基建項目文件歸檔管理制度

2×1000MW基建工程文件歸檔治理制度第一章總則第一條為加強工程檔案的治理，更好地維護建設工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)，保證工程檔案能全面反映工程建設及實體質(zhì)量的狀況，為工程建設竣工后的生產(chǎn)運行、設備維護、改〔擴〕建供給利用，特制定本規(guī)定。其次條名詞術語解釋工程文件：指建設工程在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像、實物、電子文檔等形式的全部文件。包括工程前期文件、工程竣工文件(包括施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件〕和工程竣工驗收文件等。第三條引用的標準文件〔一)《中華人民共和國檔案法》〔二《國家重大建設工程文件歸檔要求與檔案整理標準》DA/T28-2023〔DL/T241—2023(四)《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2023〔五《火電工程達標投產(chǎn)驗收規(guī)程》DL5277—2023(六《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》DL/T5229-2023〔七)《電力建設施工及驗收技術標準〔全套現(xiàn)行版本〕(八)《技術制圖復制圖的折疊方法》(GB／T10609．3—2023)〔九)《電子文件歸檔與治理標準》(GB/T18894—2023)(十〔GB/T11821—2023〕〔十一《磁性載體檔案治理與保護標準》DA/T15—1995(十二)《建設工程文件歸檔整理標準》GB／T50328-2023〔十三)《火電企業(yè)檔案分類表》第四條本規(guī)定適用于神華四川天明2×1000MW機組建工程工程的檔案治理。第五條依據(jù)預先風險評估(PHA〕的方法，參建各方分別從政治、經(jīng)濟、工程建設三方面對本制度的執(zhí)行進展危急源辨識并制定具體的把握措施，1。其次章 組織與職責第六條建設單位職責應的治理規(guī)定?！捕?負責對總承包單位、監(jiān)理單位的檔案進展監(jiān)管、檢查、指導。對歸檔的工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效利用與安全保管負責.〔三〕負責組織工程檔案的移交審查，申報及組織檔案專項驗收工作.并對竣工檔案進展匯總整理、系統(tǒng)編目、編制檢索工具。第七條監(jiān)理單位職責〔包括設計監(jiān)理和施工監(jiān)理〕〔一〕對總承包單位整理和移交的竣工檔案質(zhì)量狀況負責審查，并簽署審查意見。(二〕負責收集、整理工程監(jiān)理活動中形成的紙質(zhì)文件，并同時掛接電子版后，向建設單位移交。第八條總包單位職責〔一〕設立工程檔案治理機構(gòu)和建立檔案治理網(wǎng)絡；負責制定相應的治理規(guī)定，對各分包單位的檔案治理實行監(jiān)管、檢查與指導;〔二)對各分包單位移交的竣工檔案進展審核、驗收，對工程檔案治理與工程建設同步以及工程檔案的齊全、完整、準確、系統(tǒng)負責。滿足建設單位檔案治理錄入系統(tǒng)〔清華紫光〕的具體要求，全部紙質(zhì)檔案〔合同除外〕均要求掛接電子版，并定期用光盤備份，異地存儲?！踩呈占⒄砉こ探ㄔO活動中形成的檔案，并將各分承包單位形成的檔案匯總、整理、編目，經(jīng)監(jiān)理單位審查后向建設單位檔案部門移交。〔四)協(xié)作建設單位完成工程檔案專項驗收工作。第三章要求與程序第九條工程文件收集(一〕收集范圍工程建設中所形成的全部文字、圖表、光盤、照片、錄像、實物、電子文件必需全部歸檔。具體歸檔范圍參照《火電建設工程文件收集及檔案整理標準》國家能DL/T241—2023，結(jié)合本工程實際收集歸檔。