采購管理辦法

企業(yè)采購管理措施第一章總 則第一條為規(guī)范企業(yè)的采購行為，提高資金使用效益，合理控制有關成本，實現(xiàn)企業(yè)利益最大化，根據(jù)國家及集團企業(yè)法律法規(guī)和有關規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際，制定本措施。第二條XXX企業(yè)簡稱“企業(yè)”。第三條本措施合用于企業(yè)在工程建設和平常經(jīng)營中的多種采購活動，以及按照規(guī)定應由企業(yè)決策的下屬各部門部分采購活動。本措施所稱采購，是指以協(xié)議方式有償獲得貨品、工程和服務的行為，包括購置、租賃、委托、雇用等。本措施所稱貨品，是指多種形態(tài)和種類的物品，包括原材料、燃料、設備、產(chǎn)品等。本措施所稱工程，是指建設工程，包括建筑物和構筑物的新建、改建、擴建、裝修、拆除、修繕等。本措施所稱服務，是指除貨品和工程以外的其他采購對象。第四條上述采購活動發(fā)生在中華人民共和國境外及港澳臺地區(qū)時，波及法律合用的，按照所合用的法律法規(guī)規(guī)定辦理。第五條采購活動波及固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、投資類事項及“三重一大”規(guī)定中的資金使用事項等，合用企業(yè)有關管理規(guī)定。第六條采購活動波及招標事項的按照集團企業(yè)招標管理有關規(guī)定執(zhí)行。采購活動波及協(xié)議、預算和付款等詳細事項的，合用企業(yè)有關管理規(guī)定。采購事項波及前臵審批的，需履行必要的審批手續(xù)后方可實行采購。第七條各項采購活動應制定采購計劃，納入企業(yè)預算管理，并按照同意的采購計劃和預算執(zhí)行。第八條企業(yè)進行采購活動，應當符合采購價格不高于市場平均價格、采購效率更高、采購質(zhì)量優(yōu)良和服務良好的規(guī)定。第九條采購活動應當遵照公開、公平、公正和誠實信用原則。任何單位和個人不得隨意變更或變相變更采購方式，不得以任何方式指定采購代理機構或供應商，不得以任何方式規(guī)避采購管理，不得違反有關規(guī)定干預采購工作的正常進行。第十條與供應商有利害關系的采購人員、有關人員和負責人應積極闡明并進行回避，審核和審批人員應上交有關權限。采購有關人員包括招標采購中評標小組的構成人員，競爭性談判采購中談判小組的構成人員、詢價采購中詢價小組的構成人員等。第二章機構、人員與職責第十一條企業(yè)總經(jīng)理在總經(jīng)理辦公會授權范圍內(nèi)負責企業(yè)采購計劃的組織實行，包括：（一）審批采購管理有關制度文獻并監(jiān)督貫徹；（二）組織執(zhí)行企業(yè)年度采購計劃；（三）負責預算外采購申請的審批。第十二條集團招標采購委員會負責討論、研究、審核或?qū)徟髽I(yè)重大采購事項，并提出提議，指導和監(jiān)督有關工作。第十三條分管領導負責計劃內(nèi)采購申請的審批，計劃外采購申請的審核。第十四條企業(yè)高管根據(jù)管理職責，負責其權限范圍內(nèi)采購管理的詳細事項。（一）下屬部門歸口管理部門下屬部門歸口管理部門根據(jù)職責負責下屬部門有關采購業(yè)務的管理工作。（二）財務會計部按照企業(yè)預算管理制度組織采購預算編制；按照協(xié)議管理措施參與采購工作，負責采購賬務核算，審核采購執(zhí)行機構提出的付款申請和款項支付。（三）法律事務部按照集團企業(yè)協(xié)議管理措施參與采購工作，負責采購行為的合法性和合規(guī)性審核。（按照集團采購流程報集團法務部）（四）采購當事人采購當事人是指在采購活動中享有權利和承擔義務的各類主體，包括采購執(zhí)行機構、供應商和采購代理機構等。采購執(zhí)行機構是指按本措施負責采購詳細實行的各部門和各級下屬各部門。