辦公室管理案例分析課件

第一題

新加坡利達(dá)公司銷售部文員劉小姐要結(jié)婚了，為了不影響公司的工作。在征得上司的同意后，她請(qǐng)自己最好的朋友陳小姐暫時(shí)代理她的工作，時(shí)間為一個(gè)月。陳小姐大專剛畢業(yè)，比較單純，劉小姐把工作交代給她，并鼓勵(lì)她努力干，準(zhǔn)備在蜜月回來(lái)后推薦陳小姐頂替自己。某一天，經(jīng)理外出了，陳小姐正在公司打字，電話鈴響了，陳小姐與來(lái)電者的對(duì)話如下：

來(lái)電者：“是利達(dá)公司嗎？”陳小姐：“是?！?/p>

來(lái)電者：“你們經(jīng)理在嗎？”陳小姐：“不在。”

來(lái)電者：“你們是生產(chǎn)塑膠手套的嗎？”陳小姐：“是。”

來(lái)電者：“你們的塑膠手套多少錢一打？”陳小姐：“1.8美元?！?/p>

來(lái)電者：“1.6美元一打行不行？”陳小姐：“對(duì)不起，不行的?！闭f(shuō)完，“啪”掛上了電話。第一題1第一題

上司回來(lái)后，陳小姐也沒有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)了一星期，上司提起他剛談成一筆大生意，以1.4美元一打賣出了100萬(wàn)打。陳小姐突口而出：“啊呀，上星期有人問(wèn)1.6美元一打行不行，我知道你的定價(jià)是1.8，就說(shuō)不行的?！鄙纤井?dāng)即臉色一變說(shuō)：“你被解雇了”陳小姐哭喪著臉說(shuō)：“為什么？”上司說(shuō)：“你犯了五個(gè)錯(cuò)。”

陳小姐被解雇是因?yàn)樯纤菊f(shuō)她犯了五個(gè)錯(cuò)，分別是什么？她在電話禮儀方面還犯了哪些錯(cuò)？

第一題上司回來(lái)后，陳小姐也沒有把來(lái)電的事告知上司。過(guò)21、（1）該問(wèn)的沒有問(wèn)（指對(duì)方情況，手套的需要量）

（2）該記的沒有記錄（對(duì)方的姓名、公司、電話號(hào)碼）

（3）該說(shuō)的沒有說(shuō)（沒有及時(shí)向上司匯報(bào)）

（4）不該說(shuō)的卻說(shuō)了（價(jià)格上的自作主張，不向上司請(qǐng)示）

（5）不懂得保護(hù)自己（即使自己自作主張拒絕了對(duì)方，犯了錯(cuò)誤，也沒有必要告訴上司，使自己陷入被解雇的境地）

（6）電話禮儀方面，鈴響了沒有自報(bào)家門；

（7）不等對(duì)方說(shuō)完，就“啪”掛上電話。

1、（1）該問(wèn)的沒有問(wèn)（指對(duì)方情況，手套的需要量）

（2）3第二題

文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無(wú)所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過(guò)張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。

請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？

第二題文員小曹向分管營(yíng)銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理42、（1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)該按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示；

（2）在工作中不應(yīng)過(guò)分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地；

（3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說(shuō)明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦；

（4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行；

（5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋。這時(shí)文員執(zhí)行主要決策人的意見。2、（1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示5第三題

文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公司的郵件。早上第一批郵件到了，鄧小姐正忙著打電話，她讓送信者把信就堆放在已有一些信件的辦公桌上，一邊打電話，一邊拿過(guò)筆簽了字。打完電話，心不在焉地把所有的信都剪開了，其中一封信被剪掉了回信地址的一角，她也沒有注意。她抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊。鄧小姐拿起一張信紙看了起來(lái)，只見上面寫著：“親愛的紅：……”，她意識(shí)到拆錯(cuò)了信，匆匆看完了信，她把信又用膠水粘了起來(lái)（但是外表還是有些痕跡）。第三題文員鄧小姐第一天上班，上司讓她負(fù)責(zé)處理公6第三題

