檔案管理實施細則

附件：松江電站工程建設局工程檔案管理實行細則（試行）根據國家《重大建設項目檔案驗收措施》等有關規(guī)定，結合工程實際狀況，特制定實行細則如下:一、職責工程檔案要與工程建設同步管理,各參建單位的領導要高度重視工程檔案的管理和歸檔工作,在工程建設過程中,把各自職責范圍內建設項目文獻材料的形成、積累、整頓、歸檔工作做好，保證檔案資料的完整、精確和及時歸檔。建設單位負責組織協(xié)調和指導各參建單位編制項目竣工文獻和整頓項目文獻。按國家規(guī)范規(guī)定，完畢各自職責范圍內的竣工文獻的編制和項目文獻整頓、歸檔工作。（一）設計單位要提交工程各階段的勘測設計文獻，提交所有設計修改告知單和設計總結。（二）施工單位負責編制、搜集、整頓、提交所有竣工圖、施工、安裝記錄（含隱蔽工程及測量記錄）、工程聯(lián)絡單、機組啟動試運方案、試運記錄、驗收簽證書、移交試生產前的消缺記錄、質量等級評價表、繼電保護整定單、施工總結等。（三）監(jiān)理單位（部門）負責編制、搜集、整頓、提交工程監(jiān)理業(yè)務范圍內形成的各項監(jiān)理事項（工程質量、工期、投資等）的所有文獻材料和監(jiān)理工作總結；負責定期深入施工現場，對各施工單位項目檔案的搜集、積累、整頓、立卷、保管等工作進行檢查和指導，保證施工單位項目檔案完整、精確；負責對各施工單位提交的工程竣工檔案資料進行審核并履行簽字手續(xù)。（四）質量監(jiān)督單位負責編制、搜集、整頓、提交工程質量監(jiān)督工作中形成的各類質量監(jiān)督文獻。（五）移民監(jiān)理單位負責搜集、整頓、提交在征地移民工作中形成的所有文獻資料。（六）建設項目實行總承包的，各分包單位負責搜集、整頓分包范圍內的檔案資料，交總承包單位匯總、整頓?？⒐r由總承包單位向建設單位提交完整、精確的項目檔案資料。監(jiān)理部門審查合格后，辦理移交手續(xù)。（七）其他設備、技術、工藝及商檢、索賠文獻應由承接單位整頓；其他參建單位按工作職責范圍搜集、整頓、提交有關的檔案資料。二、項目檔案的搜集（一）搜集歸檔范圍但凡反應與項目有關的重要職能活動、具有查考價值的多種載體的文獻資料（圖紙、照片、錄音、錄像、光盤等），都應搜集齊全，歸入項目檔案。1、前期文獻：流域水電規(guī)劃、預可行性研究匯報、移民安頓初步規(guī)劃、水庫沉沒實物指標、投資估算、選壩匯報及審查會議紀要、可行性研究匯報、批復、移民安頓包干協(xié)議、移民賠償投資包干協(xié)議、后期扶持原則的同意文獻等。2、招投標設計階段：設計院編制的主體工程、永久設備和項目法人委托的其他工程的招投標文獻。3、施工圖設計階段：所有施工圖和施工預算。4、施工階段：土建施工文獻，設計變更資料，設備及管線、電氣、儀表安裝施工文獻，原材料和施工質量保證文獻，設備調整方案、措施、調試匯報和調試過程中的設備缺陷處理記錄、調試試運質量驗評表、調試工作總結；監(jiān)理文獻、質量監(jiān)督文獻、試生產文獻等。5、階段驗收文獻：階段和單項工程驗收鑒定書、總結，待驗收工程已完和未完畢項目清單。6、試生產階段：生產準備文獻，企業(yè)技術原則（現場運行規(guī)程、操作及事故處理規(guī)程、管理制度與措施等）；機組整套啟動及試生產期間的文獻材料（試生產記錄、設備缺陷及事故處理記錄、分析、結論、試生產工作總結等）；設備命名，主系統(tǒng)啟動及倒送廠用電方案，繼電保護整定單等。7、竣工驗收階段：工程建設總結（各參建單位）、工程總體竣工驗收文獻和樞紐工程、庫區(qū)移民、工程檔案、勞動安全衛(wèi)生、環(huán)境保護、消防等單項的竣工驗收文獻、竣工決算匯報、審計匯報、竣工驗收鑒定書等。8、工程管理文獻：如項目審批文獻、土地征用文獻（包括附圖紅線確認）等，按階段搜集歸檔。詳細歸檔范圍和保管期限詳見附錄C（二）搜集時間各類文獻均按文獻資料形成的先后次序或項目完畢狀況及時搜集；引進設備文獻應首先由松江電站工程建設局登記、歸檔，再行譯校、復制和分發(fā)使用。三、組織案卷（一）組卷原則組卷要遵照竣工文獻和項目文獻的形成規(guī)律，保持案卷內竣工文獻和項目文獻的有機聯(lián)絡，便于檔案的保管和運用。（二）組卷規(guī)定1、案卷內竣工文獻和項目文獻內容必須精確反應生產、科研、基建、設備及其管理活動的真實狀況。2、案卷內竣工文獻和項目文獻要齊全、完整。3、案卷內竣工文獻和項目文獻的載體和書寫材料應符合耐久性規(guī)定。不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。