行政工作技巧課件

行政工作技巧培訓文檔ppt行政工作技巧培訓文檔ppt1行政工作的意義首先，行政部門是一個幕僚部門，肩負整個公司的管理、監(jiān)督等職能，不僅為公司正常運行提供平臺，而且還要為公司的所有活動提供各種支持和報務。因此，行政管理工作做的好壞，將對整個公司規(guī)范化運行起到至關(guān)重要的作用。其次，行政部門本身不是企業(yè)經(jīng)濟效益的直接創(chuàng)造者，但是，通過行政部門良好的服務，從而使那些為企業(yè)直接創(chuàng)造經(jīng)濟效益的部門良好地運作，這就是行政工作的最終價值所在。其三，行政部門協(xié)調(diào)各部門的工作，在各部門之間牽線搭橋，利用各種關(guān)系來解決各種矛盾和問題，使公司的經(jīng)營活動得到正常運行。其四，行政部門的日常工作，給公司各部門的工作提供了一個良好的環(huán)境，行政人員努力所營造的干凈整潔的辦公場所、積極向上凝聚人心的企業(yè)文化氛圍，對企業(yè)各部門的員工都有著潛移默化的作用，不容小視。行政工作的意義首先，行政部門是一個幕僚部門，肩負整個公司的管2目錄CONTENTSCompetenciesrequiredofadministrativestaff行政人員需具備的能力01Administrativeskills行政工作技巧02Communicationskills溝通技巧03OfficialReceptionSkills公務接待技巧04EightWaystoBeHappy快樂的八種技巧05目錄CONTENTSCompetenciesrequire3PARTONECompetenciesrequiredofadministrativestaff行政人員需具備的能力01PARTONECompetenciesrequired4行政人員需具備的能力一、辦事能力寫作能力閱讀概括能力編輯校對能力統(tǒng)計分析能力

操作能力二、溝通能力交際能力口頭表達能力協(xié)調(diào)能力組織能力行政人員需具備的能力一、辦事能力二、溝通能力5PARTTWOAdministrativeskills行政工作技巧02PARTTWOAdministrativeskills行6一、行政人員日常工作辦公室管理照明、隔音、色彩、室內(nèi)裝飾、空氣（溫度，濕度，換氣）、消耗品、辦公自動化設備、安全、保密日程安排與管理公司事務的聯(lián)絡、轉(zhuǎn)達、交涉、調(diào)整、計劃的外出管理：車務、旅票、住宿、出入境文書工作合同、資質(zhì)、工商、通用公文、事務文書、新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔會務安排通知的制作寄發(fā)，會場的選定、預約、布置，必須品、資料的準備、制作、分發(fā)，會務的安排，接待，善后等工作一、行政人員日常工作辦公室管理照明、隔音、色彩、室內(nèi)裝飾、空7二、行政工作技巧Q1：手上現(xiàn)有一件待辦事項，同時，領(lǐng)導也交辦了件臨時性事務，要求盡快處理，該如何安排先后處理順序？A1：考慮的兩件事項的因素大致有以下幾點：

1、緊急程度

2、工作量大小

3、所需時間多少

4、能否由其他人代辦等

二、行政工作技巧Q1：手上現(xiàn)有一件待辦事項，同時，領(lǐng)導也交辦8二、行政工作技巧Q2：每天忙的不可開交，連喝水的時間都沒有，但是每到月底寫月度總結(jié)的時候，卻怎么也想不起來這個月到底做了些什么事。A2：建議大家每天做流水賬記錄。

每天早上思考今天需要做的事情有哪些，以自己知道的方式做下記錄，并按輕重緩急處理。臨時出現(xiàn)的事情根據(jù)緊急程度先后處理，但記住，未及時處理的事情一定要做好備忘記錄。手上的事情盡量不要做一半又去做別的事情，很容易兩件事或幾件事都做不好。平常多和同部門、工作性質(zhì)相同的同事交流工作，在別人忙的時候你可以幫助別人，在你忙的時候別人也會伸出援助之手。二、行政工作技巧Q2：每天忙的不可開交，連喝水的時間都沒有，9二、行政工作技巧Q3：每天的事情多而雜，而且大多是臨時性的事務，在越多人的催促下，越容易出錯。A3：要根據(jù)自己的經(jīng)驗判斷事項的緊急程度；專心致志做事，越著急，越分心，越容易出錯；每天重復性事務多的人可安排好處理不同事項的時段（緊急情況緊急處理）；辦公用品、文件資料、辦公設備等的擺放要定點、整齊、有序，方便臨時取用；二、行政工作技巧Q3：每天的事情多而雜，而且大多是臨時性的事10三、安全與保密工作方針與原則方針積極防范突出重點有保有放內(nèi)外有別原則不該說的不說不該問的不問不該看的不看不該記錄的不記錄不在非保密本上記錄不在私人通信中涉及不在公共場所談論不在非保密區(qū)存放不在非保密區(qū)傳達不在公共場所攜帶三、安全與保密工作方針與原則方針原則11PARTTHREECommunicationskills溝通技巧03PARTTHREECommunicationskills12一、溝通的定義

