公司參觀接待流程和指引

前言［適用范圍]：公司各部門[規(guī)范目的］:為規(guī)范公司對外接待的管理程序,提高接待管理水平，做好公司對外來賓接待，展示公司禮儀好客的形象，特制定本規(guī)定。謝謝閱讀XX參觀接待流程和指引（流程圖參見附件一）1、接待來訪前期確認工作1.1、來訪時間及賓客信息確認1。1.1預(yù)約到客人后,盡快確認賓客來訪時間（年/月/日/時）。感謝閱讀1。1.2需要盡快確認賓客的隨行人數(shù)。1.1.3需要確認接待的地點。1。1.4需要確認賓客信息,確認接待級別。(姓名、單位、職位、頭銜等）精品文檔放心下載1.1。5需要了解客戶公司經(jīng)營性質(zhì)。1。2、接待活動主題以及來訪情況確認1.2.1確認賓客的來訪目的以及合作誠意。1。2。2客戶預(yù)期談判的內(nèi)容。1.2.3明確此次來訪帶來的深遠影響.1。2.4根據(jù)上述確認此行活動的主題.1.3、來訪安排1。3.1制作客戶接待安排表、一式三份，于客戶到訪前一星期呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門負責(zé)。精品文檔放心下載1。3.2接待安排(接送、住宿、餐飲、禮品等具體安排）.感謝閱讀1.3.3會議安排客戶來訪前應(yīng)根據(jù)客戶級別相應(yīng)知會部門負責(zé)人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理,以確定參與洽談的人員。如需要總裁參加，必須提前2天通知總經(jīng)辦,以便確認。精品文檔放心下載1。4、資料稿件準備確認1.4。1根據(jù)每次接待的不同以及需要準備:匯報演講PPT、匯報演講稿件、公司品牌宣片、公司品牌傳冊、產(chǎn)品彩頁等。謝謝閱讀1.4.2辦公室負責(zé)準備國旗、姓名牌、公司介紹、市場版產(chǎn)品目錄、公司介紹投影設(shè)備等。感謝閱讀1.4。3產(chǎn)品參數(shù)表、樣品等,應(yīng)事先與相關(guān)人員聯(lián)系以確保無誤.謝謝閱讀1。4。4重要客戶來訪，必須制定詳細的《接待方案》，呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理及市場部經(jīng)理.謝謝閱讀1。5、成立接待小組（詳情參見附件二）根據(jù)每次接待情況的不同，組建接待小組。1。5.1接待接口人：統(tǒng)一受理來訪需求，并協(xié)調(diào)確定接待負責(zé)人，接待結(jié)束后負責(zé)接待信息歸檔、傳遞。謝謝閱讀1。5。2接待助理：制定接待計劃、進行接待準備工作，協(xié)助填寫客人來訪記錄，可參與實施接待。謝謝閱讀1。5。3接待負責(zé)人：對此次接待效果負責(zé)；需積極配合文件投入處的協(xié)調(diào)安排，承擔(dān)接待工作。精品文檔放心下載1.5.4各環(huán)節(jié)具體負責(zé)人(例如：賓客車輛接送、酒店住宿、會場布置--行政部；講解人員--技術(shù)支持部;等等。）謝謝閱讀12、接待來訪前期準備工作2。1、吃、住、行安排（詳情參見附件三）根據(jù)實際情況安排接送（飛機、船舶、火車）.2.2、制定參觀路線2.2。1根據(jù)來訪前確認的相關(guān)信息，制定參觀路線。2.2.2根據(jù)我方希望展示的方向，制定參觀路線。2.2.3根據(jù)來賓要求制定相關(guān)參觀路線。2。2。4繪制參觀路線圖/參觀路線流程。2。3、公司整體布置(詳情參見附表二)2.3.1外部:①歡迎橫幅②指示水牌(大堂、電梯出口、樓梯間等）③花籃/植物綠化④KT版簽名墻⑤紅地毯（以上信息可以根據(jù)每次具體來訪而定)2。3。2內(nèi)部：①紅地毯（按照參觀區(qū)域布置紅毯）②植物/花盆裝飾③果盤/茶水/咖啡2。3。3特殊:①展廳——產(chǎn)品展示、調(diào)試、演示、講解.②會議室——公司宣傳冊、產(chǎn)品彩頁、投影設(shè)備、演示樣品。精品文檔放心下載③會客室——果盤、茶水/咖啡/飲料、香煙(煙缸）、打火機等。謝謝閱讀（以上信息可以根據(jù)每次具體情況而定）2.4、采購接待所需物品（詳情參見附表二）根據(jù)每次接待活動的實際情況而定。操作流程：①接待小組提出一定訴求；謝謝閱讀②行政部門制作預(yù)算報價呈批；③行政部獲批后進行采購;④根據(jù)要求進行布置/裝飾。＊消耗用品（果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等）＊循環(huán)用品（套裝茶具、咖啡機、裝飾擺件等）*特殊用品（機器設(shè)備等)謝謝閱讀2.5、員工面貌整理（詳情參見附件四）統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待.2。6、人員安排（詳情參見附表二）2。6.1調(diào)配人員(整體調(diào)控各項事物的順利進行，例:總經(jīng)理助理、接待助理、精品文檔放心下載接待配合部門經(jīng)理等。）2.6。2各環(huán)節(jié)負責(zé)人2.6.3禮儀人員2。