如何利用財務(wù)軟件實現(xiàn)預(yù)算管理會計電算化下企業(yè)預(yù)算管理的實現(xiàn)

如何利用財務(wù)軟件實現(xiàn)預(yù)算管理會計電算化下企業(yè)預(yù)算管理的實現(xiàn)

目前，金融軟件在中國的公司和機構(gòu)中得到廣泛使用。許多部門已經(jīng)實現(xiàn)了從注冊、會計賬簿到索賠輸出的基本會計制度。如何運用企業(yè)現(xiàn)有的財務(wù)軟件實現(xiàn)預(yù)算管理,為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù),是當前財會人員所關(guān)心的問題。在當前的財務(wù)軟件市場中,有的財務(wù)軟件能提供單獨的預(yù)算管理功能,有的財務(wù)軟件沒有提供單獨的預(yù)算管理功能模塊。本文以福州思創(chuàng)財務(wù)軟件為例,探討如何利用現(xiàn)有的財務(wù)軟件來實現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理。假設(shè)某企業(yè)對各部門差旅費預(yù)算如下:一、如果該公司的預(yù)算管理不包括在獨立的預(yù)算管理中，則預(yù)算管理可以獨立于(一)“管理費用—采用部門輔助賬的功能實現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理1.通過科目管理將“管理費用—差旅費”科目設(shè)置為部門輔助核算。2.差旅費預(yù)算數(shù)的輸入在年初時將差旅費的預(yù)算數(shù)輸入到系統(tǒng)中,常見的作法有兩種。方法一:利用年初數(shù)據(jù)輸入功能,輸入各部門差旅費預(yù)算數(shù)據(jù)。將各部門的差旅費預(yù)算數(shù)在年初時作為年初數(shù)據(jù)輸入到“管理費用—差旅費”賬戶具體各部門的貸方。由于損益類賬戶的年初沒有余額,為了保證“管理費用—差旅費”賬戶的年初數(shù)為零,所以應(yīng)增加一個虛擬的部門,暫且命名為“99預(yù)算專用部門”,然后將“管理費用—差旅費”科目總預(yù)算數(shù)輸入在“預(yù)算專用部門”年初數(shù)的借方,這樣“管理費用—差旅費”賬戶的年初余額合計數(shù)仍為零。從而不會對年初數(shù)據(jù)及會計等式的平衡產(chǎn)生影響。方法二:利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證,輸入各部門差旅費預(yù)算數(shù)據(jù)利用此方法,不需變動有關(guān)賬戶的年初數(shù)據(jù),但為了不使“管理費用—差旅費”的凈發(fā)生額虛增(否則會影響年度損益的結(jié)轉(zhuǎn)金額),與方法一相同,需要增加一個虛擬的部門,也可命名為“99預(yù)算專用部門”,然后,在1月份虛增一張記賬憑證,輸入各部門差旅費的預(yù)算數(shù)。該筆記賬憑證的會計分錄如下:借:管理費用—差旅費(預(yù)算專用部門)126000.00貸:管理費用—差旅費(辦公室)30000.00(人事部)10000.00采用這種方法會造成“管理費用—差旅費”借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額同時等額虛增,但對“管理費用—差旅費”的凈發(fā)生額不發(fā)生影響。3.實際發(fā)生差旅費支出時,只要進行日常的賬務(wù)處理,不需作任何特殊處理。4.利用部門輔助賬余額表功能,查詢或輸出“管理費用—差旅費”的部門余額表,及時了解差旅費預(yù)算的執(zhí)行情況。(1)采用方法一,即利用年初數(shù)據(jù)輸入功能輸入各部門差旅費預(yù)算數(shù)時,可通過部門輔助賬余額表功能得到“管理費用—差旅費”部門余額表如表1。從表1可以看出,采用年初數(shù)據(jù)輸入預(yù)算數(shù)時,各個具體部門的年初貸方余額表示預(yù)算計劃數(shù),借方累計發(fā)生額為預(yù)算實際支出數(shù),各個具體部門的期末余額則表示預(yù)算數(shù)的結(jié)余或超支情況(借方余額表示預(yù)算的超支數(shù),貸方余額表示預(yù)算的結(jié)余數(shù)),合計數(shù)欄沒有意義。(2)采用方法二,即利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證,輸入各部門差旅費預(yù)算數(shù)時,可通過部門輔助賬余額表功能得到“管理費用—差旅費”部門余額表如表2。從表2可以看出,采用虛增會計憑證輸入預(yù)算數(shù)時,各個具體部門的貸方累計發(fā)生額表示預(yù)算計劃數(shù),借方累計發(fā)生額為預(yù)算實際支出數(shù),期末余額表示預(yù)算數(shù)的結(jié)余或超支情況(借方余額表示預(yù)算的超支數(shù),貸方余額表示預(yù)算的結(jié)余數(shù)),合計數(shù)欄沒有意義。通過上述分析可知,不論采用方法一還是方法二,企業(yè)均可隨時查詢部門輔助賬余額表,了解各部門的“差旅費”等項目的預(yù)算執(zhí)行情況,即利用部門輔助賬功能,實現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理。