外審注意事項

外審注意事項一.接受認證審核時，每一位員工必須要做到的是什么？

自圓其說

1.知道應做什么事；

2.知道如何做事；

3.知道做事的依據(jù)；

4.用記錄證實所做的事；

5.任何事都應形成循環(huán)（即PDCA模式）。

二.接受審核時應有的正常心態(tài)是什么？

1.不怕出現(xiàn)不合格，發(fā)揮出最佳水平；

2.盡可能減少不合格，以提高認證通過的可能性；

3.盡快糾正不合格。

三.接受審核方在審核中的角色是什么？

1.2:8規(guī)則

2.20%聽問題，聽懂了才能回答對；

3.80%回答問題，回答時要謹慎。

四.聆聽時應注意哪些方面？

1.認真聽，聽不懂必然會回答不準確；

2.不懂就問，審核員會換一個角度詢問；

3.一定搞清楚所問問題。

4.接受審核時回答問題的基本原則是什么？

5.依據(jù)文件回答問題；

6.依據(jù)實際情況回答問題；

7.緊緊圍繞提問，不要扯太遠；

8.語言簡單明了；

9.不要假設審核員不懂技術問題，審核員的視點是整個體系。

五.回答問題時就注意哪些技巧？

1.只說自己的事，不說別人的事；

2.只說該說的事；

3.用證據(jù)說明問題；

4.自信而又不失謙虛；

5.多解釋，不爭論；

6.有誤解時把解釋權讓給更明白的人（最好是上司）。

六.回答問題時應避免出現(xiàn)哪些現(xiàn)象？

1.不懂裝懂；

2.說別人的事；

3.所說的不符合事實；

4.謀求幫助；

5.對其他部門或人員進行詆毀；

6.爭論不休不禮貌，可能會導致不好的結果。

七.在接受正式審核前，為什么要做準備工作？

1.保證按期進行審核；

2.使員工了解審核的方式和要求，能正確應對審核；

3.進一步改進工作，盡可能減少不合格；

4.組織力量，以便以最快的速度糾正審核中提出的不合格；

5.給審核組留下良好印象。

八.對審核前的準備工作應如何開展？

1.全體員工清醒地、主動地、輕松自如的迎接審核；

2.從各個方面體現(xiàn)一種與ISO9000族國際標準精神一致的管理水平（包括后勤安排）；

3.應努力體現(xiàn)一種真誠追求提高管理水平，不單純?yōu)榱巳∽C的思想境界；

4.應使全體員工都注意體現(xiàn)謙虛認真的工作作風；

5.應堅決防止在審核中推卸責任、轉移責任和不禮貌行為；

6.使全體員工輕松自如進入審核，不要施加太大壓力。

九.對文件進行清理和準備的工作應如何進行？

1.收起全部作廢、不使用或與質量體系無關的文件的記錄；

2.使所有執(zhí)行的文件和保存的記錄達到應到位置；

3.為審核組準備兩套質量手冊和程序文件；

4.各部門管理和使用的文件相對集中在各部門；

5.質量記錄相對集中在責任管理部門或人員處；

6.進行中的記錄按正常程序運作。

十.在審核進行過程中如何采取糾正行動？

1.力爭在審核組離開前糾正不合格；

2.當天提出，盡可能當天糾正；

3.自己提方案，自己糾正；

4.經(jīng)審核員確認可以接受。

十一.在審核前對最高領導有什么要求？

1.了解質量方針的內涵；

2.了解質量目標及其實施方法和實施情況；

3.了解本組織各部門的職責和重要的接口方式；

4.了解本組織質量體系的基本情況；

5.了解本組織的質量工作狀況

十二.在審核前對管理者代表有什么要求？

1.熟悉質量體系文件的細節(jié)和本組織的質量體系；

2.了解相關的其他文件（如技術文件）；

3.熟悉質量方針、質量目標及部門的工作職責；

4.熟悉內部質量審核和管理評審的情況；

5.熟悉本部門的質量工作情況。

十三.在審核前對部門領導有什么要求？

1.了解質量方針、質量目標；

2.熟悉本部門的質量職責和相關的質量文件；

3.熟悉本部門與相關部門的工作接口；

4.熟悉對下屬的工作要求；

5.熟悉對本部門的質量工作情況。

十四.在審核前對文件管理人員有什么要求？

1.熟悉所管理的文件的范圍；

2.熟悉文件管理程序；

3.熟悉文件修改情況；

4.熟悉文件的歸檔；