采購執(zhí)行機構委托代理機構辦理采購事宜的，應當與代理機構簽訂委托代理協(xié)議，依法確定委托代理的事項，約定雙方的權利義務。供應商是指提供貨品、工程或者服務的法人、其他組織或者自然人。采購執(zhí)行機構、采購代理機構和供應商不得互相串通損害企業(yè)利益；不得以任何手段排斥其他供應商參與競爭。采購執(zhí)行機構負責采購申請報批、采購活動組織實行、協(xié)議談判和簽訂、協(xié)議履行及變更、協(xié)助驗收、申請付款、過程資料管理等詳細采購事項。（五）采購監(jiān)督部門企業(yè)高管和財務部門是負責采購監(jiān)督管理的部門，根據(jù)職責履行對采購活動的監(jiān)督管理職責。第三章采購方式及其選擇第十五條采購工作重要采用如下方式：（一）公開招標（二）邀請招標（三）競爭性談判（四）單一來源采購（五）詢價（六）議價（七）企業(yè)認定的其他采購方式。第十六條應以招標方式采購的，須按照企業(yè)招標管理有關規(guī)定執(zhí)行。第十七條如下范圍，可以競爭性談判方式采購：（一）應當招標采購的，招標后沒有供應商投標，或者沒有合格標的，或者重新招標未能成立，實踐證明不具有充足競爭性的；（二）技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者詳細規(guī)定的；（三）采用招標所需時間不能滿足采購人緊急需要的；（四）不能事先計算出價格總額的。第十八條如下范圍，可以單一來源方式采購：（一）只能從唯一供應商處采購的；（二）發(fā)生了不可預見的緊急狀況不能及時從其他供應商處采購；（三）必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的規(guī)定，需要繼續(xù)從原供應商處添購的；（四）屬于原中介服務事項的后續(xù)服務或與原中介服務有親密關聯(lián)的其他服務事項，在保證中介服務質(zhì)量和監(jiān)管力度且不違反有關規(guī)定的前提下，由原機構繼續(xù)提供中介服務，在工作質(zhì)量效果、完畢時限、減少費用等方面優(yōu)于重新聘任其他中介機構的；（五）其他經(jīng)同意可采用單一來源方式采購的。第十九條如下范圍，可以詢價方式采購：（一）工程建設項目建筑安裝工程估價在2～30萬元（含）人民幣之間的；重要設備、材料估價在2～30萬元（含）人民幣之間的；勘察、設計、監(jiān)理等服務估價在2～30萬元（含）人民幣之間的。（二）企業(yè)平常經(jīng)營活動中的物資采購平常經(jīng)營物資、材料、設備（含作業(yè)車輛）等，估價2～30萬元（含）人民幣之間的。（三）與工程建設無關的服務采購審計、評估、法律、投資（財務）顧問、管理征詢等中介服務、技術服務等估價2～30萬元（含）人民幣之間的。（四）平常辦公類物資設施及服務辦公用品、家俱、設備，計算機硬件設備、系統(tǒng)軟件和大型應用軟件，計算機信息系統(tǒng)建設等估價2～30萬元（含）人民幣之間的。第二十條如下范圍，可以議價方式采購：（一）單項或單批采購額度不超過2萬元（含）人民幣的；（二）不具有充足競爭條件的征詢服務類采購項目（如工程有關的環(huán)評、安評、能評、電力接入設計、水資源論證、地災評估等）。第四章采購程序第一節(jié)采購計劃與申請第二十一條 企業(yè)各部門負有預算編制職責的部門應當根據(jù)實際需求，確定年度采購計劃及資金預算、項目預算，報企業(yè)審批。第二十二條 年度采購計劃及資金預算、項目預算內(nèi)的采購事項，采購執(zhí)行機構填報《采購申請表（計劃內(nèi)）》，報分管領導審批；超過預算和計劃外的采購事項，采購執(zhí)行機構填報《采購申請表（計劃外）》，依次報企業(yè)分管領導、總經(jīng)理審批。第二節(jié)確定供應商第二十三條 招標采購合用企業(yè)招標管理措施。招標采購委員會在職責范圍內(nèi)對招標采購工作進行指導、監(jiān)督和審核。第二十四條 采用競爭性談判方式采購的，應當遵照下列程序，確定供應商：（一）成立談判小組。