鄭州卷煙廠流程制度梳理和優(yōu)化方案

鄭州卷煙廠流程制度的梳理和優(yōu)化方案一、 目標(biāo)建立科學(xué)規(guī)范、簡(jiǎn)潔高效的鄭州卷煙廠流程體系，完善健全企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系.二、 原則1、 先梳理，后優(yōu)化；2、 以流程梳理為切入點(diǎn)，將流程和制度進(jìn)行匹配，進(jìn)而梳理和優(yōu)化制度；3、 分類(lèi)分級(jí)優(yōu)化流程；4、 根據(jù)二八原則，對(duì)核心流程識(shí)別并重點(diǎn)進(jìn)行優(yōu)化（需跨部門(mén)討論）。三、 操作步驟1、 成立項(xiàng)目組織項(xiàng)目組組長(zhǎng)：范國(guó)民，副組長(zhǎng)：袁致光，成員：各部門(mén)行政負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)動(dòng)員和對(duì)重大事項(xiàng)的決策。項(xiàng)目組下設(shè)日常工作組、三個(gè)專(zhuān)業(yè)小組和部門(mén)編寫(xiě)小組.日常工作組組長(zhǎng)：袁致光，成員由企業(yè)管理部、人力資源部、咨詢(xún)公司相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的跟進(jìn)與協(xié)調(diào)工作.大生產(chǎn)流程優(yōu)化專(zhuān)業(yè)小組由生產(chǎn)管理部牽頭，成員由質(zhì)量管理部、質(zhì)量監(jiān)督監(jiān)測(cè)站、設(shè)備管理部、物資供應(yīng)部、原料部、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)服務(wù)站、三個(gè)車(chē)間行政負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)大生產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評(píng)審.大政工流程優(yōu)化專(zhuān)業(yè)小組由黨委工作部牽頭，成員由紀(jì)檢監(jiān)察部、審計(jì)部、廠工會(huì)、整頓督查辦、離退休管理辦公室行政負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)大政工、大監(jiān)督相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評(píng)審。綜合管理優(yōu)化專(zhuān)業(yè)小組由企業(yè)管理部牽頭，成員由辦公室、人力資源部、財(cái)務(wù)部、安全保衛(wèi)部行政負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)管理支持類(lèi)相關(guān)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和評(píng)審。各部門(mén)編寫(xiě)小組，負(fù)責(zé)流程梳理階段的流程識(shí)別工作。編寫(xiě)小組的組長(zhǎng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，編寫(xiě)小組成員各安排一至二名員工，要求其對(duì)企業(yè)的運(yùn)作比較熟悉。編寫(xiě)小組人數(shù)可根據(jù)流程數(shù)量來(lái)確定，首先預(yù)估小組負(fù)責(zé)編寫(xiě)的流程數(shù)量，再根據(jù)每人5條左右的標(biāo)準(zhǔn)分配（最好由流程執(zhí)行人員負(fù)責(zé)編寫(xiě)相應(yīng)的流程）.2、 方案培訓(xùn)時(shí)代朗迪負(fù)責(zé)流程制度梳理和優(yōu)化的培訓(xùn)，并在流程梳理和優(yōu)化階段提供答疑支持.培訓(xùn)對(duì)象一般為日常工作小組和流程編寫(xiě)小組成員，有利于日后推行與維護(hù)。3、梳理流程清單（1） 本項(xiàng)目關(guān)于流程的范圍本項(xiàng)目所稱(chēng)流程包括部門(mén)內(nèi)流程、跨部門(mén)流程和組織間流程。1） 部門(mén)內(nèi)部流程是指在本部門(mén)內(nèi)但需要跨崗位完成的業(yè)務(wù)和管理流程。2） 跨部門(mén)流程是指至少需要兩個(gè)以上部門(mén)完成的業(yè)務(wù)和管理流程。3） 組織間流程是指鄭州卷煙廠與公司、其他企業(yè)存在業(yè)務(wù)和管理關(guān)系的流程.