總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理

第三章（二）總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理

1總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第1頁要求掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理憑證處理和記賬方法。完成實(shí)訓(xùn)四所要求內(nèi)容。教學(xué)目與要求2總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第2頁

3.1總賬系統(tǒng)任務(wù)

總賬系統(tǒng)任務(wù)就是利用建立會(huì)計(jì)科目體系，輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬、結(jié)賬以及對(duì)賬工作，輸出各種總分類賬、日志賬、明細(xì)賬和相關(guān)輔助賬。3總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第3頁基本功效結(jié)構(gòu)

4總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第4頁3.2日常業(yè)務(wù)處理

在總賬管理系統(tǒng)中，當(dāng)初始化設(shè)置完成后，就能夠開始進(jìn)行日常賬務(wù)處理了。

日常業(yè)務(wù)處理任務(wù)是經(jīng)過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日志賬、明細(xì)賬和總分類賬，進(jìn)行月末對(duì)賬和結(jié)賬，最終生成和輸出各種慣用報(bào)表等。

5總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第5頁3.2.1填制憑證

記賬憑證是登記賬簿依據(jù)，是總賬系統(tǒng)唯一數(shù)據(jù)源，填制憑證也是最基礎(chǔ)和頻繁工作。在實(shí)施計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證，因而在實(shí)際工作中，必須確保準(zhǔn)確完整地輸入記賬憑證。

填制憑證過程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤憑證在所難免。為更正錯(cuò)誤，系統(tǒng)提供了對(duì)錯(cuò)誤憑證修改或刪除功效。

6總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第6頁1.增加憑證

記賬憑證普通包含兩部分：一是憑證頭部分，包含憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包含摘要、科目、借貸方向和金額等。假如輸入會(huì)計(jì)科目有輔助核實(shí)要求，則應(yīng)輸入輔助核實(shí)內(nèi)容；假如一個(gè)科目同時(shí)兼有各種輔助核實(shí)，則同時(shí)要求輸入各種輔助核實(shí)相關(guān)內(nèi)容。7總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第7頁輸入憑證頭部分

填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)先完成憑證頭部分錄入。此項(xiàng)操作對(duì)于錄入各種類型憑證，其操作步驟都是類似。

憑證類別為初始設(shè)置時(shí)已定義憑證類別代碼或名稱。采取自動(dòng)編號(hào)時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按月按類別連續(xù)進(jìn)行編號(hào)。采取序時(shí)控制時(shí)，憑證日期應(yīng)大于或等于啟用日期。注意8總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第8頁

在“附單據(jù)數(shù)”處能夠按Enter鍵經(jīng)過，也能夠輸入單據(jù)數(shù)量。

憑證一旦保留，其憑證類別、憑證編號(hào)均不能修改。

9總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第9頁

輸入憑證正文部分

憑證頭部分完成后，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證主要步驟，企業(yè)應(yīng)依據(jù)詳細(xì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，采取不一樣方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。

10總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第10頁正文中不一樣行摘要能夠相同也能夠不一樣，但不能為空。每行摘要將隨對(duì)應(yīng)會(huì)計(jì)科目在明細(xì)賬、日志賬中出現(xiàn)。新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動(dòng)復(fù)制到下一分錄行。會(huì)計(jì)科目經(jīng)過科目編碼或科目助記碼輸入?？颇烤幋a必須是末級(jí)科目編碼。金額不能為“零”，紅字以“－”號(hào)表示。

