購管理部門采購員除了要了解采購數(shù)量和規(guī)格外，還必須了解采購的材料物資的設(shè)計(jì)要求，包括有關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)名稱及編號(hào)，是否有其它專門的技術(shù)要求等。（4）采購管理部門采購員應(yīng)了解材料物資的庫存情況，凡庫存材料物資的規(guī)格、性能和數(shù)量滿足要求時(shí)，應(yīng)首先使用庫存物資或者代用，在采購申請上應(yīng)對該材料物資進(jìn)行取消，并在取消原因中說明，表示將使用庫存，無標(biāo)示的則為需要采購的材料或物資。（5）對于需要采購的材料物資，采購管理部門采購員應(yīng)了解市場貨源情況，向訂有長期供貨合同的供應(yīng)商或其它合格供應(yīng)商詢價(jià)，每種材料或物資一般應(yīng)至少向三家供應(yīng)商詢價(jià)，將詢價(jià)結(jié)果應(yīng)填寫在采購評估表內(nèi)，然后將采購評估表交審計(jì)決算部門核價(jià)。對于合格供方評定詳見本手冊“.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程控制”。（6）對公司簽訂長期供應(yīng)合同的物資，公司不再對這些物資備庫，由供應(yīng)商向公司提供必要的儲(chǔ)備量，公司按實(shí)際消耗數(shù)量確認(rèn)采購量，按約定的價(jià)格和結(jié)算方式進(jìn)行結(jié)算。此類物資由審計(jì)決算部門定期核價(jià)后交采購管理部門、財(cái)務(wù)部門作結(jié)算依據(jù)。長期合同簽訂流程詳見本手冊“.3采購合同評審與管理流程控制制度”。（7）審計(jì)決算部門根據(jù)了解的市場情況、材料物資價(jià)格目錄（即報(bào)價(jià)單）采購評估表進(jìn)行核價(jià)，并將核價(jià)結(jié)果填寫在采購評估表上，核價(jià)員應(yīng)在核價(jià)后的采購評估表上簽名。當(dāng)核價(jià)結(jié)果有爭議時(shí)，由生產(chǎn)副總判定。（8）采購管理部門對每一大類物資經(jīng)比價(jià)或招標(biāo)后選擇一至二家固定的常年供應(yīng)商，供應(yīng)商按年消耗總金額的規(guī)定比例鋪底額定欠款，同時(shí)按實(shí)際消耗情況在公司設(shè)定必要的庫存儲(chǔ)備供公司周轉(zhuǎn)，每月規(guī)定時(shí)間內(nèi)按公司實(shí)際消耗量進(jìn)行結(jié)算，、開出發(fā)票辦理入庫結(jié)算手續(xù)，采購管理部門按財(cái)務(wù)入賬金額申報(bào)次月資金計(jì)劃并于次月規(guī)定時(shí)間內(nèi)支付。（9）采購管理部門采購員根據(jù)確認(rèn)的采購評估表、采購合同、報(bào)價(jià)單經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理簽字確認(rèn)。合同簽訂流程詳見見本手冊“.3采購合同評審與管理流程控制制度”。合同簽訂后，采購管理部門采購員登錄ERP采購模塊，在“材料采購”下創(chuàng)建PO訂單并報(bào)審批流。（10）若是主材訂單，審計(jì)決算部門負(fù)責(zé)人登錄ERP系統(tǒng)進(jìn)入“采購審批”在審批通知下做確認(rèn)，ERP系統(tǒng)內(nèi)該審批將自動(dòng)遞交生產(chǎn)副總予以確認(rèn)。采購管理部門采購員即通知供應(yīng)商發(fā)貨。（11）若是輔材訂單，采購管理部門負(fù)責(zé)人登錄ERP統(tǒng)在采購模塊下審批通過訂單信息，采購管理部門采購員即通知供應(yīng)商發(fā)貨。（12）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《備料清單》《采購申請》《工程排版圖》《報(bào)價(jià)單》《采購評估表》.1.2倉庫到貨驗(yàn)收流程（1）合同簽訂后，采購管理部門采購員應(yīng)積極與供應(yīng)商保持聯(lián)系，及時(shí)掌握供應(yīng)商到貨情況。（2）物資到達(dá)公司前，采購管理部門采購員應(yīng)提前通知倉庫保管員和質(zhì)量管理部門材料檢驗(yàn)員即將到達(dá)的物資類別和數(shù)量，由倉庫保管員指定物資的卸貨待檢地點(diǎn)，倉庫保管員應(yīng)保證指定的地點(diǎn)適于保護(hù)物資不易損壞、不易丟失及不易與合格物資混淆。（3）物資到達(dá)公司后，采購管理部門采購員核實(shí)與供應(yīng)商簽訂的采購合同內(nèi)容，采購管理部門采購員在ERP系統(tǒng)中將到貨信息輸入“到貨驗(yàn)收單”并打印。