DB42T2086.1-2023農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理要求 第1部分：技術(shù)檔案管理

ICS01.140.20CCSA14

DB42湖 北 省 地 方 標(biāo) 準(zhǔn)DB42/T2086.1-20231ManagementrequirementsforChinaagri-producttestinglaboratoryManagementrequirementsforChinaagri-producttestinglaboratory—Part1：Technicalarchivesmanagement2023072720230927湖北省市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布目 次前言 III引言 IV1范引文件 1語(yǔ)定義 11檔圍 25566附錄A（料附錄A（料）建檔案檔單歸時(shí)限 7參考獻(xiàn) 11前 言GB/T1.1—20201請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專(zhuān)利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別這些專(zhuān)利的責(zé)任。DB42/T20861DB42/T2086——第1部分:技術(shù)檔案管理。本文件由湖北省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳提出并歸口。（武漢（））。本文件實(shí)施應(yīng)用中的疑問(wèn)，可咨詢(xún)湖北省農(nóng)業(yè)農(nóng)村廳，聯(lián)系電話(huà)12.chzxsp@163.com。引 言208691——第2部分：文件管理。目的在于規(guī)定文件的分類(lèi)、編制、審批、發(fā)布、編號(hào)和發(fā)放等要求?！?部分：風(fēng)險(xiǎn)管理。目的在于規(guī)定風(fēng)險(xiǎn)的管理原則、識(shí)別、分析、評(píng)價(jià)和控制等要求。45——第6部分：樣品管理。目的在于規(guī)定樣品的接收、標(biāo)識(shí)、制備、保存、流轉(zhuǎn)和處置等要求。7——第8部分：實(shí)驗(yàn)室廢棄物管理。目的在于規(guī)定實(shí)驗(yàn)室廢棄物的收集、儲(chǔ)存和處置等要求。——第9部分：產(chǎn)業(yè)服務(wù)。目的在于規(guī)定機(jī)構(gòu)服務(wù)產(chǎn)業(yè)的管理要求。農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)管理要求第1部分：技術(shù)檔案管理范圍本文件適用于湖北省農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案管理，不適用于電子檔案管理。（GB/T10609.3制圖復(fù)制圖的折疊方法DA/T22DA/T22DA/T253術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。3.1機(jī)構(gòu)laboratory具備相應(yīng)的檢測(cè)條件和能力，依法經(jīng)資質(zhì)認(rèn)定，并由省級(jí)以上人民政府農(nóng)業(yè)農(nóng)村主管部門(mén)或者其授權(quán)的部門(mén)考核合格，從事農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全檢測(cè)的機(jī)構(gòu)。3.2檔案archives4總則遵循機(jī)構(gòu)檔案形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)檔案的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。5歸檔范圍應(yīng)包括機(jī)構(gòu)與人員、質(zhì)量體系、儀器設(shè)備、檢測(cè)工作、記錄與報(bào)告、設(shè)施與環(huán)境等方面的檔案。機(jī)構(gòu)應(yīng)包括但不限于：）；）；人員機(jī)構(gòu)所有技術(shù)人員應(yīng)建立人員檔案，一人一檔，內(nèi)容包括但不限于：）；（（）包括但不限于：包括但不限于：（包括但不限于：檢查表、審核報(bào)告、基本（不）符合項(xiàng)整改記錄；包括但不限于：包括但不限于：（））；）；儀器設(shè)備應(yīng)獨(dú)立建檔，一機(jī)一檔，目錄清晰，內(nèi)容包括但不限于：（驗(yàn)收）儀器設(shè)備應(yīng)獨(dú)立建檔，一機(jī)一檔，目錄清晰，內(nèi)容包括但不限于：（驗(yàn)收）等；））檢定）5.9標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)（樣品）包括但不限于：f)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)（樣品）證書(shū)。