注意11總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第11頁憑證管理——填制憑證（增加憑證）例：年1月1日，出納用票號(hào)為100001現(xiàn)金支票，從工行提取現(xiàn)金5000元備用。單據(jù)2張現(xiàn)金支票，票號(hào)100001將光標(biāo)移至銀行存款科目這一行12總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第12頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——外幣科目）12313總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第13頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——數(shù)量科目）123414總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第14頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證）1、收到客戶宏加企業(yè)原欠款30000元，銀行轉(zhuǎn)帳支票,轉(zhuǎn)帳支票結(jié)算,票號(hào)100003，單據(jù)2張。2、從天源企業(yè)采購商品，金額50000元，款項(xiàng)未付，單據(jù)3張，稅率17%。3、職員孫偉翔借支差旅費(fèi)1000元，以現(xiàn)金支付。單據(jù)1張4、以現(xiàn)金購置財(cái)務(wù)部辦公用具500元。單據(jù)1張5、為在建工程1號(hào)樓花費(fèi)1000元，以庫存現(xiàn)金支付.15總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第15頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——供給商往來）123416總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第16頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——部門核實(shí)）123417總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第17頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——個(gè)人往來）123418總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第18頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——項(xiàng)目核實(shí)）年1月3日，一批專用材料工程物資50000元入庫，該工程物資屬于為修建1號(hào)樓物資。附單據(jù)1張19總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第19頁

輸入輔助核實(shí)信息

當(dāng)輸入含有輔助核實(shí)科目時(shí)，要求輸入對(duì)應(yīng)輔助信息。當(dāng)選擇支票控制，即該結(jié)算方式被設(shè)為支票管理時(shí)，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式票號(hào)應(yīng)在支票登記簿中有統(tǒng)計(jì)。

輸入結(jié)算方式、票號(hào)和發(fā)生日期將在進(jìn)行銀行對(duì)賬時(shí)使用。20總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第20頁

當(dāng)輸入一個(gè)不存在個(gè)人姓名時(shí)，應(yīng)先編輯該人姓名及其它資料。在錄入個(gè)人信息時(shí)，若不輸入“部門名稱”只輸“個(gè)人名稱”時(shí)，系統(tǒng)將依據(jù)所輸入個(gè)人名稱自動(dòng)輸入其所屬部門。

其它輔助核實(shí)科目能夠參考錄入。

注意21總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第21頁憑證管理——填制憑證（慣用憑證-生成慣用憑證）必填項(xiàng)憑證摘要增加詳細(xì)分錄22總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第22頁憑證管理——填制憑證（慣用憑證-調(diào)用慣用憑證）進(jìn)入填制憑證窗口將憑證補(bǔ)充完整即可，若不需保留則點(diǎn)“放棄”23總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第23頁5.查詢憑證

在制單過程中，我們能夠經(jīng)過“查詢”功效對(duì)憑證進(jìn)行查看，方便隨時(shí)了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況，確保填制憑證正確性。

在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單中選項(xiàng)能夠查看到當(dāng)前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細(xì)賬及查找分單等。注意24總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第24頁

憑證管理——查詢憑證篩選條件框，什么都不選，默認(rèn)全部憑證雙擊可查看25總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第25頁3.3.2審核憑證

審核憑證是指由含有審核權(quán)限操作員按照會(huì)計(jì)制度要求，對(duì)制單人填制記賬憑證進(jìn)行正當(dāng)性檢驗(yàn)。其目標(biāo)是預(yù)防錯(cuò)誤及舞弊。

憑證審核時(shí)，可直接依據(jù)原始憑證，對(duì)屏幕上顯示記賬憑證進(jìn)行審核，對(duì)正確記賬憑證，發(fā)出簽字指令，計(jì)算機(jī)在憑證上填入審核人名字。26總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第26頁

在確認(rèn)一批憑證無錯(cuò)誤時(shí)能夠在“審核”菜單中“成批審核憑證”功效，方便加緊審核簽字速度，但請(qǐng)慎用。

作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯(cuò)。

審核人和制單人不能是同一個(gè)人，憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作，已標(biāo)錯(cuò)憑證不能被審核，需先取消標(biāo)錯(cuò)后才能審核。

執(zhí)行審核后，系統(tǒng)將自動(dòng)翻頁，或單擊“首張”、“上張“、“下張”、“末張”按鈕翻頁或按“查詢”按鈕重新輸入條件查找其它待審核憑證。