采購管理部門在填寫“到貨驗(yàn)收單”時(shí)，對材料的特殊要求必須予以明確。（4）采購管理部門采購員應(yīng)與倉儲(chǔ)管理部門聯(lián)系將材料或物資存放到指定場地待檢，連同材料或物資的質(zhì)保單等質(zhì)量證明文件交倉庫保管員。（5）倉庫保管員將貨物過磅，并根據(jù)采購管理部門提供的工業(yè)品買賣合同、到貨驗(yàn)收單認(rèn)真核對物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、名稱、生產(chǎn)廠家是否與到貨驗(yàn)收單、工業(yè)品買賣合同內(nèi)容相符。若相符，倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中將到貨信息輸入“采購接收單”并打印，同時(shí)ERP系統(tǒng)自動(dòng)將待檢材料做“在途物資”處理。若貨物驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)有關(guān)數(shù)量、規(guī)格、品種、型號(hào)、生產(chǎn)廠家與到貨驗(yàn)收單、工業(yè)品買賣合同內(nèi)容等不相符現(xiàn)象，倉庫保管人員有權(quán)拒絕辦理入庫手續(xù)，并視具體情況報(bào)告主管人員處理。即需對到庫的材料作好標(biāo)記，以便予追溯和核查。標(biāo)記的方式為合格、待檢、待處理、不合格。原材料檢驗(yàn)員于“采購接收單”上簽字是確認(rèn)材料合格可入庫，檢驗(yàn)合格后倉庫保管人員在ERP中錄入材料的牌號(hào)、規(guī)格、跟蹤卡號(hào)，供應(yīng)商、廠家等信息。（6）質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)進(jìn)廠原、輔材料、外購件的質(zhì)量檢驗(yàn)，原材料檢驗(yàn)員在“采購接收單”上簽字確認(rèn)，并及時(shí)錄入ERP系統(tǒng)；對材料使用過程進(jìn)行監(jiān)督跟蹤，抽查簡寫代碼的準(zhǔn)確性；型鋼、角鋼等次構(gòu)件材料，由ERP系統(tǒng)依據(jù)出庫領(lǐng)料單匯總，跟蹤員檢查監(jiān)督；每一工程所用的材料均有可追溯性。（7）采購管理部門采購員將到貨驗(yàn)收單及質(zhì)量證明書交質(zhì)檢處原材料檢驗(yàn)員。（8）原材料檢驗(yàn)員接到采購管理部門的“到貨驗(yàn)收單”和質(zhì)量證明文件后，應(yīng)按“原材料檢驗(yàn)細(xì)則”和公司特殊要求進(jìn)行認(rèn)真檢查：質(zhì)量證明書是否清晰、所列項(xiàng)目是否齊全、數(shù)據(jù)是否符合要求、有沒有生產(chǎn)廠家和供應(yīng)商的檢驗(yàn)公章，材料的牌號(hào)、規(guī)格、批次與實(shí)物或其標(biāo)記是否一致、包裝情況是否符合規(guī)定。原材料檢驗(yàn)員于“到貨驗(yàn)收單”簽字是為財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商結(jié)算。（9）在材料入廠驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，原材料檢驗(yàn)員應(yīng)及時(shí)以書面形式通知采購管理部門，詳見本手冊“.5退貨流程控制制度”。（10）質(zhì)量管理部門材料員驗(yàn)收材料合格后，將簽字后的采購接收單返回倉儲(chǔ)管理部門，由質(zhì)量管理部門質(zhì)檢員在ERP系統(tǒng)內(nèi)確認(rèn)入庫，ERP系統(tǒng)自動(dòng)將“在途物資”沖減，中轉(zhuǎn)生成“原材料”。（11）倉儲(chǔ)管理部門確認(rèn)材料入庫后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購接收單、到貨驗(yàn)收單、磅單、發(fā)票記錄應(yīng)付賬款。詳見“.4付款與對賬流程控制制度”。（12）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《發(fā)運(yùn)單》《采購接收單》《到貨驗(yàn)收單》《采購合同》《磅單》.1.3工地到貨驗(yàn)收流程（1）供應(yīng)商將材料物資直發(fā)工程地現(xiàn)場，由工地安裝項(xiàng)目經(jīng)理檢驗(yàn)材料質(zhì)量情況，并在材料發(fā)運(yùn)單上確認(rèn)簽收，將發(fā)運(yùn)單傳至公司采購管理部門。（2）采購管理部門采購員檢查發(fā)運(yùn)單簽收情況，并在ERP系統(tǒng)中開具“到貨驗(yàn)收單”，ERP系統(tǒng)內(nèi)將自動(dòng)匹配訂單信息并生成“在途物資”。