復印、打印文獻及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量的規(guī)定。錄音、錄像文獻材料應保證載體的有效性。電子文獻應使用不可擦除型光盤。4、對于出廠的多種原始材料（含鋼筋、水泥、焊條、混凝土等）的試驗匯報、合格證、質量保證書必須是原件。5、項目文獻的紙張應采用可以長期保留的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍圖。6、文字材料幅面為統(tǒng)一原則A4（297×210mm）規(guī)格。不小于A4規(guī)格的折疊成A4規(guī)格，不不小于A4規(guī)格的要粘貼在70克以上白紙上，粘貼時原件下邊及右邊與白紙對齊。需裝訂的文獻應留25mm的空白裝訂邊。7、所有竣工圖應由編制單位逐張加蓋并簽訂竣工圖章?？⒐D章中的內容填寫應齊全、清晰、不得代簽。（簽字人必須用筆簽字不能蓋章，竣工圖章的尺寸見下圖，為紅色。）竣工圖章8、有修改內容的竣工圖要注明變更的根據，（文字、數字一般用杠改，線條更改一般是劃，局部圖形變更可以圈出更改部位，在原圖空白處重新繪制。修改內容不能超過幅面的35%，若超過此原則應重新繪制竣工圖。）簽字手續(xù)要完備。各工程項目的竣工圖和竣工文獻要按《水電管理手冊》第60頁國家基本建設委員會《有關編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規(guī)定》（詳見附錄A）的規(guī)定編寫、整頓。9、照片、錄像帶、電子光盤的編制（1）歸檔的聲像材料必須是原版、原件；必須圖像清晰，聲音清晰，并加以文字闡明；對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。（2）磁性栽體檔案必須由形成部門編寫必要的文字闡明，闡明軟件名稱及對應的計算機硬件和軟件環(huán)境，闡明形成時間和版本、加密的密碼和原作者。（3）照片按照GB/T11821-《照片檔案管理規(guī)范》的規(guī)定編制。錄像帶按照DA/T15-1995《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的規(guī)定編制。電子光盤按照GB/T18894-《電子文獻歸檔與管理規(guī)范》的規(guī)定編制。電子光盤的標簽應做成圓形，同光盤大小一致，內圓直徑為40mm。標簽左側闡明應用軟件名稱，標簽右側闡明運行環(huán)境，標簽上方闡明光盤存儲文獻的內容、責任者和時間。四、案卷和案卷內竣工文獻和項目文獻的排列（一）產品類案卷按產品開發(fā)設計（含初步設計、技術設計）、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程度，或按其產品系列、構造排列。（二）科研類案卷按課題準備立項階段、研究試驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。（三）基建類案卷按項目根據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工圖設計）、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。（四）設備類案卷按設備根據性材料、外購設備開箱驗收（自制設備的設計、制造、驗收）、設備安裝調試、隨機文獻材料、設備運行、設備維護等排列。（五）案卷內管理性竣工文獻和項目文獻按問題、時間或重要程度排列。（六）案卷內竣工文獻和項目文獻排列應文字在前，圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。五、案卷的編目（一）卷內竣工文獻和項目文獻頁號的編寫1、案卷內竣工文獻和項目文獻均以有書寫內容的頁面編寫頁號。2、單面書寫的竣工文獻和項目文獻在其右下角編寫頁號；雙面書寫的竣工文獻和項目文獻，下面在其右下角，背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。3、成套圖樣或印刷成冊的竣工文獻和項目文獻，自成一卷的，原目錄可替代卷內目錄，不必重新編寫頁號；與其他竣工文獻和項目文獻構成一卷的，應排在卷內文獻材料最終，將其作為一份文獻填寫卷內目錄，不必重新編寫頁號，可在備注中注明總頁數。4、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。（二）案卷封面的編制1、案卷封面印制在卷盒的正表面，內封面（即卷皮）樣式詳見附錄B圖2。