《高效會議管理》課件

可編輯課件可編輯課件1課程綱要主持會議技巧一個中心兩個基本點會議概述會議致命傷可編輯課件課程綱要主持會議技巧一個中心兩個基本點會議概述會議致命傷可編2會議的類型和目的制定決策

解決問題交流匯報可編輯課件會議的類型和目的制定決策解決問題交流匯報可編輯課件3會議是有必要的嗎？會議成本時間成本會議直接成本機會成本可編輯課件會議是有必要的嗎？會議成本時間成本可編輯課件4會議的成本計算時間成本＝參加會議的人數(shù)×（與會者的準(zhǔn)備時間＋與會者的旅行時間＋會議秘書工作＋會議服務(wù)人員工作時間）×與會人員平均每小時的工資會議直接成本＝會議設(shè)施租用費＋會議場地費＋旅費、食宿費＋文件準(zhǔn)備費機會成本會議必須成功以回收成本可編輯課件會議的成本計算時間成本會議必須成功以回收成本可編輯課件5會議是有必要的嗎？什么時候需要召開會議什么時候沒必要開會？可編輯課件會議是有必要的嗎？什么時候需要召開會議什么時候沒必要開會？可6“必要”的會議

會議目的單純化

會議資料有準(zhǔn)備

會前先行溝通

書面解決無法當(dāng)場決定的事項

報告內(nèi)容有摘要

有負(fù)責(zé)會后考核工作的部門

案例討論：最失敗的一次會議，會議成功的關(guān)鍵可編輯課件“必要”的會議會議目的單純化書面解決無法當(dāng)7一個中心、兩個基本點會議議程會議的準(zhǔn)備會后的跟蹤兩個基本點一個中心可編輯課件一個中心、兩個基本點會議議程會議的準(zhǔn)備會后的跟蹤兩個基本點一8會議規(guī)范流程開始?xì)g迎會議目的議程時間安排規(guī)章制度議程一：分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生主意/做決定/確認(rèn)行動小結(jié)議程二議程三結(jié)束會議總結(jié)