她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，于是，她把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時(shí)，上司把寫有美國(guó)地址的英文名片，讓她打印一個(gè)寄往美國(guó)的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。

你認(rèn)為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請(qǐng)講出理由并說(shuō)明正確的做法。

第三題她又看了幾封信，其中有一封急件，覺得應(yīng)該73、（1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆；

（2）應(yīng)該清點(diǎn)后才能簽字；

（3）首先應(yīng)該分類，請(qǐng)示上司那些郵件能拆封，哪些不能拆；

（4）不能把回信地址剪掉；

（5）檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問(wèn)正確的，再把錯(cuò)誤的劃去；

（6）拆錯(cuò)信，應(yīng)在信封上寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時(shí)向他（她）道歉；

（7）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆；

（8）打印寄往美國(guó)的信封，收信人姓名、地址打印在右下角，寄信人姓名、地址打印在左上角。

辦公室管理案例分析課件8第四題

文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來(lái)了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但小胡一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。但既然說(shuō)與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，接過(guò)名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部的錢經(jīng)理。憑直覺小胡覺得對(duì)方是個(gè)推銷員，但仍然很熱情地請(qǐng)坐、端茶，然后問(wèn)道；“您是否和李總約在上午見面”

對(duì)方回答：“如果方便，我希望很快見到李總”。

小胡明白了，肯定沒有約會(huì)。即便是李總親自約定的，也會(huì)有具體準(zhǔn)確的約見時(shí)間。“您看，很不湊巧，今天上午李總剛好有個(gè)臨時(shí)會(huì)談。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候。或者另約時(shí)間，可以嗎？”

錢經(jīng)理馬上表示同意。小胡接著說(shuō)：“您看我怎么向李總匯報(bào)您的情況？”

經(jīng)交談，小胡很快清楚了，來(lái)訪者是為雜志社編撰本市最新工商名錄做廣告，拉客戶的。這類事不是第一次遇到，小胡知道接待不可草率生硬，來(lái)訪者中不乏“無(wú)冕之王”，還須“恭敬送神”好。

第四題文員小胡正在辦公室忙著，進(jìn)來(lái)了一位西裝革9第四題

經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”，小胡當(dāng)然不能“直言相告”。

“錢先生，真對(duì)不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進(jìn)去打斷。您看已近中午，怕要耽誤您太多的時(shí)間了。您看是這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間，全國(guó)工商名錄上，我公司已在冊(cè)，本市工商名錄上再登當(dāng)然對(duì)本公司也有益，具體事項(xiàng)，我一定請(qǐng)示李總，并盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧！”

“好，好?！弊焐线@么說(shuō)，錢先生已顯不悅。

“另外，剛才看您送來(lái)的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過(guò)她供職的公司正要做公共關(guān)系形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作……她的聯(lián)系電話是67559831，這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系。”

“好，好！”錢先生的口氣變得和緩了。第四題經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”，小10第四題

“錢先生，這資料您是否可以多留幾份給我：盡管我公司業(yè)務(wù)范圍不太適合，但周末的同行聯(lián)誼會(huì)上，我可以幫您向其他合適的公司宣傳，同行介紹，恐怕更方便些，您看是否可以？”

錢先生告退時(shí)的微笑是真誠(chéng)的謝意，因?yàn)樗艿降臒崆榈慕哟龔浹a(bǔ)了沒有完成任務(wù)的缺憾。小胡熱情地送他到電梯口。

問(wèn)題：

1、小胡回到辦公室的第一件事應(yīng)該是做什么？

2、小胡的做法是否正確？有沒有不當(dāng)之處？

3、小胡為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背辦公室人員的職業(yè)道德？

4、秘書對(duì)來(lái)到公司的每一個(gè)人都應(yīng)該視如貴客，都應(yīng)該有求必應(yīng),引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎？第四題“錢先生，這資料您是否可以多留幾份給我：盡管114、（1）小胡回到辦公室第一件事應(yīng)該盡快通知馬小姐，告訴他有關(guān)錢經(jīng)理的情況；

