【S市審計檔案管理現(xiàn)狀、問題及優(yōu)化對策11000字（論文）】

S市審計檔案管理現(xiàn)狀、問題及優(yōu)化對策目錄1.緒論 51.1選題背景和意義 51.2國內(nèi)外研究現(xiàn)狀綜述 51.3審計檔案的概念 81.4審計檔案工作內(nèi)容 82.審計檔案的管理現(xiàn)狀 92.1檔案管理機構設置情況 92.2檔案管理人員基本情況 92.3檔案制度建設情況 102.4總結 103.審計檔案管理的問題 113.1內(nèi)部審計檔案管理機構不健全 113.1.1機構設置不健全 113.1.2機構獨立性得不到保證 123.2內(nèi)部審計檔案管理制度不完善 133.2.1檔案管理人員職責不明確 133.2.2審計檔案管理制度不完善 133.3內(nèi)部審計檔案管理缺乏必要的專業(yè)人才 143.3.1人員配置不合理 143.3.2人員流失嚴重 143.4內(nèi)部審計檔案存在安全隱患 153.4.1硬件環(huán)境差 153.4.2管理安全風險 153.5審計檔案管理信息化不足 164.改善興義市審計檔案管理的對策 164.1合理設置內(nèi)部審計檔案管理機構 164.2完善內(nèi)部審計檔案管理制度 174.2.1明確檔案管理人員職責 174.2.2建立內(nèi)部審計檔案管理制度 174.3完善人員配置結構、提高專業(yè)人才素質(zhì) 184.4提高審計檔案信息化管理水平 194.5加強內(nèi)部審計檔案的安全管理 204.5.1改善硬件條件 204.5.2加強軟件安全管理 20參考文獻 221.緒論1.1選題背景和意義經(jīng)濟新常態(tài)下，企業(yè)為了抓住機遇、求得生存和發(fā)展，在企業(yè)管理方面進行了一系列變革，包括企業(yè)管理理念、流程、方法、文化等。其中，最為明顯的，也是最為重要的變革，集中體現(xiàn)在強化風險管理和完善內(nèi)部控制方面。我國企業(yè)的內(nèi)部審計為了隨之相適應，也在職能上進行了一系列變革和改善。具體表現(xiàn)為：內(nèi)審的“監(jiān)督”職能，有一定程度上的弱化；其所倡導的“評價”和“服務”職能，在現(xiàn)有的基礎上有增強的趨勢。而內(nèi)部審計檔案和檔案管理工作作為企業(yè)內(nèi)審項目中的必要環(huán)節(jié)，在保證審計工作的質(zhì)量上有著不可替代的地位。作為與檔案管理工作相互聯(lián)系、相互作用的內(nèi)部審計檔案，二者的辯證關系與協(xié)同發(fā)展將促進內(nèi)部審計的發(fā)展。本文以興義市目前審計檔案管理工作調(diào)查入手，分析目前興義市審計檔案管理中存在的問題，進而提出完善制度建設、合理機構配置、加強信息化建設和安全管理等建議，對興義市企業(yè)審計檔案管理工作有一定的理論指導意義，有利于企業(yè)更好的發(fā)展。1.2國內(nèi)外研究現(xiàn)狀綜述（1）審計檔案信息化建設研究方面

計算機的普及、信息技術的高度發(fā)達，使得其在審計檔案管理中的實際應用越來越受到重視。在企業(yè)內(nèi)部審計板塊尤其是工程審計方面，審計信息化水平提高，智能審計軟件和審計項目管理軟件在許多審計部門得到認可，與此同時，越來越多的企業(yè)開始重視為審計活動載體，工程審計檔案的信息化、數(shù)字化。闡述審計檔案信息化建設問題的文獻有很多，如王立新的《高校審計檔案信息化建設探討》中提到，由于高?；窘ㄔO投資的大幅增加，造成了工程審計檔案的文件材料數(shù)量較多、內(nèi)容及形式復雜且收集的期間長的特點，而在人工管理過程中，會不可避免的產(chǎn)生真實性、準確性、完整性等問題，從而，檔案信息化也就成了當前審計行業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型的重要一環(huán)；趙慧的《審計檔案信息化建設中存在的問題分析》指出了其在實現(xiàn)信息化的過程中出現(xiàn)的三個問題，一是審計檔案信息化建設存在保密性缺陷，二是專業(yè)技術人員匱乏，三是信息化建設標準規(guī)范缺失；康云鳳《淺析審計檔案的信息化管理》（2017）提出了其實現(xiàn)數(shù)字化具體方法：在現(xiàn)有的基礎上，推進相關軟件的研發(fā)與推廣。