安排下次會議跟進(jìn)會議紀(jì)要跟進(jìn)計劃可編輯課件會議規(guī)范流程開始議程一：議程二議程三結(jié)束會議跟進(jìn)可編輯課件9準(zhǔn)備會議哪些人參加？相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人員為完成工作需要了解相關(guān)信息的人員將要負(fù)責(zé)執(zhí)行會議做出的決定的人員對問題負(fù)有義務(wù)，或存在利害關(guān)系，或起作用的人員可編輯課件準(zhǔn)備會議哪些人參加？相關(guān)問題的主要決策人能夠提供相關(guān)意見的人10會議議程由重要到不重要會議開始時即討論重要議題,以免延誤時影響到后面重要議題。由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后,讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使氣氛不尷尬。由容易到困難讓大家漸漸融入會議進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成挫折感?？删庉嬚n件會議議程由重要到不重要可編輯課件11會議準(zhǔn)備工作核對清單高效會議在開始之前就開始了1.了解會議的目的2.是否一定要開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知可編輯課件會議準(zhǔn)備工作核對清單高效會議在開始之前就開始了1.了解會議的12會議的四個階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正常化：積極工作階段爭論：摸底階段形成：安撫階段可編輯課件會議的四個階段執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段正常化：積極工作階段爭論：摸13會議結(jié)束總結(jié)會議討論結(jié)果落實行動責(zé)任人感謝與會者會議評估可編輯課件會議結(jié)束總結(jié)會議討論結(jié)果落實行動責(zé)任人感謝與會者會議評估可編14會議評估這次會議對你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對會議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其他意見嗎？是或否可編輯課件會議評估這次會議對你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對15會議記錄與會后跟進(jìn)技巧會議記錄者應(yīng)具有的技能與會者會后跟進(jìn)主持人的會后跟進(jìn)跟跟跟可編輯課件會議記錄與會后跟進(jìn)技巧會議記錄者應(yīng)具有的技能跟跟跟可編輯課件16主持會議與參與會議可編輯課件主持會議與參與會議可編輯課件17主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度可編輯課件主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛可編輯課件18如何開場背景：除了會議召開的背景，也可讓與會人員自我介紹，并說明對會議的期待，以促進(jìn)與會人員及會議氣氛的融洽會議目的議程會議期待可編輯課件如何開場背景：可編輯課件19與會者的守則與責(zé)任會前充分準(zhǔn)備會中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任保持開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多地獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不進(jìn)行人身攻擊避免出現(xiàn)不當(dāng)?shù)闹w語言會后總結(jié)可編輯課件與會者的守則與責(zé)任會前充分準(zhǔn)備可編輯課件20積極傾聽的技巧什么是傾聽？傾聽與你是否同意其他人的講話是毫無關(guān)系的。傾聽就是接收到其他人所講的一切。傾聽就是理解其他人的想法。理解并不意味著接受。傾聽中的障礙聽的速度＞說的速度聽力測試1：商店打烊時可編輯課件積極傾聽的技巧什么是傾聽？聽的速度＞說的速度聽力測試1：商店21學(xué)會聽要學(xué)會聽，首先要學(xué)會沉默把所有個人見解放在一邊聚精會神，不要走神注意一些非言語的示意動作(沉默、手勢模仿、表示贊同、反對、思考、懷疑、有興趣或厭倦、以及身體疲乏等等的形體姿勢或動作。)不加篩選地收集所有的觀點。可編輯課件學(xué)會聽要學(xué)會聽，首先要學(xué)會沉默可編輯課件22采用合適的態(tài)度傾聽能力測試2可編輯課件采用合適的態(tài)度傾聽能力測試2可編輯課件23你是哪種態(tài)度？重新組合判斷決定支持演繹了解傾聽可編輯課件你是哪種態(tài)度？重新判斷決定支持演繹了解傾聽可編輯課件24積極傾聽重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對方剛說的話或者直接引用他的話或者用自己的語言重組對方的話把對方的原意保持完整可編輯課件積極傾聽重新組合是用另一種表達(dá)方式重復(fù)對方剛說的話把對方的原25積極傾聽重新組合是有利于溝通的重要技巧它可以檢驗本人是否聽懂了對方的意思可以證實本人聽懂了對方的意思…(檢驗服從個人動機。證實則是關(guān)系到剛剛說話的人，這樣他便確信自己的話對方已經(jīng)明白)可以使討論繼續(xù)下去：當(dāng)信息已經(jīng)被正確接受，我們可使對方繼續(xù)說下去、進(jìn)一步表達(dá)。在曲解了本意的情況下，或是解釋得過了分，對方會立刻糾正，詳細(xì)解釋，改正錯處?？删庉嬚n件積極傾聽重新組合是有利于溝通的重要技巧可編輯課件26重新組合重新組合可以在會面中制造一種氣氛；某些重新組合可能會幫助那些最不熟練的交談?wù)咴诠妶龊舷掳l(fā)言，使他們的話更好被人們聽進(jìn)去；使那些原本沒有理解的或是沒有聽見的人重新跟上發(fā)言者的話。可編輯課件重新組合重新組合可以在會面中制造一種氣氛；可編輯課件27積極傾聽就是告訴對方你對他的信息的理解！積極傾聽在這兩種情況下尤其有用當(dāng)你不確定對方的意思時當(dāng)對方給予的是重要的，或感情上的信息時可編輯課件積極傾聽就是告訴對方你對他的信息的理解！積極傾聽在這兩種情況28避免中途打斷復(fù)述避免分心的舉動和手勢提問贊賞性的點頭及恰當(dāng)?shù)谋砬槟抗饨佑|共情不要多說積極傾聽可編輯課件避免中途復(fù)述避免分心的提問贊賞性的點頭目光接觸共情不29聽用口去聽用耳朵聽；用眼睛看