注意27總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第27頁

憑證管理——審核憑證（以“WR王瑞”身份重新注冊(cè)）不設(shè)任何篩選條件，默認(rèn)全部憑證，直接確認(rèn)審核完直接跳入下一張，繼續(xù)點(diǎn)“審核”檢驗(yàn)是否都已經(jīng)審核28總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第28頁例題（25）資料：以王瑞身份登錄注冊(cè)，審核1月份填制憑證。29總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第29頁3.3.3出納簽字

出納簽字是指由出納人員經(jīng)過“出納簽字”功效對(duì)制單員填制帶有現(xiàn)金和銀行科目標(biāo)憑證進(jìn)行檢驗(yàn)查對(duì)，主要查對(duì)出納憑證出納科目標(biāo)金額是否正確，假如憑證正確則在憑證上進(jìn)行出納簽字，經(jīng)審查假如認(rèn)為該張憑證有錯(cuò)誤或有異議，則不予進(jìn)行出納簽字，應(yīng)交給填制人員修改后再查對(duì)。出納簽字方法和審核一樣，不再演示

30總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第30頁

出納需先重新注冊(cè)才能對(duì)憑證進(jìn)行簽字。

已簽字憑證仍有錯(cuò)誤，則需單擊“取消”按鈕，取消簽字，再由制單人修改。

出納簽字時(shí)，能夠單擊“簽字”菜單下“成批出納簽字”選項(xiàng)；取消簽字時(shí)，則能夠單擊“簽字”菜單下“成批取消簽字”完成對(duì)應(yīng)操作。

憑證一經(jīng)簽字，不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才能夠進(jìn)行修改或刪除，取消簽字只能由出納本人進(jìn)行操作。只有包括“現(xiàn)金”及“銀行存款”科目標(biāo)憑證才需出納簽字，也就是說只有收付款憑證才需出納簽字

注意31總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第31頁

憑證管理——出納簽字(以ZL張麗身份登陸)授權(quán)結(jié)果什么都不選，默認(rèn)全部符合條件憑證，直接點(diǎn)“確認(rèn)”32總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第32頁3.3.3記賬

記賬是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全方面、系統(tǒng)、連續(xù)地統(tǒng)計(jì)到含有賬戶基本結(jié)構(gòu)賬簿中去一個(gè)方法。

在手工方式下，記賬是由會(huì)計(jì)人員依據(jù)已審核記賬憑證及所附有原始憑證逐筆或匯總后登記相關(guān)總賬和明細(xì)賬。

在電算化方式下，記賬是由有記賬權(quán)限操作員發(fā)出記賬指令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)記賬程序自動(dòng)進(jìn)行正當(dāng)性檢驗(yàn)、科目匯總、登記賬簿等。

33總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第33頁1.記賬

記賬憑證經(jīng)審核及出納簽字后，即能夠進(jìn)行登記總賬、明細(xì)賬、日志賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬采取向?qū)Х绞?，使記賬過程愈加明確，記賬工作由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，不用人工干預(yù)。記賬范圍可輸入數(shù)字、“－”和“，”。第一次記賬時(shí)，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未結(jié)賬，本月不能記賬。34總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第34頁

未審核憑證不能記賬，記賬范圍應(yīng)小于等于已審核范圍。

作廢憑證不需審核可直接記賬。

在設(shè)置過程中，假如發(fā)覺某一步設(shè)置錯(cuò)誤，可單擊“上一步”返回后進(jìn)行修改。假如不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”，取消此次記賬工作。

記賬過程一旦斷電或其它原因造成中止后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后再重新記賬。

在記賬過程中，不得中止退出。注意35總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第35頁

憑證管理——憑證記賬（記賬）36總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第36頁例題（26）資料:由賬套主管將1月份所填制記賬憑證記賬。37總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第37頁3.3.4修改憑證