加強信息化建設具備多種好處，包括實現(xiàn)對審計檔案資源的共享和遠程檢索，最大程度地發(fā)揮審計檔案資源的聯(lián)動性功能，以及通過對審計檔案信息的反作用，更好地保存相關的檔案資源。并且隨著信息化建設研究在其他各個領域的持續(xù)升溫，審計檔案信息化建設方面的研究也不例外，也仍將是學術界關注的熱點。（2）高校審計檔案管理研究方面高校作為培養(yǎng)我國科研力量的生力軍，研究的重點立足于高校范圍內(nèi)部，針對高校審計檔案的研究呈現(xiàn)多樣化的局面。涉及到了高等院校中審計檔案管理科的研究，這不僅包含前文提到的問題，還涉及到了其他更多、更新的領域。王玉玲的《淺議高校審計檔案管理的法制化研究》從法律角度出發(fā)，以法為依，就當前高校的審計檔案質(zhì)量提出若干要求，認為審計文件應該要兼具真實、完整、齊全、有效、規(guī)范的特點；王亞菲的《信息化視角下高校審計檔案管理績效的提升策略研究》則站在信息化的角度分析高校審計檔案管理績效問題，并進一步提出以績效策略來促進資源在高等院校的配置以及提高競爭力；錢艷的《打造現(xiàn)代化高校審計檔案工作的途徑探析》提出打造審計檔案管理服務意識“現(xiàn)代化”的觀點，提出了“上門服務”、“一對一服務”等新的服務方式以求服務條件、手段的改善和豐富，進而推進“審計檔案管理”和“服務”的良性互動。當前，研究高校審計檔案管理的成果多，研究方向和觀點較新，這些將對促進我國審計檔案的管理研究做出貢獻。（3）醫(yī)療機構內(nèi)部審計檔案管理方面醫(yī)療機構檔案是其對相關科研活動和動態(tài)的歷史記錄，是相關人員從事醫(yī)學研究的基礎資料。醫(yī)療機構是如何融入現(xiàn)行社會經(jīng)濟發(fā)展的，隨之加強檔案管理工作，在醫(yī)療機構檔案中都有著明確的體現(xiàn)。鞠寧在《公立醫(yī)療機構審計檔案管理探析》一文中系統(tǒng)介紹了該類機構的檔案構成、用處、管理方法等方面的知識，舉出了此類機構在其檔案管理過程中產(chǎn)生的問題，及其應對措施。顧晨、昂慧、趙辭瑤的《對醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理的思考》和王凡、王超的《對醫(yī)院內(nèi)部審計檔案管理的思考》也是從醫(yī)療機構的實際情況出發(fā)，以檔案學相關理論為基礎，研究該類機構的檔案管理出現(xiàn)的弊端。而針對這些弊端所提出的解決方案，從本質(zhì)上講，與解決一般意義上的審計檔案管理問題所提出的應對方案并沒有巨大的差別，依然是在審計檔案意識的提高、檔案管理的規(guī)范和加強、人員工作能力的提升等方面做文章。盡管如此，與一般意義上的審計檔案相比，醫(yī)療機構的內(nèi)部審計檔案還是具備一些內(nèi)容上的特殊性：一方面，有對病案這種專門檔案管理存在問題及解決措施的審查；另一方面，還有對機構運行過程中存在的各種管理類問題進行列舉和解決。通過以上分析可以看出，我國企業(yè)審計檔案管理方面的研究雖然處于探索階段，但其關注點依舊緊跟著時代的步伐。因此，企業(yè)審計檔案管理方面的研究工作仍然是任重而道遠的，還需要我們不斷去發(fā)掘和完善。1.3審計檔案的概念審計檔案是審計機關按照規(guī)定分類歸檔保管的在審計活動中形成的各種文件和材料。具體內(nèi)容包括：各種文件、電報、報表、憑證、信函、照片、錄音、錄像的原件及其復制件、批件、定稿、底稿和重要的修改稿等。審計檔案是審計活動的真實記錄，是考查審計工作成績、研究審計歷史的依據(jù)，是國家檔案的重要組成部分。做好審計檔案的搜集、整理和保管工作是各級審計機關的職責之一。