（3）采購管理部門采購員將“到貨驗(yàn)收單”、“發(fā)票”、“采購合同”交至倉儲(chǔ)管理部門，倉庫保管員在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)入庫，系統(tǒng)將自動(dòng)沖減“在途物資”并生成“原材料”。（4）生產(chǎn)制造部門相關(guān)人員根據(jù)采購合同內(nèi)容督促財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同支付款項(xiàng)并監(jiān)督現(xiàn)場實(shí)施收貨、驗(yàn)收、施工等工作。（5）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《工作聯(lián)系單》《發(fā)運(yùn)單》《到貨驗(yàn)收單》《采購合同》《發(fā)票》.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程控制.2.1采購管理部門為滿足公司生產(chǎn)計(jì)劃的要求，采購員根據(jù)市場行情詢價(jià)比價(jià)尋找供應(yīng)商，詳見本手冊“.1.1材料采購流程”。.2.2采購管理部門對新增的供應(yīng)商或生產(chǎn)廠家，應(yīng)收集營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織結(jié)構(gòu)代碼證、必要的生產(chǎn)許可證和通過體系認(rèn)證等其它相關(guān)資料，并進(jìn)行必要的合格供方評審。.2.3根據(jù)對公司產(chǎn)品質(zhì)量影響的重要程度，設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)將外購材料和制品分成A和B兩類，以便采購時(shí)可采取不同程度的控制措施：A類——對本公司生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量有非常重要影響的外購材料和制品；B類——對本公司生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響，但重要程度不如A類的外購材料和制品。.2.4對供方的基本要求1）能提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品，且質(zhì)量持續(xù)穩(wěn)定；2）交貨及時(shí)，數(shù)量準(zhǔn)確、價(jià)格合理；3）能滿足采購合同的要求；4）能提供認(rèn)真負(fù)責(zé)的售后服務(wù)；5）應(yīng)具有相應(yīng)的資質(zhì)和良好的資信；6）供方的安全績效；7）如為化學(xué)危險(xiǎn)品還應(yīng)有材料安全數(shù)據(jù)表。.2.5采購管理部門優(yōu)先從已有供方中進(jìn)行初選。如果仍不能滿足生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)需求，采購管理部門應(yīng)進(jìn)行市場調(diào)查，選擇新的候選供方，然后組織對候選供方的評價(jià)。.2.6對供方評價(jià)的方法：（1）采購樣品檢驗(yàn)對于新的采購候選供方（包括國外供方），負(fù)責(zé)采購的部門先采購其少量樣品，由質(zhì)量管理部門進(jìn)行相應(yīng)的檢測（如力學(xué)性能和化學(xué)成份檢驗(yàn)），作出合格與否的評價(jià)，初步判斷其產(chǎn)品在質(zhì)量上能否接受，并填寫“合格供方樣品評價(jià)表”。（2）書面調(diào)查由采購管理部門填寫和發(fā)出“采購供方調(diào)查表”或“外協(xié)供方調(diào)查表”，調(diào)查供方（外協(xié)單位）公司概況、產(chǎn)品規(guī)格和供貨業(yè)績，公司的質(zhì)量保證能力等。需要時(shí)同時(shí)要求其提供產(chǎn)品目錄、產(chǎn)品鑒定資料、產(chǎn)品業(yè)績表，以及產(chǎn)品認(rèn)證或應(yīng)具有的資格資質(zhì)證明，質(zhì)量管理體系認(rèn)證復(fù)印件等資料。（3）現(xiàn)場調(diào)查現(xiàn)場調(diào)查的內(nèi)容與書面調(diào)查相同，但調(diào)查直接在候選供方處實(shí)地進(jìn)行。現(xiàn)場調(diào)查一般用于特別重要的、或公司附近的候選供方。（4）業(yè)績評定業(yè)績評定用于合格供方的復(fù)評，或擴(kuò)大合格供方的供貨范圍（如增加規(guī)格、材質(zhì)品種等）時(shí)的評定。