DB4401T+211-2023化妝品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范

ICS03.100CCSA00

DB4401廣 州 市 地 方 標 準DB4401/T211—2023化妝品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范Qualitymanagementspecificationofcosmeticsbusiness20232023042520230525廣州市市場監(jiān)督管理局發(fā)布DB4401/T211—2023目 次前 言 II范圍 1規(guī)范性引用文件 1術(shù)語和定義 1化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）類型 1化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）職責 2制度建設 2人員要求 3質(zhì)量管理 4檔案管理 6持續(xù)改進 7附錄A（資料性）記錄和臺賬樣表 8參考文獻參考文獻 10IDB4401/T211—2023前 言本文件按照GB/T1.1—20201草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔識別專利的責任。本文件由廣州市市場監(jiān)督管理局提出并歸口。本文件起草單位：廣州市標準化研究院、廣州市市場監(jiān)督管理局。本文件主要起草人：周潔、連小燕、賴摯君、吳文暉、陳琳、劉利民、高慶權(quán)、孫立杰、黃鳳騰。IIIIDB4401/T211—2023DB4401/T211—2023DB4401/T211—2023DB4401/T211—2023化妝品經(jīng)營質(zhì)量管理規(guī)范范圍（者（者本文件適用于化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）的質(zhì)量管理。規(guī)范性引用文件本文件沒有規(guī)范性引用文件。術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）cosmeticsbusinessenterprise(person)化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）cosmeticsbusinessenterprise(person)3.2臨期化妝品expiringcosmetics臨近使用期限的化妝品。3.3最小銷售單元minimumsellingunit4化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）類型化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）主要分為以下兩類。第一類是從事化妝品銷售活動的經(jīng)營企業(yè)（者），主要包括：化妝品專業(yè)店、專賣店經(jīng)營企業(yè)（者）；從事化妝品經(jīng)營的商場超市、商貿(mào)企業(yè)；14)美容美發(fā)機構(gòu)、賓館等在經(jīng)營服務中使用化妝品或者為消費者提供化妝品者等。第二類是提供化妝品集中銷售場所/平臺的經(jīng)營企業(yè)（者），主要包括：化妝品集中交易市場開辦者；化妝品展銷會舉辦者；化妝品電子商務平臺經(jīng)營者等?；瘖y品經(jīng)營企業(yè)（者）職責化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）法定代表人或者負責人是化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）質(zhì)量管理的主要責任人，對化妝品經(jīng)營質(zhì)量管理工作全面負責。第一類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）應設置與經(jīng)營規(guī)模相適應的化妝品質(zhì)量管理機構(gòu)或配備專兼職質(zhì)量第二類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）應設置與經(jīng)營規(guī)模相適應的化妝品質(zhì)量管理機構(gòu)或配備專兼職質(zhì)量管理人員，具體負責市場/展銷會/平臺的質(zhì)量管理工作，承擔場內(nèi)/平臺內(nèi)化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）管理責任，督促其依法依規(guī)履行義務。