1.4審計檔案工作內(nèi)容審計檔案工作是指審計機關對審計檔案進行的收集、整理、保管、利用、編制、統(tǒng)計、鑒定和移交，以及對下級審計機關審計檔案管理工作的指導和監(jiān)督。我國審計檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級管理的原則。審計署主管部門的審計檔案工作，同時接受國家檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督；地方各級審計機關的審計檔案工作，接受上級審計機關和同級檔案行政管理部門的指導和監(jiān)督。省級以上審計機關應設檔案管理機構，市（地）級審計機關設專職檔案管理人員，縣級審計機關設專職或兼職檔案管理人員。審計檔案管理機構和檔案人員的職責是：（1）認真貫徹執(zhí)行國家關于審計檔案管理工作的法規(guī)，依法建立本機關的審計檔案管理工作規(guī)章、制度；（2）組織、指導和監(jiān)督本機關各部門審計文件材料的立卷和歸檔工作；（3）按照國家有關規(guī)定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、調(diào)研、統(tǒng)計工作，為審計工作服務；定期對本機關庫存審計檔案進行鑒定，如期移交應由同級檔案館保管的審計檔案；（4）對下級審計機關的審計檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，有計劃地開展檢查、總結、培訓、研究等活動。2.審計檔案的管理現(xiàn)狀2.1檔案管理機構設置情況為了了解目前興義市各企業(yè)單位檔案管理工作情況，特別對興義市的20家企業(yè)、醫(yī)院、大型集團公司、高校等做了實地調(diào)研，來了解企業(yè)單位檔案管理部門設置以及人員情況。從調(diào)查的數(shù)據(jù)來看，設有專門內(nèi)審檔案管理機構的有9家，其中3家交由董事會或者審計委員會領導。設專兼職內(nèi)部審檔案管理計崗位的企業(yè)有9家，其中8家由企業(yè)最高行政管理人領導，3家由企業(yè)分管財務的副總或財務總監(jiān)領導。此外，既未設置內(nèi)審檔案管理機構，也未設置專兼職內(nèi)審檔案管理崗位的企業(yè)有2家。有獨立內(nèi)部審計機構或?qū)＜媛殐?nèi)審崗位的18家企業(yè)，設專兼職內(nèi)部審計崗位的9家企業(yè)中：有3家在崗位職責中明確了審計檔案管理人員職責，有3家在制度中進行了明確，有3家未對其進行明確。設專門內(nèi)審機構的9家企業(yè)，有7家在崗位職責中明確了審計檔案管理人員職責，有2家未對其進行明確。2.2檔案管理人員基本情況設專兼職內(nèi)部審計崗位的9家企業(yè)，內(nèi)審業(yè)務專兼職從業(yè)人數(shù)為1-2人；設專門內(nèi)審機構的9家企業(yè)，內(nèi)審專職人員為2-4人，其中專職審計業(yè)務人員的人數(shù)為2人的企業(yè)最多。設專兼職內(nèi)部審計崗位的9家企業(yè)專兼職審計業(yè)務人員共16人，其從業(yè)人員學科背景里，有財會學科專業(yè)背景的人數(shù)為8人，有其他專業(yè)學科（法律、工程、計算機、企業(yè)管理等）背景的人數(shù)為6人，有財會及其他多專業(yè)學科背景的人數(shù)有2人。其從業(yè)年限數(shù)據(jù)為：從業(yè)三年以下的人數(shù)為10人，從業(yè)3至10年的人數(shù)為3人，從業(yè)10年以上的人數(shù)為3人。設專門內(nèi)審機構的9家企業(yè)，其從業(yè)人員學科背景數(shù)據(jù)為：有財會學科專業(yè)背景的人數(shù)為18人，有其他專業(yè)學科背景的人數(shù)為11人，有財會及其他多專業(yè)學科背景的人數(shù)有6人，其從業(yè)年限數(shù)據(jù)為：從業(yè)三年以下的人數(shù)為17人，從業(yè)3至10年的人數(shù)為12人，從業(yè)10年以上的人數(shù)為6人。