油田產(chǎn)能建設(shè)項目檔案管理研究

精品文檔-下載后可編輯油田產(chǎn)能建設(shè)項目檔案管理研究一、引言

油田產(chǎn)能建設(shè)項目檔案是油田建設(shè)檔案中的重中之重，它對于油田的生產(chǎn)、建設(shè)以及經(jīng)營管理都有著至關(guān)重要的作用和價值，不僅關(guān)系到當(dāng)前油田建設(shè)的發(fā)展，同時關(guān)系到未來油田建設(shè)的發(fā)展，其重要性不言而喻。但是，當(dāng)前大量參與油田建設(shè)的施工隊伍所產(chǎn)生的竣工檔案在質(zhì)量上良莠不齊，仍然存在著諸多問題有待解決，這些問題同時也嚴(yán)重制約了當(dāng)前油田工作的順利開展。下文針對當(dāng)前油田產(chǎn)能建設(shè)項目檔案管理中存在的問題進行了一系列的闡述與討論，并提出了應(yīng)對措施，以供參考。

二、油田產(chǎn)能建設(shè)項目檔案管理存在的問題

1、管理責(zé)任落實不到位。

在許多油田產(chǎn)能建設(shè)項目中，針對油田產(chǎn)能建設(shè)項目大多會成立一個專門部門，由專門領(lǐng)導(dǎo)來負(fù)責(zé)管理工程竣工資料，雖然有崗位職責(zé)，但是卻不夠明確、細(xì)化。在管理中，容易出現(xiàn)對于竣工資料審核不嚴(yán)的情況，有時僅僅作為一種形式而存在，甚至出現(xiàn)允許他人代簽的情況，這樣就導(dǎo)致許多問題得不到及時有效的處理，建設(shè)施工單位不能有效保證按期歸檔，對這樣就會對結(jié)算進度造成影響。出現(xiàn)這樣的問題主要是管理責(zé)任方面的缺失所引發(fā)的，最終影響竣工資料的質(zhì)量。

2、存在代簽和造假現(xiàn)象。

目前，在一些油田產(chǎn)能建設(shè)施工單位對于竣工資料認(rèn)識匱乏，導(dǎo)致了一些公司制作竣工資料，是請其他單位代為制作的來應(yīng)付了事。從最開始的資料收集到最終的代辦結(jié)算手續(xù)都全權(quán)由一些公司，更有甚者通過私下刻項目組、監(jiān)理單位的公章，模仿相關(guān)負(fù)責(zé)人的簽字，這樣就對竣工資料的真實性、準(zhǔn)確性造成了一定的影響，嚴(yán)重?fù)p害了公司利益。

3、項目建設(shè)與資料管理工作不同步。

當(dāng)前在檔案管理中還存在一個較為嚴(yán)重的問題即工程建設(shè)進度等方面與資料歸檔不同步，受一些施工項目趕進度的情況影響，導(dǎo)致一些新成立、新組建單位的項目組對檔案方面的相關(guān)規(guī)定不夠熟悉，這樣就很容易出現(xiàn)資料更新、跟進不夠及時，或者資料晚于規(guī)定時間上交的現(xiàn)象。計算結(jié)束后，相關(guān)的建設(shè)施工單位就會對資料的整理、收集失去興趣，因而出現(xiàn)資料歸檔效率低下，有些施工單位甚至出現(xiàn)結(jié)算前突擊進行資料的彌補工作。由于施工隊伍素質(zhì)差異大、分工不清以及重視度不夠等原因，導(dǎo)致在結(jié)算前突擊補資料的現(xiàn)象，這樣的資料根本無法真實反映建設(shè)情況，導(dǎo)致工程項目無質(zhì)量保障。

三、應(yīng)采取的對策

1、實行簽名備案制，落實責(zé)任。

記錄好工程施工現(xiàn)場各項資料，對于現(xiàn)場施工各項記錄需要確保資料真實性和準(zhǔn)確性，在對施工資料整理、報檢、審核等各個環(huán)節(jié)要做到嚴(yán)格的把關(guān)。所以，為了保證工程竣工資料的真實與準(zhǔn)確，要求相關(guān)負(fù)責(zé)人在竣工資料管理中實行"簽名備案制'，嚴(yán)禁一切造假行為的出現(xiàn)。在工程竣工時，所有相關(guān)的工程檔案都需由相關(guān)主管與資料員進行審核簽字，明確責(zé)任，真正做到誰簽字、誰負(fù)責(zé)，保證竣工檔案的真實與準(zhǔn)確，最終提升檔案質(zhì)量。此外，由于項目施工隊伍多，涉及的利益主體多，很容易導(dǎo)致泄密等問題的出現(xiàn)，因此必須注意保證地質(zhì)勘查以及施工圖紙等材料的保密。針對這個問題，施工隊伍與石油公司通過簽訂保密協(xié)議來確保材料的保密性，以防泄密情況的出現(xiàn)，從而保障油田公司的利益。

2、納入合同管理，實現(xiàn)項目全過程控制。

為展現(xiàn)檔案部門的權(quán)威性，應(yīng)當(dāng)設(shè)立竣工檔案的專項驗收項目。項目組在簽訂相關(guān)協(xié)議/合同時，應(yīng)當(dāng)將工程竣工資料的歸檔要求明確設(shè)立于協(xié)議/合同之中，同時按照相關(guān)建設(shè)項目檔案管理的法律法規(guī)將檔案的歸檔范圍納入?yún)f(xié)議/合同附件中，從而明確相關(guān)建設(shè)項目的檔案范圍和責(zé)任。此外，為了保障竣工檔案的歸檔率，應(yīng)當(dāng)將竣工檔案管理納入到項目經(jīng)理的績效考核中，使其真正成為項目管理的硬性指標(biāo)和任務(wù)。與此同時，竣工資料的匯交臺賬的建立也是十分必要的，它可以記錄整個工程的所有必要內(nèi)容，并將其隨竣工檔案一起匯交歸檔，同時它也成為油田檔案主管部門年終及年底竣工資料驗收的檢點，實現(xiàn)了對于項目檔案的全過程控制。

3、健全制度，狠抓落實。

建立對檔案驗收、管理的相關(guān)的規(guī)章制度，結(jié)合本單位特色，建立健全對油田產(chǎn)能建設(shè)工程項目竣工資料整理收集、驗收辦法，對檔案資料的歸檔范圍等制度，明確職責(zé)，落實考核管理辦法。在落實各項制度的過程中，要進一步明確職責(zé)，建立逐級管理制度，一級管理一級，將職責(zé)明確到每一個管理人員頭上。對于資料管理人員進一步明確檢查材料符合歸檔方面的規(guī)范，檢查檔案中相關(guān)資料，經(jīng)過審核人員的審核后，一旦符合歸檔條件就可在匯交清單上簽名并交由主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，在保證沒有遺漏后就可以進行歸檔。通過檔案管理部門對檔案整理與驗收