（2）小胡的做法基本正確，但是仍然有不當(dāng)之處，比如在拒絕客人時(shí)要清楚而客氣地拒絕，不要說(shuō)出可能讓對(duì)方誤解為對(duì)他有利的那種模棱兩可的話，而應(yīng)該明明白白地說(shuō)明拒絕的理由；

（3）因?yàn)橹毖跃芙^有可能發(fā)生不必要的困擾，對(duì)公司長(zhǎng)期發(fā)展不利。沒有違背辦公室人員的職業(yè)道德，在某些情況下，文員是可以編織一些“美麗的謊言”委婉地拒絕客戶。

（4）秘書人員的確要一視同仁，但是不一定要有求必應(yīng)，因?yàn)橛械囊蟪隽俗约耗芰蜋?quán)限，有的雖然能辦到但是在時(shí)間、地點(diǎn)上無(wú)法配合，還有的要求在道義上不能答應(yīng)。比如上司的去向和行程是單位或公司的隱私，一般需要保密的。

4、（1）小胡回到辦公室第一件事應(yīng)該盡快通知馬小姐，告訴他有12第五題

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓辦公室負(fù)責(zé)安排，會(huì)上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。預(yù)定會(huì)議廳和租借放映機(jī)的任務(wù)交給了文員劉小姐。劉小姐翻看了有關(guān)資料，打電話問(wèn)了一些情況，決定租借黎明大廈的會(huì)議廳。會(huì)議的召開時(shí)間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時(shí)間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租賃公司，要求租賃公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時(shí)把放映機(jī)送到黎明大廈的會(huì)議廳。

第五題波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市市中心召開大型的新產(chǎn)品訂貨會(huì)13第五題

會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果發(fā)現(xiàn)會(huì)議廳靠近熱鬧的馬路，噪音很大。9日上午，大家正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作，劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問(wèn)，對(duì)方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來(lái)賓已陸續(xù)進(jìn)場(chǎng)，劉小姐心急如焚……突然外面一陣喧嘩，有人在大聲嚷嚷：“怎么這個(gè)地方連停車場(chǎng)也沒有……”

問(wèn)題：

1、假如你是劉小姐，對(duì)接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？

2、假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你還應(yīng)該做些什么？

3．從這件事中你得到了什么教訓(xùn)？

第五題會(huì)議開幕前，辦公室人員去黎明大廈布置會(huì)場(chǎng)，結(jié)果145、（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；

（2）如果聯(lián)系不上送貨員，向總經(jīng)理匯報(bào)，請(qǐng)求該如何辦；

（3）馬上向總經(jīng)理報(bào)告，不得擅自決定調(diào)整會(huì)議議程；

（4）得到總經(jīng)理指示，可否把資料放映的時(shí)間往后推移半個(gè)小時(shí)或一小時(shí)；

（5）聯(lián)系新的租賃公司加急送一臺(tái)放映機(jī)（或租賃公司再送一臺(tái)）

（6）召開大型會(huì)議，各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置至少提前一天安排；

（7）租借會(huì)議廳應(yīng)全面考慮內(nèi)外部環(huán)境和設(shè)施，包括噪音、停車場(chǎng)等問(wèn)題；

（8）不能僅憑電話聯(lián)系，應(yīng)實(shí)地察看；

（9）重要設(shè)備應(yīng)考慮備用（或兩套方案）。

5、（1）請(qǐng)租賃公司告知送貨員的聯(lián)系方法，想辦法聯(lián)系送貨員；15第六題

小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人，“歡迎、歡迎”，嘴里說(shuō)著，并不主動(dòng)伸手，等客人伸手了，小李才與之相握。小李一把拿過(guò)客人的行李，放入汽車的行李箱，接著引導(dǎo)客人到副駕駛座位上，說(shuō)：“坐在這里視野好?！倍?，自己坐到汽車后排座位上。一路上，小李非常關(guān)心地詢問(wèn)了客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，而這位客人似乎對(duì)這一切不很滿意，話越來(lái)越少。小李有點(diǎn)摸不著頭腦，心想我這么殷勤地對(duì)待他，他怎么……