(二)收集時間：工程文件應與工程建設同步開頭、同步進展、同步驗收，即總承包單位將辦理完畢的各種載體的資料隨時進展收集、積存、整理、錄入并掛接電子版，做到“隨辦隨歸1。前期階段、施工預備階段、竣工驗收階段、生產(chǎn)預備階段等工程治理性文件,在文件辦理完畢或階段性工作完成后準時收集；2。設備、儀器及物資文件，應在開箱驗收后準時收集登記；3。施工、調(diào)試單位形成的各專業(yè)工程文件，責任單位應在單位工程完工后準時收集；4.監(jiān)理〔監(jiān)造、設計等單位形成的工程文件，應在工作完成后準時收集.〔三〕收集份數(shù)1。文件材料一般歸檔1份。合同正本、副本各一份,招標文件正本、副本各一份，中標單位投標文件正本、副本各一份，未中標單位正本一份,評標報告正本、副本各一份，與施工、檢修、維護有關的文件材料和圖紙歸檔一式兩份，竣工圖一式三份，電子版光盤兩份。2GB/T50328份，向城建檔案館移交。第十條文件材料質(zhì)量要求歸檔資料必需組織構(gòu)造清楚、規(guī)律性強。資料內(nèi)容要完整、準確、清楚、系統(tǒng)，真實反映工程施工過程中建筑、安裝的狀況。1.工程文件應為原件，因故無原件歸檔的合法性、依據(jù)性、憑證性等永久保存的文件，供給單位(原件保存單位〕應在復制件上加蓋公章。2。工程文件應完整，簽章手續(xù)完備，字跡清楚，圖樣清楚，圖表干凈，GB/T11822—20233。各種表格、會議紀要、工程信函的頁面設置、格式、字體要統(tǒng)一、標準下空白”章，以示閉環(huán)。具體參照神華天明公司所編制的標準表格。4.凡合同、協(xié)議、試運后簽證、機組啟動驗收交接書、機組移交試生產(chǎn)交接書、機組移交生產(chǎn)交接書等文件材料均應為正本〔即必需有各方代表的親筆簽名，有單位蓋章欄目的必需加蓋單位公章〕歸檔，簽字方不能用副本或復印件歸檔.XY件中附圖的幅面、構(gòu)件代號均應符合我國國家或行業(yè)標準,圖紙的尺寸一律以毫米為單位。引進技術工程的設備訂貨合格及其附件、招投標書等重要依據(jù)性文件材料應字跡耐久、清楚，不能復印件歸檔。中譯文應同外文原文一同歸檔。主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件(不能用復印件)歸檔。電子版文件：電子文件與紙質(zhì)文件在內(nèi)容、相關說明和描述上需保持全都.保證電子文件的真實性、完整性和有效性，歸檔要求應符合《電子文件歸檔與治理標準〔GB/T18894-2023〕相關條款。滿足建設單位檔案治理錄入系統(tǒng)的電子版掛接要求。〔有隱蔽工程的工程不得低于十張〕的要求歸檔。照片應具備主題鮮亮、影像清楚、畫面完整和提示要素齊全等特點。具體要求符合《照片檔案治理標準〔。10。探傷底片：按整理要求歸檔一套，不允許底片卷曲、變形、變脆、粘連、破損等。即關閉“事由”的參建單位進展整理并歸檔.如工程聯(lián)系單、事故及缺陷處理、安全質(zhì)量等有關施工及治理性等文件?？偘鼏挝徽J真做好資料的治理與保存，存放地點的溫度、濕度、防蟲防霉、防火防盜、照明等要符合國家檔案局公布的《檔案庫房治理規(guī)定》的相關要求。總包單位做好版與舊幅員紙、資料的識別標識，舊幅員紙、資料的回收處理，防止舊幅員紙資料的連續(xù)使用。并準時將幅員紙、資料供給應使用單位。第十一條竣工圖的要求不同幅面的工程圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》(GB面?？⒐D應齊全、完整，修改到位，簽章手續(xù)完備，并應與工程竣工驗收時實際狀況相符。全部竣工圖應由編制單位逐張加蓋、簽署竣工圖章?？⒐L/T5229—2023，不得代簽.竣工圖章應使用不褪色紅印泥.監(jiān)理單位進展審查并加蓋審查章。在施工及啟動調(diào)試過程中準時、準確的做好變更記錄，供給完整資料給竣工圖的編制單位進展編制并出版?？⒐D的編制工作應準時、正確、完整,設計單位各專業(yè)工地代表應準時做好本專業(yè)的設計變更記錄，收集施工和設計變更單，并將變更狀況準時反映在設計藍圖上，對于涉及其他專業(yè)的設計變更，應準時通知相關專業(yè).5在卷冊名目上加蓋并簽署竣工圖審查章，審查章應蓋在竣工圖卷冊名目的空白處。