采購執(zhí)行機構牽頭成立至少由3人構成的談判小組。需有財務、企業(yè)高管參與談判的，采購執(zhí)行機構與財務會計部協(xié)商。發(fā)起招標采購流程。（二）制定談判文獻。談判文獻應當明確談判程序、談判內(nèi)容、協(xié)議草案的條款以及評估成交的原則等事項。（三）確定邀請參與談判的供應商名單。談判小組從符合對應資質(zhì)條件的供應商名單中原則上選定不少于3家供應商參與談判，約定談判時間地點，并向其提供談判文獻。（四）談判。談判小組所有組員集中與供應商分別進行談判。在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關的其他供應商的技術資料、價格和其他信息。談判文獻有實質(zhì)性變動的，談判小組應當以書面形式告知所有參與談判的供應商。（五）確定成交供應商。談判結(jié)束后，談判小組應當規(guī)定所有參與談判的供應商在規(guī)定期間內(nèi)進行最終報價，從成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并將成果告知所有參與談判的未成交的供應商。第二十五條采用單一來源采購方式的，應當遵照下列程序，確定成交價格與條件：（一）成立談判小組。采購執(zhí)行機構牽頭成立至少由3人構成的談判小組。需有財務、企業(yè)高管參與談判的，采購執(zhí)行機構與財務會計部協(xié)商。發(fā)起招標采購流程。（二）制定談判文獻。談判文獻應當明確談判內(nèi)容、協(xié)議草案的條款以及評估成交的原則等事項。（三）談判。談判小組與供應商進行談判。談判文獻有實質(zhì)性變動的，談判小組應當以書面形式告知供應商。（四）確定成交條件與價格。談判小組與供應商談判中應充足議價，在符合采購項目需求和雙方約定合理價格的基礎上進行采購。采購執(zhí)行機構須審慎采用單一來源采購方式，在采購申請時須充足闡明理由，并在后續(xù)協(xié)議簽訂、協(xié)議付款等環(huán)節(jié)注明采購方式為“單一來源”。第二十六條 采用詢價方式采購的，應當遵照下列程序，確定供應商：（一）成立詢價小組。采購執(zhí)行機構牽頭成立至少由3人構成的詢價小組。需財務、企業(yè)高管參與詢價的，采購執(zhí)行機構與財務會計部協(xié)商。發(fā)起采購流程。詢價小組應對采購項目的價格構成、供應商資格和評估成交的原則等事項做出規(guī)定。（二）確定被詢價的供應商名單。從眾多供應商中，選擇不少于3家符合條件的供應商，并向其發(fā)出詢價告知書讓其報價。（三）詢價交流。詢價小組規(guī)定被詢價的供應商一次報出不得更改的價格。供應商報價文獻應密封后報送。（四）確定成交供應商。詢價小組在采購監(jiān)督管理部門監(jiān)督下，啟動供應商報價文獻，并根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務相等且報價最低的原則，確定成交供應商。供應商確定后，采購執(zhí)行機構將成果告知所有被詢價的未成交的供應商。第二十七條 采用議價方式采購的，應當遵照下列程序，確定供應商：（一）確定至少兩名采購人員直接參與議價。（二）采購人員尋找適合的供應商，多方比較，充足議價。采購金額超過2萬元（含）人民幣的，應提供比價資料。（三）采購人員確定可以滿足采購需求且價格合理的供應商，由部門負責人審核后報分管領導同意，確定中選供應商。第三節(jié)協(xié)議簽訂與付款第二十八條采購執(zhí)行機構應根據(jù)協(xié)議管理措施與供應商簽訂書面意向協(xié)議后發(fā)起協(xié)議會簽流程，待完畢會協(xié)議簽流程后，與供應商簽訂協(xié)議后實行采購。不需簽訂協(xié)議的，由采購執(zhí)行機構提請采購申請后直接采購。第二十九條 采購執(zhí)行機構根據(jù)協(xié)議及財務支出審批制度辦理付款手續(xù)后，由財務會計部按規(guī)定付款。