輸入憑證時(shí)，盡管系統(tǒng)提供了各種控制錯(cuò)誤伎倆，但錯(cuò)誤操作是在所難免，記賬憑證錯(cuò)誤，必定影響系統(tǒng)核實(shí)結(jié)果。為更正錯(cuò)誤，能夠經(jīng)過系統(tǒng)提供修改功效對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改。

38總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第38頁修改憑證記賬填制憑證審核憑證出納簽字“填制憑證”中直接修改憑證編號(hào)和類別不能改數(shù)字部分：delete，紅字用“-”輸入，方向反了用“空格鍵“刪分”，“插分”取消審核，取消簽字后修改反記賬后修改：“對(duì)賬”狀態(tài)“ctrl+H”，只有賬套主管能反記賬填制紅字沖銷憑證，或藍(lán)字補(bǔ)充憑證注意沖銷憑證做法無痕跡修改有痕跡修改39總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第39頁對(duì)錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種。以下兩種狀態(tài)下錯(cuò)誤憑證可實(shí)現(xiàn)無痕跡修改：1、對(duì)已經(jīng)輸入但未審核記賬憑證進(jìn)行直接修改；2、已經(jīng)過審核但還未記賬憑證不能直接修改，能夠先取消審核再修改。40總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第40頁“有痕跡”修改即經(jīng)過保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證方式留下修改痕跡。假如已記賬憑證發(fā)覺有錯(cuò)，是不能再修改，對(duì)這類錯(cuò)誤修改要求留下審計(jì)線索。此時(shí)，能夠采取沖銷法或補(bǔ)充登記法進(jìn)行修改。41總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第41頁3.3.6沖銷憑證

假如需要沖銷某張已記賬憑證，能夠采取“制單”中“沖銷憑證”命令制作紅字沖銷憑證。

制作紅字沖銷憑證將錯(cuò)誤憑證沖銷后，需要再編制正確藍(lán)字憑證進(jìn)行補(bǔ)充。經(jīng)過紅字沖銷法增加憑證，應(yīng)視同正常憑證進(jìn)行保留和管理。沖銷憑證必須是已記賬憑證42總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第42頁

憑證管理——填制憑證（沖銷憑證）要填制一張紅字憑證，所以仍在“填制憑證”菜單中操作生成一張新紅字憑證，與自己填制憑證一樣，需要審核、出納簽字并記賬43總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第43頁2.取消記賬

假如因?yàn)槟撤N原因，事后發(fā)覺本月已記賬憑證有錯(cuò)誤且必須在本月進(jìn)行修改，利用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功效，將本月已記賬憑證恢復(fù)到未記賬狀態(tài)，進(jìn)行修改、審核后再進(jìn)行記賬。假如選擇是恢復(fù)至本月月初，需要輸入會(huì)計(jì)主管口令，系統(tǒng)才開始進(jìn)行恢復(fù)工作。對(duì)于已結(jié)賬月份，不能恢復(fù)記賬前狀態(tài)。假如再按CTRL+H鍵，隱藏恢復(fù)記賬前狀態(tài)功效。

44總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第44頁

憑證管理——憑證記賬（激活“恢復(fù)記賬前”狀態(tài)）在“期末-對(duì)賬”狀態(tài)下按“CTRL+H”鍵按CTRL+H鍵確定后退出“對(duì)賬”，在“憑證”下找到“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”按鈕45總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第45頁

憑證管理——憑證記賬（取消記賬）146總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第46頁

憑證管理——填制憑證（修改憑證）取消審核只能由原審核人取消，依然在“審核”菜單中取消審核，步驟與“審核”一樣。取消出納簽字只能由出納取消，在“憑證-出納簽字”里取消，步驟同“簽字”一樣。已經(jīng)取消審核和簽字憑證能夠完成無痕跡修改，在“填制憑證”里完成。修改后憑證再次審核和出納簽字后，方可記賬。47總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務(wù)處理第47頁若已采取制單序時(shí)控制，則在修改制單日期時(shí)，不能在上一張憑證制單日