大型展銷(xiāo)會(huì)議活動(dòng)籌備規(guī)劃表

大型展銷(xiāo)會(huì)議、展銷(xiāo)活動(dòng)籌備規(guī)劃表,,,,,

預(yù)計(jì)活動(dòng)籌備開(kāi)始日期為2021.5.10，活動(dòng)周期共3個(gè)月，所有活動(dòng)進(jìn)度需按照此規(guī)劃表執(zhí)行，如有特殊情況及時(shí)和總負(fù)責(zé)人報(bào)備。,,,,,

客戶(hù)對(duì)接及方案策劃,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,客戶(hù)背景調(diào)查,調(diào)查客戶(hù)業(yè)內(nèi)口碑和背景，是否可靠,調(diào)查客戶(hù)既往是否存在重大違約行為或其他問(wèn)題，必須確認(rèn)無(wú)誤后方可合作,2021/5/10,2021/5/10

2,客戶(hù)需求確認(rèn),確認(rèn)客戶(hù)（甲方）具體需求及建議,需確認(rèn)活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算、活動(dòng)背景、活動(dòng)目的、活動(dòng)創(chuàng)意思路、參與活動(dòng)人群、雙方權(quán)責(zé)劃分明細(xì)等,2021/5/10,2021/5/14

3,,活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)人數(shù)規(guī)模、活動(dòng)地點(diǎn),除特別節(jié)日、或特殊意義日子外，活動(dòng)時(shí)間建議盡量安排到周五至周日,2021/5/10,2021/5/14

4,,活動(dòng)場(chǎng)地確認(rèn)及提前預(yù)定,準(zhǔn)備3個(gè)以上不同類(lèi)型場(chǎng)地備選，確認(rèn)了提前一個(gè)月預(yù)定場(chǎng)地,2021/5/14,2021/5/17

5,市場(chǎng)調(diào)研,制作問(wèn)卷調(diào)查,調(diào)研活動(dòng)背景（競(jìng)品、同類(lèi)型活動(dòng)）,2021/5/10,2021/5/17

6,方案+提案,團(tuán)隊(duì)頭腦風(fēng)暴，確定方案初稿（內(nèi)部）,由策劃團(tuán)隊(duì)主導(dǎo)方案，內(nèi)部其他部門(mén)參與思討論，形成方案初稿,2021/5/17,2021/5/24

7,,內(nèi)部方案把控及審核,由策劃經(jīng)理主導(dǎo)，對(duì)方案進(jìn)行包裝，確認(rèn)方案基本框架內(nèi)容,2021/5/17,2021/5/24

8,,方案第一稿提交（外部提案）,至少準(zhǔn)備3套方案，2套備用，每套方案包括方案整體敘述word文檔、方案ppt演示,2021/5/17,2021/5/24

9,,第一稿方案反饋及修改,由策劃經(jīng)理直接反饋給責(zé)任策劃，不要二次傳達(dá),2021/5/24,2021/5/28

10,,修改版提交客戶(hù),修改版由策劃經(jīng)理及總監(jiān)審稿后提交客戶(hù),2021/5/31,2021/5/31

11,,修改版反饋、調(diào)整及確認(rèn),如需繼續(xù)修改，轉(zhuǎn)由策劃經(jīng)理撰稿,2021/6/3,2021/6/3

12,,確認(rèn)本次活動(dòng)的供應(yīng)商，要求貼合主題、專(zhuān)業(yè)、靠譜,必須為公司長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，選擇2-3家進(jìn)行比價(jià)，擇優(yōu)選擇,/,/

13,,確認(rèn)活動(dòng)所有參與方,主辦、承辦、協(xié)辦、贊助商等等,/,/

14,活動(dòng)進(jìn)度管理,活動(dòng)整體時(shí)間進(jìn)度表提交,與甲方討論及確定整體進(jìn)度表,2021/5/17,2021/5/21

15,,活動(dòng)整體時(shí)間進(jìn)度表修改及確認(rèn),下發(fā)各責(zé)任部門(mén)，進(jìn)行部門(mén)工作分工,2021/5/24,2021/5/24

活動(dòng)費(fèi)用管理,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,活動(dòng)費(fèi)用,活動(dòng)報(bào)價(jià)提交,由策劃經(jīng)理制作活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算單,2021/5/10,2021/5/17

