項目資料管理和分發(fā)程序

項目資料管理和分發(fā)程序一、目的和適用范圍實現(xiàn)對項目文件的有效管理和控制，保持工作成果及過程的可追溯性，防止信息資源丟失、損失，便于有關(guān)信息、成果的有效再利用特制定本規(guī)定。本程序主要范圍如下：確定項目執(zhí)行過程中的工作流程（過程文件），即從項目立項到項目完工之間的項目文件的處理流程；定義項目文件處理過程中所涉及活動的相關(guān)負責人；本規(guī)定適用于公司所執(zhí)行的工程咨詢、工程設(shè)計、項目管理、總承包類的項目。在項目執(zhí)行過程中，項目內(nèi)部產(chǎn)生的以及與不同外部組織之間的文件、書信、傳真等均應(yīng)在項目組保存一份。二、項目文件的分類項目文件是指項目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的文件，凡提到文件處理均含指圖紙。項目文件大體上可分為以下幾類：?項目輸入文件一指在項目開始階段業(yè)主提供的本項目的所有相關(guān)文件一代碼：PI?項目成品文件一指在項目執(zhí)行過程中提供給業(yè)主的用于構(gòu)成實體的文件—代碼：PP?項目過程文件一指在項目執(zhí)行過程中與業(yè)主或第三方的用于溝通、協(xié)調(diào)的文件，可細分為：?和業(yè)主來往傳真和信函一代碼:PCL?和其他第三方來往的傳真和信函一代碼:PTL?接受到的設(shè)計條件一代碼:PDC?詢價文件一代碼:PTD?報價文件一代碼PQD?會議紀要一代碼PMO?供審核用半成品文件一代碼PSP?內(nèi)部條件一代碼PIC?項目進展報告一代碼PPR?管理類文件其中管理類文件（開工報告、完工報告、進度計劃計劃、協(xié)調(diào)程序、項目預(yù)算、項目資金流計劃、向公司請款報告等）由項目經(jīng)理直接處理，不在本規(guī)定范圍之內(nèi)。如業(yè)主無特殊要求，各類文件代碼應(yīng)參照上文執(zhí)行。如項目有分包，分包商將被視為內(nèi)部機構(gòu)，但在與其他第三方來往傳真和信函中應(yīng)單獨分列。三、項目文件的接受3.1無升版要求的文件此類文件包括與業(yè)主來往的傳真和信函、與其他第三方來往的傳真和信函、會議紀要。其工作程序見項目文件管理流程圖序列A。由項目秘書接收并加蓋接受章，填寫日期并簽名。填寫“文件分發(fā)通知單”（FJ-01）,填好文件名稱和日期后交給項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理確定發(fā)放范圍，項目秘書負責復(fù)印并發(fā)放全各相關(guān)專業(yè)，并由相關(guān)專業(yè)負責人簽收。分發(fā)完成后，由項目秘書負責填寫"****登記表”（FJ-02），并歸檔。各類接受的文件都應(yīng)分別登記。（***為文件類別，下同）。3.2有升版要求的文件此類文件包括項目輸入條件、接受的設(shè)計條件和報價文件。其工作程序見項目文件管理流程圖序列B。對于從業(yè)主、第三方等處來的外部文件，由項目秘書負責接收。然后按如下流程處理：項目經(jīng)理（或授權(quán)項目秘書）核對后簽收接收單，然后將文件及接收單一并交給項目秘書。項目秘書負責將接收單歸檔，歸檔時按文件來源方的不同將文件接收單分為來自于業(yè)主、來自于第三方等幾類分別存放。由項目秘書對每份文件分別填寫“文件分發(fā)通知單”，并將此清單與文件一起交給項目經(jīng)理，由項目經(jīng)理在“文件分發(fā)通知單”上標出要發(fā)放專業(yè)后交由項目秘書，項目秘書負責復(fù)印、分發(fā)至各專業(yè)，由各專業(yè)負責人簽收。