總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理

第三章（二）總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理

1總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第1頁要求掌握總賬系統(tǒng)日常業(yè)務處理憑證處理和記賬方法。完成實訓四所要求內容。教學目與要求2總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第2頁

3.1總賬系統(tǒng)任務

總賬系統(tǒng)任務就是利用建立會計科目體系，輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬、結賬以及對賬工作，輸出各種總分類賬、日志賬、明細賬和相關輔助賬。3總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第3頁基本功效結構

4總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第4頁3.2日常業(yè)務處理

在總賬管理系統(tǒng)中，當初始化設置完成后，就能夠開始進行日常賬務處理了。

日常業(yè)務處理任務是經過輸入和處理各種記賬憑證、審核憑證、記賬，查詢和打印輸出各種憑證、日志賬、明細賬和總分類賬，進行月末對賬和結賬，最終生成和輸出各種慣用報表等。

5總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第5頁3.2.1填制憑證

記賬憑證是登記賬簿依據，是總賬系統(tǒng)唯一數據源，填制憑證也是最基礎和頻繁工作。在實施計算機處理賬務后，電子賬簿準確與完整完全依賴于記賬憑證，因而在實際工作中，必須確保準確完整地輸入記賬憑證。

填制憑證過程中，出現(xiàn)錯誤憑證在所難免。為更正錯誤，系統(tǒng)提供了對錯誤憑證修改或刪除功效。

6總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第6頁1.增加憑證

記賬憑證普通包含兩部分：一是憑證頭部分，包含憑證類別、憑證編號、憑證日期和附件張數等；二是憑證正文部分，包含摘要、科目、借貸方向和金額等。假如輸入會計科目有輔助核實要求，則應輸入輔助核實內容；假如一個科目同時兼有各種輔助核實，則同時要求輸入各種輔助核實相關內容。7總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第7頁輸入憑證頭部分

填制記賬憑證時，應先完成憑證頭部分錄入。此項操作對于錄入各種類型憑證，其操作步驟都是類似。

憑證類別為初始設置時已定義憑證類別代碼或名稱。采取自動編號時，計算機自動按月按類別連續(xù)進行編號。采取序時控制時，憑證日期應大于或等于啟用日期。注意8總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第8頁

在“附單據數”處能夠按Enter鍵經過，也能夠輸入單據數量。

憑證一旦保留，其憑證類別、憑證編號均不能修改。

9總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第9頁

輸入憑證正文部分

憑證頭部分完成后，接下來輸入憑證正文部分，這是填制憑證主要步驟，企業(yè)應依據詳細經濟業(yè)務內容，采取不一樣方式填制憑證，而且每張憑證要求借貸平衡。

10總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第10頁正文中不一樣行摘要能夠相同也能夠不一樣，但不能為空。每行摘要將隨對應會計科目在明細賬、日志賬中出現(xiàn)。新增分錄完成后，按回車鍵，系統(tǒng)將摘要自動復制到下一分錄行。會計科目經過科目編碼或科目助記碼輸入?？颇烤幋a必須是末級科目編碼。金額不能為“零”，紅字以“－”號表示。

注意11總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第11頁憑證管理——填制憑證（增加憑證）例：年1月1日，出納用票號為100001現(xiàn)金支票，從工行提取現(xiàn)金5000元備用。單據2張現(xiàn)金支票，票號100001將光標移至銀行存款科目這一行12總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第12頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——外幣科目）12313總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第13頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——數量科目）123414總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第14頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證）1、收到客戶宏加企業(yè)原欠款30000元，銀行轉帳支票,轉帳支票結算,票號100003，單據2張。2、從天源企業(yè)采購商品，金額50000元，款項未付，單據3張，稅率17%。3、職員孫偉翔借支差旅費1000元，以現(xiàn)金支付。單據1張4、以現(xiàn)金購置財務部辦公用具500元。單據1張5、為在建工程1號樓花費1000元，以庫存現(xiàn)金支付.15總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第15頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——供給商往來）123416總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第16頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——部門核實）123417總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第17頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——個人往來）123418總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第18頁

憑證管理——填制憑證（增加憑證——項目核實）年1月3日，一批專用材料工程物資50000元入庫，該工程物資屬于為修建1號樓物資。附單據1張19總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第19頁

輸入輔助核實信息

當輸入含有輔助核實科目時，要求輸入對應輔助信息。當選擇支票控制，即該結算方式被設為支票管理時，銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式票號應在支票登記簿中有統(tǒng)計。

