信息溝通管理制度

信息溝通管理制度制定制度的目的為了加強(qiáng)各個(gè)部門的信息溝通工作，及時(shí)、準(zhǔn)確的完成信息傳遞，以確保信息溝通的通暢。信息管理原則2.1及時(shí)2.1.1信息管理人員應(yīng)適時(shí)地記錄、收集出現(xiàn)的各種信息。2.1.2信息管理人員要以最快的速度將信息加工并傳遞給有關(guān)部門。2.2真實(shí)信息管理人員在收集過程中必須保證信息的真實(shí)性和可靠性，在加工過程中必須防止和減少各種干擾，保證信息不失真。2.3適用信息的處理必須適合項(xiàng)目管理的需要，便于利用。2.3.1收集階段。信息必須完整。2.3.22.3.3傳輸階段。必須本著項(xiàng)目的要求和情況，選擇相應(yīng)的高效的媒介手段。2.3.4存貯方面。應(yīng)對(duì)信息進(jìn)行分類、登記、編碼等工作，使檔案能便于今后的查詢和利用。2.4經(jīng)濟(jì)信息的處理必須考慮經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。2.4.1要求以最低的費(fèi)用獲得更多的信息。2.4.2要求以最低的費(fèi)用獲得更有價(jià)值和有效的信息。信息收集3.1信息收集原則3.1.1信息源開發(fā)要廣。要從全面聯(lián)系來認(rèn)識(shí)事物，在信息收集上，就必須廣辟信息來源。3.1.2信息流行的分析要加強(qiáng)，信息流向反映事物的發(fā)展變化，應(yīng)對(duì)信息作科學(xué)分析，從中抓住內(nèi)在的必然聯(lián)系。要把握住信息流向，及時(shí)收集信息。對(duì)重大信息變動(dòng)，應(yīng)早做準(zhǔn)備，具備主動(dòng)性。3.1.3信息量值的區(qū)分要準(zhǔn)確。應(yīng)將量值大的信息作為收集的重點(diǎn)。3.1.4信息收集的主動(dòng)性要增強(qiáng)。收集者應(yīng)主動(dòng)、自覺，培養(yǎng)積極主動(dòng)精神和一絲不茍的作風(fēng)。3.2信息收集3.2.1制定計(jì)劃。收集之前，要根據(jù)所需信息的內(nèi)容、范圍和時(shí)限作出安明確步驟，并在數(shù)量、時(shí)間、作用、種類上加以具體限定。3.2.2信息識(shí)別。收集真實(shí)的、有用的、關(guān)鍵的信息，減少信息處理工作;信息管理人員必須根據(jù)意義、作用、時(shí)限、流速和需要，有選擇地收集信息、識(shí)別信息。3.2.3信息檢驗(yàn)。對(duì)信息進(jìn)行嚴(yán)格的正確性檢查，防止信息尤其是數(shù)據(jù)有差錯(cuò)、重復(fù)和遺漏。4、信息傳遞信息的傳遞必須及時(shí)和準(zhǔn)確，避免因傳遞遲緩或失真造成的決策失誤、組織失控與指揮失利。4.1信道暢通。一是除去不必要的環(huán)節(jié)，層次設(shè)置應(yīng)合理；二是在每一層次或環(huán)節(jié)中，接收、反饋、中轉(zhuǎn)的職責(zé)要分明。4.2傳遞如實(shí)。不論是接收或傳遞，都應(yīng)實(shí)事求是，保證信息可靠，不能任意取舍或歪曲。4.3體制健全。這包括組織系統(tǒng)和法制健全，統(tǒng)一指揮、依法行政、令行禁止。5、信息存貯5.1建立數(shù)據(jù)的邏輯組織，按數(shù)據(jù)的內(nèi)在聯(lián)系和使用方式，組合成合理的結(jié)構(gòu)，以便存取。5.2選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備和介質(zhì)，并對(duì)載體采取如加密等保護(hù)措施，以防丟失、盜用和破壞，保證其機(jī)密性和安全性。雙向溝通伴隨反饋過程，使發(fā)送者可以及時(shí)了解到信息在實(shí)際中如何被理解，使受訊者得以表達(dá)接受時(shí)的困難，從而得到幫助和解決。為此，要做到：5.2.1為項(xiàng)目成員提供多種渠道，能隨時(shí)提出心中的疑問項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該提供渠道，保證每個(gè)成員能順暢地提出意見并得到答復(fù)。溝通時(shí)往往是綜合運(yùn)用多種方式進(jìn)行，如在語言溝通時(shí)輔之以表情、手勢(shì)；又如會(huì)議結(jié)束時(shí)有個(gè)紀(jì)要，與會(huì)人員在回去口頭傳達(dá)匯報(bào)時(shí)兼有紀(jì)要，就可使會(huì)議精神更完整地被會(huì)外人員所理解。只有這樣，才能提高信息溝通的整體效應(yīng)。5.2.2管理人員應(yīng)親自向所屬成員傳達(dá)管理層的目標(biāo)傳遞資訊不是一個(gè)簡(jiǎn)單的事件，而是一個(gè)提出和采納意見的過程。很少有什么建議一提出來就立刻被大家接受，這中間包括傾聽他人的意見，對(duì)主張進(jìn)行測(cè)試，提出新主張，再測(cè)試，直至達(dá)成協(xié)定等一系列內(nèi)容。