將信息傳送給對方，并期望得到對方作出相應反應效果的過程。我們做的每一件事情都是在溝通！一、溝通的定義將信息傳送給對方，并期望得到對方作出相13其三，行政部門協(xié)調(diào)各部門的工作，在各部門之間牽線搭橋，利用各種關(guān)系來解決各種矛盾和問題，使公司的經(jīng)營活動得到正常運行。補充事實“上司的評價是一種反饋”Q2：每天忙的不可開交，連喝水的時間都沒有，但是每到月底寫月度總結(jié)的時候，卻怎么也想不起來這個月到底做了些什么事。2、工作量大小八、與領(lǐng)導溝通的四種形式談判桌壞事情：先設定底線OfficialReceptionSkills將信息傳送給對方，并期望得到對方作出相應反應效果的過程。主方客方勇于發(fā)問，增強理解力發(fā)問，以明確溝通目的為接受指示行政人員：“你必須參加這次會議，這次會議很重要！談判桌2、工作量大小語調(diào)、音量、語速、重音八、與領(lǐng)導溝通的四種形式九、不同領(lǐng)導的溝通技巧合同、資質(zhì)、工商、通用公文、事務文書、新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔臨時出現(xiàn)的事情根據(jù)緊急程度先后處理，但記住，未及時處理的事情一定要做好備忘記錄。補充事實“上司的評價是一種反饋”二、溝通的七個步驟知己知彼用適當?shù)姆绞将@得對方的承諾細心聆聽回應為對方的處境設想讓對方的按照自己的心愿做事其三，行政部門協(xié)調(diào)各部門的工作，在各部門之間牽線搭橋，利用各14三、聽的技巧

站在別人的立場去理解理解信息內(nèi)容理解隱含成分理解對方的感情成分去除干擾訊息接收的障礙積極傾聽：找到有意義的地方，得到益處，提高理解深度反復思考聽到的訊息勇于發(fā)問，增強理解力增強記憶：做筆記三、聽的技巧站在別人的立場去理解15四、回應方式鼓勵促進對方表達意愿詢問以探索的方式獲得更多的信息反應告訴對方你在聽,同時確定對方完全了解你的意思重述用于討論結(jié)束的時候，確定沒有誤解對方的意思四、回應方式鼓勵促進對方表達意愿詢問以探索的方式獲得更多的信16五、說話的原則

孔子名言：成事不說,遂事不諫,既往不咎好事情：播新聞壞事情：先設定底線敏感事情：制造氣氛，引導避免正面沖突詞匯是很小的一部分語調(diào)、音量、語速、重音38%的聽者注重的是表現(xiàn)力五、說話的原則孔子名言：成事不說,遂事不諫,既往不咎17六、溝通的技巧

留心捕捉臉部表情洞察眼睛的變化肢體動作可以增添色彩與氣氛距離代表親疏暗示地位的非語言信號六、溝通的技巧留心捕捉臉部表情18七、用別人喜歡的聽的句式來說話句式一：用“我理解……”平息不滿與矛盾同事：“這臺復印機的質(zhì)量太差了，才買回來幾天就不能用了，你們行政是不是專買不合格產(chǎn)品阿？”行政人員：“我非常理解你的心情！可能是最近我們使用頻率確實太高了，我們也正在聯(lián)系商家進行檢修?！逼?、用別人喜歡的聽的句式來說話句式一：用“我理解……”平息不19七、用別人喜歡的聽的句式來說話句式二：用“我會……”表達服務意愿行政人員：“對于你的問題，我十分抱歉，我盡可能向部門經(jīng)理崔經(jīng)理詢問吧?！蓖拢骸澳氵@是在應付我嘛，‘盡可能’就是有可能不會啦，真是的！”行政人員：“你的問題我已經(jīng)明白了。我會給部門經(jīng)理打電話詢問，我會盡快給你答復的，好嗎？”同事：“那就OK啦，謝謝！”七、用別人喜歡的聽的句式來說話句式二：用“我會……”表達服務20七、用別人喜歡的聽的句式來說話句式三：用“你能……？”提出要求行政人員：“你必須參加這次會議，這次會議很重要！”

