學(xué)院公章管理規(guī)定

學(xué)院公章管理規(guī)定一、引言學(xué)院公章是學(xué)院的重要財務(wù)憑證和組織文件的合法認(rèn)證工具。為了保證學(xué)院公章的安全和規(guī)范管理，維護(hù)學(xué)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本學(xué)院公章管理規(guī)定。本規(guī)定適用于全體學(xué)院教職員工，并應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。二、學(xué)院公章的定義與分類2.1定義學(xué)院公章是指經(jīng)過法律授權(quán)，蓋有學(xué)院名稱、標(biāo)志或標(biāo)識，由學(xué)院負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表使用的法定印章。2.2分類學(xué)院公章分為以下幾種：-法人章：用于與外部機(jī)構(gòu)簽署合同、授權(quán)文件等正式事務(wù)；-行政章：用于學(xué)院內(nèi)部行政事務(wù)的認(rèn)證與審核；-財務(wù)章：用于學(xué)院財務(wù)收支、報銷、開票等財務(wù)事務(wù)的認(rèn)證與確認(rèn)；-文件章：用于學(xué)院內(nèi)部重要文件的簽署與認(rèn)證；三、公章管理責(zé)任和權(quán)限3.1管理責(zé)任學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任學(xué)院公章使用與管理的主要責(zé)任人。具體責(zé)任如下：-監(jiān)督公章的使用和管理；-制定并修訂公章管理制度；-任命公章管理員；-審核公章使用申請；-審核與公章有關(guān)的文件和合同；-對公章使用情況進(jìn)行定期審核；-負(fù)責(zé)公章遺失、損壞事件的處理；-建立公章使用檔案，并做好保密工作。3.2權(quán)限分配學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門根據(jù)工作需要，授予相應(yīng)人員使用公章的權(quán)限。權(quán)限分配原則如下：-具備行政職務(wù)或財務(wù)職務(wù)的人員可以獲得行政章和財務(wù)章的使用權(quán)限；-文件章的使用權(quán)限由文件主辦人或負(fù)責(zé)人授予相關(guān)人員，并嚴(yán)格按照文件權(quán)限進(jìn)行管理；-法人章的使用權(quán)限由學(xué)院負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表授予，并定期進(jìn)行審核。四、公章的申請與使用4.1申請流程學(xué)院教職員工需要使用公章時，需按照以下流程進(jìn)行申請：1.填寫公章使用申請表，詳細(xì)說明申請事由、使用時間、文件編號等相關(guān)信息；2.將申請表交給公章管理員進(jìn)行審核；3.公章管理員核實申請信息，并進(jìn)行內(nèi)部審核；4.經(jīng)過審核后，公章管理員將申請表交給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審核；5.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，將公章交給申請人使用。4.2使用注意事項在使用公章時，申請人應(yīng)遵守以下規(guī)定：-公章不得私自借給他人使用，亦不得代他人使用；-公章使用過程中，應(yīng)妥善保管，避免遺失或損壞；-公章使用后，申請人應(yīng)及時歸還，并向公章管理員進(jìn)行登記；-如發(fā)現(xiàn)公章有損壞或遺失情況，應(yīng)立即向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)報告，采取相應(yīng)措施。五、公章的保管與使用監(jiān)督5.1公章保管學(xué)院設(shè)立公章保管室，由公章管理員負(fù)責(zé)公章的保管與管理。公章保管室應(yīng)具備以下條件：-保管室內(nèi)設(shè)置專用保管柜，存放各類公章；-公章保管室應(yīng)配備監(jiān)控設(shè)備，確保公章的安全；-保管室應(yīng)密封、防潮、防火，確保公章不受損害。5.2公章使用監(jiān)督為確保公章的正常使用，學(xué)院應(yīng)建立健全的公章使用監(jiān)督機(jī)制：-學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期對公章的使用情況進(jìn)行審核；-學(xué)院財務(wù)部門應(yīng)對公章使用進(jìn)行日常監(jiān)督；-公章管理員應(yīng)對公章使用申請進(jìn)行審核，并記錄相關(guān)信息；-學(xué)院內(nèi)部審計部門應(yīng)對公章使用情況進(jìn)行抽查和審計。六、公章的遺失與損壞處理6.1遺失與報告程序如發(fā)現(xiàn)公章遺失情況時，相關(guān)人員應(yīng)按照以下程序進(jìn)行處理：1.發(fā)現(xiàn)公章遺失后，立即向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)報告；2.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)人員進(jìn)行搜索，并盡快找回或重新制作公章；3.如無法找回或制作公章，應(yīng)立即向公安機(jī)關(guān)報案，并提供相關(guān)證據(jù)和申請報廢公章。6.2損壞與更換程序如公章發(fā)生損壞或變形等情況，相關(guān)人員應(yīng)按照以下程序進(jìn)行處理：1.發(fā)現(xiàn)公章?lián)p壞后，立即向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)報告；2.學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，并盡快進(jìn)行公章的修復(fù)或更換；3.如無法修復(fù)或更換公章，應(yīng)立即向公安機(jī)關(guān)報廢，并重新制作新的公