2.3檔案制度建設情況在9家設置了專（兼）內(nèi)部審計崗位企業(yè)中：有7家設置了內(nèi)部審計制度，2家未設置；其中有4家設置了審計檔案管理相關制度，并且均和內(nèi)部審計制度合并在一起，3家未設置。另有7家企業(yè)，均在其內(nèi)部設立了專門的內(nèi)審機構，并形成有相應的一套管理制度。有9家有建立涉及審計檔案管理的相關制度，其中，有6家將這一制度歸并在了內(nèi)部審計管理之中?？傮w上來看，在20家企業(yè)里，建立了內(nèi)部檔案管理制度的企業(yè)占85%左右，有審計檔案相關制度但是并歸到其他制度里的有15%左右。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，對于內(nèi)部是否建立有專門的審計檔案管理制度，很多企業(yè)主管領導不知曉，對企業(yè)內(nèi)部審計檔案管理制度很多領導都只知道大概情況，對具體部門的人員情況和制度建立和日常管理情況并不了解。2.4總結從調(diào)查的20加企業(yè)中發(fā)現(xiàn)，興義市大多數(shù)企業(yè)內(nèi)部審檔案管理機構的獨立性基本能夠得到保證。內(nèi)部審計檔案管理機構大多由企業(yè)專門的審計委員會或公司負責人直接領導，而由分管財務的副總或財務總監(jiān)領導的情況較少，從根本上保證了內(nèi)部審計檔案管理機構的獨立性，為興義市的企業(yè)內(nèi)部審計檔案管理工作奠定了充實的基礎，使得內(nèi)部審計檔案在監(jiān)控企業(yè)運營管理的功能上，能夠更大程度地發(fā)揮作用。對內(nèi)部審計檔案管理制度建設的重視程度加深，大多數(shù)企業(yè)不僅編制了內(nèi)部審計工作相關制度，還編制了內(nèi)部審計檔案管理工作的相關制度，為興義市企業(yè)內(nèi)部審計檔案管理工作提供了制度上的支撐，內(nèi)部審計檔案管理人員在開展內(nèi)審檔案管理工作時有制度可循。并且，內(nèi)審檔案管理人員在進行檔案管理工作的過程中，可以結合企業(yè)的實際情況，對內(nèi)審檔案管理制度進行修訂，以優(yōu)化內(nèi)審檔案管理流程。逐步加強對內(nèi)部審計檔案管理人員的責任意識，劃清內(nèi)部審計檔案管理人員的職責范圍和權限范圍，尤其將檔案管理的職責和業(yè)務的職責進行了清晰的劃分，有利于內(nèi)審檔案管理工作的實際開展，內(nèi)部審計檔案管理工作能夠按照既定的程序嚴格開展，從根本上加強了興義市企業(yè)內(nèi)審檔案管理工作的規(guī)范性。3.審計檔案管理的問題3.1內(nèi)部審計檔案管理機構不健全3.1.1機構設置不健全部分企業(yè)存在既沒有設置內(nèi)審檔案管理部門，也沒有在企業(yè)其他機構中安排相關的崗位的情況。此外，有的企業(yè)僅設置專兼職內(nèi)審檔案管理崗位，并且存在將其設于財務部之下的情形。在此種情況下，從財務管理的角度，財務部的員工執(zhí)行同一項經(jīng)濟業(yè)務時，會出現(xiàn)機構內(nèi)同時行使審核權和監(jiān)督權，是對《企業(yè)內(nèi)部控制的基本規(guī)范》中制衡性的原則的違背。企業(yè)的內(nèi)審檔案管理機構不健全，導致內(nèi)部審計檔案管理工作，無機構領導其正常地開展。并且，導致企業(yè)內(nèi)部無機構承擔對企業(yè)自身經(jīng)濟活動實行獨立的監(jiān)督、鑒證和評價的職能，企業(yè)面臨經(jīng)營管理上的風險。根據(jù)《中華人民共和國內(nèi)部審計條例》“大中型企業(yè)及國有控股企業(yè)應設置內(nèi)部審計機構”，企業(yè)的內(nèi)部審計機構是對企業(yè)經(jīng)濟活動實行獨立的監(jiān)督、鑒證和評價的重要機構。