2,,調(diào)整報(bào)價(jià)提交,由策劃經(jīng)理修改活動(dòng)費(fèi)用預(yù)算單,2021/5/21,2021/5/21

3,,活動(dòng)方案如有修改報(bào)價(jià)實(shí)時(shí)調(diào)整,根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行調(diào)整,2021/5/24,2021/5/24

4,,活動(dòng)款項(xiàng)結(jié)算提交,由財(cái)務(wù)進(jìn)行審核,2021/5/28,2021/5/28

5,,活動(dòng)款薦結(jié)算最終確認(rèn),由財(cái)務(wù)進(jìn)行審核,2021/5/31,2021/5/31

活動(dòng)人員管理,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,確認(rèn)項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì),項(xiàng)目核心團(tuán)隊(duì)人員確認(rèn),活動(dòng)負(fù)責(zé)人、主創(chuàng)策劃、設(shè)計(jì)師、活動(dòng)執(zhí)行、媒介、演藝,2021/5/14,2021/5/17

2,,根據(jù)籌備表召開(kāi)活動(dòng)分工會(huì),確認(rèn)本項(xiàng)目所有內(nèi)部參與人員,2021/5/24,2021/5/28

3,確認(rèn)合作團(tuán)隊(duì),制作活動(dòng)內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)表,由活動(dòng)負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌管理，進(jìn)行人員分工安排,2021/5/28,2021/5/31

4,,合作商對(duì)接,導(dǎo)演、導(dǎo)播、音視頻制作設(shè)計(jì)、攝影錄像、禮儀等,2021/5/31,2021/6/3

5,,供應(yīng)商對(duì)接,搭建、音響、舞美、燈光、場(chǎng)地、大屏、物料等,/,/

活動(dòng)設(shè)計(jì)視覺(jué)呈現(xiàn)管理,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,平面設(shè)計(jì),活動(dòng)主KV設(shè)計(jì)的修改及確定,由項(xiàng)目主設(shè)計(jì)師設(shè)計(jì)及把控,2021/5/21,2021/6/3

2,,PPT模板設(shè)計(jì)提交,由設(shè)計(jì)師提供,2021/5/24,2021/6/7

3,,PPT模板審核確認(rèn)、內(nèi)容撰寫(xiě),由設(shè)計(jì)師進(jìn)行美化,2021/6/4,2021/6/7

4,,延展設(shè)計(jì)提交,主會(huì)場(chǎng)背景及LED畫(huà)面、分會(huì)場(chǎng)設(shè)計(jì)、簽到處背板、展區(qū)設(shè)計(jì)、胸卡、指示系統(tǒng)設(shè)計(jì)等,2021/6/11,2021/6/11

5,,延展設(shè)計(jì)確認(rèn),由主設(shè)計(jì)師設(shè)計(jì)及把控,2021/6/15,2021/6/15

6,,會(huì)場(chǎng)擺位圖確認(rèn),具體操作由甲方負(fù)責(zé)人決定,2021/6/15,2021/6/28

7,,所有場(chǎng)地整體平面圖確認(rèn),留存?zhèn)溆?2021/6/25,2021/7/2

8,,制作物平面設(shè)計(jì)及完稿提交,設(shè)計(jì)師進(jìn)行審核，切勿遺漏,2021/6/11,2021/6/18

9,,制作物平面設(shè)計(jì)及完稿確認(rèn),活動(dòng)負(fù)責(zé)人與策劃經(jīng)理進(jìn)行審核，切勿遺漏,2021/6/15,2021/6/25

10,舞美設(shè)計(jì),主舞臺(tái)布置方案提交,與甲方進(jìn)行討論，提出修改意見(jiàn),2021/6/25,2021/7/2

11,,主舞臺(tái)設(shè)計(jì)、舞臺(tái)結(jié)構(gòu)確認(rèn),活動(dòng)負(fù)責(zé)人確認(rèn)無(wú)誤后，安排素材印刷及搭建,2021/6/15,2021/6/28

12,,分會(huì)場(chǎng)布置方案提交,會(huì)場(chǎng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,2021/6/28,2021/7/2

13,,設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)確認(rèn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,2021/6/21,2021/7/2

14,,招商展臺(tái)設(shè)計(jì)提交,負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,2021/6/15,2021/7/6

15,,主辦方展臺(tái)設(shè)計(jì)提交,負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,2021/5/21,2021/6/3

