如何開好部門工作例會(干貨)課件

部門工作例會企業(yè)如何組織員工高效的開好公司例會20XX部門工作例會企業(yè)如何組織員工高效的開好公司例會20XX1課程目的掌握高效會議的流程掌握XX會議管理的原則

課程目的掌握高效會議的流程

二、高效會議的流程三、XX會議管理的原則課程目錄一、為什么要開會？二、高效會議的流程三、XX會議管理的原則課程目錄一、討論：為什么要開會？狀況信息溝通解決工作問題行動方案決策討論：為什么要開會？狀況信息溝通解決工作問題行動方案決策會議是指兩個或兩個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項功能中的某一項或某幾項：培育訓(xùn)練

提供信息匯集信息解決問題宣傳政策會議是指兩個或兩個以上的人(其中一個為主持人)，為發(fā)揮

會議這種群體溝通的方式，是一個集思廣益的渠道，通過開會可以達到如下目的：

開展有效的溝通傳達資訊

監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達成協(xié)議與解決問題

資源共享開發(fā)創(chuàng)意

激勵士氣鞏固經(jīng)理人的地位會議這種群體溝通的方式，是一個集思廣益的渠道，通過開一、為什么要開會？

二、高效會議的流程三、XX會議管理的原則課程目錄一、為什么要開會？二、高效會議的流程三、XX會議管理高效會議的流程策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知宣布會議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進度推動達成決議迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀(jì)要立即行動跟進持續(xù)改進會議Plan會前準(zhǔn)備Do會中控制Review會后跟進高效會議的流程策劃會議議程宣布會議規(guī)則迅速總結(jié)評估PlanD議程目標(biāo)期望成果利益關(guān)注點后續(xù)行動回顧期望值重復(fù)PDR會前準(zhǔn)備－策劃議程的幾點建議議程目標(biāo)期望利益關(guān)注點后續(xù)回顧期望值重復(fù)PDR會前準(zhǔn)備－目標(biāo)明確會議要達到的目標(biāo)期望成果讓與會者可提前了解對會議的觀點；鼓勵與會者提出他們會議期望值，必要時調(diào)整議程利益與關(guān)注了解團隊目前的狀態(tài)形勢設(shè)法增加有效的工作方法與流程有助于理解溝通或是清除障礙提升傾聽與相互理解水平將關(guān)注點轉(zhuǎn)化為實際的行動確保會議技能的提高后續(xù)行動在會議開始前就考慮行動方案確保大家關(guān)注行動與產(chǎn)出而不是問題強調(diào)個人行動的責(zé)任增強改善的意愿設(shè)定行動節(jié)奏重復(fù)上述步驟，堅持Plan->Do->Review流程目標(biāo)明確會議要達到的目標(biāo)期望成果讓與會者可提前了解對會議的觀策劃會議議程；篩選參會人員；會議行政安排；發(fā)送會議通知宣布會議規(guī)則；恰當(dāng)扮演角色；控制議程進度；推動達成決議迅速總結(jié)評估；發(fā)送會議紀(jì)要；立即行動跟進；持續(xù)改進會議高效會議的流程會前準(zhǔn)備會中控制會后跟進策劃會議議程；篩選參會人員；會議行政安排；發(fā)送會議通知宣布會會中控制－高效會議的行為規(guī)則應(yīng)當(dāng)不應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或不攜帶手機，至少應(yīng)放置在靜音狀態(tài)按時開始結(jié)束，尤其是在中間短暫休息以后事先聲明約束性條件就如何處理爭議達成共識尊重相互之間發(fā)表觀點的權(quán)利突出重點，如果較復(fù)雜就先解釋再總結(jié)聚焦議程內(nèi)的問題，非議程內(nèi)的記錄下來，不討論開小會同時1個以上的討論對話長時間的1對1討論扔“手榴彈”，比如與會議無關(guān)的個人觀點討論臨時想到的話題，除非對會議原目標(biāo)有直接產(chǎn)出直接評論特別是批評別人提出的觀點沒有人對每個內(nèi)容進行總結(jié)并確定行動方案會中控制－高效會議的行為規(guī)則應(yīng)當(dāng)不應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或不攜帶手機，