6。4其他人員3、接待來訪當日具體工作3。1、車輛待命2根據(jù)前期確認信息具體制定車輛安排計劃表（具體方案由行政部主要策劃)。精品文檔放心下載3.1.1車輛等級：①一級——高級接待＊高級商務(wù)車（豐田三花、奔馳商務(wù)等)。*高級轎車（奔馳、寶馬等）。②二級——中級接待＊中級商務(wù)車（別克商務(wù)、日產(chǎn)商務(wù)等）。*中級轎車(雷克薩斯、大眾等）。③三級-—普通接待*普通商務(wù)車（東風(fēng)商務(wù)車、江淮商務(wù)車等）.*普通轎車/打車。3.1.2機動車輛：安排一到二輛隨即車輛,應(yīng)對突發(fā)狀況.謝謝閱讀3.2、設(shè)備調(diào)試產(chǎn)品設(shè)備調(diào)試：①第一階段:定下來訪計劃后,根據(jù)計劃所需展示的產(chǎn)品，進行調(diào)動與調(diào)配。精品文檔放心下載②第二階段：來訪前一天，最終設(shè)備調(diào)試。③第三階段：來訪當天,進行最終設(shè)備確認。3。3、工作人員到位①接待前一日開會，最終確認審核各項事物的安排情況。②接待當日，所有參與接待人員提前到崗.③最終確認每項環(huán)節(jié)的安排，防止出現(xiàn)紕漏。3.4、領(lǐng)導(dǎo)會晤①陪同人員參與會晤（接待主負責(zé)人、副總、經(jīng)理、總助、會議速記等）.精品文檔放心下載②會晤期間，所有接待人員待命。3.5、結(jié)束送行①根據(jù)身份確定規(guī)格而定。(一級客戶送至公司門口、汽車旁。二級三級客戶送至公司門口等）精品文檔放心下載②送行至門口或車旁揮手致意，方可離開.4、接待來訪后期總結(jié)工作4.1、電話回訪、后期跟進接待小組/具體項目組執(zhí)行：4.1。1接待活動結(jié)束后一個星期內(nèi),給予對方電話回訪,查看此次接待的反響，以及客人的意見。精品文檔放心下載4。1.2對于會議上提出的相關(guān)問題進行跟進并執(zhí)行.4.2、總結(jié)會議4。2.1接待活動結(jié)束后,所有參與此次活動的重要職能部門參與總結(jié)會議.精品文檔放心下載4.2。2總結(jié)并記錄此次接待活動的利弊。4.2.3成員們提出，對于日后接待活動的意見，并逐漸修正完成各項具體流程.謝謝閱讀4.3、總結(jié)整理資料留檔4.3。1接待小組收集每次接待的相關(guān)資料以及圖片，整理歸檔。感謝閱讀4。3.2相關(guān)部門收集整理接待相關(guān)資料以及圖片，便于后期業(yè)務(wù)跟進。精品文檔放心下載5、特別注意事項（詳情參見附件三）6、保密原則特別申明接待中涉及機要事務(wù)、秘密文電、重要會議，要特別注意保密,接待中既要熟練謝謝閱讀3介紹公司情況,又要內(nèi)外有別，嚴守本公司商業(yè)機密,對不宜對方攝影攝像的場合，應(yīng)向參觀人員說明。精品文檔放心下載【結(jié)束語】茲為促進公共關(guān)系擴大宣傳效果兼顧公司機密特制訂本規(guī)定，此規(guī)定從頒布之日起執(zhí)行，請各部門員工嚴格按照規(guī)定執(zhí)行公司接待事務(wù).謝謝閱讀附件一xxx客戶來訪接待流程圖了解到訪時間、接送要求、預(yù)訂酒店、預(yù)定返程票等預(yù)訂酒店預(yù)定返程票駕駛員準時接送接待部門或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)按領(lǐng)導(dǎo)安排訂餐接待部門領(lǐng)取參觀牌

接收來賓信息了解來訪單位、領(lǐng)隊、人數(shù)、目的、時間實施接待前的準備申請部門填寫新客成立接待小組 戶來訪接待通知單接待前會議準備 歡迎橫幅投影儀調(diào)試安排會議室賓客接送會議室整理辦公樓門前迎賓 茶水等準備參加人員通知會議中接待服務(wù) 打開空調(diào)或燈光參觀工廠 斟茶倒水服務(wù)會議結(jié)束收拾會談結(jié)束送賓客就餐 接待部門和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)陪同酒店住宿 送往酒店協(xié)助辦理登記4交接預(yù)訂票務(wù)送客人返程 送客人到機場車站注：1、為接待部門執(zhí)行， 為接待小組執(zhí)行.2、 為需要才執(zhí)行的流程， 為必須執(zhí)行的流程附件二客戶來訪接待人員職責(zé)說明一、接待接口人1、處理接待信息一般有兩個來源：一是客人直接向管理工程部提出；二是對接客戶人員提出的接待需求。并要有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并對其要求參觀交流的內(nèi)容進行審查控制。感謝閱讀2、確定接待負責(zé)人根據(jù)來訪內(nèi)容協(xié)調(diào)確定接待負責(zé)人及接待助理，并向接待負責(zé)人及接待助理提供申請方的基本信息及聯(lián)系方式。謝謝閱讀3、歸檔保存接待記錄接待接口人歸檔，建立客戶接待信息庫，對其中有價值的信息知會相關(guān)領(lǐng)導(dǎo).