5.2.3定期匿名調(diào)查，了解成員對(duì)項(xiàng)目、管理人員的看法管理人員在匯集調(diào)查結(jié)果之后，就調(diào)查結(jié)果進(jìn)行討論，分析員工的關(guān)注點(diǎn)，找出解決問題的辦法，并積極付諸實(shí)施。信息加工5.3原則5.3.1去粗取精，去偽存真。整理大量初始性的消息、資料、數(shù)據(jù)，使其獲得精確的定性和定位，并對(duì)實(shí)質(zhì)內(nèi)容加以鑒別，以求真實(shí)準(zhǔn)確地反映行政管理的活動(dòng)、對(duì)象及變化。5.3.2由此及彼，由表及里。要反復(fù)進(jìn)行分析、綜合，剖其表象，究其內(nèi)涵，力求所有信息之間的聯(lián)系在信息系統(tǒng)中符合邏輯地再現(xiàn)。5.3.35.4要使用精確的表達(dá)方式要把經(jīng)理人員的想法用語言和非語言精確地表達(dá)出來，而且在使接收者從溝通的語言或非語言中得出所期望的理解。5.5要進(jìn)行信息的追蹤與反饋人員予以指定。7.17.3依照保密規(guī)定使用會(huì)議設(shè)備和管理會(huì)議文件。7.17.4確定會(huì)議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。7.18宣傳報(bào)道保密管理7.18.1向員工進(jìn)行保密教育，講清宣傳報(bào)道保密事項(xiàng)應(yīng)注意什么、什么內(nèi)容可以報(bào)道、什么內(nèi)容不可以報(bào)道、怎樣做好宣傳報(bào)道保密事項(xiàng)等。7.18.2建立健全宣傳報(bào)道中的保密制度。凡屬“三密”文件、資料的內(nèi)容，都不得擅自公開或在報(bào)道中引用；項(xiàng)目產(chǎn)生或掌管的國(guó)家秘密事項(xiàng)及有關(guān)內(nèi)部事項(xiàng)不得公開傳播或宣傳；對(duì)宣傳報(bào)道稿件要認(rèn)真進(jìn)行保密審查。7.19對(duì)不準(zhǔn)拍照的設(shè)備、圖表、資料應(yīng)懸掛明顯的標(biāo)志或采取掩蔽措施。7.20加強(qiáng)對(duì)生產(chǎn)要害部位的管理。凡需進(jìn)入生產(chǎn)要害部位的非本部位工作人員，應(yīng)執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。7.21項(xiàng)目工作人員發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目信息秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時(shí)，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告項(xiàng)目經(jīng)理辦公室；項(xiàng)目經(jīng)理辦公室接到報(bào)告，應(yīng)立即作出處理。7.22責(zé)任與處罰7.22.1出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并扣發(fā)工資200元以上1000元以下a).泄露項(xiàng)目信息秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；b).違反本制度規(guī)定的秘密內(nèi)容的；c).已泄露項(xiàng)目信息秘密但采取補(bǔ)救措施的。7.22.2出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失a).故意或過失泄露項(xiàng)目信息秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；b).違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供項(xiàng)目信息秘密的；c).利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。7.23附則：本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一7.23.1使項(xiàng)目信息秘密被不應(yīng)知悉者知悉的。7.23.2使項(xiàng)目信息秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。7.24對(duì)保守、保護(hù)項(xiàng)目信息秘密以及改進(jìn)保密技術(shù)、措施等方面成績(jī)顯著的部門或員工，參照“項(xiàng)目成員獎(jiǎng)懲制度”予以獎(jiǎng)勵(lì)。7.25對(duì)不遵守保密制度造成嚴(yán)重后果的，參照“項(xiàng)目成員獎(jiǎng)懲制度”予以處罰。7.26本制度自2011年8、技術(shù)合同保密管理規(guī)范8.1為規(guī)范技術(shù)合同保密工作，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本規(guī)范。