華海機械股份有限公司公文管理制度

華海機械股份有限公司公文管理制度一、目的為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合公司的實際情況，特制定本規(guī)定。二、定義指公司內(nèi)部以及和其它組織之間為處理組織內(nèi)外事務(wù)而形成的各種來往和記錄的文本。三、使用公文的種類公司使用公文的種類有：決定、決議、公告、通知、通報、章程、制度、規(guī)定、條例、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要、工作志、工作簡報、大事記、通啟。四、公文格式從格式上將公司目前的公文分為4類，即紅頭文件、內(nèi)部通啟、會議紀要、工作報告。1、紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)制度、規(guī)定，重要工作計劃、機構(gòu)和人事異動等公司或公司一級部門的重要文件。公司一級部門所有的紅頭文件須抄報公司領(lǐng)導(dǎo)及抄送公司綜合管理部，公司二級及以下部門不得印發(fā)紅頭文件。2、內(nèi)部通啟適用范圍：主要用于內(nèi)部日常事務(wù)性工作或內(nèi)部工作聯(lián)絡(luò)的公司或部門一般性文件。3、會議紀要適用范圍：主要用于記錄公司或部門經(jīng)營與重要工作會議主要內(nèi)容與決議的文本。4、工作報告適用范圍：主要用于下級機構(gòu)向上級機構(gòu)定期匯報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告3種。五、處理公文的表格公司處理公文的表格為《公司公文審批表》，適用于處理各種公文。六、公文密級公司公文的密級分為“普通”、“機密”、“絕密”三級，具體密級和保密期限由擬辦部門根據(jù)公司有關(guān)規(guī)定提出。七、公文處理時限除有專門規(guī)定外，公文的處理時限一般為2個工作日，公文每個分流環(huán)節(jié)的時限為0.5小時，每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為1個工作日，緊急公文需即時處理。八、公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、公文清理存檔銷毀等五個階段。1、公文簽發(fā)（1）簽發(fā)權(quán)限：公司總經(jīng)理可以簽發(fā)以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內(nèi)部通啟等公文；各部門相關(guān)負責人在規(guī)定權(quán)限內(nèi)可以簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的公文。（2）簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審簽后，蓋本公司公章發(fā)出，但在公司內(nèi)部行文也可采用簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。2、公文分送（1）公司主要采用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等公文分送方式。一般情況下，分送公文應(yīng)采取簽收方式（對公司機密及以上級公文、人事資料等重要公文還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應(yīng)做好跟蹤、記錄工作。（2）收件工作人員應(yīng)對公文進行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應(yīng)立即通知發(fā)文機構(gòu)，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應(yīng)拒絕簽收。（3）各部門公文經(jīng)綜合管理部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內(nèi)容上存在較大錯誤的，退回原部門重新擬文。（4）相關(guān)人員在工作中，應(yīng)積極、準確、快捷地處理公文事務(wù)，并嚴格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。3、公文閱處公司領(lǐng)導(dǎo)收到公文后，在公文上作出處理意見（簽發(fā)或批復(fù)等）。4、公文反饋與跟蹤綜合管理部接到公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時保存批示件的復(fù)印件）。5、公文清理、存檔和銷毀

各部門文員或相關(guān)工作人員應(yīng)對收發(fā)的公文