每月向干部處及相關(guān)主管提交接待人員的表現(xiàn)情況，作為工作考核參考。感謝閱讀4、資料維護負責(zé)組織對交流資料的維護。每半年檢查更新一次，督促各資料編寫人更新內(nèi)容.要符合公司宣傳策略，把好信息保密關(guān).感謝閱讀二、接待助理人1、進行接待安排①制定詳細接待計劃。②確定來訪的議題及來訪時間、地點。③明確雙方與會人數(shù)、人員姓名、職位。④作好接待日程安排及議程安排.⑤與接待負責(zé)人確認此接待計劃。⑥禮品資料準備。⑦會議準備.⑧填寫任務(wù)令及工作聯(lián)絡(luò)單聯(lián)系相關(guān)部門準備。2、接待工作記錄/意見反饋①填寫《接待記錄》，記錄會談的內(nèi)容、來訪人員的信息資料等。謝謝閱讀②接待后組織會議，收集意見。三、接待負責(zé)人實施接待：主持接待，按接待議程陪同客人參觀,為客人講解與客人交流。謝謝閱讀附件三客戶來訪接待注意事項一、接待注意事項：51、接機①舉的牌子應(yīng)該有公司名、人名和歡迎辭。②客人來了要主動接行李，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。謝謝閱讀③接機的車子要按生意情況和來人官階來定.2、吃飯(根據(jù)情況選定餐廳)飯桌上談生意是中國的特色。顧客定方向,主人定消費額度.菜的個數(shù)應(yīng)該比人數(shù)多一道,酒水占總金額的40％。問過客人之后再定餐廳,菜可以先點好，依照客戶進行小改動。謝謝閱讀3、酒店根據(jù)客人需求和級別來訂酒店。(三星-—五星）具體方案由行政部制定。感謝閱讀二、特別注意事項4、送禮送禮；酒店是最好的地方。1.一二級客人可以旁敲側(cè)擊詢問他家里的情況，談到最多的人就是送禮對象。2.三級客人應(yīng)先用小禮物試探一下，再用大概兩倍于它的工資的錢活動。精品文檔放心下載5、合影這是大部分民營企業(yè)忽略的一點。即拍即印,再配上高檔相框的合影也許會讓客戶收藏一輩子。感謝閱讀6、必要擺放在客戶座位前應(yīng)該有名牌，包括公司和姓名，如果官位比較大也要寫上職位.還要筆記本，有關(guān)公司的書面資料等.精品文檔放心下載7、幻燈片對于公司的歷史要簡明扼要,而關(guān)于兩公司的合作歷史要詳之又詳。對于自己滿足客戶的能力要著重介紹，一定要真實，但不用什么都說。感謝閱讀8、參觀廠房在顧客來之前就要準備演示，需要有人通知客人即將參觀的車間，而且要專人展示（只展示基礎(chǔ)的東西）.但核心技術(shù)要說的比較深奧,而且沒必要展示。謝謝閱讀9、反饋在最末一次餐飯上，一定要問一下賓客他們的感受，一個為了改善自我,另外也為了了解情況。感謝閱讀附件四客戶來訪接待人員著裝要求事項一、男士：61、襯衫、領(lǐng)帶、西裝（成套）、皮鞋.2、不需留長發(fā)、蓄長須，留長指甲；整體儀表干凈整潔。精品文檔放心下載二、女士：1、職業(yè)套裝/套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙/西褲、絲襪（肉色/黑色)高跟鞋精品文檔放心下載（3—5公分適宜）。2、換淡妝、頭發(fā)整潔（盡量要求扎發(fā)或者盤發(fā)）。三、禁忌：怪異造型/發(fā)型、夸張首飾、濃妝艷抹、松糕鞋、衣著暴露等。感謝閱讀附件五xxx客戶來訪接待參觀指引一、禮儀規(guī)范1、儀表:面容清潔，衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方.3、言語:語氣溫和、禮貌文雅.4、態(tài)度：誠懇熱情，不卑不亢。5、迎接來賓時:要注意把握迎候時間,提前等候與公司門口或車站機場,接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。謝謝閱讀6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受，默讀一下后鄭重收入口袋中。精品文檔放心下載7、過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側(cè)回身,配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意.謝謝閱讀8、進電梯時：要告訴客人上幾樓,讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人,先領(lǐng)導(dǎo)，后同事.謝謝閱讀10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格，送至公司門口、汽車旁。感謝閱讀二、商務(wù)接待中的座次安排1、關(guān)于會議主席臺座次的安排1。1主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓.精品文檔放心下載1。