如何進(jìn)行有效的時間管理20151019PPT幻燈片

忙盲茫瞎忙，不知重點(diǎn)盲目，不知為何茫然，不知干什么1、我在每個工作日之前，都能為計劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。上面的每個問題，請你根據(jù)自己的實(shí)際情況，如實(shí)地給自己評分。計分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時”記1分，選擇“經(jīng)?！庇?分，選擇“總是”記3分。結(jié)論：0~12分：你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。13~17分：你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。18~22分：你的時間管理狀況良好。23~27分：你是值得學(xué)習(xí)的時間管理典范。請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個時間安排表。在這些項目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。

如何制訂一份合理實(shí)用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：1.把要做的事情全部看一遍2.確定每件事情的重要等級進(jìn)行排序3.根據(jù)排序進(jìn)行時間安排這件事如果不做，會有什么后果？如果認(rèn)為不會有任何影響，那么這件事情便該立刻取消。哪些事情可以放棄不做？為什么？這件事可以由別人代做而又不影響效果？將不必親自處理的事情清楚的交給別人去做。哪些事情可以由別人代做？為什么？哪些事情是非自己處理不可的要事，哪些是非自己處理不可的瑣事，區(qū)別重要度，將自己處理的要事選取精神最好的時間處理，將自己處理的瑣事利用空檔的時間處理。哪些是自己需要處理的事情？為什么根據(jù)編好的時間表，思考：練習(xí)假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情：你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點(diǎn)以前），估計要花1小時明晚8點(diǎn)有個1小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系明晚有一場演唱會你在圖書館借的書明天到期外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李你要在星期五交計劃書之前把它復(fù)印一份明天下午2點(diǎn)到4點(diǎn)有一個會議你欠某人200元錢--他明天也將參加那個會議你明天早上從9點(diǎn)到11點(diǎn)要聽一場講座你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗你想好好洗個澡你負(fù)責(zé)的項目小組將在明天下午6點(diǎn)鐘開會，預(yù)計1小時你身上只有5塊錢，需要取錢大家明天晚上聚餐你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復(fù)印一份會議記錄這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時你收到一個朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他星期天早上要作一次簡報，預(yù)計準(zhǔn)備簡報要花費(fèi)15個小時，而且只能用業(yè)余時間你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有下個星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試哪些事情可以放棄不做？為什么？哪些事情可以由別人代做？為什么？哪些是自己需要處理的事情？為什么時間管理是什么？

時間管理是日常事務(wù)中執(zhí)著并有目標(biāo)地應(yīng)用可靠的工作技巧，引導(dǎo)并安排管理自己及個人的生活，合理有效地利用可以支配的時間。時間管理的對象不是時間；時間管理是“自我管理”；時間管理是資源管理；時間管理也是一種態(tài)度，同時也是人際管理；上帝最公平的地方，就是賜給每個人相同的時間，一天24小時。很多人抱怨時間不夠用，卻很少去追究為何如此？在工作績效的構(gòu)成要素中，時間管理就占1/4的比重，要如何才能有效運(yùn)用時間？請記住這個公式：「時間管理＝事件順序＋時間分配」自我識別浪費(fèi)因素缺乏計劃及解決辦法人際關(guān)系干擾及解決辦法電話干擾及解決辦法不速之客干擾及解決辦法整理整頓不足-5S缺失1、讓秘書處理或同事處理；2、轉(zhuǎn)接，不是自己事務(wù)的電話馬上轉(zhuǎn)接；3、暫緩，不太緊急的電話，可以筆錄然后再解決；4、速辦，重要緊急或重要人物的電話可以直接接聽，速辦；甘特圖幫之前要問清楚什么時幫,什么時候交活;達(dá)到什么效果,誰負(fù)責(zé)任；1、把訪客轉(zhuǎn)給手下或相關(guān)負(fù)責(zé)人；2、另外安排時間；3、讓手下給予過濾；1學(xué)會對資料進(jìn)行分類，把不要的東西進(jìn)行清理；2按照一定順序進(jìn)行整頓，并寫明標(biāo)簽；3設(shè)計一套管理系統(tǒng)：文件夾整理和電腦文件夾等；4大技能四象限20/80法則優(yōu)化流程目標(biāo)管理時間管理4大技能:明確目標(biāo)，做好計劃明確目標(biāo)——你為什么工作——你要達(dá)到什么目的避免—工作千頭萬緒—眉毛胡子一把抓—被動工作—跟著感覺走哈佛的調(diào)查哈佛大學(xué)有一個非常著名的關(guān)于目標(biāo)對人生影響的跟蹤調(diào)查。對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境等條件都差不多的年輕人，調(diào)查結(jié)果如下：3%10%60%27%有清晰且長期的目標(biāo)有清晰但短期的目標(biāo)有較模糊目標(biāo)無目標(biāo)60%27%二十五年后：25年來幾乎都不曾更改過自己的人生目標(biāo)。他們都朝著同一個方向不懈地努力，現(xiàn)在，他們幾乎都成了社會各界的頂尖成功人士，他們中不乏白手創(chuàng)業(yè)者、行業(yè)領(lǐng)袖、社會精英大都生活在社會的中上層。他們的共同特點(diǎn)是，那些短期目標(biāo)不斷被達(dá)成，生活狀態(tài)穩(wěn)步上升，成為各行各業(yè)的不可或缺的專業(yè)人士。如醫(yī)生、律師、工程師、高級主管等等幾乎都生活在社會的中下層面，他們能安穩(wěn)地生活與工作，但都沒有什么特別的成績幾乎都生活在社會的最底層，他們的生活都過得很不如意，常常失業(yè)?？可鐣葷?jì)，并且常常都在抱怨他人，抱怨社會，抱怨世界10%3%設(shè)定目標(biāo)的5點(diǎn)建議1、在設(shè)定目標(biāo)前發(fā)問：為什么做這個事情？2、做這件事情的目標(biāo)，怎么才能做成功？3、做對的事情，而不是把錯誤的事情做完美；4、經(jīng)常發(fā)問：如果我不做這個事情又如何？5、時間賦值，什么時候完成這些目標(biāo)，時間如何分配目標(biāo)設(shè)計的SMART原則S-Specific具體，不能籠統(tǒng)；M-Measurable可度量，A-Attainable可實(shí)現(xiàn)，指付出努力的情況下可以實(shí)現(xiàn)，避免過高或過低的目標(biāo)。R-Realistic現(xiàn)實(shí)性，指目標(biāo)是實(shí)實(shí)在在的。T-Timebound時限，完成目標(biāo)的期限。WHAT