第四節(jié)驗收與采購文獻管理第三十條采購執(zhí)行機構組織對供應商履約的驗收。驗收人員應按照采購需求和采購原則進行驗收，并在驗收完畢后簽訂驗收意見，并承擔對應責任。第三十一條 采購執(zhí)行機構應當妥善保管采購活動有關文獻，不得偽造、變造、隱匿或者銷毀。采購文獻包括采購申請表、采購計劃和預算、招標文獻、投標文獻、評標原則、評估匯報、定標文獻、協(xié)議文本、驗收證明及其他有關文獻、資料。第三十二條 采購活動結(jié)束后，采購執(zhí)行機構應當整頓采購文獻，并按照企業(yè)有關規(guī)定存檔。第五章供應商管理第三十三條 企業(yè)可以根據(jù)采購項目的特殊規(guī)定，規(guī)定供應商的特定條件，但不得以不合理的條件對供應商實行差異待遇或者歧視待遇。（一）供應商參與企業(yè)采購活動時原則上應當具有下列條件：具有獨立承擔民事責任的能力；具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務會計制度；具有履行協(xié)議所必需的設備和專業(yè)技術能力；有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；參與企業(yè)采購活動前一年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄；法律、行政法規(guī)及企業(yè)規(guī)定的其他條件。（二）企業(yè)可以規(guī)定參與采購的供應商提供有關資質(zhì)證明文獻和業(yè)績狀況，并對供應商的資格進行審查。第三十四條 供應商對采購活動事項有質(zhì)疑和投訴權利。第三十五條 企業(yè)在條件成熟時建立供應商數(shù)據(jù)庫，并進行動態(tài)管理。重要包括如下工作：（一）波及大宗采購的業(yè)務，新進供應商必須進行資質(zhì)審核；（二）建立供應商動態(tài)管理機制，在每年上報采購計劃時，對供應商履約狀況進行檢查和評估，更新供應商目錄。（三）企業(yè)優(yōu)先采購既有供應商目錄范圍內(nèi)的產(chǎn)品和服務。第六章采購監(jiān)督及違規(guī)處理第三十六條企業(yè)高管和財務部門應當按照其職責分工，對企業(yè)采購項目的采購活動進行檢查，完善對企業(yè)采購活動有關單位和人員的監(jiān)督。監(jiān)督檢查的重要內(nèi)容是：（一）有關采購的法律、行政法規(guī)和規(guī)章及企業(yè)規(guī)定的執(zhí)行狀況；（二）采購范圍、采購方式和采購程序的執(zhí)行狀況；（三）企業(yè)采購人員的職業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能。第三十七條 采購人員及有關人員應當接受監(jiān)督，如實反應狀況，提供有關材料。第三十八條 任何單位和個人對企業(yè)采購活動中的違法、違規(guī)行為，有權控告和檢舉，有關部門和單位應當根據(jù)各自職責及時處理。第三十九條 采購執(zhí)行機構在執(zhí)行采購活動中有下列情形之一的，責令限期改正，并對直接負責的主管人員和其他直接負責人員，按企業(yè)有關規(guī)定予以對應懲罰：（一）應當采用公開招標方式而私自采用其他方式采購的；（二）私自提高采購原則的；（三）委托不具有企業(yè)采購業(yè)務代理資格的機構辦理采購事務的；（四）以不合理的條件對供應商實行差異待遇或者歧視待遇的；（五）在招標采購過程中與投標人進行協(xié)商談判的；（六）中標或成交后無合法理由不及時簽訂采購協(xié)議的；（七）拒絕配合正常監(jiān)督檢查的。第四十條采購人員及有關人員有下列情形之一，構成犯罪的，依法追究刑事責任；尚不構成犯罪的，按照企業(yè)有關規(guī)定予以對應懲罰。（一）與供應商或者采購代理機構惡意串通的；（二）在采購過程中接受賄賂或者獲取其他不合法利益的