5.隨時拿出所需的文件。

十五.在審核前對重要崗位，關鍵工序的工作人員有什么要求？

1.熟悉崗位職責；

2.熟悉依據(jù)的規(guī)范、程序等；

3.熟悉使用的工具、設備等；

4.熟悉使用的統(tǒng)計方法；

5.經(jīng)過培訓，持證上崗。

十六.審核前對一般工作人員的最基本要求？

1.熟悉本崗位職責；

2.熟悉從事工作所依據(jù)的文件；

3.熟悉工作中需作的質量記錄；

4.熟悉工作接口；

5.熟悉本組織的質量方針及和自己工作的關系；

6.熟悉本組織的質量組織（質量責任人、管理者代表等）；

7.熟悉實施ISO9000族國際標準的目的及所實施的標準的基本知識。

十七.在審核進行時的陪同人員應具備哪些條件？

1.熟悉陪同區(qū)域的工作和文件；

2.態(tài)度友善、不卑不亢、反應靈活；

3.認真記錄審核情況；

4.及時向領導傳遞準確的審核信息。

十八.正式審核時審核員經(jīng)常詢問哪類問題？

1.你是做什么的？

2.你是如何進行工作的；

3.有無記錄證明你已正確地進行了工作？

4.你為什么要這么做？

十九.回答審核員時的基本點是什么？

1.以文件為基礎；

2.以質量記錄為依據(jù)；

3.以實際情況來證明。

二十.每一位員工回答問題時的心態(tài)應該是什么？

1.自信，相信所做的絕大部分是正確的；

2.謙虛，承認個別情形會存在某些問題；

3.不推卸責任。

二十一.在正式審核到來之前，怎樣做一下突出改善？

1.對現(xiàn)場進行衛(wèi)生整頓等清理工作；

2.保證現(xiàn)場使用的文件為有效版本；

3.每個部門進行自查自改；

4.每位員工對照文件，熟悉工作職責；

5.給每位員工適當減壓，使員工有輕松的心情迎接審核，才能發(fā)揮出最佳水平。

二十二.對于實施ISO9000系列標準，能否簡單舉例，講述一下如何使實施工作順利進行？

現(xiàn)以ZK公司為例，實施ISO9000標準最關鍵的一點是：全體員工、特別是領導要高度重視。

1.質量體系的審核結果與考核（獎罰）掛鉤；出了不合格項，部門領導要受處罰，甚至降職免職；職員要被罰款式，包括直接責任人及相關人員（如部門經(jīng)理、文件的審核人、文件的批準人等）

2.全公司10名內審人員全部是部門主管以上具有豐富經(jīng)驗且辦事公正的人，這樣保證了上平及其客觀公正性，減少了爭執(zhí)和矛盾。

3.每月有ISO9000活動日，是一種較好的宣傳ISO9000方式，有助于公司上下更好地理解ISO9000標準，從而更好地配合和自覺地做好ISO9000工作。

4.在ISO9000工作的維持方面，除了例行和內部質量審核外，還進行定期和不定期的抽查，包括對工藝紀律的執(zhí)行狀況也要進行檢查。

二十三.實施ISO9000系列標準，對企業(yè)有什么實際的好處？

現(xiàn)以SQ有限公司為例來作一簡要說明：

SQ有限公司，堅持貫徹“跟蹤國際先進水平，不斷實現(xiàn)五個優(yōu)化”的質量方針，堅持以質量管理為中心的指導思想，通過推行和實施ISO9000標準，實現(xiàn)了產(chǎn)品形成全過程（從市場調查直至服務）的控制，企業(yè)產(chǎn)品和服務質量提高到一個新的等級；通過推行ISO9000標準，贏得了市場和用戶，各項效益指標連續(xù)提高。

認證通過后，SQ公司領導還一直將ISO9000標準當作一把尺子，時時衡量企業(yè)是否按照質量體系有效運行，以規(guī)范企業(yè)行為。其中，特別注重尋找差距和不足，不斷改進，使企業(yè)的各級人員牢固樹立“質量沒有最好，只是更好”的價值觀念。獲證期滿后，企業(yè)領導毫不猶豫提出換證復審，擴大認證成果。同時，質量體系認證公司每年對該企業(yè)進行兩次嚴格的認證監(jiān)督評審，通過不斷開展質量體系審核，不斷優(yōu)化體系文件，實施糾正和預防措施，使企業(yè)進入不斷完善的良性循環(huán)。

二十四.ISO9000是不是等于質量管理？

1.質量管理由眾多活動組成，ISO9000標準不等同于質