當企業(yè)發(fā)展到一定規(guī)模，應設置專門的內(nèi)部審計檔案管理機構，組織開展企業(yè)的內(nèi)審檔案管理工作，保證其有序地開展。并且，由該機構承擔經(jīng)濟監(jiān)督職能，保證企業(yè)經(jīng)濟活動的合法合規(guī)性。在企業(yè)的壯大和發(fā)展過程中，要發(fā)揮內(nèi)審機構的經(jīng)濟鑒證和經(jīng)濟評價職能，控制企業(yè)的運營風險，節(jié)省企業(yè)的運營成本從而提高經(jīng)營效率。3.1.2機構獨立性得不到保證我國企業(yè)內(nèi)審檔案管理機構組織架構或崗位設置的類型有三種：一是由董事會或其下設的審計委員會組織領導；二是由企業(yè)最高行政管理人員領導；三是由企業(yè)主管財務的副總經(jīng)理或財務總監(jiān)領導。從理論上說第一種情況是最為理想化的內(nèi)部審計檔案管理模式，在這種模式之下，內(nèi)審部門與該企業(yè)領導層之間是行政從屬關系，與審計委員會之間是一種平級關系。而事實是，審計委員會的構成常常以該企業(yè)的高層為多數(shù)，而這種高層廣泛參與乃至介入的情況，其實有利有弊。優(yōu)點在于高層的重視可以促進問題的及時傳達和解決，缺點在于高層的不適當介入會影響問題討論的客觀性。而第三種情況下的內(nèi)部審計檔案管理模式，大多是因為企業(yè)組織架構或高管層正處于變動期，這種模式下，同內(nèi)部審計檔案管理崗位設于財務部門之下的情形一樣，違背了企業(yè)內(nèi)控的制衡性原則。內(nèi)審檔案管理機構的相對獨立性的缺失，也就成了其工作無法順利開展的根本原因。在我國企業(yè)，內(nèi)審檔案管理機構獨立于其他部門，將是其開展正常審計檔案管理工作的保障。對于企業(yè)的內(nèi)部審計檔案管理機構，其設置不能受限制與其他機構，更不能設置為其他部門的下屬機構，因為審計檔案管理機構也是審計業(yè)務機構，其應該和被審計機構相互獨立，內(nèi)審檔案管理機構的從業(yè)人員與被審計方不應該有經(jīng)濟利益上的聯(lián)系。此外，企業(yè)內(nèi)審檔案管理崗位設置成其他部門的專兼職崗位，導致內(nèi)部審計檔案管理失去其自主性，就會進一步影響到其審計檔案的質(zhì)量，甚至無法反應企業(yè)的內(nèi)部審計活動，也無法發(fā)揮其指導公司決策，監(jiān)控企業(yè)的經(jīng)營風險的作用。3.2內(nèi)部審計檔案管理制度不完善3.2.1檔案管理人員職責不明確部分企業(yè)針對審計檔案管理相關制度，既在崗位職責中、也在相關制度中進行了明確，體現(xiàn)出其對審計的檔案管理職責的重視程度。但仍有部分企業(yè)忽視了審計從業(yè)人員的職責。此外，由于審計檔案管理的職責均由審計員兼職，企業(yè)更多的將審計員的主要職責致力于審計業(yè)務的開展，而審計檔案管理職責被認為是審計員的次要職責，因此在部分企業(yè)中，審計檔案管理職責在崗位職責及相關制度中的規(guī)定比較簡單，并不能滿足審計檔案管理的需求。3.2.2審計檔案管理制度不完善第一，仍有部分企業(yè)未建立完全的內(nèi)部審計制度，由此也反映出了企業(yè)對內(nèi)部審計工作的忽視，這些企業(yè)的內(nèi)審部分仍被所“邊緣化”；第二，仍有相當一部分企業(yè)未設置審計檔案管理相關制度，而具體制度的編寫由部門完成，因此在制度層面，體現(xiàn)出內(nèi)部審計部門對審計檔案管理職責有一定的忽視。此外，已在相關制度中明確審計檔案管理人員職責的企業(yè)，因制度編寫細致程度不一，導致其與審計檔案管理需求之間的切合程度不同，而且審計檔案管理正不斷發(fā)展，但制度的更新存在一定滯后性，尤其在企業(yè)，這也一定程度上早就了審計檔案制度內(nèi)容的滯后。3.3內(nèi)部審計檔案管理缺乏必要的專業(yè)人才3.3.1人員配置不合理內(nèi)審部門中，多數(shù)內(nèi)審人員僅具備財務、法律、工程等較為單一的教育背景，綜合素質(zhì)欠缺。