如所接收文件為升版后的文件，項目秘書應(yīng)按原發(fā)放范圍查對原文件并加蓋作廢章。分發(fā)完成后，由項目秘書按文件原稿添加更新電子版的“外來文件狀態(tài)表”（FJ-04），并保證此狀態(tài)表是按專業(yè)或文件編號排序的。各類接受的文件都應(yīng)分別登記。項目秘書負責將文件原稿存檔。關(guān)于歸檔方面，要按專業(yè)、按編號存放。對于沒有編號的文件，要按類分別存放。對于沒有編號，也無法分類的文件，要按時間先后順序存放。對于全部無編號的文件，須在相應(yīng)的文件夾首頁一定要有紙目錄。所有無編號的文件，可由項目秘書負責給一個編號，便于查找。四、項目文件的發(fā)送4.1對外發(fā)放的傳真、信函、會議紀要、詢價文件（見項目文件管理流程圖序列C）由公司內(nèi)部各專業(yè)起草的擬對外發(fā)放的傳真，由各專業(yè)負責人交給項目經(jīng)理簽字后，由項目秘書負責編號對外發(fā)放。發(fā)出后，由項目秘書填寫在原件上加蓋發(fā)送章并簽署姓名和日期，填寫“對外發(fā)放*****登記表”（FJ-03），將原件歸檔。4.2對外發(fā)放文件（見項目文件管理流程圖序列D）由各專業(yè)產(chǎn)生的對外發(fā)放文件，按如下步驟操作：由各專業(yè)擬好文件后，交到項目秘書處，由項目秘書負責填寫“對外文件發(fā)送單”（FJ-05）的同時給發(fā)送單編號。“對外文件發(fā)送單”的編號可視項目具體要求米取如下兩種方式：——按發(fā)送外部組織的不同，設(shè)置不同的前綴，針對每一個外部組織從001開始編號；——不分外部組織，只要是公司對外發(fā)送的文件，統(tǒng)一設(shè)置前綴，從001開始編號。如項目協(xié)調(diào)程序中另有規(guī)定，請遵照協(xié)調(diào)程序中的規(guī)定執(zhí)行。項目秘書負責將要發(fā)放的文件和“對外文件發(fā)送單”一并送至項目經(jīng)理處簽字。項目經(jīng)理簽字后，項目秘書負責按要求復(fù)印，并將文件按正確地址寄出。項目秘書負責據(jù)此添加、更新電子版“對外發(fā)放文件狀態(tài)表”（FJ-06）。項目秘書應(yīng)保證每月底提交一份最新版的“對外發(fā)放文件狀態(tài)表”給計劃工程師。F）項目秘書負責將原件和“對外文件發(fā)送單”歸檔。歸檔時，原文件按專業(yè)歸類存放?！皩ν馕募l(fā)送單”單獨存放，待已簽收的“對外文件發(fā)送單”返回后，以此替換原來未做簽收的一份。4.3內(nèi)部條件（見項目文件管理流程圖序列E）對于項目各專業(yè)之間提的內(nèi)部條件，包括設(shè)計、采購、施工各界面之間的條件，按如下程序進行發(fā)放、歸檔。由提條件人填寫“文件分發(fā)通知單”，并將此通知單和原條件一并交到項目秘書處。提條件人負責保證條件應(yīng)有的簽字。項目秘書將收到的“文件分發(fā)通知單”編號后，將此清單及所提條件一并交給項目經(jīng)理。項目經(jīng)理簽字認可并標記要發(fā)放專業(yè)后，由項目秘書負責復(fù)印，發(fā)送至各專業(yè)負責人簽收。項目秘書將條件原稿按提條件專業(yè)存檔，并將簽收后的“文件分發(fā)通知單”附在條件原稿上一并存檔。項目秘書在文件分發(fā)過程中，應(yīng)將“文件分發(fā)通知單”分為“外部文件分發(fā)通知單”和“內(nèi)部文件分發(fā)通知單”兩類（采用相同格式，只是標題不同），分別編以序號。外部文件分發(fā)通知單的編號可采用如下兩種方法之一：——按照文件來源的外部組織的不同，設(shè)置不同的前綴，針對每一個外部組織從001開始編號；——不分外部組織，只要是外部組織發(fā)給公司的文件，統(tǒng)一設(shè)置前綴，從001開始編號。