你認(rèn)為小李的舉止是否合乎禮儀？為什么？小李應(yīng)該怎么做才是正確的？第六題小李受上司委托在浦東機(jī)場(chǎng)接到公司的一位重要客人166、（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；

（2）在替客人拿行李前應(yīng)該征得同意

（3）哪些行李可以放入行李箱中也要征求同意；

（4）司機(jī)開車，汽車的位次禮儀是“右為上，左為下；后為上，前為下”；

（5）客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；

（6）客人公司的一些內(nèi)部情況、個(gè)人收入、福利和家庭情況等是不符合的話題；

（7）應(yīng)該和客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。6、（1）主人和客人之間，應(yīng)該主人先伸手；

（2）在替客人17第七題

某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天準(zhǔn)備上報(bào)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，本公司一位實(shí)習(xí)生，剛從大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)畢業(yè)的小林走了進(jìn)來(lái)，小林針對(duì)該公司管理寫的畢業(yè)論文中的某些觀點(diǎn)和見解很得指導(dǎo)老師賞識(shí)，他本人也認(rèn)為對(duì)公司改革有一定作用，他準(zhǔn)備找總經(jīng)理談?wù)?。小趙客氣地請(qǐng)小林坐下，說(shuō)：“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧”。小林就滔滔不絕地講了起來(lái)。小趙一邊聽，一邊看報(bào)表。小林言談中常帶“像我們這樣的小公司……”，小趙越聽越不高興，結(jié)果沒等小林把話說(shuō)完，他便滿臉怒氣地說(shuō)“公司小是否埋沒了你的才能？你是大材小用，為什么不去大公司呢？”小趙的冷嘲熱諷，激怒了小林，引起了激烈的爭(zhēng)執(zhí)，最后小林氣憤地離開了辦公室。

第七題某國(guó)營(yíng)企業(yè)總經(jīng)理辦公室人員小趙正在看當(dāng)天18第七題

小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵嚷嚷地進(jìn)來(lái)了，他們因平時(shí)工作不遵守紀(jì)律，完不成任務(wù)被解職，此刻要找總經(jīng)理解決他們的問(wèn)題。小趙說(shuō)總經(jīng)理不在，想請(qǐng)他們坐下來(lái)慢慢談，他們不相信，非要找總經(jīng)理不可。正好總經(jīng)理走了進(jìn)來(lái)，他們怒氣沖沖地推推搡搡，揪住總經(jīng)理的衣服不放。小趙在一邊干著急，不知道怎么辦才好……

你認(rèn)為小趙在這兩件事上做得怎么樣？他有什么失誤，他應(yīng)該怎么做才對(duì)。

第七題小趙還在悶悶不樂時(shí)，三名被解職的職工吵吵197、(1)不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧’’，辦公室人員不能替上司做主；(3分)

(2)接待來(lái)訪者應(yīng)細(xì)心傾聽，不應(yīng)邊看報(bào)表邊聽；(3分)

(3)對(duì)提重要建議的來(lái)訪者，應(yīng)認(rèn)真記錄，匯報(bào)上司；(4分)

(4)應(yīng)熱情，不能對(duì)來(lái)訪者冷嘲熱諷；(3分)

(5)對(duì)言辭激烈的來(lái)訪者應(yīng)有禮有節(jié)，宣傳政策；(3分)

(6)應(yīng)盡快為總經(jīng)理解圍，可以請(qǐng)保安或打110。(4分)7、(1)不能說(shuō)“總經(jīng)理外出了，有什么事請(qǐng)跟我說(shuō)吧’’，辦公20第八題

東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判，古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備，還化了一番功夫進(jìn)行了打扮。

正式會(huì)談這天，只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷，金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光，這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。第八題東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ)，小陳21

古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒暄時(shí)，小陳拿來(lái)了托盤準(zhǔn)備茶水，只見她花枝招展，一對(duì)大耳環(huán)晃來(lái)晃去，五顏六色的手鐲碰桌有聲，高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放入杯中……這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)。客商面帶不悅之色，把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的，古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí)，古總一時(shí)性起，雙方爭(zhēng)執(zhí)起來(lái)，小沈站在古總一邊，指責(zé)客商?？蜕谭餍涠?。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影，沖著小沈：“托你的福，好端端一筆生意，讓你給毀掉了，無(wú)能！”