制度建設第一類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）應建立化妝品經(jīng)營質(zhì)量管理制度體系并有效實施，保障經(jīng)營過程中化妝品的質(zhì)量安全。化妝品經(jīng)營質(zhì)量管理制度體系主要應包括以下制度：質(zhì)量安全責任制度：主要包括企業(yè)法人、負責人及各部門的質(zhì)量安全職責等內(nèi)容；索證索票和臺賬管理制度：主要包括索證索票的內(nèi)容和要求、臺賬的類別、臺賬記錄等內(nèi)容；不合格品管理：主要包括不合格品的質(zhì)量判定、對各類不合格品的處置等內(nèi)容；（配合監(jiān)督檢查制度：主要包括配合檢查、產(chǎn)品抽檢的義務等內(nèi)容；其它需要制定的制度。有條件的化妝品經(jīng)營企業(yè)（者），質(zhì)量管理制度體系還可包括以下制度：供應商評價制度：主要包括供應商評價程序、評價標準、評價結(jié)果的處理等內(nèi)容；化妝品銷售管理制度：主要包括銷售現(xiàn)場管理、銷售人員素質(zhì)要求、銷售單據(jù)的管理等內(nèi)容；退換貨管理制度：主要包括退換貨條件、退換貨審核流程、退換貨商品處理等內(nèi)容；客戶投訴管理制度：主要包括投訴內(nèi)容及類別、處理流程、處理方法、改進措施等內(nèi)容；人員培訓制度：主要包括人員培訓的內(nèi)容、培訓對象、培訓頻次等內(nèi)容。實行統(tǒng)一配送的化妝品經(jīng)營企業(yè)（者），可由經(jīng)營者總部統(tǒng)一建立并實施質(zhì)量管理制度體系。2第二類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）應建立化妝品經(jīng)營質(zhì)量管理制度體系并有效實施，加強對入場化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）的質(zhì)量管理，保障經(jīng)營過程中化妝品的質(zhì)量安全。質(zhì)量管理制度體系主要應包括以下制度：市場/平臺準入制度：主要包括入場要求、入場辦理流程、需要提供的材料等內(nèi)容；市場/平臺退場制度：主要包括退場情況、退場辦理流程、需要提供的材料等內(nèi)容；違法行為制止及報告制度：主要包括違法行為的類別、針對不同違法行為的處理方式等內(nèi)容；突發(fā)事件上報制度：主要包括突發(fā)事件的類型、應急處理辦法、應急保障等內(nèi)容；配合監(jiān)督檢查制度：主要包括配合檢查、產(chǎn)品抽檢的義務等內(nèi)容；其它需要制定的制度?；瘖y品集中交易市場開辦者、展銷會舉辦者應要求入場化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）6.1.2有條件的化妝品集中交易市場開辦者、展銷會舉辦者宜建立化妝品抽樣檢驗、統(tǒng)一銷售憑證格式等制度，規(guī)范入場化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）行為。化妝品電子商務平臺經(jīng)營者應建立內(nèi)部化妝品質(zhì)量負責人制度，設置本平臺管理化妝品質(zhì)量總負責人、部門負責人、具體經(jīng)辦聯(lián)絡人，負責定期開展法規(guī)宣貫、自查整改工作。人員要求人員資質(zhì)化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）的管理者應具備以下資質(zhì)要求：基本掌握化妝品相關(guān)法律法規(guī)規(guī)章及基礎知識；能夠為質(zhì)量管理制度體系進行規(guī)劃，并融入到發(fā)展戰(zhàn)略中；能夠指導、推進質(zhì)量管理制度體系的建設工作；專兼職質(zhì)量管理人員應具備以下資質(zhì)要求：能夠按經(jīng)營質(zhì)量要求對整個經(jīng)營過程的產(chǎn)品品質(zhì)進行監(jiān)督管理；有能力對產(chǎn)品品質(zhì)異?；蚪?jīng)營中產(chǎn)生的問題原因進行分析、處理并制定整改措施；其他從業(yè)人員應具備以下資質(zhì)要求：基本掌握化妝品相關(guān)法律法規(guī)規(guī)章及基礎知識；熟悉崗位職責，掌握履行本崗位職責相關(guān)的專業(yè)知識和技能；具備良好的職業(yè)道德，誠實、守信；化妝品銷售人員應身體健康，宜持健康證上崗。人員培訓3第一類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）應對經(jīng)營場所內(nèi)人員定期進行化妝品法律法規(guī)、產(chǎn)品知識、產(chǎn)品質(zhì)量的培訓。1（者）進行培訓，培訓內(nèi)容包括但不限于店鋪統(tǒng)一管理的要求、誠信經(jīng)營、化妝品質(zhì)量安全、化妝品法律法規(guī)的培訓等。