根據(jù)《內(nèi)部審計職業(yè)道德規(guī)范》中對內(nèi)部審計從業(yè)相關人員的規(guī)定，“合格的審計人才，不僅要具備審計、會計、財務、稅務、經(jīng)濟、金融、統(tǒng)計、管理、內(nèi)部控制、風險管理、法律和信息技術等專業(yè)知識，以及組織業(yè)務活動相關的專業(yè)知識，還需具有語言文字表達能力、邏輯分析能力、審計技術應用能力、人際溝通能力、組織管理協(xié)調(diào)能力等職業(yè)技能，關鍵要有實踐經(jīng)驗及職業(yè)經(jīng)歷”，條件十分嚴格。此外，由于審計檔案管理工作均由審計人員兼任，因此，所有的審計人員必須知曉檔案管理專業(yè)的基礎知識，并會熟練地管理審計檔案。隨著內(nèi)部審計業(yè)務范圍的擴展，內(nèi)審業(yè)務從較為單一的財務審計發(fā)展到經(jīng)營審計，審計的業(yè)務面審計各學科領域。審計人員單一的學科背景早已不能滿足日益變化的審計業(yè)務的需求，同時也不能滿足處于高速發(fā)展中的審計檔案管理工作的需求。3.3.2人員流失嚴重企業(yè)的審計從業(yè)人員從事審計業(yè)務的年限普遍較短。眾所周知，內(nèi)審部門屬于職能部門，其人員編制往往是企業(yè)各部門中最少之一。在實際工作中，內(nèi)審人員不僅要完成審計業(yè)務，還需為了維持部門的運營身兼數(shù)職，任務繁重。在此前提下，已具備工作經(jīng)驗的審計人員轉(zhuǎn)向從事更易獲得工作利益領域的工作，這便導致了審計人員的流失。專業(yè)人員缺乏導致了審計觀念的落后，從而進一步阻礙審計方法和手段的更新?lián)Q代，反復如此，形成一個惡性循環(huán)。并且，審計人員的流失，導致審計人員對審計檔案的管理沒有連續(xù)性，機構新進的審計人員需花費一定的事件才能熟悉審計檔案的內(nèi)容，領會其中的要點，在原有審計檔案的基礎上，為后續(xù)的審計項目服務，提高審計業(yè)務質(zhì)量。審計相關的從業(yè)人員的流失，會導致其業(yè)務的開展困難，相關業(yè)務的難以推進3.4內(nèi)部審計檔案存在安全隱患3.4.1硬件環(huán)境差第一，內(nèi)部審計檔案利用的輸出設備、存儲設備等硬件設備達不到使用標準。例如使用的打印機較為陳舊，打印出來的紙質(zhì)檔案無法達到永久保存或長期保存的目的。第二，內(nèi)部審計檔案存放的硬件環(huán)境差。對于大多數(shù)企業(yè)，內(nèi)部審計的發(fā)展滯后于其他業(yè)務部門，審計業(yè)務未常態(tài)化，審計機構每年開展的審計項目不多，因此許多企業(yè)不給審計部門配置相關的企業(yè)內(nèi)部審計檔案室。但隨著時間的積累，審計項目逐漸開展，內(nèi)部審計檔案也越存越多，但審計檔案存放的硬件環(huán)境未隨之改善。3.4.2管理安全風險第一，人為蓄意破壞或疏忽等給內(nèi)部審計檔案管理帶來很大困惑，如內(nèi)審機構審查采購業(yè)務，采購系統(tǒng)軟件的管理人員故意改變采購系統(tǒng)的信息內(nèi)容；第二，相關的檔案管理人員缺乏必要的審計信息安全常識，可能存在信息管理安全隱患。3.5審計檔案管理信息化不足目前審計檔案已經(jīng)進入信息化時代，但是就目前興義市企業(yè)審計檔案管理情況而言，審計檔案信息化管理過程中還存在一定不足，不僅缺乏軟、硬件配套設施，在數(shù)字化開發(fā)和利用方面專業(yè)性人才還存在一定的缺口，比如對大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)等相關技術利用率不高，在部分檔案審計、管理環(huán)節(jié)仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式，也大大降低了信息化工作效率，還浪費了勞動資源，不利于信息化管理水平的提升。