由負(fù)責(zé)供應(yīng)管理部門組織相關(guān)部門人員，對近幾年為本公司供應(yīng)的業(yè)績進(jìn)行評價(jià)，以便決定是否可以保持為合格供方，或擴(kuò)大采購范圍，業(yè)績評定時(shí)采用“采購（外協(xié)）供方業(yè)績評定表”。對于候選供方的業(yè)績評定，是對它為其他公司提供類似產(chǎn)品或服務(wù)的業(yè)績進(jìn)行了解和評價(jià)。（5）第二方審核對候選供方進(jìn)行質(zhì)量保證能力的審核，第二方審核可與現(xiàn)場調(diào)查同時(shí)進(jìn)行，以增加現(xiàn)場調(diào)查的深度；也可單獨(dú)進(jìn)行第二方審核，驗(yàn)證書面調(diào)查的結(jié)果。（6）對A類供方的評價(jià)1）對新的候選供方；樣品檢驗(yàn)＋書面調(diào)查或現(xiàn)場調(diào)查或第二方審核（三種方法中的一種）。2）對擬擴(kuò)大采購范圍的原合格供方：業(yè)績評定＋書面調(diào)查。對B類供方的評價(jià)3）對新的候選供方：樣品檢驗(yàn)＋書面調(diào)查。4）對擬擴(kuò)大采購范圍的原合格供方：業(yè)績評定。（3）對計(jì)量、測試、檢測、培訓(xùn)、設(shè)計(jì)等軟件服務(wù)和提供運(yùn)輸、安裝的供方，同時(shí)評價(jià)：1）調(diào)查提供服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)、業(yè)績和服務(wù)質(zhì)量。2）審查由權(quán)威部門授予的資格資質(zhì)證書，確認(rèn)證書的有效期限和證書覆蓋的業(yè)務(wù)范圍符合要求。.2.7對顧客指定的供方，進(jìn)行業(yè)績評定。.2.8經(jīng)評定合格的供方，負(fù)責(zé)評定的部門應(yīng)建立“年合格采購供方名單”，該名單由評定部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)主管副總審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。.2.9經(jīng)評定后的合格供方，由采購管理部門采購員獲取供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織結(jié)構(gòu)代碼證并在ERP系統(tǒng)中將供應(yīng)商證件信息導(dǎo)入。.2.10采購管理部門應(yīng)將有效的合格供方名單發(fā)給相關(guān)部門，作為倉儲(chǔ)、檢驗(yàn)和付款的依據(jù)。.2.11采購管理部門跟蹤和記錄與合格供方簽訂的合同或協(xié)議的執(zhí)行情況。.2.12對合格供方，由負(fù)責(zé)部門每年底復(fù)評一次，復(fù)評以供方提供的產(chǎn)品和服務(wù)業(yè)績?yōu)橐罁?jù)，復(fù)評結(jié)果記錄在“供方復(fù)評記錄”上。凡在質(zhì)量、進(jìn)度、價(jià)格和售后服務(wù)等方面有問題，又不作改進(jìn)的供方，應(yīng)從合格供方名單中去除，復(fù)評后修改的“年合格采購供方名單”，需按原審批程序?qū)徟?。各?fù)責(zé)部門除應(yīng)建立“年合格采購供方名單”外，還應(yīng)建立每個(gè)合格供方的檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括：1）首次評價(jià)記錄；2）定期復(fù)評記錄；3）供貨記錄；4）供貨質(zhì)量的處理記錄等。.2.13采購管理部門采購員應(yīng)將每次供貨情況填寫到供應(yīng)商檔案中。采購管理部門負(fù)責(zé)建立和保管供應(yīng)商檔案。對于公司兩次發(fā)出“糾正或預(yù)防措施反饋單”后沒有明顯改進(jìn)的供應(yīng)商，采購管理部門采購員應(yīng)報(bào)告部門負(fù)責(zé)人后，將該供應(yīng)商從合格供方名單中除名。.2.14本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《營業(yè)執(zhí)照》《供應(yīng)商稅務(wù)登記證》《供應(yīng)商組織機(jī)構(gòu)代碼證》《供應(yīng)商專門認(rèn)證》《供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量合格證書》《采購供方調(diào)查表》《樣本檢驗(yàn)報(bào)告》《現(xiàn)場調(diào)查記錄》《采購供方調(diào)查表》《供方復(fù)評記錄》《**年采購合格供方名單》《樣品檢驗(yàn)報(bào)告》.3采購合同評審與管理流程控制制度.3.1經(jīng)評定的合格供方由財(cái)務(wù)部門相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員在ERP系統(tǒng)內(nèi)維護(hù)合格供應(yīng)商記錄，供應(yīng)管理部選擇合格供方內(nèi)的供應(yīng)商簽訂采購合同。