內(nèi)部文件分發(fā)通知單的編號應(yīng)按專業(yè)進行編號。編號順序可按各專業(yè)英文縮寫字母進行排序。例如：管道P-001開始編號。五、 電子文件電子文件的處理流程與上述紙介質(zhì)文件相同，只是運行方式稍有差別。文件收發(fā)電子介質(zhì)文件先由提條件人傳給項目經(jīng)理或其授權(quán)人簽發(fā)，提條件人應(yīng)在電子文件中指明發(fā)放范圍，項目經(jīng)理閱后同意發(fā)放，則將電子文件轉(zhuǎn)發(fā)給項目秘書，由項目秘書根據(jù)指定的范圍發(fā)送。電子介質(zhì)項目文件通過LotusNotes系統(tǒng)，由項目秘書對公司內(nèi)部發(fā)送時，應(yīng)與簡單紙介質(zhì)相配合，首先由項目秘書在LotusNotes頁面上，注明項目名稱、文件名稱、文件編號、始發(fā)人等，并按指定的范圍在網(wǎng)上發(fā)放，然后由項目秘書將所發(fā)的文件目錄（或LotusNotes發(fā)送的原始頁面）打印出來，附上“項目文件對內(nèi)發(fā)送單”交各專業(yè)負責人簽收，如接收專業(yè)在電子文件的接收過程中有問題，應(yīng)及時找項目秘書以共享等其它方式獲得文件，項目秘書應(yīng)協(xié)助解決。追溯視以“項目文件對內(nèi)發(fā)送單”上的簽收為準。若電子文件有附件時，則提交電子文件的專業(yè)負責人應(yīng)同時提交一份完整的紙文件給項目秘書，由項目秘書負責與打印的發(fā)送文件的LotusNotes原始頁面一同在項目組存檔。六、 項目文件的入庫按照項目的具體要求，項目組應(yīng)最終一次將紙質(zhì)文件統(tǒng)一入庫。由各專業(yè)負責人應(yīng)將最終版初步設(shè)計文件、詳細設(shè)計的最終版底圖（無底圖時提供白紙圖）及圖紙總目錄交由項目秘書統(tǒng)一保存在項目組。待項目結(jié)束后，在項目經(jīng)理指導(dǎo)下，經(jīng)項目秘書整理后統(tǒng)一入庫，入庫時各專業(yè)負責人應(yīng)提供必要的協(xié)助。如果項目紙介質(zhì)文件由各專業(yè)分批入庫，則各專業(yè)負責人應(yīng)提交一份最終圖紙/文件目錄給項目秘書，由項目秘書和項目秘書負責按此目錄整理電子版文件入庫。七、項目文件保存項目組電子介質(zhì)文件的保存通過公司項目文件服務(wù)器實現(xiàn)。在項目成立之初，由項目秘書負責向公司信息中心申請，在“項目文件服務(wù)器”上建立“項目專用文件目錄”，以項目號命名，其使用人員范圍和權(quán)限由項目秘書統(tǒng)一通知信息中心授權(quán)。項目組所有計算機制作的成品文件，其電子版均應(yīng)發(fā)送項目秘書（系列文件應(yīng)是整理好的目錄結(jié)構(gòu)）由項目秘書負責在項目專用文件目錄下登錄保存。升版文件應(yīng)再次發(fā)送項目秘書，以對原文件進行替換。各專業(yè)發(fā)給項目秘書的電子文件，應(yīng)保證每個文件中最多只含一張圖紙，不允許多張圖紙放在一個文件中。若項目沒有特殊規(guī)定，各專業(yè)傳給項目秘書的電子文件（含圖紙）應(yīng)以文件號+版次命名。若一份紙文件是由若十個電子文件構(gòu)成，則以文件號+版次建立目錄，將相應(yīng)的多個電子文件以文件號+版次+順序號命名，順序號按此電子文件在紙文件中的順序先后排序。當外部來的電子文件較多時，由項目秘書按同樣的命名規(guī)則整理后放入“項目專用文件目錄”下，并做好目錄及時通知各專業(yè)負責人查看。項目電子介質(zhì)文件的歸檔入庫工作，主要由項目秘書完成，各專業(yè)應(yīng)給與必要的協(xié)助。入庫時，