目標(biāo)是具體是什么WHERE

什么地點(diǎn)要完成這個目標(biāo)WHY

為什么制定這樣的目標(biāo)WHO

由誰來完成，誰協(xié)助WHEN

時限多久，什么時候開始，什么時候結(jié)束HOW完成的步驟如何？需要注意什么？目標(biāo)通俗之5W1H目標(biāo)制定的案例分享

在目標(biāo)管理課程上，有個同學(xué)舉手問老師："老師，我的目標(biāo)是想在一年內(nèi)賺100萬！請問我應(yīng)該如何計劃我的目標(biāo)呢？"老師便問他：“你相不相信你能達(dá)成？”他說：“我相信！”老師又問：“那你知不知到要通過哪行業(yè)來達(dá)成？”他說：“我現(xiàn)在從事保險行業(yè)?！崩蠋熃又謫査?你認(rèn)為保險業(yè)能不能幫你達(dá)成這個目標(biāo)？"他說："只要我努力，就一定能達(dá)成。"“我們來看看，你要為自己的目標(biāo)做出多大的努力：根據(jù)我們的提成比例,100萬的傭金大概要做300萬的業(yè)績。一年：300萬業(yè)績。一個月：25萬業(yè)績。每一天：8300元業(yè)績?！拔艺f。”每一天：8300元業(yè)績。大既要拜訪多少客戶？老師接著問他：“大概要50個人?！?，"那么一天要50人：一個月要1500人；一年呢？就需要拜訪18000個客戶。"這時老師又問他：“請問你現(xiàn)在有沒有18000個A類客戶？”他說沒有。“如果沒有的話，就要靠陌生拜訪。你平均一個人要談上多長時間呢？”他說：“至少20分鐘?！蔽艺f“每個人要談20分鐘，一天要談50個人，也就是說你每天要花16個多小時在與客戶交談上，還不算路途時間。請問你能不能做到？”他說：“不能。老師，我懂了。這個目標(biāo)不是憑空想象的，是需要憑著一個能達(dá)成的計劃而定的?！?0/80法則也稱巴雷多原則;20/80原則代表一個人或組織花費(fèi)時間、精力、金錢和人事在最重要的優(yōu)先順序上；結(jié)果是生產(chǎn)力的四倍回報；美國一名叫威廉·努爾的企業(yè)家，最初他在公司銷售油漆的時候，第一個月他只賺了160美金。他仔細(xì)分析了自己的銷售原因，做了一個銷售圖表。他發(fā)現(xiàn)80%的收益來自20%的顧客，但是他卻對所有的客戶花了同樣的時間。于是他把最不活躍的36個客戶重新分配給其他的銷售員，而自己把精力重點(diǎn)擺在那20%的顧客。不久，他一個月就賺到了1000美金。威廉·努爾從未放棄這個原則，后來他成為了這一家公司的董事局主席。他知道80/20法則，20%的顧客掌握了80%的業(yè)績。Ⅳ第四象限不緊急不重要Ⅲ第三象限緊急不重要Ⅱ第二象限不緊急重要Ⅰ第一象限緊急重要重要不重要緊急不緊急四象限分析法第一象限（重要+緊急）：沒什么好說的了，立即去做！我們工作中的主要壓力就來自于第一象限，我們生活中的主要危機(jī)也來自于第一象限。

第二象限（不緊急+重要）：有計劃去做！我們應(yīng)該將時間投資于第二象限，不能因?yàn)樗遣痪o急的就不去處理。第三象限（緊急+不重要）：交給別人去做！我們應(yīng)該清楚地認(rèn)識到，第三象限的事務(wù)是我們忙碌而且盲目的源頭。

第四象限（不緊急+不重要）：盡量別去做！這是一個用于緩沖調(diào)整的象限。當(dāng)你疲憊的時候，可以通過做一些不重要而且不緊急的事情來調(diào)整一下心態(tài)和身體，但是你不能在這個象限里

投入太多的精力，否則你就是在浪費(fèi)生命了。80%時間0%時間委托,延后立刻結(jié)構(gòu)流程優(yōu)化-建立并行、串行工作模式崔西定律——任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比。簡化工作是所有高效成功人士的共同特質(zhì)。例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度為9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。建立并行、串行的工作模式，簡化流程什么情況下能并行工作起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐看電視早新聞5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘5分鐘2分鐘起床洗臉?biāo)⒀莱鲩T熱牛奶更衣化妝整理公文包熱面包早點(diǎn)吃早餐看電視早新聞?wù)n后練習(xí)1：將最近一個月的事情按照此表格填寫緊急重要：不緊急重要：緊急

不重