同事：“喂喂，你以為你是總經(jīng)理呢！說話這么沖！”行政人員：“你能盡全力抽出時間來參加此次會議嗎？因為這次會議很重要！”

同事：“好的，我會盡全力安排的，謝謝你了！”七、用別人喜歡的聽的句式來說話句式三：用“你能……？”提出要21七、用別人喜歡的聽的句式來說話句式四：說“你可以……”來代替說“不”“這不是公司的規(guī)定”“這不是我的工作”“沒人讓我這么做”“我不知道”“我做不到”行政人員：“我沒有這個職權(quán)，不過，Lisa應該可以幫到你，“你可以和她談談，你等一下，我打她電話叫她過來?！蓖拢骸昂玫?，太感謝你了！”七、用別人喜歡的聽的句式來說話句式四：說“你可以……”來代替22八、與領(lǐng)導溝通的四種形式接受指示匯報商討問題表示不同意見八、與領(lǐng)導溝通的四種形式接受指示23八、與領(lǐng)導溝通的四種形式接受指示傾聽溝通前，同上司明確指示時間地點發(fā)問，以明確溝通目的為接受指示恰當反饋，重要問題澄清無條件接受指示拒絕討論與爭辯（領(lǐng)導同意除外）匯報（你和領(lǐng)導的溝通差異在哪里呢？）出發(fā)點的差異評價的差異表達的差異信息的差異八、與領(lǐng)導溝通的四種形式接受指示匯報（你和領(lǐng)導的溝通差異在哪24八、與領(lǐng)導溝通的四種形式精簡忌諱“渲染”有針對性忌諱“漫無邊際”從領(lǐng)導的角度來看問題尊重領(lǐng)導，不要爭論補充事實“上司的評價是一種反饋”匯報的技巧八、與領(lǐng)導溝通的四種形式精簡25八、與領(lǐng)導溝通的四種形式平等、互動、開放正確扮演各自的角色切忌隨意改變溝通的目的事先約定商討的內(nèi)容，使雙方都做好準備當場的決定，事后確認，避免出現(xiàn)偏差確切、簡明、完整對事不對人擺正自己的位置和心態(tài)不強加于人不形成辯論商討問題表示不同意見八、與領(lǐng)導溝通的四種形式商討問題表示不同意見26九、不同領(lǐng)導的溝通技巧強硬的態(tài)度充滿競爭心態(tài)要求下屬立即服從實際、果決、求勝對瑣事不感興趣性格特征簡明扼要干脆利索不拖泥帶水不拐彎抹角尊重他的權(quán)威認真對待他的命令稱贊他的成就溝通技巧控制型領(lǐng)導九、不同領(lǐng)導的溝通技巧強硬的態(tài)度性格特征簡明扼要溝通技巧控制27合同、資質(zhì)、工商、通用公文、事務文書、新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔敏感事情：制造氣氛，引導使用頻率確實太高了，我們也正在聯(lián)系九、不同領(lǐng)導的溝通技巧8、最后，保持高度的自信心“面門為上、居中為上、以右為上”EightWaystoBeHappy談判桌注意身體的“逐客”語言敏感事情：制造氣氛，引導商家進行檢修。平常多和同部門、工作性質(zhì)相同的同事交流工作，在別人忙的時候你可以幫助別人，在你忙的時候別人也會伸出援助之手。幾天就不能用了，你們行政是不是專同事：“好的，我會盡全力安排的，謝謝你了！暗示地位的非語言信號肢體動作可以增添色彩與氣氛敏感事情：制造氣氛，引導七、用別人喜歡的聽的句式來說話3、所需時間多少照明、隔音、色彩、室內(nèi)裝飾、空氣（溫度，濕度，換氣）、消耗品、辦公自動化設備、安全、保密幾天就不能用了，你們行政是不是專九、不同領(lǐng)導的溝通技巧善于交際喜歡互動交流喜歡被稱贊凡事喜歡參與性格特征和藹友善真心誠意贊美言之有物稱贊多用肢體語言開誠布公談問題不私下發(fā)泄溝通技巧互動型領(lǐng)導合同、資質(zhì)、工商、通用公文、事務文書、新聞文稿、公司內(nèi)外文件28九、不同領(lǐng)導的溝通技巧講究邏輯不喜歡感情用事為人處事自有標準追究事情的來龍去脈理性思考缺乏想象力方法論的最佳實踐者性格特征談他感興趣的話題直接切入實質(zhì)性問題直截了當回答問題匯報加入關(guān)鍵性細節(jié)溝通技巧實事求是型領(lǐng)導九、不同領(lǐng)導的溝通技巧講究邏輯性格特征談他感興趣的話題溝通技29PARTFOUROfficialReceptionSkills公務接待技巧04PARTFOUROfficialReceptionSk30行政會見技巧行政介紹、握手技巧使用名片技巧行政接待與拜訪技巧行政談判座次技巧行政簽約座次技巧行政迎送技巧82%公務接待技巧行政會見技巧行政介紹、握手技巧使用名片技巧行政接待與拜訪技巧31一、行政會見技巧