8.2適用范圍：公司與其他技術(shù)方進(jìn)行技術(shù)開發(fā)合作，須定出保密合同。8.3依據(jù)：甲乙雙方根據(jù)《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》和國(guó)家、地方有關(guān)規(guī)定，就企業(yè)技術(shù)秘密保護(hù)達(dá)成協(xié)議。8.4保密內(nèi)容8.4.1乙方在合同期前所持有的科研成果和技術(shù)秘密已被甲方應(yīng)用和生產(chǎn)的。8.4.2乙方在合同期內(nèi)研究發(fā)明的科研成果。8.4.3甲方已有的科研成果和技術(shù)秘密。8.4.4甲方所有的技術(shù)資料。8.5雙方的權(quán)利和義務(wù)8.5.1甲方為乙方的科研成果提供良好的應(yīng)用和生產(chǎn)條件，并根據(jù)創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益給予獎(jiǎng)勵(lì)。8.5.2乙方必須按甲方的要求從事項(xiàng)目的研究與開發(fā)，并將研究開發(fā)的所有資料交甲方保存。8.5.3乙方必須嚴(yán)格遵守甲方的保密制度，防止泄露企業(yè)的技術(shù)秘密。8.5.4未經(jīng)甲方書面同意，乙方不得利用技術(shù)秘密進(jìn)行新的研究與開發(fā)。8.5.5乙方在雙方解除聘用合同后的三年內(nèi)，不得在生產(chǎn)同類且有競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系的產(chǎn)品的其他企業(yè)內(nèi)任職。8.6協(xié)議期限8.6.1聘用合同期內(nèi)。8.6.2解除聘用合同后的三年內(nèi)。8.7保密費(fèi)的數(shù)額及支付方式：甲方對(duì)乙方的技術(shù)成果給予的獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)金中含保密費(fèi)，其獎(jiǎng)金和保密費(fèi)的數(shù)額，視技術(shù)成果的作用和創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益而定。8.8違約責(zé)任8.8.1乙方違反此協(xié)議，甲方有權(quán)無條件解除聘用合同，并取消有關(guān)待遇。8.8.2乙方部分違反此協(xié)議，造成一定經(jīng)濟(jì)損失，甲方視情節(jié)輕重處以乙方一定金額的罰款。8.8.3乙方違反此協(xié)議，造成甲方重大經(jīng)濟(jì)損失，應(yīng)賠償甲方所受全部損失。8.8.4以上違約責(zé)任的執(zhí)行，超過法律、法規(guī)賦予雙方權(quán)限的，申請(qǐng)仲裁機(jī)構(gòu)仲裁或向法院提出上訴。8.9合同書后須有雙方法定代表人簽名和甲乙兩方加蓋的印章。8.10本規(guī)定自2011年9、機(jī)密文件管理制度9.1為完善公司保密制度，維護(hù)公司權(quán)益，加強(qiáng)機(jī)密文件管理，特制定本管理制度。9.2范圍9.2.1生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖具有專利性與獨(dú)特性的機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。9.2.2技術(shù)性的資料具有獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外部人員技術(shù)合作或外部人員技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)、改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性的資料。9.2.3業(yè)務(wù)性的資料銷售成本資料、市場(chǎng)情報(bào)、國(guó)外業(yè)務(wù)考察報(bào)告及其他業(yè)務(wù)上屬于機(jī)密性的資料。9.2.4其他經(jīng)項(xiàng)目職能經(jīng)理以上主管認(rèn)為有必要列入機(jī)密文件管理的一切資料。9.3保管部門9.3.1外來機(jī)密文件應(yīng)以項(xiàng)目經(jīng)理室為保管部門；經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理核準(zhǔn)須于事業(yè)部、研究所或工廠所在地保存者，應(yīng)以事業(yè)部經(jīng)理室、研究所所長(zhǎng)室、駐廠經(jīng)理（副經(jīng)理）室或總經(jīng)理指定的部門為保管部門。9.3.2開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門自行建立的專業(yè)性機(jī)密文件，應(yīng)以各職能經(jīng)理所在經(jīng)理室為保管部門。