樣品包括但不限于：）；接收）包括但不限于：（）；記錄；）；分包5.13報(bào)告和記錄檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告及相應(yīng)原始記錄應(yīng)獨(dú)立歸檔，內(nèi)容包括但不限于：）補(bǔ)充）（）；）；（）；。5.14設(shè)施和環(huán)境控制包括但不限于：f)“三廢”處置記錄。5.15其他檔案驗(yàn)收、交接、借閱、歸還、銷(xiāo)毀記錄；開(kāi)展新項(xiàng)目記錄。移交文件材料移交歸檔時(shí)限，一般分為及時(shí)、按季度和按年度三類(lèi)，詳見(jiàn)附錄A。檢查歸檔材料應(yīng)完整規(guī)范，要求如下：DA/T25建檔立卷DA/T22GB/T11822修整歸檔文件裝訂前，應(yīng)修整不符合要求的文件材料。要求如下：GB/T10609.3裝訂歸檔文件一般采用裝訂的形式，有利于對(duì)歸檔文件的保護(hù)和管理。要求如下：DA/T22驗(yàn)收歸檔文件在保存前，應(yīng)由機(jī)構(gòu)專(zhuān)人驗(yàn)收。要求如下：DA/T22保管期限未明確保管期限的，保管期限應(yīng)不少于1個(gè)評(píng)審周期。機(jī)構(gòu)組織、重要人員、重要設(shè)備設(shè)施和體系文件檔案等應(yīng)長(zhǎng)期保存。管理機(jī)構(gòu)應(yīng)安排專(zhuān)人定期檢查檔案，同時(shí)做好保密規(guī)定，防止泄露機(jī)構(gòu)和客戶(hù)秘密。（）檔案柜應(yīng)有明顯標(biāo)識(shí)，便于檢索和查詢(xún)。利用全保密責(zé)任。10銷(xiāo)毀超過(guò)保存期限且無(wú)保留價(jià)值的檔案，檔案管理員應(yīng)書(shū)面報(bào)告質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，最高管理者批準(zhǔn)后，統(tǒng)一銷(xiāo)毀，并保存檔案銷(xiāo)毀記錄。檔案銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。附錄A（資料性）建議檔案歸檔清單及歸檔時(shí)限建議檔案歸檔清單及歸檔時(shí)限見(jiàn)表A.1。表A.1建議檔案歸檔清單及歸檔時(shí)限序號(hào)檔案名稱(chēng)建議歸檔時(shí)限建議責(zé)任人1機(jī)構(gòu)————1.1機(jī)構(gòu)設(shè)置批文及時(shí)行政主管1.2法人資格證明（非獨(dú)立法人還需有法人授權(quán)文件及授權(quán)范圍）及時(shí)行政主管1.3管理層任命文件及時(shí)行政主管1.4機(jī)構(gòu)平面布局圖及時(shí)行政主管1.5場(chǎng)所所有權(quán)證明文件及時(shí)行政主管2人員————2.1履歷表、身份證或護(hù)照復(fù)印件、教育和相關(guān)業(yè)績(jī)證明及時(shí)技術(shù)人員2.2專(zhuān)業(yè)資格證明及時(shí)技術(shù)人員2.3培訓(xùn)計(jì)劃及時(shí)人事主管2.4培訓(xùn)記錄按年度人事主管2.5監(jiān)督計(jì)劃及時(shí)科室主管2.6監(jiān)督記錄按年度科室主管2.7上崗考核記錄及時(shí)技術(shù)負(fù)責(zé)人2.8授權(quán)記錄及時(shí)技術(shù)負(fù)責(zé)人2.9能力監(jiān)控、獎(jiǎng)懲記錄及時(shí)科室主管2.10（誠(chéng)信）承諾書(shū)和聘任合同書(shū)及時(shí)質(zhì)量負(fù)責(zé)人3質(zhì)量文件————3.1外來(lái)文件及時(shí)質(zhì)量負(fù)責(zé)人3.2內(nèi)部編制文件及時(shí)質(zhì)量負(fù)責(zé)人3.3文件受控清單及時(shí)質(zhì)量負(fù)責(zé)人3.4文件修訂、發(fā)放和回收記錄及時(shí)質(zhì)量負(fù)責(zé)人4質(zhì)量控制————4.1質(zhì)量控制計(jì)劃及時(shí)質(zhì)量負(fù)責(zé)人4.2內(nèi)部質(zhì)量控制實(shí)施記錄按年度業(yè)務(wù)主管4.3外部能力驗(yàn)證（或?qū)嶒?yàn)室間比對(duì)）記錄按年度科室主管5內(nèi)外部審核————5.1內(nèi)部審核記錄按年度質(zhì)量負(fù)責(zé)人5.2外部審核記錄按季度質(zhì)量負(fù)責(zé)人5.3管理評(píng)審記錄按年度技術(shù)負(fù)責(zé)人表A.1建議檔案歸檔清單及歸檔時(shí)限（續(xù)）序號(hào)檔案名稱(chēng)建議歸檔時(shí)限建議責(zé)任人6客戶(hù)服務(wù)————6.1與客戶(hù)溝通記錄按季度業(yè)務(wù)人員6.2客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