需要注意的是：一個(gè)崗位完成一項(xiàng)工作（活動(dòng)）所經(jīng)過(guò)的工作步驟不作為流程，我們稱(chēng)之為標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序（SOP）。（2） 各部門(mén)流程編寫(xiě)小組負(fù)責(zé)提煉本部門(mén)的流程清單在以部門(mén)為中心進(jìn)行流程收集時(shí),需要對(duì)本部門(mén)參與的流程列出流程清單，填入表1《流程調(diào)查表》。編寫(xiě)小組在梳理流程清單前，需要了解與本部門(mén)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)（制度）等，因?yàn)楹芏嗔鞒屉[含在這些文件里面，同時(shí)也是制度梳理的基礎(chǔ)工作.編寫(xiě)小組提出流程清單后，組長(zhǎng)組織本部門(mén)進(jìn)行討論并對(duì)成果初審。表1流程調(diào)查表部門(mén)名稱(chēng)：部門(mén)負(fù)責(zé)人：小組成員：聯(lián)系電話(huà)：聯(lián)系電話(huà)：流程名稱(chēng)流程主要執(zhí)行者流程參與者流程接口情況相關(guān)制度備注序號(hào)名稱(chēng)流程責(zé)任人所有參與方有無(wú)接口接口部門(mén)和流程1ABC2ABC3ABC4ABC5ABC…ABC填表說(shuō)明：（表中內(nèi)容均須岫在識(shí)別流程時(shí)，可以參考鄭煙廠（2009）16號(hào)文《關(guān)于機(jī)構(gòu)設(shè)置及職能分配的通知》、《鄭州卷煙廠管理分手冊(cè)》和《管理要素調(diào)查表》文件來(lái)確定部門(mén)的流程。流程名稱(chēng)宜采用主謂格式如:原材料采購(gòu)流程、畢業(yè)生招聘流程。流程主要執(zhí)行者指流程責(zé)任人，可以理解為對(duì)此流程有效執(zhí)行負(fù)有重要責(zé)任的部門(mén)和崗位，應(yīng)盡量明確到部門(mén)崗位流程參與者是指此流程所有參與的部門(mén)和崗位。流程接口情況是指此流程與其他流程存在輸入輸出關(guān)系或者直接的支持關(guān)系，盡量注明在此流程哪個(gè)環(huán)節(jié)需要和其他流程有銜接。相關(guān)制度是指此流程與哪些制度相關(guān)聯(lián)，注明有關(guān)制度的編號(hào)、名稱(chēng)。備注:根據(jù)此流程特點(diǎn)，選擇ABC一項(xiàng)在梳理流程時(shí)，流程可能有三種情況：A正在執(zhí)行且有文字規(guī)定的流程B正在執(zhí)行但沒(méi)有文字規(guī)定的流程C應(yīng)該有但目前缺失的流程在討論流程清單的時(shí)候，可以順便討論本部門(mén)為主要執(zhí)行者的流程步驟，便于編寫(xiě)小組更快地編寫(xiě)流程說(shuō)明.流程說(shuō)明模板見(jiàn)表2。4、 審核流程清單各部門(mén)編寫(xiě)小組提出流程清單后交與日常工作小組審核，審核時(shí)主要關(guān)注小組與小組間的流程是否有重疊或遺漏，是否有些流程可以合并。日常工作小組也可以組織編寫(xiě)小組一起討論流程清單。5、 描述流程現(xiàn)狀流程清單確定后，各部門(mén)編寫(xiě)小組開(kāi)始編寫(xiě)流程初稿.流程初稿應(yīng)包括流程圖和流程說(shuō)明（流程描述）。在繪制VISIO流程（流程圖）之前，必須對(duì)流程有一個(gè)準(zhǔn)確、全面的描繪，理清流程思路.流程怎么開(kāi)始？由誰(shuí)開(kāi)始？有哪些部門(mén)或崗位參與？?有哪些需要決策或判斷的環(huán)節(jié)？?哪些環(huán)節(jié)會(huì)形成階段成果?什么成果？一個(gè)流程在哪里結(jié)束？編寫(xiě)人在此時(shí)不要融入個(gè)人思想，只需要描述流程現(xiàn)狀，以便于下一步流程優(yōu)化.編寫(xiě)人如果碰到不太熟悉的流程時(shí)，不要憑自己的感覺(jué)描述,而要去詢(xún)問(wèn)相關(guān)人員，爭(zhēng)取描述流程全貌.表2流程說(shuō)明模板（舉例）流程名稱(chēng)：必填一、流程范圍：不要求，但建議填寫(xiě)二、流程目的：不要求，但建議填寫(xiě)三、流程說(shuō)明：編號(hào)活動(dòng)名稱(chēng)活動(dòng)說(shuō)明輸入輸出責(zé)任部門(mén)和崗位參考時(shí)限（天/小時(shí)）流程重點(diǎn)關(guān)注考核點(diǎn)適用的標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)和章節(jié)條1必填必填必填必填必填不填不填必填2345678910…??