6各專業(yè)的竣工圖卷冊名目。對每冊修改圖紙，宜編制分冊說明，內(nèi)容包括：修改內(nèi)容、修改緣由、供給修改資料單位等。第十二條工程文件整理依據(jù)《火電建設工程文件收集及檔案整理標準》國家能源局公布DL/T241—2023的規(guī)定,對工程文件進展分類并劃分保管期限、組卷、排列、編號與編目、裝訂、錄入、掛接電子版 .照片檔案依據(jù)《照片檔案治理標準》〔GB/T11821—2023〕按張整理，逐張編寫文字說明并按分類、照片號裝GB/T18894質(zhì)量相關實物檔案依據(jù)《實物檔案整理標準》整理，應建立與相應施工記錄或試驗報告的互證關系,填寫互見號。限。保管期限分為永久與定期兩種.3據(jù)性文件以及對文件保管單位今后工作有長遠利用價值的文件，應列為永久保管。4。定期保存文件。但凡反映工程建設活動且在確定時期內(nèi)對文件保管單位有參考利用價值的工程文件，應列為定期保管.定期保管檔案的年限可依據(jù)30105.工程文件整理，卷內(nèi)文件不得有重復，附件共用時應在備考中說明。第十三條移交要求總承包單位、監(jiān)理單位按合同和檔案治理要求向建設單位移交檔案，辦理移交手續(xù).11687日內(nèi)驗收合格,并在工程竣工后四十五天內(nèi)移交建設單位歸檔。52。工程竣工后，建設單位應按程序組織對移交的工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效、案卷質(zhì)量及電子檔案的掛接進展審查，審查合格后辦理移交手續(xù)。監(jiān)理單位、總承包單位編制歸檔移交清冊,由監(jiān)理單位審核后向建設單位檔案部門移交，移交清冊一式兩份，各留存一份。建設單位檔案部門接收檔案時，應全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量.重要工程的文件材料歸檔時應編寫“歸檔”說明，并經(jīng)工程負責人審核簽字，與“移交清冊”一并歸23。第四章檢查與評價第十四條本制度每半年檢查評價一次，檢查人是工程治理部經(jīng)理和副經(jīng)理，評價人是公司副總經(jīng)理。有缺乏之處進展完善，修訂后進展升版公布，檢查內(nèi)容包括但不限于以下內(nèi)容：〔一〕〔二〕〔三〕執(zhí)行程序是否明確、有效;〔四〕本制度執(zhí)行過程中是否存在與法律、法規(guī)及上級單位的制度有對立和沖突之處。第五章 附則第十五條本制度由建設單位工程治理部負責解釋,本文件如有與國家及行業(yè)有關制度相抵觸或沖突的，一律以國家或行業(yè)有關制度為準.第十六條本制度自公布之日起執(zhí)行。第十七條與本制度關聯(lián)的制度有：〔一〕工程文件材料歸檔治理規(guī)定；(二〕工程文件整理實施細則；〔三)照片檔案治理規(guī)定；〔四〕電子文件歸檔治理規(guī)定；〔五)實物檔案治理規(guī)定;〔六〕竣工圖治理規(guī)定;〔七)檔案庫房治理規(guī)定;(八〕檔案借閱治理規(guī)定。附件：2?？⒐の募徍撕炞猪摚?。建設工程檔案移交簽證表；4.建設工程檔案治理流程圖。1：政治、經(jīng)濟、工程建設風險辨識風險類別 風險辨識內(nèi)容 把握措施本安生產(chǎn)本安

紛時，不能起到憑證作用；甚至造成經(jīng)濟損失資料保管不當，造成資料的損壞、喪失，導致無法維護、修理、改擴建。

執(zhí)行本制度第三章第十一條執(zhí)行本制度第一章第五條引用的標準文件并制定《庫房治理規(guī)定》圖紙、資料歸檔不齊全，導致無法 執(zhí)行本制度第三章第維護、修理、改擴建. 九條的規(guī)定2機組 單位工程竣工文件審核簽字頁總承包單位〔專業(yè)人員簽字〕監(jiān)理單位〔監(jiān)理工程師審核簽字〕建設單位〔專業(yè)人員審核簽字〕

年月日年月日年月日3建設工程檔案移交簽證表工程〔工程〕名稱移交單位