2主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置,3號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置；領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，1、2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中,2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置,3號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。精品文檔放心下載1.3幾個機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列.可靈活掌握。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排。另外,對邀請的上級單位或平級單位的來賓，也不一定非得按職務(wù)高低來排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓，其實際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的,可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。精品文檔放心下載1。4對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實.領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多,還應(yīng)準備座位圖。如有臨時變化,應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認真填寫名簽，謹防錯別字出現(xiàn)1.4.1主席臺人數(shù)為奇數(shù)時感謝閱讀1.4.2主席臺人數(shù)為偶數(shù)時2、關(guān)于宴席座次的安排7宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面,1號客人在謝謝閱讀主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副感謝閱讀主陪的左手，其他可以隨意.以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特感謝閱讀殊因素,應(yīng)視情而定。2。1中餐桌2。2西餐桌3、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等,按主客左右排列。精品文檔放心下載4、關(guān)于乘車的座次安排小轎車1號座位在司機的右后邊,2號座位在司機的正后邊,3號座位在司機的旁邊.（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間).中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。謝謝閱讀乘車座次安排5、合影座次安排與主席臺安排相同附：會議座位安排長條桌注：A為上級領(lǐng)導(dǎo)，B為主方席沙發(fā)室與外賓會談注:A為主方，B為客方與上級領(lǐng)導(dǎo)座談注：A為上級領(lǐng)導(dǎo),B為主方領(lǐng)導(dǎo)附表一客戶來訪接待通知單（一）來客基本信息姓名 性別 年齡 單位 職務(wù) 地址 電話 郵編8（二）、重要來賓個人信息：1、背景：2、在項目中的具體作用：3、對公司技術(shù)、文化管理的認可度：4、來訪公司、會見領(lǐng)導(dǎo)歷史記錄：5、個人愛好、忌諱等:（三）、來訪目的：□選型□參觀□簽合同□合作□順訪□游玩□其它（四）接待級別□A省級□B地市級□C普通級□其他特殊客戶接口部門：接待日期：接待負責(zé)人：手機及電話：責(zé)任部門：責(zé)任款項：配合部門:配合款項：（五）來訪時間及安排到達日期航班號（車、船次）：從至月日出發(fā)時刻到達時刻預(yù)計離開日期返程票：□已訂月日時分從至月日□待定月日時分從至（六）接待要求：1、迎接 迎接地點：□機場□火車站□其它接待人員:□司機□指定人員其它要求：□需持鮮花迎接□需在迎接地點打歡迎□車型有特殊要求2、住宿入住酒店：□一類:五星□二類：四星□三類：三星（快捷類)□其它感謝閱讀9房間類型：□標準間間□豪華間間□套房間費用承擔(dān)：□公司全部承擔(dān)□客人完全自付□公司只承擔(dān)房費，其它費用自理其它要求：□提前辦好入住手續(xù)□開通國內(nèi)長話費□酒店包早餐□擺放水果感謝閱讀□擺放鮮花□擺放公司宣傳資料□擺放公司歡迎牌3、就餐 費用承擔(dān)：□公司全部承擔(dān)□公司承擔(dān)接風(fēng)、送行，其余客人自理精品文檔放心下載□客人完全自理□其它接風(fēng)、送行宴建議陪同領(lǐng)導(dǎo)：□總經(jīng)理□副總經(jīng)理□部門經(jīng)理□指定人員4、游覽5、禮品 禮品類別：□電器類□文化類□工藝品類（續(xù)寫申請單)謝謝閱讀6、送行 是否安排車輛