)查記錄按年度業(yè)務(wù)主管6.3投訴、事故調(diào)查及處理記錄按季度業(yè)務(wù)主管7技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)————7.1標(biāo)準(zhǔn)受控清單按年度標(biāo)準(zhǔn)管理員7.2查新記錄或有效性檢查記錄按季度標(biāo)準(zhǔn)管理員7.3發(fā)放、回收記錄及時(shí)標(biāo)準(zhǔn)管理員7.4標(biāo)準(zhǔn)方法驗(yàn)證記錄、非標(biāo)方法確認(rèn)記錄（適用時(shí)）及時(shí)檢驗(yàn)人員7.5標(biāo)準(zhǔn)方法偏離文件（適用時(shí)）及時(shí)檢驗(yàn)人員7.6變更審批記錄及時(shí)標(biāo)準(zhǔn)管理員8儀器設(shè)備————8.1儀器設(shè)備建檔信息及時(shí)儀器管理員8.2購(gòu)置申請(qǐng)、說(shuō)明書(shū)、發(fā)票、海關(guān)通關(guān)信息或協(xié)議（適用時(shí)）、購(gòu)置合同、租用合同或全權(quán)支配證明等及時(shí)儀器管理員8.3安裝調(diào)試報(bào)告和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及時(shí)儀器管理員8.4儀器設(shè)備操作和維護(hù)規(guī)程及時(shí)儀器管理員8.5儀器設(shè)備相關(guān)計(jì)劃及時(shí)儀器管理員8.6檢定（校準(zhǔn)）證書(shū)及結(jié)果確認(rèn)記錄及時(shí)儀器管理員8.7檢定商服務(wù)評(píng)價(jià)記錄按季度檢定校準(zhǔn)人員8.8使用與維護(hù)記錄按年度儀器管理員8.9功能完好性檢查記錄按年度儀器管理員8.10期間核查記錄按年度儀器管理員8.11維修、改裝、流轉(zhuǎn)、降級(jí)、停用和報(bào)廢等記錄按年度儀器管理員8.12儀器設(shè)備作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及時(shí)儀器管理員9標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)（樣品）————9.1采購(gòu)、出入庫(kù)記錄按年度標(biāo)物管理員9.2標(biāo)定、定值、配制、處置等記錄按年度標(biāo)物管理員9.3期間核查計(jì)劃及時(shí)標(biāo)物管理員9.4期間核查記錄按年度標(biāo)物管理員9.5標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)（樣品）證書(shū)按年度標(biāo)物管理員10樣品————10.1抽樣記錄（適用時(shí)）按季度抽樣人員表A.1建議檔案歸檔清單及歸檔時(shí)限（續(xù)）序號(hào)檔案名稱(chēng)建議歸檔時(shí)限建議責(zé)任人10.2接收（受理）記錄按季度業(yè)務(wù)人員10.3制備和發(fā)放記錄按年度樣品管理員10.4流轉(zhuǎn)、返還、保存及處置記錄按年度樣品管理員11服務(wù)與供應(yīng)品————11.1采購(gòu)申請(qǐng)或申報(bào)（適用時(shí)）按年度物資采購(gòu)員11.2出入庫(kù)記錄按年度檢驗(yàn)人員11.3質(zhì)量驗(yàn)證（符合性檢查）記錄按季度檢驗(yàn)人員11.4定期檢查記錄（適用時(shí)）按季度檢驗(yàn)人員11.5過(guò)期處置記錄按年度檢驗(yàn)人員11.6供應(yīng)商名錄及評(píng)價(jià)審批表按季度物資采購(gòu)員12分包————12.1分包項(xiàng)目協(xié)議書(shū)及時(shí)業(yè)務(wù)人員12.2分包方能力評(píng)審記錄及時(shí)業(yè)務(wù)人員12.3分包方資質(zhì)證明材料及時(shí)業(yè)務(wù)人員12.4分包報(bào)告按年度業(yè)務(wù)人員13報(bào)告和記錄————13.1送檢委托單或技術(shù)服務(wù)合同按季度業(yè)務(wù)人員13.2任務(wù)流轉(zhuǎn)單按季度業(yè)務(wù)人員13.3原始記錄、及其相關(guān)聯(lián)的圖譜或儀器測(cè)試數(shù)據(jù)按季度檢驗(yàn)人員13.4檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告按季度業(yè)務(wù)人員13.5補(bǔ)充（更正）報(bào)告及說(shuō)明、報(bào)告作廢申明按季度業(yè)務(wù)人員13.6現(xiàn)場(chǎng)抽樣照片（適用時(shí)）按季度抽樣人員13.7抽檢文件和方案（適用時(shí)）按年度項(xiàng)目負(fù)責(zé)人13.8受檢單位資料（適用時(shí)）按年度業(yè)務(wù)人員14設(shè)施和環(huán)境控制————14.