小沈并不知道自己有什么過(guò)錯(cuò)，為自己辯解：“我，我怎么啦！客商是你自己得罪的，與我有什么關(guān)系？”

小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

228、(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)談工作要求；(3分)

(2)小沈的穿著突出自己，影響了古總經(jīng)理的形象；(3分)

(3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作，破壞工作場(chǎng)所安靜；’(3分)

(4)小陳用手拿茶葉，不衛(wèi)生，引起客商不滿，使得談判一開始就不順利；(3分)

(5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解，有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客商爭(zhēng)執(zhí)，她應(yīng)采取補(bǔ)救措施，可以將上司借故引開，并示意上司忍耐些，使談判繼續(xù)，而不是指責(zé)客商；(4分)

(6)小沈受到上司批評(píng)，即使是過(guò)頭話，也應(yīng)保持冷靜，不反駁，應(yīng)理解上司的難處。找適當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì)，用適當(dāng)?shù)姆绞秸f(shuō)明情況，交流思想和感情。(4分)8、(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境，不符合特定的會(huì)23第九題

某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次的期限是從3月5日至3月12日，預(yù)定12日上午回來(lái)。文員小王負(fù)責(zé)處理公司的各類郵件。小王從收發(fā)室取回了郵件，其中上司親啟的信一封，一個(gè)郵包，總經(jīng)理辦公室收件三封，其中有一封寄自河南分公司的信總經(jīng)理曾關(guān)照過(guò)讓銷售科科長(zhǎng)處理。正好銷售科的小李走過(guò)辦公室，小王說(shuō)：“小李，把這封信交給你們科長(zhǎng)”，讓他把信帶走了。

小王把總經(jīng)理親啟件放在總經(jīng)理辦公桌的抽屜里。她拆開總經(jīng)理辦公室收件，一封是邀請(qǐng)總經(jīng)理參加定于3月12日下午的研討會(huì)，小王想，總經(jīng)理前幾天還談到準(zhǔn)備參加這次研討會(huì)，12日他正好回來(lái)，一定會(huì)參加的。

第九題某年3月5日，新欣化工公司的總經(jīng)理出差了，這次24第九題

于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)理將參加會(huì)議，并替總經(jīng)理簽了名。拆開第二封信，拿出信紙，里面還有兩張產(chǎn)品樣品的照片，小王看了信的內(nèi)容，附件里說(shuō)明有三張照片，小王不知道如何處理，她把照片又放回了信封中。

小王拆開郵包，發(fā)現(xiàn)是產(chǎn)品研發(fā)中心為了開發(fā)新產(chǎn)品，在前幾天訂購(gòu)的新型材料，一共有五個(gè)品種，小王憑印象覺得訂購(gòu)的是三種，多了兩種。心想，是供應(yīng)商主動(dòng)送來(lái)的，不拿白不拿，于是她打電話讓研發(fā)中心的人取走了。

小王處理郵件的做法是否正確？如果不正確，正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

第九題于是小王打印了接受邀請(qǐng)的回信，明確告知對(duì)方總經(jīng)259、（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求小李簽名，并注明時(shí)間；

（2)把上司親啟信件先保存下來(lái)，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對(duì)方何時(shí)可能得到答復(fù)；

（3）12日回來(lái)就參加會(huì)議不妥當(dāng)，不宜再總經(jīng)理回來(lái)的當(dāng)天安排活動(dòng)；

（4）在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過(guò)目；

（5）發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時(shí)打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系；

（6）沒有訂購(gòu)的東西不能簽收；

（7）在移交郵包里的物品時(shí)，要先打印一份清單，注明收到的日期，請(qǐng)接受人員在上面簽字，并保存好。

9、（1）河南分公司郵件轉(zhuǎn)交銷售科處理的，應(yīng)制作簽收單，要求26第十題請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：

（1）市教委關(guān)于2019年招生工作的通知；

（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；

（3）東方學(xué)院2019年招生工作計(jì)劃；

（4）東方學(xué)院關(guān)于2019年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委）；