16,,外場(chǎng)搭建方案提交,負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,2021/5/24,2021/6/7

17,,外場(chǎng)搭建方案確認(rèn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,2021/6/4,2021/6/7

18,,施工文件制作,負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核,2021/6/11,2021/6/11

搭建及后勤管理,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,AV管理,場(chǎng)地尺寸核對(duì),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,2021/6/11,2021/6/18

2,,主會(huì)場(chǎng)與分會(huì)場(chǎng)AV設(shè)備布置方案確認(rèn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,2021/6/15,2021/6/18

3,,所有主舞臺(tái)相關(guān)素材測(cè)試,視頻、PPT、KV、題詞,/,/

4,,AV進(jìn)場(chǎng)布展、AV設(shè)備調(diào)試,技術(shù)組跟進(jìn),/,/

5,,AV技術(shù)、內(nèi)容彩排,技術(shù)彩排、演員彩排、模擬直播,2021/6/15,2021/6/18

6,,現(xiàn)場(chǎng)呈現(xiàn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

7,搭建管理,場(chǎng)地尺寸核對(duì),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

8,,主舞臺(tái)及外場(chǎng)搭建結(jié)構(gòu)終稿提供,負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

9,,主舞臺(tái)及外場(chǎng)搭建結(jié)構(gòu)確認(rèn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

10,,所有搭建平面輸出,負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

11,,所有搭建平面確認(rèn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

12,,制作材質(zhì)確認(rèn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

13,,制作相關(guān)小樣確認(rèn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

14,,噴繪小樣確認(rèn),負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

15,,搭建進(jìn)場(chǎng)布展,負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

16,,安檢檢查、消防用電檢查,負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收,/,/

內(nèi)容管理,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,內(nèi)容撰寫(xiě),素材管理,主策劃負(fù)責(zé)整理,/,/

2,,內(nèi)容大綱提供,主策劃負(fù)責(zé)整理,/,/

3,,視頻內(nèi)容調(diào)整及修改意見(jiàn),策劃經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn),/,/

4,,最終視頻確認(rèn),策劃經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn),/,/

5,演講PPT,嘉賓演講PPT收集,主策劃負(fù)責(zé)整理,/,/

6,流程管理,主體大會(huì)流程確認(rèn),活動(dòng)總負(fù)責(zé)進(jìn)行確認(rèn),/,/

7,,信息收集,主策劃負(fù)責(zé)整理,/,/

8,,嘉賓演講PPT收集整理,敲定演講主題和大綱，主策劃負(fù)責(zé)整理，敲定截止時(shí)間,/,/

9,,確認(rèn)彩排時(shí)間，并給出最終的彩排時(shí)間計(jì)劃,提前預(yù)約所有嘉賓時(shí)間，做出彩排表,/,/

10,,提前一天現(xiàn)場(chǎng)彩排,第一時(shí)間確認(rèn)嘉賓是否能到場(chǎng)，按彩排表進(jìn)行彩排,/,/

11,分會(huì)場(chǎng)管理,流程確認(rèn),活動(dòng)總負(fù)責(zé)進(jìn)行確認(rèn),/,/

12,,演講需求收集,主策劃負(fù)責(zé)整理,/,/

13,,確認(rèn)彩排時(shí)間，并給出最終的彩排時(shí)間計(jì)劃,活動(dòng)總負(fù)責(zé)進(jìn)行確認(rèn),/,/

14,,提前一天現(xiàn)場(chǎng)彩排,活動(dòng)總負(fù)責(zé)進(jìn)行確認(rèn),/,/

重要嘉賓管理,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,嘉賓服務(wù),確認(rèn)重要嘉賓邀請(qǐng)名單,接待組負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)，確認(rèn)嘉賓Title、照片、成功安全、Demo,/,/

2,,嘉賓動(dòng)態(tài)跟進(jìn)（參考行程表）,機(jī)票酒店安排、接送機(jī)、用餐、短信通知、能與通知、迎來(lái)送往、彩排、落坐位置、上場(chǎng)次序、嘉賓禮品、PPT是否對(duì)外等細(xì)節(jié),/,/

3,,協(xié)助重要嘉賓服務(wù)明細(xì)（包括VIP室安排，會(huì)議期間用餐安排）,接待組負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn),/,/

媒體管理,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,媒體管理,協(xié)助媒體采訪(fǎng)間安排,媒體組負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)，避免混進(jìn)閑雜人員,/,/