(二)“管理費用—采用設(shè)置明細科目核算方法1.首先,通過科目管理在“管理費用—差旅費”科目下為每個部門設(shè)置一個三級明細科目,科目設(shè)置如下:2.預(yù)算計劃數(shù)的輸入因為“管理費用”所有明細科目的年初余額都應(yīng)為零,所以不能采用上面介紹的方法一即利用年初數(shù)據(jù)輸入功能,輸入各部門差旅費預(yù)算數(shù),只能采用方法二,利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證,輸入各部門差旅費預(yù)算數(shù)據(jù)。為了不使“管理費用—差旅費”的凈發(fā)生額虛增(否則會影響年度損益的結(jié)轉(zhuǎn)金額),需要增加一個虛擬的會計科目,暫且命名為“55020199管理費用—差旅費—預(yù)算專用科目”,然后,在1月份虛增一張記賬憑證,輸入各部門差旅費的預(yù)算數(shù)。該筆記賬憑證的會計分錄如下:采用這種方法會造成“管理費用—差旅費”賬戶的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額同時等額虛增,但對“管理費用—差旅費”的凈發(fā)生額不發(fā)生影響。3.實際發(fā)生差旅費支出時,只要進行日常的賬務(wù)處理,不需作任何特殊處理。4.利用明細賬簿余額表功能,查詢或輸出“管理費用—差旅費”的三級明細科目余額表如下(表3),及時了解差旅費預(yù)算的執(zhí)行情況。表3中的各個具體部門明細科目的貸方累計發(fā)生額表示預(yù)算計劃數(shù),借方累計發(fā)生額為預(yù)算實際支出數(shù),期末余額表示預(yù)算數(shù)的結(jié)余或超支情況(借方余額表示預(yù)算的超支數(shù),貸方余額表示預(yù)算的結(jié)余數(shù)),合計數(shù)欄沒有意義。從上表可以看出,當企業(yè)在“管理費用差旅費”科目按部門設(shè)置三級明細科目,同時在1月份利用一張?zhí)撛龅挠涃~憑證,輸入各部門差旅費預(yù)算數(shù)據(jù)時,企業(yè)可利用明細賬簿余額表功能,隨時查詢了解各部門的“差旅費”的預(yù)算執(zhí)行情況,實現(xiàn)企業(yè)的預(yù)算管理。二、通過部門輔助賬功能實現(xiàn)企業(yè)差分卡預(yù)算管理當財務(wù)軟件提供單獨的預(yù)算管理功能時,企業(yè)可直接在軟件提供的預(yù)算數(shù)據(jù)輸入窗口進行預(yù)算計劃數(shù)的錄入,并查詢輸出專門屬于預(yù)算管理功能的預(yù)算執(zhí)行情況表。有的財務(wù)軟件還具有預(yù)算實時控制的功能,在輸入記賬憑證時,若某一筆分錄已超出了預(yù)算,則會馬上給出警告,提醒會計人員注意,在第一時間內(nèi)實現(xiàn)了真正的預(yù)算實時控制。既加強了預(yù)算管理的準確性,又減輕了會計人員的工作量。在財務(wù)軟件提供了單獨的預(yù)算管理功能時,企業(yè)對差旅費按部門進行預(yù)算管理的具體作法如下:(一)通過科目管理將“管理費用差旅費”科目指定為預(yù)算類科目,并設(shè)置為部門輔助核算(二)預(yù)算數(shù)據(jù)的輸入在財務(wù)軟件提供的預(yù)算計劃數(shù)據(jù)輸入窗口錄入預(yù)算數(shù)據(jù),同時可以輸入上年的預(yù)算結(jié)余數(shù),不用考慮借貸方的區(qū)分。(三)實際發(fā)生差旅費支出時,只要進行日常的賬務(wù)處理,不需作任何特殊處理(四)查詢或輸出預(yù)算執(zhí)行情況表利用專用的預(yù)算執(zhí)行情況表功能,用戶可查詢或輸出差旅費預(yù)算執(zhí)行情況表如下(表4),及時了解各個部門的差旅費預(yù)算執(zhí)行情況。表4顯示了企業(yè)各部門的差旅費預(yù)算數(shù)及執(zhí)行情況,其中結(jié)余欄表示預(yù)算數(shù)的結(jié)余或超支情況(負數(shù)表示預(yù)算的超支數(shù),正數(shù)表示預(yù)算的結(jié)余數(shù))。從上面幾種預(yù)算管理實現(xiàn)方法可以看出,若財務(wù)軟件本身沒有預(yù)算管理功能,要想達到預(yù)算管理的效果,必然要采用虛增部門、虛增記賬憑證等方法,而且還必須是以損益類賬戶結(jié)轉(zhuǎn)采用“表結(jié)法”為前提,操作方法比較復(fù)雜,輸出的有關(guān)差旅費預(yù)算執(zhí)行情況表也不夠通俗易懂,效果不是很好。而當會計電算化軟件本身有預(yù)算管理功能,企業(yè)操作起來則比較簡便,且輸出的預(yù)算執(zhí)行情況表(如表4)中的各個欄目的名稱與預(yù)算管理所需的指標名稱相一致,因此各項數(shù)據(jù)的含義清晰明了,而且結(jié)余欄不僅顯示了各個具體部門的預(yù)算結(jié)余數(shù),其合計數(shù)還提供了整個企業(yè)總的結(jié)余情況(如表4所示,企業(yè)差旅費預(yù)算結(jié)余合計數(shù)為5000元)。財務(wù)軟件有些高級功能,我們可以充分利用,使之發(fā)揮作用,更好地為會計管理服務(wù);軟件沒有的功能,我們也可以通過其他的辦法,滿足不同用戶的需要。我們更希望電算化軟件的開發(fā)商不斷完善軟件功能,同時將新的功能介