企業(yè)集團(tuán)合同管理體系的構(gòu)建與實踐

精品文檔-下載后可編輯企業(yè)集團(tuán)合同管理體系的構(gòu)建與實踐合同是企業(yè)開展經(jīng)營活動、創(chuàng)造經(jīng)濟效益的載體，加強合同管理，實現(xiàn)法律風(fēng)險預(yù)控，關(guān)系企業(yè)的生存發(fā)展。探索符合企業(yè)實際的合同管理模式，特別是大型企業(yè)集團(tuán)，實現(xiàn)對種類繁多、數(shù)量龐雜、所屬單位（包括分公司、子公司、控股公司及其直屬單位）眾多的合同有效管理、管控，既是企業(yè)做大做強的保證，又是企業(yè)管理的核心內(nèi)容。

R集團(tuán)公司是一個擁有多家子公司、分公司、控股公司及直屬單位，多年來，在探索、加強合同管理的實踐方面形成一套符合自己實際、行之有效的管理方式、方法?，F(xiàn)做匯報，以期拋磚引玉之效。

一、確立合同管理模式

R集團(tuán)公司明確：集團(tuán)公司范圍內(nèi)（包括各級單位）的合同由集團(tuán)公司管理，集團(tuán)公司采取統(tǒng)一與授權(quán)相結(jié)合、綜合與專業(yè)相結(jié)合的管理模式對合同進(jìn)行管理。具體：在集團(tuán)公司與各單位合同管理分工上，集團(tuán)公司總部合同、各單位重要合同由集團(tuán)公司統(tǒng)一管理，各單位非重要合同由集團(tuán)公司授權(quán)各單位管理（重要合同與非重要合同的劃分標(biāo)準(zhǔn)由集團(tuán)公司確定，集團(tuán)公司參照合同標(biāo)的額、履行周期等進(jìn)行確定。如對于工程類合同，R集團(tuán)公司在劃分重要合同與非重要合同時，標(biāo)的額超過一億元或履行期限超兩年的合同定義為各單位重要合同，此類合同由R集團(tuán)公司統(tǒng)一管理）；在職能部門合同管理分工上，各專業(yè)合同由職能部門歸口管理（如R集團(tuán)公司范圍內(nèi)工程類合同、設(shè)備類合同分別由工程部、設(shè)備部管理），合同綜合管理部門對合同涉及風(fēng)險最后審查把關(guān)。

二、加強合同環(huán)節(jié)管理

對合同過程各環(huán)節(jié)進(jìn)行分解分析，加強合同各環(huán)節(jié)管理、管控，實現(xiàn)合同風(fēng)險管控。R集團(tuán)公司的具體做法：

（一）對合同當(dāng)事人審查

（1）審查內(nèi)容。1）合同當(dāng)事人的基本情況。合同當(dāng)事人是否適格，《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》或《營業(yè)執(zhí)照》及其年檢是否在有效期限之內(nèi)；2）合同當(dāng)事人的履約能力。審查當(dāng)事人的注冊資本、凈資產(chǎn)是否與合同履行相適應(yīng)，有無不良信譽記錄等；3）合同當(dāng)事人的簽約資格。當(dāng)事人是否具有簽約授權(quán)，授權(quán)是否合法，有無越權(quán)等。

（2）審查程序。集團(tuán)公司統(tǒng)一管理的合同，由集團(tuán)公司合同專業(yè)管理部門負(fù)責(zé)對當(dāng)事人審查；授權(quán)單位管理的合同，由各單位合同管理部門對當(dāng)事人審查。

通過對當(dāng)事人審查，將無簽約資格，或有簽約資格而無履約能力的當(dāng)事人排除在外。

（二）合同起草管理

R集團(tuán)公司規(guī)定集團(tuán)公司及各單位設(shè)置專職或兼職合同管理員，合同管理人員負(fù)責(zé)合同起草。合同起草參照以下要求：（1）內(nèi)容符合法律法規(guī)；（2）編號統(tǒng)一一致；（3）合同名稱與合同內(nèi)容一致；（4）主、從合同相應(yīng)內(nèi)容一致，合同附件齊備；（5）明確合同履行方式；（6）明確違約責(zé)任及承擔(dān)方式；（7）合同設(shè)立擔(dān)保的，明確擔(dān)保的方式和范圍；（8）明確管轄法院或仲裁機構(gòu)等。