贊助管理,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,招商管理,招商方案提交,市場(chǎng)經(jīng)理跟進(jìn)及修改調(diào)整,/,/

2,,招商方案確認(rèn)（包括調(diào)整后最終確認(rèn)）,市場(chǎng)經(jīng)理跟進(jìn)、確認(rèn),/,/

3,,招商進(jìn)行,市場(chǎng)經(jīng)理跟進(jìn),/,/

4,,招商最終確認(rèn),市場(chǎng)經(jīng)理跟進(jìn),/,/

5,贊助商展位管理,贊助方LOGO收集,市場(chǎng)經(jīng)理與設(shè)計(jì)師跟進(jìn),/,/

6,,展位工作人員名單提供,市場(chǎng)經(jīng)理跟進(jìn),/,/

7,,提交展位特別需求表（用電、網(wǎng)絡(luò)等）,市場(chǎng)經(jīng)理與設(shè)計(jì)師跟進(jìn),/,/

8,,提交海報(bào)設(shè)計(jì),對(duì)接設(shè)計(jì)師,/,/

9,,主辦方活動(dòng)審批,對(duì)接公安消防等部門(mén),/,/

10,,展位結(jié)構(gòu)搭建制作,對(duì)接搭建方,/,/

11,,資料、禮品運(yùn)輸清單,市場(chǎng)經(jīng)理跟進(jìn),/,/

12,贊助商演講,確認(rèn)演講人（收集演講人資料，包括履歷、照片及演講講義）,主策劃負(fù)責(zé)整理，按照統(tǒng)一的格式提供，確保所有內(nèi)容無(wú)誤,/,/

13,,提交演講初稿,主策劃負(fù)責(zé)整理,/,/

14,,贊助商完成slides修改并最終確認(rèn)所有內(nèi)容,主策劃負(fù)責(zé)整理,/,/

15,,收集所有演講者的演講需求,是否需要聯(lián)網(wǎng)，確認(rèn)演講設(shè)備及其他需求,/,/

16,,提前一天現(xiàn)場(chǎng)彩排,活動(dòng)總負(fù)責(zé)進(jìn)行確認(rèn),/,/

17,運(yùn)輸管理,展區(qū)進(jìn)場(chǎng)搭建時(shí)間,活動(dòng)總負(fù)責(zé)進(jìn)行確認(rèn),/,/

18,,展區(qū)撤場(chǎng)時(shí)間,活動(dòng)總負(fù)責(zé)進(jìn)行確認(rèn),/,/

現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,執(zhí)行管理,活動(dòng)執(zhí)行手冊(cè)的撰寫(xiě),活動(dòng)總負(fù)責(zé)根據(jù)分工單，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)統(tǒng)籌管理（含聯(lián)絡(luò)分工表、流程、Rundown、場(chǎng)地規(guī)劃圖、物料清單、場(chǎng)地安排、采訪(fǎng)間安排、第三方人員管理、VIP名單、桌卡名單、座位排序等）,/,/

2,,活動(dòng)前TE內(nèi)部會(huì)議,活動(dòng)總負(fù)責(zé)召開(kāi),/,/

3,,執(zhí)行手冊(cè)提交,活動(dòng)總負(fù)責(zé)確認(rèn),/,/

4,,活動(dòng)前整體CheckPoint會(huì)議,活動(dòng)總負(fù)責(zé)召開(kāi),/,/

物料及印刷品,,,,,

序號(hào),"籌備階段

關(guān)鍵步驟",活動(dòng)詳細(xì)內(nèi)容,注意事項(xiàng),開(kāi)始日期,結(jié)束日期

1,物料管理,所有設(shè)計(jì)物料統(tǒng)籌,設(shè)計(jì)師跟進(jìn),/,/

2,,物料第一稿確認(rèn),設(shè)計(jì)師跟進(jìn)，活動(dòng)總負(fù)責(zé)及客戶(hù)確認(rèn),/,/

3,,定稿、制作、打印、物料,設(shè)計(jì)師跟進(jìn),/,/

4,印刷品管理,印刷小樣完成并提交,設(shè)計(jì)師跟進(jìn),/,/

5,,小樣確認(rèn),設(shè)計(jì)師跟進(jìn),/,/

6,,成品提交,設(shè)計(jì)師跟進(jìn)