（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2019年招生工作的批復(fù)；

（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；

（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；

（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；

（12）東方學(xué)院2019年度工作總結(jié)；

第十題請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：

2710、案卷一：

（1）市教委關(guān)于2019年招生工作的通知；

（4）東方學(xué)院關(guān)于2019年招生工作的請(qǐng)示（呈市教委）；

（5）市教委關(guān)于東方學(xué)院2019年招生工作的批復(fù)。

標(biāo)題：市教委、東方學(xué)院關(guān)于招生工作的通知、請(qǐng)示、批復(fù)

案卷二：

（2）東方學(xué)院關(guān)于招生工作院務(wù)擴(kuò)大會(huì)議紀(jì)要；

（6）東方學(xué)院院務(wù)會(huì)議關(guān)于調(diào)整系主任的決定；

（7）東方學(xué)院關(guān)于調(diào)整系主任的通知；

（8）東方學(xué)院關(guān)于做好開學(xué)工作的通知；

標(biāo)題：東方學(xué)院關(guān)于招生工作、系主任調(diào)整、開學(xué)工作的會(huì)議紀(jì)要、決定、通知

10、案卷一：

（1）市教委關(guān)于2019年招生工作的通知；28案卷三：

（3）東方學(xué)院2019年招生工作計(jì)劃；

（12）東方學(xué)院2019年度工作總結(jié)；

標(biāo)題：東方學(xué)院招生工作計(jì)劃、年度工作總結(jié)

案卷四：

（9）東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備工作的報(bào)告；

（10）東方學(xué)院各系關(guān)于加強(qiáng)學(xué)生思想工作的報(bào)告；

（11）東方學(xué)院各系關(guān)于提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告；

標(biāo)題：東方學(xué)院各系關(guān)于開學(xué)準(zhǔn)備、加強(qiáng)學(xué)生思想工作、提高教學(xué)質(zhì)量的報(bào)告

案卷三：

（3）東方學(xué)院2019年招生工作計(jì)劃；

（129第十一題

公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午9：00到11：00召開銷售員會(huì)議，要求小劉通知有關(guān)人員。小劉剛到公司不久，不太清楚公司有多少銷售員，她到幾個(gè)業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)了轉(zhuǎn)，大多數(shù)人外出了，也沒有遇到銷售員。接下來(lái)小劉忙于其他的事情，幾乎把通知的事忘了。

一直到星期三下午，經(jīng)理問(wèn)她會(huì)議通知了沒有，她才匆忙在公司的布告欄里寫了如下的通知：“茲定于星期四上午在會(huì)議室召開銷售員會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)務(wù)必出席。”

第十一題公司經(jīng)理在星期一早上告訴文員小劉，星期四上午30第十一題

星期四上午8：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議室，但會(huì)議室里沒有人招呼，以為會(huì)議不開了，坐了一會(huì)就走了。9：00左右有6個(gè)銷售員來(lái)了，什么資料也沒帶，其中兩個(gè)說(shuō)，他們已經(jīng)約好客戶在10：00見面。到了10點(diǎn)，只剩下4位銷售員，也談不出什么東西，會(huì)議草草結(jié)束了，經(jīng)理很不高興。公司一共有12位銷售員，事后去問(wèn)另外4位，他們說(shuō)，根本沒有看到通知。經(jīng)理對(duì)小劉非常不滿。請(qǐng)問(wèn)，你認(rèn)為小劉究竟錯(cuò)在哪些地方？正確的做法應(yīng)該是怎樣的？

第十一題星期四上午8：30左右，有2個(gè)銷售員到了會(huì)議3111、（1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；

（2）打印好書面通知；

（3）在三天內(nèi)，當(dāng)面發(fā)放通知或電話通知（電話中需要對(duì)方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等）到名單上每一個(gè)人；

（4）通知不能寫在布告欄里，可能不被人注意；

（5）通知上應(yīng)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好那些準(zhǔn)備；

（6）應(yīng)詳細(xì)寫清會(huì)議內(nèi)容，應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備；