用心聆聽聽可編輯課件聽用口去聽用耳朵聽；用眼睛看聽可編輯課件30提問題的技巧封閉式問題你是哪里人？你多大啦？結(jié)婚了嗎？……開放式問題這種問題需要解釋和說明，同時向?qū)Ψ奖硎灸銓λ麄冋f的話很感興趣，還想了解更多的內(nèi)容可編輯課件提問題的技巧封閉式問題你是哪里人？開放式問題這種問題31提問題提問題增強你的控制能力，牢記：空投指定站在對方的角度思考問題可編輯課件提問題提問題增強你的控制能力，牢記：空投站在對方的角度思考問32提問題時常見的問題問題過于寬泛開始的問題太難問引導(dǎo)性問題可能是最封閉的問題提問之前已經(jīng)表示不贊同找不到提問的內(nèi)容可編輯課件提問題時常見的問題問題過于寬泛可編輯課件33高效會議的八大特征1.只有在必要時才召集2.仔細(xì)籌劃過3.擬定和分發(fā)了議程表4.遵守時間5.一切按計劃進(jìn)行6.邀請了有經(jīng)驗的人士和決策人7.作出了結(jié)論和歸納8.記錄了所有決定、建議和負(fù)責(zé)人可編輯課件高效會議的八大特征1.只有在必要時才召集2.仔細(xì)籌劃過334決策方式一致通過法多數(shù)票通過法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定阿羅悖論可編輯課件決策方式一致通過法多數(shù)票通過法領(lǐng)導(dǎo)決定法決定阿羅悖論可編輯課35影響群體決策的因素心理定勢自尊、自信從眾行為合理化動機權(quán)威效應(yīng)責(zé)任擴散、風(fēng)險轉(zhuǎn)移可編輯課件影響群體決策的因素心理定勢合理化動機可編輯課件36會議成功的小竅門在頭腦風(fēng)暴會議上，絕不允許對別人的建議進(jìn)行評判

竅門一視頻案例：頭腦風(fēng)暴可編輯課件會議成功的小竅門在頭腦風(fēng)暴會議上，絕不允許對別人的建議進(jìn)行評37學(xué)員演練德爾菲法(DelphiMethod)可編輯課件學(xué)員演練德爾菲法(DelphiMethod)可編輯課件38決策制定會議，一定要把方案的提出與方案的評價分開

竅門二奧美廣告─大人閉嘴請吃棒棒糖可編輯課件決策制定會議，一定要把方案的提出與方案的評價分開竅門二奧美39讓每個人都有發(fā)言的機會

竅門三可編輯課件讓每個人都有發(fā)言的機會竅門三可編輯課件40會議室放置一個活頁板/白報紙架/白板

竅門四郭三條麥肯錫思維導(dǎo)圖可編輯課件會議室放置一個活頁板/白報紙架/白板竅門四郭三條麥肯錫思維41制造幽默的會議氛圍

竅門五奧美廣告的文字接龍游戲可編輯課件制造幽默的會議氛圍竅門五奧美廣告的文字接龍游戲可編輯課件42適時應(yīng)用切臘腸策略：對取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)竅門六可編輯課件適時應(yīng)用切臘腸策略：對取得的成果進(jìn)行歸納總結(jié)竅門六可編輯課件43會議達(dá)成目的的七大技巧注意人際關(guān)系選擇最佳時機鼓勵積極的發(fā)言正面發(fā)言提出并強調(diào)問題克服脾氣假想對方的反對意見目的可編輯課件會議達(dá)成目的的七大技巧注意人際關(guān)系選擇最佳時機鼓勵積極的發(fā)44說服方式切身利誘煽情說服型Persuasive可編輯課件說服方式切身利誘煽情說服型可編輯課件45Facts無可爭辯的事實ImplicationResultingfromFacts事實導(dǎo)出的影響、結(jié)果CounterPosition/YourPosition對方位置/我方位置可編輯課件FactsImplicationResultingfr46Feature特點Advantage優(yōu)勢Benefit好處123可編輯課件FeatureAdvantageBenefit123可編輯課47

四種說服型方式1)AnalyticalApproach: Presentfacts,Logic&SoundReasoning曉之以理2)ConsequenceApproach: PresentReward/Punishments誘之以利 唬之以害可編輯課件四種說服型方式1)AnalyticalApproach48

四種說服型方式3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms 目標(biāo)管理4)EmotionalApproach: PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListener’sHearts&Minds動之以情可編輯課件四種說服型方式3)Management-By-Objec49會議的四大惡習(xí)會而不議議而不決決而不行行而不實可編輯課件會議的四大惡習(xí)會而不議可編輯課件