1質(zhì)量管理第一類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）采購與驗收采購應從具有化妝品生產(chǎn)、經(jīng)營資格的企業(yè)購進化妝品，索取供應商證件材料，建立供應商檔案。供應商檔案包括但不限于：化妝品生產(chǎn)企業(yè)或供應商的營業(yè)執(zhí)照；化妝品生產(chǎn)企業(yè)的化妝品生產(chǎn)許可證；國產(chǎn)特殊化妝品的行政許可批件或注冊證；國產(chǎn)普通化妝品的備案憑證；進口普通化妝品的備案憑證；化妝品檢驗報告或合格證明；進口化妝品的有效檢驗檢疫證明等。進口普通化妝品的備案憑證；化妝品檢驗報告或合格證明；進口化妝品的有效檢驗檢疫證明等。驗收應執(zhí)行進貨查驗記錄制度的要求，購進化妝品時應向供應商索取銷售發(fā)票或者銷售單據(jù)，A.1）：化妝品名稱；特殊化妝品行政許可批件或注冊證編號；普通化妝品備案編號；生產(chǎn)日期和保質(zhì)期或生產(chǎn)批號和限期使用日期；凈含量；購進數(shù)量；供貨者名稱、地址、聯(lián)系方式；購進日期等。實行統(tǒng)一配送的化妝品經(jīng)營企業(yè)（者），可以由總部統(tǒng)一建立并執(zhí)行進貨查驗記錄制度，統(tǒng)一進行查驗記錄并保存相關(guān)憑證?？偛繎敱ＷC所屬分店能提供所經(jīng)營化妝品的相關(guān)記錄和憑證。驗收中發(fā)現(xiàn)假冒偽劣或可疑化妝品時，應及時向所在地區(qū)級市場監(jiān)督管理部門報告，并配合進行調(diào)查處理。8.1.2運輸與貯存4運輸自行進行運輸?shù)模\輸車輛應保持良好的環(huán)境衛(wèi)生，車廂內(nèi)部應定期清潔、消毒和干燥，委托給第三方物流公司進行運輸?shù)?，應簽訂相關(guān)協(xié)議，保障化妝品運輸過程質(zhì)量安全。貯存化妝品經(jīng)營場所和倉庫應保持內(nèi)外整潔，有通風、防塵、防潮、防蟲、防鼠、防污染等設施，并根據(jù)產(chǎn)品特點選擇適宜的貯存條件，必要時配備相應的恒溫或冷藏條件。1盤點中發(fā)現(xiàn)臨期化妝品，應上報質(zhì)量管理機構(gòu)，對臨期化妝品跟進處理。盤點中發(fā)現(xiàn)異常化妝品，應上報質(zhì)量管理機構(gòu)，跟進處理。確定為質(zhì)量異常化妝品的，不應流入市場。銷售銷售化妝品應依法正確介紹化妝品，不得虛假夸大宣傳或誤導消費者，禁止宣傳醫(yī)療作用。銷售化妝品應建立銷售記錄，銷售記錄應包括以下內(nèi)容（格式見表A.2）：化妝品名稱；生產(chǎn)日期和保質(zhì)期或生產(chǎn)批號和限期使用日期；凈含量；數(shù)量；銷售價格；銷售日期等。美容美發(fā)機構(gòu)經(jīng)營中使用的化妝品以及賓館等為消費者提供的化妝品應當符合最小銷售單元標簽的規(guī)定。最小銷售單元標簽的規(guī)定見《化妝品標簽管理辦法》。美容美發(fā)機構(gòu)應當在其服務場所內(nèi)顯著位置展示其經(jīng)營使用的化妝品的銷售包裝，方便消費電子商務平臺內(nèi)化妝品經(jīng)營者以及通過自建網(wǎng)站、其他網(wǎng)絡服務經(jīng)營化妝品的電子商務經(jīng)營以免費試用、贈予、兌換等形式向消費者提供化妝品的，應當依法履行相關(guān)規(guī)定中的化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）義務?；瘖y品質(zhì)量安全風險管理發(fā)現(xiàn)或者獲知經(jīng)營的化妝品存在安全風險、可能危害人體健康的，應當立即停止經(jīng)營，并同時告知化妝品注冊人、備案人、境內(nèi)責任人或供貨企業(yè)，配合其采取措施控制風險。應按照相關(guān)文件要求開展化妝品不良反應事件監(jiān)測和報告工作，并對相關(guān)部門開展的不良反應事件調(diào)查予以配合。5第二類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）入場管理入場前應核查入場化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）的企業(yè)資質(zhì)、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品的合法性等，確保合法經(jīng)營或展銷。應與化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）簽訂合同，合同中應約定質(zhì)量管理及違約處理條款。