9.3.3各部、室、中心的機(jī)密文件，屬各該部門承辦的專責(zé)性質(zhì)者，應(yīng)以各該部、室、中心為保管部門。9.3.4應(yīng)指定專人經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理核定（總管理處由總經(jīng)理核定），負(fù)責(zé)機(jī)密文件收發(fā)、登記及歸檔等事務(wù)。9.4外來機(jī)密文件處理9.4.1文件由代表項(xiàng)目組取得該文件的人員直接送至總管理處機(jī)密文件保管人員，以“收（發(fā)）文登記單”一式五聯(lián)登記，呈請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)理核派經(jīng)辦人（主辦人）及指定處理期限后，其分文、經(jīng)辦、復(fù)文或主動(dòng)發(fā)文均依規(guī)定流程處理。必須保證文件遞送均親自為之，不得假手他人。9.4.2容對(duì)本項(xiàng)目權(quán)益影響重大時(shí)，保管人員在文件分類辦理時(shí)，應(yīng)用影印本，原文件由保管人員妥藏。9.4.3文件處理期間，須負(fù)保密全責(zé)；如需分派其所屬人員辦理時(shí)，則于每日上班時(shí)將“文件傳遞記錄卡”注明時(shí)間、用途，由經(jīng)辦人簽章后，“文件傳遞記錄卡”由主辦人留存，密件交經(jīng)辦人辦理。當(dāng)日下班（或完工）時(shí)，主辦人應(yīng)負(fù)責(zé)將密件收回，并將“文件傳遞記錄卡”填注收回時(shí)間，由經(jīng)辦人簽認(rèn)后隨“收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)與密件一并歸檔。9.4.4后由主辦人親自遞送或封妥簽章，交予文書管理部門收發(fā)人員寄送。9.5自創(chuàng)的專業(yè)性機(jī)密文件處理9.5.1術(shù)、開發(fā)、工務(wù)、營(yíng)業(yè)等部門的工作人員在承辦特定項(xiàng)目業(yè)務(wù)時(shí)所建立的資料，應(yīng)視同機(jī)密文件，依本條的規(guī)定辦理。9.5.2各項(xiàng)機(jī)密文件的經(jīng)辦部門應(yīng)于每月底編制下月的“工作計(jì)劃表”，寫明交辦的特定業(yè)務(wù)工作主題、內(nèi)容摘要、經(jīng)辦人及預(yù)定完成期限等，經(jīng)各保管部門主管核定后，一份自存，一份送保管部門存查。9.6經(jīng)辦方式9.6.1于辦公場(chǎng)所處理機(jī)密文件，不得擅自攜帶外出或轉(zhuǎn)借、出示于他人。處理期間應(yīng)妥善收存，防止他人輕易取得或翻閱。9.6.2得請(qǐng)托他人代抄、代描機(jī)密文件，非經(jīng)經(jīng)理級(jí)以上主管核準(zhǔn)者，亦不得擅自復(fù)制。9.6.3因公確需攜帶機(jī)密文件外出時(shí)，應(yīng)呈經(jīng)理級(jí)以上主管（專業(yè)性機(jī)密文件須呈項(xiàng)目經(jīng)理）核準(zhǔn)后帶出。9.6.4未能在規(guī)定期限內(nèi)處理完畢，應(yīng)于到期前簽呈交辦的主管核準(zhǔn)延長(zhǎng)處理期限，并聯(lián)絡(luò)保管人員延緩稽催。9.7歸檔9.7.1文件在主辦人辦妥并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件連同“收（發(fā)）文登記單”第四、第五聯(lián)及“文件傳遞記錄卡”送交保管人員簽收，編定檔號(hào)，依其類別登入“機(jī)密文件保管備查簿”，第四聯(lián)送回主辦人存查，第五聯(lián)連同文件歸檔。9.7.2建立的機(jī)密文件，經(jīng)辦人辦妥并經(jīng)項(xiàng)目相關(guān)職能經(jīng)理核定保存期限后，應(yīng)將文件類別、內(nèi)容摘要、預(yù)定保存期限等填入“機(jī)密文件送件單”，隨文件送交保管人員編定檔號(hào)并簽收后，“機(jī)密文件送件單”退回經(jīng)辦人存查，文件由保管人員依類歸檔，并將其名稱及歸檔編號(hào)登入“機(jī)密文件保管備查簿”。9.8檔案整理9.8.1應(yīng)將每月增加的機(jī)密文件，于下月5日前填入“機(jī)密文件增列表”呈項(xiàng)目經(jīng)理（專業(yè)性者呈各職能經(jīng)理）核閱。項(xiàng)目結(jié)束后清理檔卷，將認(rèn)為已無需繼續(xù)保管或已消失機(jī)密性質(zhì)的文件，造具“機(jī)密文件銷毀表”呈報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理（專業(yè)性者呈相關(guān)職能經(jīng)理）核準(zhǔn)后銷毀或送回原經(jīng)辦部門按一般文書辦理歸檔。9.8.2應(yīng)于每月底查對(duì)“機(jī)密文件增列表”或“工作計(jì)劃表”，如有應(yīng)送