…填表說(shuō)明:活動(dòng)名稱(chēng)用詞組概括說(shuō)明，如制訂方案、提出申請(qǐng)、匯報(bào)成果等。活動(dòng)說(shuō)明是對(duì)該流程活動(dòng)（步驟）進(jìn)行詳細(xì)描述每步記錄的操作要反映現(xiàn)有實(shí)際操作，而不是計(jì)劃中的將來(lái)。輸入是指該活動(dòng)發(fā)生的依據(jù)和條件，輸出是指該活動(dòng)產(chǎn)生的成果或結(jié)果。從形式上包括信息（客戶(hù)需求、訂單、指令、文案等）、物料（原材料、零部件、半成品、產(chǎn)成品等、資金（應(yīng)收帳款、應(yīng)付帳款、費(fèi)用支出等〉責(zé)任部門(mén)（崗位是該活動(dòng)的主責(zé)崗位，只寫(xiě)崗位名稱(chēng)（以部門(mén)組織結(jié)構(gòu)圖的崗位名稱(chēng)為準(zhǔn)），不寫(xiě)員工名字流程活動(dòng)如果是"相關(guān)部門(mén)"，要明確是哪些部門(mén)；流程活動(dòng)中所涉及到的專(zhuān)有的或臨時(shí)成立"領(lǐng)導(dǎo)小組"、"評(píng)審委員會(huì)"等的人員組成進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明解釋.參考時(shí)限（天/小時(shí)）是指該活動(dòng)完成所需的時(shí)間流程重點(diǎn)關(guān)注考核點(diǎn)是指該活動(dòng)對(duì)流程有效執(zhí)行起著重要作用，同時(shí)注明考核要點(diǎn)（指標(biāo)）。適用標(biāo)準(zhǔn)的章節(jié)條款:對(duì)于流程活動(dòng)需要依據(jù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)（制度）需要注明是哪個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的第幾章、第幾節(jié)或第幾條款.其他要求:流程說(shuō)明應(yīng)保留足夠的細(xì)節(jié)，讓其他沒(méi)有接觸過(guò)該流程的人能夠了解該流程的各環(huán)節(jié)、各控制點(diǎn)，能夠?qū)α鞒痰挠行赃M(jìn)行整體評(píng)估，能夠進(jìn)行測(cè)試以驗(yàn)證流程執(zhí)行的有效性.流程說(shuō)明（僅作為參考）流程名稱(chēng)：制度執(zhí)行檢查流程一、流程范圍:公司制定下達(dá)的、除生產(chǎn)技術(shù)方面以外的各項(xiàng)管理制度的貫徹落實(shí)情況檢查。二、流程目的：確保公司下達(dá)的各項(xiàng)管理制度能夠有效貫徹落實(shí).三、流程說(shuō)明：編號(hào)活動(dòng)名稱(chēng)活動(dòng)說(shuō)明輸入輸出責(zé)任部門(mén)和崗位參考時(shí)限（天）流程重點(diǎn)關(guān)注考核點(diǎn)八、、適用標(biāo)準(zhǔn)的章、節(jié)、條款1提出任務(wù)職能部門(mén)就某管理制度的貫徹執(zhí)行情況提出專(zhuān)項(xiàng)檢查方向。2擬訂方案根據(jù)擬開(kāi)展的檢查內(nèi)容特性擬訂工作方案。方案（草案）3請(qǐng)示就擬開(kāi)展檢查的事項(xiàng)向領(lǐng)導(dǎo)做專(zhuān)項(xiàng)請(qǐng)示。調(diào)整確定方案.方案（草案）《方案》4實(shí)施檢查獲批后，按方案組織實(shí)施檢查。檢查報(bào)告（草稿）流程圖等流程說(shuō)明確定后，由咨詢(xún)公司進(jìn)行培訓(xùn)，編寫(xiě)小組采用規(guī)范的流程圖符號(hào)繪制流程圖,保證流程圖的統(tǒng)一和規(guī)范.6、評(píng)估現(xiàn)有流程并進(jìn)行優(yōu)化流程現(xiàn)狀描述出來(lái)后，由時(shí)代朗迪提供流程優(yōu)化的培訓(xùn).評(píng)估、優(yōu)化流程時(shí)不單單要關(guān)注流程活動(dòng),還要關(guān)注涉及的崗位、表格，要詳細(xì)描述每一活動(dòng)的操作說(shuō)明，對(duì)每一活動(dòng)的時(shí)限要求、涉及的制度都要寫(xiě)清楚，便于操作。7、 跨部門(mén)、企業(yè)間流程討論日常工作小組篩選出一些跨部門(mén)的流程，判斷是否需要邀請(qǐng)相關(guān)人員一起參與，交由三個(gè)專(zhuān)業(yè)小組組織討論。