2、案卷題名應簡要、精確地揭示卷內竣工文獻和項目文獻的內容，重要包括項目名稱或代字、代號及其構造、階段的名稱等，案卷題名一般由立卷人確定。3、立卷單位應填寫負責竣工文獻和項目文獻組卷的部門或項目負責部門。4、起止日期應填寫案卷內竣工文獻和項目文獻形成的起止日期。5、保管期限應根據有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。6、密級應根據保密規(guī)定填寫卷內竣工文獻和項目文獻的最高密級。7、檔號應填寫全宗號、項目代號、目錄號、案卷號，中間以“－”隔開。全宗號為1107；項目代號是指科技檔案所反應的產品、工程、課題、設備的代字或代號，前兩位為工期代號02，后兩位為工程代號（03為雙溝水電站工程，04為石龍水電站工程）；目錄號一般指分類目錄號；案卷號是指科技檔案按一定次序排列后的流水號。（三）案卷脊背的編制案卷脊背式樣及規(guī)格詳見附錄B圖3，填寫措施同案卷封面填寫措施。（四）卷內目錄的編制1、卷內目錄式樣及規(guī)格詳見附錄B圖4。2、序號應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內竣工文獻和項目文獻件數的次序。3、文獻編號應填寫竣工文獻和項目文獻的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。4、責任者應填寫竣工文獻和項目文獻的形成部門或重要責任者。5、文獻材料題名應填寫竣工文獻和項目文獻的全稱。6、日期應填寫竣工文獻和項目文獻的形成日期。7、頁號應填寫每件竣工文獻和項目文獻首頁上標注的頁號，最終一件填寫首尾頁上標注的頁號。8、卷內目錄排列在卷內竣工文獻和項目文獻首頁之前。（五）卷內備考表的編制1、卷內備考表式樣詳見附錄B圖5。2、闡明包括：案卷內竣工文獻和項目文獻的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要闡明的問題。3、立卷人應由責任立卷人簽名。4、立卷日期應填寫完畢立卷的日期。5、檢查人應由案卷質量審核者簽名。6、檢查日期應填寫審核的日期。7、互見號應填寫反應同一內容而形式不一樣且另行保管的檔案保管單位的檔號，檔號后應注明檔案載體形式，并用括號括起。8、卷內備考表排列在卷內文獻材料之后。（六）案卷的裝訂1、案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。2、案卷內不一樣幅面的竣工文獻和項目文獻要折疊為統(tǒng)一幅面，破損的要先修復。幅面為國際原則A4型（297mm×210mm）。圖樣折疊時標題欄露在右下角。3、案卷內不容許有金屬物。4、不裝訂的案卷，應在每份竣工文獻和項目文獻的右上角加蓋檔號章，式樣見附錄B圖6。檔號填寫措施同案卷封面填寫措施，序號填寫措施同卷內目錄序號填寫措施。（七）卷內表格的制成材料卷內目錄、卷內備考表宜采用70g/m2以上白色書寫紙制作。六、歸檔時間及份數（一）歸檔時間各參建單位在承建項目實體完畢后的三個月內或按協(xié)議考核規(guī)定的規(guī)定期間內將項目文獻向建設單位歸檔（有尾工的在尾工完畢后及時歸檔）。項目檔案移交需編制項目檔案移交清冊，一式兩份。一份由立卷單位保留，一份隨項目檔案移交松江電站工程建設局檔案管理部門存檔。清冊內容包括：案卷目錄、項目檔案歸檔審定表。電子文獻應填寫《歸檔電子文獻登記表》。（二）歸檔份數1、多種文字資料及對應的電子文獻各三份；多種原始資料一份，復印件兩份，對應的電子文獻三份；竣工圖紙及對應的電子文獻各三份（電子文獻應為AUTOCAD）；設備圖紙及對應的電子文獻各三份。歸檔的電子文檔必須與紙質文獻內容相符。2、反應項目工程基地原貌、施工、安裝過程、管網布置、隱蔽工程、施工工藝、竣工建筑、竣工驗收、構造物等的音像資料，每個單位工程的不一樣階段必須移交的工程照片應不少于四張，其中電子文獻三份，紙質文獻一份。七、編制竣工文獻和項目文獻的費用1、施工單位應向建設單位提交兩套屬于職責范圍內形成的竣工文獻，其費用由施工單位負責。如有特殊規(guī)定按規(guī)定或協(xié)議規(guī)定提供。2、因設計失誤導致設計變更較大，施工圖不能代用或運用的，由設計單位負責繪制竣工圖，并承擔其費用。因建設單位或主管部門規(guī)定變更設計，需要重新繪制竣工圖時，由建設單位繪制或委托設計單位負責繪制，其費用由建設單位在基建投資中處理。八、其他闡明1、工程檔案的整頓質量，是衡量工程建設各階段（包括勘測、設計、施工、監(jiān)理）工作質量的重要內容。假如工程檔案整頓不合格，闡明某首先的工