行政介紹的技巧使用名片的技巧行政迎送的技巧一、行政會見技巧行政介紹的技巧32二、行政介紹的技巧

介紹人不同顯示接待規(guī)格不同介紹時多提供一些相關(guān)的個人資料介紹時記住加上頭銜按介紹的順序技巧進行介紹別人時的技巧二、行政介紹的技巧介紹人不同顯示接待規(guī)格不同介紹別人時的33二、行政介紹的技巧

把職位低者介紹給職位高者把晚輩介紹給長輩把公司同事介紹給客戶非非官方人士介紹給官方人士把本國同事介紹給外籍同事把男士介紹給女士介紹別人時的順序技巧問題：你帶客戶到公司參觀，你先介紹誰？尊者居后客人優(yōu)先知情權(quán)二、行政介紹的技巧把職位低者介紹給職位高者介紹別人時的順34二、行政介紹的技巧做好遞交前的準備掌握遞送場合和時機應雙手拿名片的上方，字體正對客戶遞過去遞送順序：由尊而卑、由近而遠、順時針遞送名片的技巧二、行政介紹的技巧做好遞交前的準備遞送名片的技巧35三、行政接待的技巧

日常接待接待不速之客接待重要賓客三、行政接待的技巧日常接待36商家進行檢修。Q3：每天的事情多而雜，而且大多是臨時性的事務，在越多人的催促下，越容易出錯。敏感事情：制造氣氛，引導其三，行政部門協(xié)調(diào)各部門的工作，在各部門之間牽線搭橋，利用各種關(guān)系來解決各種矛盾和問題，使公司的經(jīng)營活動得到正常運行。拒絕討論與爭辯（領(lǐng)導同意除外）A1：考慮的兩件事項的因素大致有以下幾點：3、所需時間多少孔子名言：成事不說,遂事不諫,既往不咎“面門為上、居中為上、以右為上”買不合格產(chǎn)品阿？”橫桌式從領(lǐng)導的角度來看問題平常多和同部門、工作性質(zhì)相同的同事交流工作，在別人忙的時候你可以幫助別人，在你忙的時候別人也會伸出援助之手。發(fā)問，以明確溝通目的為接受指示幾天就不能用了，你們行政是不是專九、不同領(lǐng)導的溝通技巧EightWaystoBeHappy確定接待規(guī)格和檔次行政工作技巧培訓文檔ppt根據(jù)來賓身份和迎接規(guī)格確定送別規(guī)格補充事實“上司的評價是一種反饋”三、行政接待的技巧日常接待技巧要做自我介紹妥善安排客人等候奉茶、報紙、資料回避客人打電話對待客人注意事項聊天注意保密切勿讓客人等太久注意身體的“逐客”語言熱情送客自我注意事項商家進行檢修。三、行政接待的技巧日常接待技巧要做自我介紹對待37三、行政接待的技巧接待不速之客技巧?分流親朋好友不需要上司親自解決的問題了解清楚來意?婉言拒絕三、行政接待的技巧接待不速之客技巧?分流親朋好友?婉言拒絕38四、行政迎送技巧商務迎接原則