輸入結算方式、票號和發(fā)生日期將在進行銀行對賬時使用。20總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第20頁

當輸入一個不存在個人姓名時，應先編輯該人姓名及其它資料。在錄入個人信息時，若不輸入“部門名稱”只輸“個人名稱”時，系統(tǒng)將依據所輸入個人名稱自動輸入其所屬部門。

其它輔助核實科目能夠參考錄入。

注意21總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第21頁憑證管理——填制憑證（慣用憑證-生成慣用憑證）必填項憑證摘要增加詳細分錄22總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第22頁憑證管理——填制憑證（慣用憑證-調用慣用憑證）進入填制憑證窗口將憑證補充完整即可，若不需保留則點“放棄”23總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第23頁5.查詢憑證

在制單過程中，我們能夠經過“查詢”功效對憑證進行查看，方便隨時了解經濟業(yè)務發(fā)生情況，確保填制憑證正確性。

在“填制憑證”窗口中，單擊“查看”菜單中選項能夠查看到當前科目最新余額、外部系統(tǒng)制單信息、聯(lián)查明細賬及查找分單等。注意24總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第24頁

憑證管理——查詢憑證篩選條件框，什么都不選，默認全部憑證雙擊可查看25總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第25頁3.3.2審核憑證

審核憑證是指由含有審核權限操作員按照會計制度要求，對制單人填制記賬憑證進行正當性檢驗。其目標是預防錯誤及舞弊。

憑證審核時，可直接依據原始憑證，對屏幕上顯示記賬憑證進行審核，對正確記賬憑證，發(fā)出簽字指令，計算機在憑證上填入審核人名字。26總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第26頁

在確認一批憑證無錯誤時能夠在“審核”菜單中“成批審核憑證”功效，方便加緊審核簽字速度，但請慎用。

作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。

審核人和制單人不能是同一個人，憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可操作，已標錯憑證不能被審核，需先取消標錯后才能審核。

執(zhí)行審核后，系統(tǒng)將自動翻頁，或單擊“首張”、“上張“、“下張”、“末張”按鈕翻頁或按“查詢”按鈕重新輸入條件查找其它待審核憑證。

注意27總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第27頁

憑證管理——審核憑證（以“WR王瑞”身份重新注冊）不設任何篩選條件，默認全部憑證，直接確認審核完直接跳入下一張，繼續(xù)點“審核”檢驗是否都已經審核28總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第28頁例題（25）資料：以王瑞身份登錄注冊，審核1月份填制憑證。29總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第29頁3.3.3出納簽字

出納簽字是指由出納人員經過“出納簽字”功效對制單員填制帶有現(xiàn)金和銀行科目標憑證進行檢驗查對，主要查對出納憑證出納科目標金額是否正確，假如憑證正確則在憑證上進行出納簽字，經審查假如認為該張憑證有錯誤或有異議，則不予進行出納簽字，應交給填制人員修改后再查對。出納簽字方法和審核一樣，不再演示

30總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第30頁

出納需先重新注冊才能對憑證進行簽字。

已簽字憑證仍有錯誤，則需單擊“取消”按鈕，取消簽字，再由制單人修改。

出納簽字時，能夠單擊“簽字”菜單下“成批出納簽字”選項；取消簽字時，則能夠單擊“簽字”菜單下“成批取消簽字”完成對應操作。

憑證一經簽字，不能被修改、刪除，只有被取消簽字后才能夠進行修改或刪除，取消簽字只能由出納本人進行操作。只有包括“現(xiàn)金”及“銀行存款”科目標憑證才需出納簽字，也就是說只有收付款憑證才需出納簽字

注意31總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第31頁

憑證管理——出納簽字(以ZL張麗身份登陸)授權結果什么都不選，默認全部符合條件憑證，直接點“確認”32總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第32頁3.3.3記賬

記賬是以會計憑證為依據，將經濟業(yè)務全方面、系統(tǒng)、連續(xù)地統(tǒng)計到含有賬戶基本結構賬簿中去一個方法。

在手工方式下，記賬是由會計人員依據已審核記賬憑證及所附有原始憑證逐筆或匯總后登記相關總賬和明細賬。

在電算化方式下，記賬是由有記賬權限操作員發(fā)出記賬指令，由計算機按照預先設計記賬程序自動進行正當性檢驗、科目匯總、登記賬簿等。

33總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第33頁1.記賬

記賬憑證經審核及出納簽字后，即能夠進行登記總賬、明細賬、日志賬及往來賬等操作。本系統(tǒng)記賬采取向導方式，使記賬過程愈加明確，記賬工作由計算機自動進行數據處理，不用人工干預。記賬范圍可輸入數字、“－”和“，”。第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。上月未結賬，本月不能記賬。34總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第34頁