為會議設(shè)定合理的較高期望值；在會議中多使用“我們”而非“我”；提醒團隊任務(wù)的重要性。確認(rèn)與會者名單；提供支持、信息和資源；營造氛圍；鼓勵創(chuàng)意；作出決定；需要認(rèn)真充分的準(zhǔn)備、參與并影響會議；參與者推動者領(lǐng)導(dǎo)者負責(zé)整個會議，設(shè)定會議內(nèi)容與產(chǎn)出恰當(dāng)扮演自己的角色－領(lǐng)導(dǎo)者為會議設(shè)定合理的較高期望值；確認(rèn)與會者名單；鼓勵創(chuàng)意；恰當(dāng)扮演自己的角色－推動者參與者領(lǐng)導(dǎo)者推動者負責(zé)控制會議的程序與進度堅持實施會議的議程；適當(dāng)“管理”與會者的行為確保與會者處在“安全”狀態(tài)；記錄團隊的建議與決議；時間控制；必要時把大家?guī)Щ卣}；協(xié)助歸納和澄清觀點；協(xié)助達成會議成效；提供反饋。恰當(dāng)扮演自己的角色－推動者參與者領(lǐng)導(dǎo)者推動者負責(zé)控制會議的程恰當(dāng)扮演自己的角色－參與者負責(zé)積極的為會議貢獻“輸入”事先了解會議議程與目標(biāo)；了解會議背景，搜集有用的信息；積極傾聽；積極提供觀點與建議；遵守會議議程與規(guī)則；恰當(dāng)?shù)呐c會“行為”；承諾并履行安排的任務(wù)。恰當(dāng)扮演自己的角色－參與者負責(zé)積極的為會議貢獻“輸入”會中控制－控制議程進度TIPS：用好會議白板幫助團隊討論聚焦即時記錄會議內(nèi)容與要點鼓勵參與“共有”觀點增進成就感嚴(yán)格按議程控制進程會中控制－控制議程進度TIPS：用好會議白板嚴(yán)格按議程控制進1、準(zhǔn)時到場，按時開始。2、正確開場并引入日程表。3、制定規(guī)則。高效的會議離不開優(yōu)秀的會議主持人的會中控制，會議主持人的10大規(guī)則如下：96%7、通常要時不時地進行清楚簡要的總結(jié)。8、確保決定正確地做出，并得到同意。4、確保發(fā)言全面。5、保持討論不離題。6、看表，提醒人們注意時間。9、應(yīng)付擾亂、感情激動性事件。10、總結(jié)并確定后續(xù)行動。會中控制－會議主持人規(guī)則1、準(zhǔn)時到場，按時開始。高效的會議離不開優(yōu)秀的會議主持人的會開場白澄清觀點展開討論推動決策總結(jié)行動會中控制－會議主持人控場技巧開場白澄清觀點展開討論推動決策總結(jié)行動會中控制－會議主持人控高效會議的流程策劃會議議程篩選參會人員會議行政安排發(fā)送會議通知宣布會議規(guī)則恰當(dāng)扮演角色控制議程進度推動達成決議迅速總結(jié)評估發(fā)送會議紀(jì)要立即行動跟進持續(xù)改進會議Plan會前準(zhǔn)備Do會中控制Review會后跟進高效會議的流程策劃會議議程宣布會議規(guī)則迅速總結(jié)評估PlanD會后跟進－會議紀(jì)要的書寫規(guī)范會議紀(jì)要格式：要求使用公司統(tǒng)一格式。（詳見：XX會議管理程序）會議紀(jì)要正文：要求對會議整體情況作簡明扼要的描述，會議過程只能簡單描述，與會人員發(fā)言、討論過程不必一一羅列；對會議作出的決定決議、布置工作要進行正確描述，明確干什么、什么時間干、誰去干、誰配合、資源配套、注意事項等；會議紀(jì)要語言要通俗易懂、簡明扼要，用詞要準(zhǔn)確規(guī)范、符合行業(yè)約定俗稱的要求。會后跟進－會議紀(jì)要的書寫規(guī)范會議紀(jì)要格式：要求使用公司統(tǒng)一格嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律有效履行角色充分醞釀議程持續(xù)優(yōu)化循環(huán)鼓勵積極與符合準(zhǔn)則的會議行為有會議主持，并且所有與會成員均有清晰的角色與職責(zé)明確的內(nèi)容、確切的時間長度以及負責(zé)人會前準(zhǔn)備、會中控制、會后跟進會后跟進－持續(xù)改進會議成功會議不是偶然的，必須具備4大關(guān)鍵因素：嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律有效履行角色充分醞釀議程持續(xù)優(yōu)化循環(huán)鼓勵積極與符討論：會議效率不高的原因？討論：會議效率不高的原因？總結(jié)：會議效率不高的原因

會議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會議的地點以及會議的準(zhǔn)備工作?？偨Y(jié)：會議效率不高的原因會議效率不高通常由以下7種原附表：

會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)

附表：會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)

一、為什么要開會？

二、高效會議的流程三、XX會議管理的原則課程目錄一、為什么要開會？二、高效會議的流程三、XX會議管理對很多人來說，管理就是開會，但開會不一定就是管理。級別越高，會議越多。只有掌握并堅持一些基本原則，才能充分利用開會實現(xiàn)有效管理。

不開沒有主持人的會議。會議一定要設(shè)主持人，主持人一定要管理會議，主持人不能隨便讓別人代替，也不能形同虛設(shè)；不開沒有議題的會議。主持人會前要準(zhǔn)備好議題，給參會者足夠時間做準(zhǔn)備，會中要保證會議不跑題。不開沒有爭論的會議。會議中主持人要引導(dǎo)討論和爭論，讓每個不同意見都有發(fā)表的機會。不開沒有時限的會議。主持人要管理會議時間，要果斷打