明確來訪者的身份和地位確定接待規(guī)格和檔次接待人與客人身份相當正規(guī)的接待場合著行政裝遵循提前達到的原則四、行政迎送技巧商務迎接原則明確來訪者的身份和地位39四、行政迎送技巧商務送別原則根據(jù)來賓身份和迎接規(guī)格確定送別規(guī)格主要迎候人員都應參加送別來賓系貴賓，應舉行專門的歡送儀式待來賓在視野里消失后，方可離去四、行政迎送技巧商務送別原則根據(jù)來賓身份和迎接規(guī)格確定送別規(guī)40五、商務接待的座次技巧問題：你把客戶安排坐在哪里呢？相對式桌子主人隨從客人隨從正門動態(tài)的右客方主方橫桌式

談判桌64213577531246正門豎桌式主方客方

談判桌75312466421357正門動態(tài)的右“面門為上、居中為上、以右為上”五、商務接待的座次技巧問題：你把客戶安排坐在哪里呢？41PARTFOUREightWaystoBeHappy快樂的八種技巧05PARTFOUREightWaystoBeHapp42快樂的八種技巧1、要有目標和追求快樂的八種技巧1、要有目標和追求43快樂的八種技巧2、經(jīng)常保持微笑快樂的八種技巧2、經(jīng)常保持微笑44快樂的八種技巧3、學會和各種人愉快的相處快樂的八種技巧3、學會和各種人愉快的相處45快樂的八種技巧4、不要財迷快樂的八種技巧4、不要財迷46理解對方的感情成分事先約定商討的內(nèi)容，使雙方都做好準備Q2：每天忙的不可開交，連喝水的時間都沒有，但是每到月底寫月度總結(jié)的時候，卻怎么也想不起來這個月到底做了些什么事。將信息傳送給對方，并期望得到對方作出相應反應效果的過程。臨時出現(xiàn)的事情根據(jù)緊急程度先后處理，但記住，未及時處理的事情一定要做好備忘記錄。七、用別人喜歡的聽的句式來說話同事：“你這是在應付我嘛，‘盡可能’就是有可能不會啦，真是的！Q1：手上現(xiàn)有一件待辦事項，同時，領(lǐng)導也交辦了件臨時性事務，要求盡快處理，該如何安排先后處理順序？理解對方的感情成分敏感事情：制造氣氛，引導幾天就不能用了，你們行政是不是專客方主方敏感事情：制造氣氛，引導正規(guī)的接待場合著行政裝補充事實“上司的評價是一種反饋”把職位低者介紹給職位高者句式四：說“你可以……”來代替說“不”臨時出現(xiàn)的事情根據(jù)緊急程度先后處理，但記住，未及時處理的事情一定要做好備忘記錄。確定接待規(guī)格和檔次九、不同領(lǐng)導的溝通技巧行政工作技巧培訓文檔ppt快樂的八種技巧5、要能處變不驚理解對方的感情成分快樂的八種技巧5、要能處變不驚47快樂的八種技巧6、有幾個知心朋友快樂的八種技巧6、有幾個知心朋友48快樂的八種技巧7、偶爾放縱自己一下快樂的八種技巧7、偶爾放縱自己一下49快樂的八種技巧8、最后，保持高度的自信心快樂的八種技巧8、最后，保持高度的自信心50THANKYOUFORWATCHING感謝大家的觀看THANKYOUFORWATCHING感謝大家的觀看51同事：“你這是在應付我嘛，‘盡可能’就是有可能不會啦，真是的！補充事實“上司的評價是一種反饋”敏感事情：制造氣氛，引導Communicationskills“面門為上、居中為上、以右為上”敏感事情：制造氣氛，引導EightWaystoBeHappy幾天就不能用了，你們行政是不是專敏感事情：制造氣氛，引導Administrativeskills同事：“你這是在應付我嘛，‘盡可能’就是有可能不會啦，真是的！介紹人不同顯示接待規(guī)格不同同事：“好的，我會盡全力安排的，謝謝你了！EightWaystoBeHappy因此，行政管理工作做的好壞，將對整個公司規(guī)范化運行起到至關(guān)重要的作用。補充事實“上司的評價是一種反饋”介紹時多提供一些相關(guān)的個人資料句式四：說“你可以……”來代替說“不”合同、資質(zhì)、工商、通用公文、事務文書、新聞文稿、公司內(nèi)外文件的收發(fā)、處理、整理、歸檔“面門為上、