未審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍。

作廢憑證不需審核可直接記賬。

在設置過程中，假如發(fā)覺某一步設置錯誤，可單擊“上一步”返回后進行修改。假如不想再繼續(xù)記賬，可單擊“取消”，取消此次記賬工作。

記賬過程一旦斷電或其它原因造成中止后，系統(tǒng)將自動調用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數據，然后再重新記賬。

在記賬過程中，不得中止退出。注意35總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第35頁

憑證管理——憑證記賬（記賬）36總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第36頁例題（26）資料:由賬套主管將1月份所填制記賬憑證記賬。37總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第37頁3.3.4修改憑證

輸入憑證時，盡管系統(tǒng)提供了各種控制錯誤伎倆，但錯誤操作是在所難免，記賬憑證錯誤，必定影響系統(tǒng)核實結果。為更正錯誤，能夠經過系統(tǒng)提供修改功效對錯誤憑證進行修改。

38總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第38頁修改憑證記賬填制憑證審核憑證出納簽字“填制憑證”中直接修改憑證編號和類別不能改數字部分：delete，紅字用“-”輸入，方向反了用“空格鍵“刪分”，“插分”取消審核，取消簽字后修改反記賬后修改：“對賬”狀態(tài)“ctrl+H”，只有賬套主管能反記賬填制紅字沖銷憑證，或藍字補充憑證注意沖銷憑證做法無痕跡修改有痕跡修改39總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第39頁對錯誤憑證進行修改，可分為“無痕跡”修改及“有痕跡”修改兩種。以下兩種狀態(tài)下錯誤憑證可實現(xiàn)無痕跡修改：1、對已經輸入但未審核記賬憑證進行直接修改；2、已經過審核但還未記賬憑證不能直接修改，能夠先取消審核再修改。40總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第40頁“有痕跡”修改即經過保留錯誤憑證和更正憑證方式留下修改痕跡。假如已記賬憑證發(fā)覺有錯，是不能再修改，對這類錯誤修改要求留下審計線索。此時，能夠采取沖銷法或補充登記法進行修改。41總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第41頁3.3.6沖銷憑證

假如需要沖銷某張已記賬憑證，能夠采取“制單”中“沖銷憑證”命令制作紅字沖銷憑證。

制作紅字沖銷憑證將錯誤憑證沖銷后，需要再編制正確藍字憑證進行補充。經過紅字沖銷法增加憑證，應視同正常憑證進行保留和管理。沖銷憑證必須是已記賬憑證42總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第42頁

憑證管理——填制憑證（沖銷憑證）要填制一張紅字憑證，所以仍在“填制憑證”菜單中操作生成一張新紅字憑證，與自己填制憑證一樣，需要審核、出納簽字并記賬43總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第43頁2.取消記賬

假如因為某種原因，事后發(fā)覺本月已記賬憑證有錯誤且必須在本月進行修改，利用“恢復記賬前狀態(tài)”功效，將本月已記賬憑證恢復到未記賬狀態(tài)，進行修改、審核后再進行記賬。假如選擇是恢復至本月月初，需要輸入會計主管口令，系統(tǒng)才開始進行恢復工作。對于已結賬月份，不能恢復記賬前狀態(tài)。假如再按CTRL+H鍵，隱藏恢復記賬前狀態(tài)功效。

44總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第44頁

憑證管理——憑證記賬（激活“恢復記賬前”狀態(tài)）在“期末-對賬”狀態(tài)下按“CTRL+H”鍵按CTRL+H鍵確定后退出“對賬”，在“憑證”下找到“恢復記賬前狀態(tài)”按鈕45總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第45頁

憑證管理——憑證記賬（取消記賬）146總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第46頁

憑證管理——填制憑證（修改憑證）取消審核只能由原審核人取消，依然在“審核”菜單中取消審核，步驟與“審核”一樣。取消出納簽字只能由出納取消，在“憑證-出納簽字”里取消，步驟同“簽字”一樣。已經取消審核和簽字憑證能夠完成無痕跡修改，在“填制憑證”里完成。修改后憑證再次審核和出納簽字后，方可記賬。47總賬系統(tǒng)的日常業(yè)務處理第47頁若已采取制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證制單日