合格供方的評定詳見本手冊“.2合格供應(yīng)商評定及信息維護(hù)流程控制”.3.2采購管理部門采購員通過市場調(diào)研對材料進(jìn)行比價(jià)、詢價(jià)與供應(yīng)商洽談價(jià)格，形成報(bào)價(jià)單和采購評估表，并報(bào)采購管理部門負(fù)責(zé)人審核后方可起草采購合同。.3.2法務(wù)部門負(fù)責(zé)編制材料、設(shè)備等采購合同的標(biāo)準(zhǔn)文本，并對非標(biāo)準(zhǔn)文本的采購合同進(jìn)行法律審查。.3.3采購管理部門應(yīng)與有關(guān)合格供方洽談采購合同，合同條款應(yīng)當(dāng)明晰，應(yīng)詳細(xì)規(guī)定對所采購物品的要求。至少應(yīng)包括：1）采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期；2）供方應(yīng)提供的資料，包括供方外協(xié)件的出廠檢驗(yàn)報(bào)告、所購原材料的材質(zhì)證明書等；3）采購物品的質(zhì)量要求和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)；4）包裝、供貨方式、運(yùn)輸及驗(yàn)收方式；5）標(biāo)識(shí)和可追溯性要求；6）顧客進(jìn)行驗(yàn)證的規(guī)定；7）單價(jià)、總金額、結(jié)算方式、違約處理。8）適當(dāng)時(shí)還包括：·對供方的產(chǎn)品、程序、過程、設(shè)備、人員提出有關(guān)批準(zhǔn)或資格鑒定的要求，如對供方產(chǎn)品的安全認(rèn)證要求，對加工過程、設(shè)備及人員要求委托檢測的服務(wù)要求等；·適用的質(zhì)量管理體系要求.3.4采購合同應(yīng)盡可能使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，在采購合同中，采購材料物資的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)名稱、編號(hào)或年份必須明確填寫（必要時(shí)應(yīng)注明其中的條款號(hào)），特殊或?qū)ｉT的訂貨要求應(yīng)在合同中明確寫明，包括其驗(yàn)收辦法和驗(yàn)收依據(jù)文件等，采購合同應(yīng)由生產(chǎn)副總審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。.3.5與合格供方洽談成功的采購合同，經(jīng)采購管理部門負(fù)責(zé)人審查簽字，再交總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字批準(zhǔn)后，可正式簽訂采購合同。.3.6采購合同簽訂后，采購管理部門采購員在ERP系統(tǒng)中錄入訂單信息。.3.7批準(zhǔn)后的采購合同，由采購管理部門指定專人負(fù)責(zé)存檔保管，由采購管理部門相關(guān)人員將合同信息錄入ERP，同時(shí)應(yīng)建立采購合同檔案登記合同臺(tái)賬及檢索目錄。.3.8本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《報(bào)價(jià)單》《采購評估表》《采購合同》.4付款與對賬流程控制制度.原材料預(yù)付款流程（1）采購合同簽訂后，采購管理部門采購員查看合同付款條款，整理需預(yù)付款的訂單并填寫“資金審批單”。（2）所有財(cái)務(wù)收支和財(cái)務(wù)事項(xiàng)首先由業(yè)務(wù)管理部門提出，經(jīng)部門主管審核，對該項(xiàng)事項(xiàng)的合理性提出初步意見。（3）涉及到總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)有關(guān)副總批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)收支和財(cái)務(wù)事項(xiàng)在財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)的基礎(chǔ)上由公司決策部門或授權(quán)部門審批，財(cái)務(wù)部門出納付款。（4）根據(jù)部門主管的審核意見，財(cái)務(wù)部門有關(guān)會(huì)計(jì)人員核對合同、費(fèi)用列支渠道和月度財(cái)務(wù)計(jì)劃，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)會(huì)計(jì)人員核對意見和資金安排情況核準(zhǔn)。