（7）應(yīng)提前到會(huì)議室做好準(zhǔn)備，做好簽到工作。11、（1）應(yīng)該搞清銷售員的人數(shù)和姓名，準(zhǔn)備這份名單；

（32第十二題12．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案卷標(biāo)題：

（1）利華公司2019年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；

（2）利華公司2019年銷售計(jì)劃；

（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；

（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；

（5）利華公司4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；

（6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；

（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；

（8）利華公司2019年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；

（9）利華公司與香港凱福公司會(huì)談紀(jì)要；

（10）利華公司2019年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄；

（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；

（12）利華公司2019年銷售工作總結(jié)

第十二題12．請(qǐng)將下列文件分別組合成三至四個(gè)案卷，并擬制案3312、案卷一：

（1）利華公司2019年2月份經(jīng)理會(huì)議記錄；

（5）利華公司4月份經(jīng)理會(huì)議記錄；

（8）利華公司2019年6月份經(jīng)理會(huì)議記錄；

（10）利華公司2019年8月份經(jīng)理會(huì)議記錄。

標(biāo)題：利華公司2019年經(jīng)理會(huì)議記錄

案卷二：

（2）利華公司2019年銷售計(jì)劃；

（12）利華公司2019年銷售工作總結(jié)。

標(biāo)題：利華公司2019年銷售工作計(jì)劃、總結(jié)

12、案卷一：

（1）利華公司2019年2月份經(jīng)理會(huì)議記34案卷三：

（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；

（6）市物價(jià)局關(guān)于物價(jià)檢查的通知；

（11）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知。

標(biāo)題：市工商局、物價(jià)局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價(jià)、稅務(wù)自查的通知

案卷四：

（4）利華公司致香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函；

（7）香港凱福公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；

（9）利華公司與香港凱福公司會(huì)談紀(jì)要。

標(biāo)題：利華公司與香港凱福公司關(guān)于合作事宜的函件、會(huì)議紀(jì)要。案卷三：

（3）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；

（6）35第十三題

為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎接衛(wèi)生檢查動(dòng)員大會(huì)，局長(zhǎng)要秘書小萬(wàn)寫一份通知。小萬(wàn)一邊寫一邊想，有些部門的領(lǐng)導(dǎo)一向不重視衛(wèi)生問(wèn)題，如果他們知道召開的是衛(wèi)生工作會(huì)議可能自己不來(lái)而派其他人員來(lái)了。于是他寫了如下的通知:

會(huì)議通知經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)決定，茲定于4月2日上午9時(shí)在局辦公大樓會(huì)議室召開各部門負(fù)責(zé)人會(huì)議，會(huì)議重要，請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席。小萬(wàn)將通知下發(fā)后不久，就接到了不少部門的電話，詢問(wèn)開什么會(huì)議，言談中頗有些責(zé)怪的意思。

第十三題為迎接兄弟單位和上級(jí)部門的衛(wèi)生檢查，某局要召開迎36第十三題

過(guò)了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，有數(shù)百人參加，小萬(wàn)負(fù)責(zé)會(huì)議材料工作。會(huì)議上，聽完報(bào)告后，進(jìn)入小組討論。這時(shí)卻出現(xiàn)了麻煩，不少代表，特別是特邀代表和列席代表不知道參加到哪一組討論。因?yàn)榇蛴〉姆纸M小組名單上，根本沒有他們的名字。一查底稿，原來(lái)是打印人員翻重了頁(yè)，校對(duì)也馬馬虎虎，沒有更正。一些特邀代表和列席代表認(rèn)為是對(duì)他們不尊敬，紛紛離會(huì)而去，會(huì)場(chǎng)上出現(xiàn)了一陣騷亂。問(wèn)題一:小萬(wàn)錯(cuò)在哪里?應(yīng)該怎樣寫這份會(huì)議通知?問(wèn)題二:作為大會(huì)組織者，小萬(wàn)錯(cuò)在哪里?針對(duì)這樣的緊急情況，他應(yīng)采取什么措施?