如果某流程涉及到別的部門(mén)，但是他們只是被動(dòng)執(zhí)行，就無(wú)須跨部門(mén)討論.對(duì)于難以把握的跨部門(mén)、企業(yè)間流程，可以擴(kuò)大討論范圍.8、 審核研討結(jié)束后，各部門(mén)編寫(xiě)小組進(jìn)一步修改完善，然后提交給日常工作小組審核，日常工作小組主要審核格式標(biāo)準(zhǔn)以及流程之間的接口是否正確，同時(shí)對(duì)企業(yè)的關(guān)鍵流程和涉及到廠長(zhǎng)及公司的流程，提交給高層審批.9、進(jìn)行試推行日常工作小組編寫(xiě)試推行計(jì)劃，指導(dǎo)試推行工作，一般試推行為一個(gè)月.各編寫(xiě)小組負(fù)責(zé)推行本小組的流程。小組先將流程分發(fā)給流程涉及部門(mén)，然后組織培訓(xùn),培訓(xùn)完后進(jìn)行考試,通過(guò)后才依照新流程執(zhí)行。在試推行期間，各部門(mén)如果有意見(jiàn)或建議，將信息反饋至日常工作小組.10、正式啟用流程經(jīng)過(guò)試推行后的完善，正式下文執(zhí)行。四、補(bǔ)充說(shuō)明1、 本項(xiàng)目的重點(diǎn)在于流程的梳理和優(yōu)化，通過(guò)和流程的匹配對(duì)標(biāo)準(zhǔn)（制度）進(jìn)行梳理，并按照標(biāo)準(zhǔn)化的原則（統(tǒng)一、簡(jiǎn)化、協(xié)調(diào)和優(yōu)化）進(jìn)行制度優(yōu)化。2、 本項(xiàng)目從時(shí)間上大致劃分為三個(gè)階段：第一階段:流程制度梳理。成果是形成流程清單和流程初稿.第二階段：流程制度優(yōu)化。重點(diǎn)是對(duì)核心流程的優(yōu)化.第三階段：流程制度實(shí)施。具體工作和時(shí)間安排見(jiàn)附表。

附表：整體計(jì)劃安排階段工作步驟工作分解工作說(shuō)明工作成果完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)第一階段：流程制度梳理1流程制度梳理培訓(xùn)10月31日咨i2初次流程描述填寫(xiě)流程調(diào)查表和流程說(shuō)明流程清單和流程說(shuō)明（初稿）11月11日各i3審核修改對(duì)提交的流程清單和流程說(shuō)明進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)整理后的流程清單以及對(duì)流程說(shuō)明修改的總體建議11月15日企、咨i4流程制度梳理要點(diǎn)培訓(xùn)11月16日咨i5再次流程描述根據(jù)整理后的流程清單和總體建議完善流程說(shuō)明流程說(shuō)明（修訂稿）11月25日各i6流程圖繪制培訓(xùn)11月26日咨i7繪制流程圖根據(jù)流程說(shuō)明和培訓(xùn)要求繪制統(tǒng)一的流程圖流程圖11月30日咨i寫(xiě)，8標(biāo)準(zhǔn)梳理通過(guò)流程梳理對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)目前標(biāo)準(zhǔn)體系存在的問(wèn)題標(biāo)準(zhǔn)體系梳理問(wèn)題匯總11月30日企、咨i

第二階段：流程制度優(yōu)化9流程優(yōu)化培訓(xùn)對(duì)目前流程現(xiàn)狀進(jìn)行分析并講解流程優(yōu)化的方法11月29日咨i10分類(lèi)分級(jí)優(yōu)化對(duì)非核心流程以部門(mén)優(yōu)化為主優(yōu)化后流程（提出優(yōu)化原因及效果）12月20日各i11審核修改研討結(jié)束后，編寫(xiě)小組進(jìn)一步修改完善，然后提交給日常工作小組審核，日常工作小組主要審核格式標(biāo)準(zhǔn)以及流程之間的接口是否正確優(yōu)化后流程（經(jīng)審核）12月25日企、咨i12跨部門(mén)核心流程優(yōu)化對(duì)影響鄭州卷煙廠未來(lái)發(fā)展的重要流程進(jìn)行跨部門(mén)討論優(yōu)化后的核心流程（優(yōu)化原因和效果）12月25日三，13審批對(duì)企業(yè)的關(guān)鍵流程和涉及到廠長(zhǎng)及公司的流程，提交給高層審批優(yōu)化后的核心流程（經(jīng)審批）12月31日廠4

14標(biāo)準(zhǔn)復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)流程優(yōu)化發(fā)現(xiàn)需要修訂的標(biāo)準(zhǔn)，并提出具體萬(wàn)案需修訂標(biāo)準(zhǔn)及優(yōu)化萬(wàn)案12月