（5）財(cái)務(wù)部門出納辦理付款后，將“資金審批單”、“支票存根”、“銀行回執(zhí)單”交至財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員入賬。（6）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員在ERP系統(tǒng)中編制虛擬發(fā)票記錄預(yù)付賬款。（7）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《資金審批單》《支票存根》《銀行回執(zhí)單》.4.2原材料應(yīng)付款流程（1）采購合同簽訂后，由公司采購管理部門采購人員參照其預(yù)先制定的付款計(jì)劃填制“資金審批單”，經(jīng)過采購管理部門負(fù)責(zé)人審批、財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員審核、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。（2）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員根據(jù)發(fā)票、倉庫的收、發(fā)憑據(jù)等原始憑證進(jìn)行存貨會(huì)計(jì)核算，反映存貨增減變動(dòng)和余額，存貨明細(xì)賬余額必須與倉庫核算數(shù)量金額明細(xì)賬余額核對一致。（3）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員審核付款事項(xiàng)是否為預(yù)算內(nèi)付款，若預(yù)算外材料款則需公司決策部門或授權(quán)部門批準(zhǔn)；若預(yù)算內(nèi)材料款，“資金審批單”由采購管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司決策部門或授權(quán)部門批準(zhǔn)。（4）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員接到“資金審批單”和采購員簽字的供應(yīng)商發(fā)票，將“發(fā)票”、“到貨驗(yàn)收單”、“采購接收單”、“磅單”匹配，會(huì)計(jì)人員在ERP系統(tǒng)中核銷預(yù)付賬款，記錄應(yīng)付賬款。若匹配不一致及時(shí)追查原因并修正或通知采購管理部門采購員與供應(yīng)商聯(lián)系。（5）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《資金審批單》《付款計(jì)劃》《發(fā)票》《到貨驗(yàn)收單》《采購接收單》.4.3對賬流程（1）公司應(yīng)按月對會(huì)計(jì)賬簿紀(jì)錄的數(shù)據(jù)與庫存實(shí)物、貨幣資金、有價(jià)證券、往來單位或者個(gè)人進(jìn)行相互核對，保證賬賬相符、賬實(shí)相符。核對工作由財(cái)務(wù)部門相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員負(fù)責(zé)組織。（2）當(dāng)供應(yīng)商發(fā)來詢證函，財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員將ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)與應(yīng)付明細(xì)賬進(jìn)行核對，若核對一致交至財(cái)務(wù)部門相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員審核，蓋章確認(rèn)，并向供應(yīng)商回函。（3）財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員向供應(yīng)商發(fā)出“往來詢證函”，供應(yīng)商回函后由相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員審核，并將工作函保留檔案，若核對不符，由會(huì)計(jì)人員逐筆核對明細(xì)查出差異，經(jīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門相關(guān)主管會(huì)計(jì)人員審核后調(diào)整一致。會(huì)計(jì)期末結(jié)賬前對賬程序控制詳見財(cái)務(wù)控制手冊第五冊－財(cái)務(wù)信息管理與披露控制手冊－4.3結(jié)賬。