第十三題過(guò)了幾天，局里召開傳達(dá)上級(jí)精神黨員代表大會(huì)，3713、問(wèn)題一:會(huì)議通知缺少主題(議題)，時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾點(diǎn)，請(qǐng)哪些人出席不明確，發(fā)放會(huì)議通知要交到會(huì)議出席者手上，可進(jìn)行說(shuō)明解釋。如本人不在，應(yīng)請(qǐng)代收人(或秘書)簽字，打電話確認(rèn)是否出席。問(wèn)題二:會(huì)前準(zhǔn)備工作的每個(gè)細(xì)節(jié)問(wèn)題都應(yīng)認(rèn)真對(duì)待。小萬(wàn)沒有認(rèn)真校對(duì)材料,最后也沒能仔細(xì)審查所有會(huì)議材料，加以改正。補(bǔ)救措施可以是:小萬(wàn)快步趕到走在最前面一位帶頭離會(huì)的特邀代表身邊，耳語(yǔ)了幾句，又拿出底稿解釋了一翻，作了自我檢討，終于扭轉(zhuǎn)了尷尬局面。代表們按原來(lái)小組劃分展開了討論。此辦法是其中的一種，如果學(xué)生提出更好的、合理的解決方法，可酌情給分。13、問(wèn)題一:會(huì)議通知缺少主題(議題)，時(shí)間上缺少?gòu)膸c(diǎn)到幾38第十四題

皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，她聰明能干，在公司深受重用。她經(jīng)常與羅浪斯公司的總經(jīng)理秘書陳珍妮在一起游玩。兩家都進(jìn)行皮革進(jìn)出口貿(mào)易。雖然兩人的性格完全不一樣，李麗熱情開朗，樂于助人，陳珍妮溫柔沉靜，內(nèi)向含蓄，兩人幾乎是無(wú)話不談的好朋友。在一次閑聊時(shí)，陳珍妮說(shuō)最近的心情不太好，因?yàn)楣旧庖恢辈患?，總?jīng)理急得茶飯不思，并且常常把氣出在她的身上。李麗說(shuō):“你也不要太在意，我們做秘書的要自己調(diào)節(jié)心情。我們公司的成績(jī)倒不錯(cuò)，我們經(jīng)理在今天上午就簽定了一個(gè)合作意向書，有上千萬(wàn)元。如果這筆生意做成，可以賺進(jìn)一百多萬(wàn)元。我沒法告訴你詳細(xì)

第十四題皇朝貿(mào)易公司總經(jīng)理辦公室的秘書是李麗，39第十四題情況。但這次談判確實(shí)非常順利?！崩铥愐贿呎f(shuō)，一邊沉浸在談判成功的喜悅之中。過(guò)了幾天，李麗跟隨總經(jīng)理去白天賓館與德國(guó)某貿(mào)易代表團(tuán)簽定正式合同時(shí)，超過(guò)了約定時(shí)間，還不見代表團(tuán)的影子。后來(lái)德國(guó)某公司長(zhǎng)駐中國(guó)的代表打來(lái)電話說(shuō):“代表團(tuán)已與昨天回國(guó)，就在昨天上午與貴市的羅浪斯公司簽定了購(gòu)貨合同，價(jià)格低于貴公司百分之十?！被食Q(mào)易公司上下都非常沮喪，李麗更是懊惱無(wú)比，她想有提醒總經(jīng)理及時(shí)采取快速行動(dòng)，也責(zé)怪自己沒有時(shí)時(shí)注意德國(guó)代表團(tuán)的動(dòng)向。令她百思不得其解的:羅浪斯公司是怎樣獲取德國(guó)代表團(tuán)的情報(bào)的?他們是如何搶走生意的?問(wèn)題:(1)羅浪斯公司是怎樣獲得德國(guó)代表團(tuán)的購(gòu)貨合同的?(2)秘書與親朋好友談話或閑聊時(shí)，是否可以不分場(chǎng)合、不分對(duì)象暢所欲言?(3)企業(yè)的機(jī)密有哪些?(4)秘書在日常工作中應(yīng)該怎樣做好保密工作?

第十四題情況。但這次談判確實(shí)非常順利。”李麗一邊說(shuō)，一邊沉浸4014、（