（三）合同會簽管理

（1）合同會簽。合同會簽，是R集團(tuán)公司職能部門按職責(zé)分工分別對合同進(jìn)行審查，會簽是R集團(tuán)公司合同管理的重要特點。R集團(tuán)公司總部合同、各單位重要合同經(jīng)R集團(tuán)公司合同管理部門按一定順序會簽。下面舉例R集團(tuán)公司合同會簽及順序（見下表）：

（2）會簽操作。職能部門在對合同進(jìn)行審查時，審查意見可在合同會簽稿上修訂或批注，并及時反饋給合同承辦單位或部門，由承辦單位或部門采納，或說明后不予采納。

最后，R集團(tuán)合同綜合管理部門對合同合法性、有效性進(jìn)行審查把關(guān)。

（四）合同簽訂管理

合同經(jīng)會簽審查后，送R集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審查，報主要負(fù)責(zé)人審批（或主要負(fù)責(zé)人授權(quán)他人審批），最后，由合同管理員根據(jù)審批后的合同會簽稿制作合同正式文本。合同正式文本由法定代表人或授權(quán)人簽署。合同正式文本加蓋合同專用章，并加蓋騎縫章。

（五）合同履行管理

（1）合同履性計劃。R集團(tuán)公司總部合同、各單位重要合同經(jīng)各方當(dāng)事人簽署后，承辦單位或部門按照合同特點，對合同履行做總體規(guī)劃，確定合同履行階段或履行節(jié)點，制定履行計劃，并明確履行階段或節(jié)點目標(biāo)。合同履行按計劃、分階段全面履行。

（2）合同備案。R集團(tuán)公司總部合同、各單位合同簽署后，副本由承辦單位或部門報合同綜合管理部門備案，總部合同和各單位重要合同備案時附合同履行計劃。R集團(tuán)公司合同綜合管理對備案合同登記、建賬、備查，加強合同履行監(jiān)管。

（3）合同履行跟蹤。R集團(tuán)公司總部合同、各單位重要合同履行情況由承辦單位或部門定期報合同綜合管理部門和合同專業(yè)管理部門。合同綜合部門對報送的合同信息及通過其他途徑掌握的信息進(jìn)行匯總、整理、分析，協(xié)調(diào)解決合同管理存在問題，進(jìn)一步規(guī)范合同管理，促進(jìn)合同管理改進(jìn)。

（六）合同驗收、歸檔管理

合同驗收由承辦單位或部門組織，在驗收中發(fā)現(xiàn)不符合要求的事項，在規(guī)定時間內(nèi)向?qū)Ψ疆?dāng)事人提出書面異議及整改意見，并督促及時整改；驗收合格的，由驗收人員簽署書面驗收報告。

合同管理員對在簽訂、履行合同過程中的信件、電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件和合同文本等憑證妥善保管，并按R集團(tuán)公司檔案管理要求辦理歸檔。

三、合同管理體系的構(gòu)建

為實現(xiàn)合同管理，為保證合同及合同管理規(guī)范、有效運行，R集團(tuán)公司建立起與合同管理相適應(yīng)的、其行之有效的管理體系。

（一）組織體系

R集團(tuán)公司建立起由董事長總經(jīng)理合同綜合管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)和合同專業(yè)管理部門分管領(lǐng)導(dǎo)集團(tuán)公司合同管理部門集團(tuán)公司各單位各單位分管領(lǐng)導(dǎo)合同管理員的組織保障體系。組織體系的建立健全，明確了各合同管理職能部門職責(zé)，進(jìn)一步落實合同管理責(zé)任。

（二）制度體系

為適應(yīng)合同管理，R集團(tuán)公司進(jìn)一步完善、明確了由合同法及相關(guān)法律法規(guī)R集團(tuán)公司合同管理制度及相關(guān)規(guī)定R集團(tuán)公司各專業(yè)合同管理制度各單位合同管理規(guī)定的多層級的合同管理制度，保障了合同管理有章可循、有據(jù)可依。

（三）合同及合同管理動態(tài)運行機制

管理的構(gòu)建，組織、制度的保障，形成了R集團(tuán)公司及其所屬單位極具特色的合同管理運行機制，即合同及合同管理動態(tài)運行機制（合同及合同管理動態(tài)運行機制圖示見附件一）。

合同管理機制的運行，集團(tuán)公司總部合同、各