（4）本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《往來詢證函》.5退貨流程控制制度.5.1原材料檢驗(yàn)員在材料入廠驗(yàn)收過程中，或外購件質(zhì)量檢驗(yàn)員在外購件入廠驗(yàn)收過程中，發(fā)現(xiàn)應(yīng)檢項(xiàng)目檢驗(yàn)結(jié)果不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)判定為不合格品，檢驗(yàn)員應(yīng)填寫“不合格品處置單”，對不合格品的概況進(jìn)行描述、注明超標(biāo)數(shù)據(jù)和提出拒收要求。檢驗(yàn)員應(yīng)對不合格品進(jìn)行顯著標(biāo)識(shí)。.5.2“不合格品處置單”一式二份，經(jīng)質(zhì)量管理部門主管審核簽字后，由檢驗(yàn)員將二份同時(shí)交采購管理部門。.5.3采購管理部門在收到“不合格品的處置單”后，應(yīng)立即對不合格品進(jìn)行確認(rèn)，并就質(zhì)檢部門的拒收要求提出處置意見。.5.4當(dāng)采購管理部門同意拒收時(shí)，則應(yīng)在“不合格品的處置單”的責(zé)任部門處置意見欄中寫明同意退貨，采購管理部門采購員根據(jù)“到貨驗(yàn)收單”的信息開具“物資退貨單”，將其中一份“不合格品的處置單”交回質(zhì)量管理部門，一份連同“物資退貨單”交倉儲(chǔ)管理部門，并在ERP系統(tǒng)中將原來生成到貨驗(yàn)收單的各項(xiàng)數(shù)據(jù)清空，僅保留供應(yīng)商的名稱。.5.5倉儲(chǔ)管理部門保管員收到同意退貨處理的“不合格品處置單”和“物資退貨單”后，在ERP系統(tǒng)內(nèi)做退庫，系統(tǒng)將自動(dòng)沖減“在途物資”，并應(yīng)在此批不合格材料或外購件的顯著位置提示“退貨品”標(biāo)識(shí)，等待退貨處理。同時(shí)，采購管理部門應(yīng)盡快與供應(yīng)商聯(lián)系退貨。.5.6采購管理部門采購員應(yīng)就退貨情況與財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員溝通，若該批貨物發(fā)票已進(jìn)賬并且開票時(shí)間已超過90天，則由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商商定稅金承擔(dān)方，并作相應(yīng)的處理；若開票時(shí)間未超過90天由財(cái)務(wù)部門指派主管稅務(wù)的會(huì)計(jì)人員前往稅務(wù)局開具紅字證明，并傳至供應(yīng)商，供應(yīng)商接到紅字證明開具紅字發(fā)票應(yīng)傳至財(cái)務(wù)部門。.5.7財(cái)務(wù)部門會(huì)計(jì)人員接到供應(yīng)商傳至的紅字發(fā)票在ERP系統(tǒng)中沖銷原入賬記錄。.5.8財(cái)務(wù)部門出納根據(jù)物資退貨單開具出門證。.5.9當(dāng)采購管理部門處置意見為讓步接受時(shí)，采購管理部門應(yīng)在“不合格品處置單”的責(zé)任部門意見欄中寫明讓步申請理由，由采購管理部門先后送交生產(chǎn)制造部門工藝處及設(shè)計(jì)部門審查：（1）如審查同意讓步接收時(shí)，采購管理部門將經(jīng)已簽字的“不合格品處置單”分別交質(zhì)量管理部門和倉儲(chǔ)管理部門，并憑已批準(zhǔn)讓步接收的“不合格品處置單”與“到貨驗(yàn)收單”一起辦理入庫手續(xù)，同時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商權(quán)益事宜。質(zhì)檢員收到“讓步接收”的“不合格品處置單”后，應(yīng)及時(shí)去除對不合格品的標(biāo)識(shí)。入庫流程詳見本手冊“.1.2倉庫到貨驗(yàn)收流程”。（2）如讓步申請未得到前述兩個(gè)部門的一致批準(zhǔn)，采購管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)聯(lián)系退貨。供應(yīng)管理部認(rèn)為需要時(shí)，可報(bào)請總工程師作最終裁決后處理。.5.10本流程涉及的控制文件及單據(jù)：《不合格品處置單》《供應(yīng)商質(zhì)量證明》《到貨驗(yàn)收單》《物資退貨單》《出門證》《增值稅發(fā)票》《紅字發(fā)票證明》《紅字發(fā)票》.6采購預(yù)算流程控制制度.6.1采購年度預(yù)算編制流程（1）董事會(huì)制定年度經(jīng)營目標(biāo)、年度預(yù)算，并將編制的年度經(jīng)營目標(biāo)、年度預(yù)算分解下