另外檔案審計信息缺乏共享性，資源利用率低，從當前檔案管理信息化建設狀況來看，部分檔案部門缺乏完善的審計標準，信息資源在使用的過程中容易造成丟失、遺漏、錯誤等不良情況，缺乏科學的保障和共享性。部分檔案部門在進行信息化建設與管理時審計工作流程存在一定的不完整性，導致部分文件在準備階段、實施階段無法與審計工作良好銜接，阻礙了信息資源的利用和開發(fā)，降低了管理水平和服務能力。4.改善興義市審計檔案管理的對策4.1合理設置內(nèi)部審計檔案管理機構內(nèi)部審計，即獨立地、客觀地對企業(yè)各類業(yè)務及控制活動進行評價的一種活動，采用規(guī)范的、系統(tǒng)的方法，審查并評價其是否按照既定的程序?qū)嵤?、是否實現(xiàn)經(jīng)濟性及效益性、是否實現(xiàn)了企業(yè)的價值目標。“從定義上看企業(yè)的內(nèi)部審計雖然是一種企業(yè)管理權的擴展，但與一般的企業(yè)管理權限不一樣，在于內(nèi)部審計以監(jiān)督和評價一個部門與企業(yè)的管理活動是否真實合法?！眱?nèi)部審計檔案的質(zhì)量要得到保障，內(nèi)部審計檔案管理機構在開展審計業(yè)務時必須充分發(fā)揮了他的獨立性和公正型，內(nèi)部審計業(yè)務便會效地開展，最終才能形成有參考價值的內(nèi)部審計檔案。一方面國企的內(nèi)部審計檔案可以具體地反映企業(yè)內(nèi)部審計活動；另一方面，可以起到為公司決策提供參考、降低企業(yè)經(jīng)濟風險的作用。第一，合理設置內(nèi)部審計檔案管理機構。內(nèi)部審計檔案管理部門應由企業(yè)董事會成立的審計委員會領導，對董事會負責，并且獨立于總經(jīng)理和企業(yè)高層管理人員。一般下不允許內(nèi)審部門由主管財務的副總經(jīng)理或財務總監(jiān)領導。第二，提高內(nèi)部審計獨立性。重點在于突出內(nèi)部審計在企業(yè)內(nèi)的作用，強調(diào)內(nèi)部審計工作的獨立性，以確保在進行監(jiān)督工作中的嚴肅性。審計部門想要做到公正，必須給予特有的權力，即自身的獨立性除受權責的制約外，更需要依靠企業(yè)內(nèi)充分的認可度，即在企業(yè)內(nèi)部的地位。著重于此方面，內(nèi)審過程中所形成的內(nèi)部審計檔案更具有鑒定經(jīng)濟業(yè)務的價值。4.2完善內(nèi)部審計檔案管理制度4.2.1明確檔案管理人員職責明確檔案管理人員職責，一方面，內(nèi)審機構在編制審計員崗位職責時，需明確審計檔案管理工作是審計員的職責之一；另一方面，在機構相關制度中明確檔案管理職責，因為制度會將審計檔案管理工作的內(nèi)涵、特點、作用、管理步驟進行系統(tǒng)地闡述，在制度中明確審計檔案管理人員的職能使其得知從事審計檔案工作時應該承擔什么樣的職責，“具體做什么”、“為什么要做”和“要怎樣做”。4.2.2建立內(nèi)部審計檔案管理制度建議建立健全內(nèi)部審計檔案管理制度，保證對內(nèi)部審計檔案管理全過程把控能力。具體內(nèi)容包括：歸檔制度、保管制度、借用審批制度、安全管理制度等等。制度是保障內(nèi)部審計檔案工作能順利開展的基礎，因此從企業(yè)最高領導開始都要重視審計檔案管理制度的建設，并能結合企業(yè)的具體情況，制定符合企業(yè)情況，行業(yè)情況的檔案管理制度，并監(jiān)控實際實施的情況。4.3完善人員配置結構、提高專業(yè)人才素質(zhì)企業(yè)審計部門的人員編排，參考審計員的教育背景需要涉及多學科領域。這樣是為了迎合日后審計項目開展的需求，可以達到事半功倍的功效。如開展財務收支審計項目，可由有財務學科背景的審計員擔任審計組組長；開展工程審計項目，可由有工學相關專業(yè)的學科背景的從業(yè)人員擔任審計組組長；開展合同審計項目，可由有法學相關專業(yè)的學科背景的從業(yè)人員擔任審計組組長等。