經(jīng)營過程管理化妝品集中交易市場開辦者應從企業(yè)資質(zhì)、產(chǎn)品種類、經(jīng)營產(chǎn)品的合法性、經(jīng)營行為管理等各方面規(guī)范入場化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）行為，不定期進行監(jiān)督檢查?；瘖y品展銷會舉辦者應：在展銷會舉辦前向所在地區(qū)級負責市場監(jiān)督管理的部門報告展銷會的時間、地點等基本信息；開展期間應對場內(nèi)化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）的經(jīng)營行為進行監(jiān)督檢查?；瘖y品電子商務平臺經(jīng)營者應：對平臺內(nèi)化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）的經(jīng)營行為進行日常檢查；不良行為處理化妝品集中交易市場開辦者、展銷會舉辦者發(fā)現(xiàn)入場化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）出現(xiàn)違法、違規(guī)化妝品電子商務平臺經(jīng)營者發(fā)現(xiàn)違法經(jīng)營化妝品行為的，應當依法或者依據(jù)平臺服務協(xié)議和交易規(guī)則采取刪除、屏蔽、斷開鏈接等必要措施及時制止，并報告所在地省藥品監(jiān)督管理部門。因涉嫌化妝品質(zhì)量安全犯罪被立案偵查或者提起公訴，且有證據(jù)證明可能危害人體健康的，化妝品電子商務平臺經(jīng)營者可以依法或者依據(jù)平臺服務協(xié)議和交易規(guī)則暫停向平臺內(nèi)化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）提供電子商務平臺服務。化妝品質(zhì)量安全風險管理發(fā)現(xiàn)或者獲知場內(nèi)或平臺內(nèi)經(jīng)營、展銷的化妝品存在安全風險、可能危害人體健康的，應當告知化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）立即停止經(jīng)營。收到化妝品不良反應信息、投訴舉報信息的，應當記錄并及時轉(zhuǎn)交場內(nèi)或者平臺內(nèi)化妝品經(jīng)（者（者場內(nèi)或者平臺內(nèi)經(jīng)營、展銷的化妝品需要召回時，應協(xié)助化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）履行召回義務。檔案管理第一類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）6112（者）實行電子化管理。第二類化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）化妝品集中交易市場開辦者、展銷會舉辦者應當建立入場化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）檔案，如實記錄經(jīng)營者名稱或者姓名、聯(lián)系方式、住所等信息?；瘖y品集中交易市場、展銷會中的入場化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）檔案信息應當及時核驗更新，保2A.3A.4?；瘖y品電子商務平臺經(jīng)營者應當對申請入駐的平臺內(nèi)化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）進行實名登記，要6化妝品電子商務平臺經(jīng)營者對平臺內(nèi)化妝品經(jīng)營企業(yè)（者）身份信息的保存時間自其退出平臺3持續(xù)改進（者信息收集渠道包括但不限于：通過用戶回訪、滿意度調(diào)查等途徑收集的用戶反饋意見；通過意見簿（箱）、投訴電話、網(wǎng)絡（監(jiān)督管理部門官網(wǎng)等）等途徑收集的投訴與建議。10.3通過用戶回訪、滿意度調(diào)查等途徑收集的用戶反饋意見；通過意見簿（箱）、投訴電話、網(wǎng)絡（監(jiān)督管理部門官網(wǎng)等）等途徑收集的投訴與建議。10.37表A.2銷售記錄表8表A.2銷售記錄表8附錄A（資料性）化妝品經(jīng)營過程中的記錄和臺賬樣表可見表A.1～A.4。表A.1進貨驗收記錄和臺帳購進日期化妝品名稱特殊化妝品行政許可批件/注冊證編號或者普通化妝品備案編號生產(chǎn)日期和保質(zhì)期（生產(chǎn)批號和限期使用日期）凈含量購進數(shù)量供貨者名稱、地址、聯(lián)系方式銷售日期化妝品名稱生產(chǎn)日期和保質(zhì)期（生產(chǎn)批號和限期使用日期）凈含量數(shù)量價格銷售額表A.3入場化妝品經(jīng)營者檔案序號店鋪位置經(jīng)營者名稱及營