需強調(diào)的是，所有的內(nèi)審人員要熟悉檔案管理，才能在開展審計項目的同時，高效地完成審計檔案的管理工作。在新審計檔案管理的背景下，要推動審計檔案管理的完善，就需要不斷提升審計檔案管理人員的專業(yè)能力。為適應現(xiàn)代信息化發(fā)展的需要，審計檔案人員需要了解相應的信息技術，這樣才能夠適應審計檔案的信息化發(fā)展，如相關的審計檔案管理部門可以邀請信息專家、會計專家對審計檔案管理人員進行網(wǎng)絡知識講解和計算機技能培訓，提升他們的信息技術操作能力。還需要全面提升審計人員的宏觀意識，在新時期審計檔案管理工作迎來了新變革、新發(fā)展，因此也需要提升審計人員的意識，培養(yǎng)全面發(fā)展的綜合型人才。另外審計檔案管理人員不僅需要精通信息技術，還要對檔案管理審計知識進行了解。精通信息技術能夠操作相關的電子軟件，讓審計檔案管理更加科學化和系統(tǒng)化，更好地適應現(xiàn)代化發(fā)展的需要，提升檔案的利用效率。對審計相關知識進行了解才能夠幫助審計檔案管理人員明白審計工作的原理，再結合檔案管理經(jīng)驗，做好審計檔案的管理工作，讓審計檔案的管理更加完善，保證審計檔案的科學性4.4提高審計檔案信息化管理水平在互聯(lián)網(wǎng)背景下，審計檔案管理人員應當加大軟件管理的開發(fā)與應用，并通過信息檢索系統(tǒng)建立完善的數(shù)據(jù)庫，進而為審計檔案信息化建設奠定良好的基礎。相關管理人員可以利用成熟的軟件技術對紙質(zhì)文檔進行儲存、編目、加密、檢索等現(xiàn)代化服務，進而通過網(wǎng)上管理平臺實現(xiàn)信息資源的網(wǎng)上查詢、檢索和應用。檔案管理部門應加大軟件的開發(fā)與應用，比如OCR文字識別軟件、照片與原件的掃描軟件等。對于復雜、容量大的紙質(zhì)信息要通過人工錄入形成電子文檔，不僅耗時長，而且，容易出現(xiàn)失誤，此時檔案管理人員可以利用OCR文字識別技術，在短時間內(nèi)將規(guī)范印刷和打印的文書圖表轉(zhuǎn)化為電子文檔，既降低了管理人員的勞動強度，又提高了信息資源的準確性；檔案管理人員要處理重要的照片資源時，可以利用掃描儀復制圖片文件，以完成歸檔整理；對于審計檔案中涉及的報表、批示、審計意見等文件材料，材料清單一般由專門部門進行保管，不宜放入電子檔案，此時管理人員可以通過掃描軟件將其轉(zhuǎn)化成圖片，既反映了文件的原始面貌，又完善了電子信息，增加了審計檔案的真實性和完整性；電子文檔在基本建設完成后，要對上級進行報送，管理人員可以采用CD光盤為文件載體，不僅物美價廉，而且保存時間較長，攜帶方便，值得檔案管理人員注意的是光盤在刻錄過程中要注意文件的格式，依據(jù)網(wǎng)頁、音頻、視頻和其他格式的文件選擇合適的光盤載體，包括資料光盤、音樂光盤等，以確保信息資源的安全性、穩(wěn)定性。4.5加強內(nèi)部審計檔案的安全管理4.5.1改善硬件條件一是根據(jù)審計機構業(yè)務量的需求，配備適宜的專用內(nèi)部審計檔案室；二是加強硬件配置，打印機輸出的紙質(zhì)檔案必須要達到永久保存或長期保存的要求。（1）提高檔案人員的信息安全防護意識內(nèi)審機構針對企業(yè)高風險業(yè)務展開審計業(yè)務，接觸的信息都是企業(yè)的核心信息，如招投標文件、備品備件及輔料的采購、工資及福利費發(fā)放數(shù)據(jù)、產(chǎn)品銷售價格、預算執(zhí)行、決算等極為重要的資料，并且審計終結時需做出審計處理，屬于企業(yè)密級較高的信息。因此，企業(yè)審計檔案相關的管理人員要加強企業(yè)財務信息安全意識，提高檔案信息的保密性。4.5.2加強軟件安全管理要保證各類軟件信息的安全，就必須使用者進行適當?shù)臉I(yè)務培訓。一般軟件應用系統(tǒng)操作人員崗位，主要有軟件操作、數(shù)據(jù)分析、軟件維護和軟件審查等，軟件應用部門在最初使用時，就應進一些崗位進行職責分離，尤其是系統(tǒng)管理人員、維護人員和操作人員，這三類屬