管理學課件-商務秘書工作概述

商務秘書工作概述

1、商務秘書涵義、職業(yè)特征2、商務秘書職能3、商務秘書工作內(nèi)容、性質(zhì)第一節(jié)商務秘書的涵義秘書是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領導者（或雇主）實施管理的人員。商務秘書則指在工商企業(yè)擔任秘書職務的人員。可從三個角度來理解:秘書服務的根本對象是領導者（或雇主）秘書活動的基本方式是處理信息和事務秘書活動的根本性質(zhì)是輔助性商務秘書各種稱謂打字員、文秘、文書、文員、辦公室主任等。XX主管（行政主管、培訓主管）XX助理（人事助理、執(zhí)行助理）

服務的直接性和穩(wěn)定性知識化和專業(yè)化年輕化和女性化商務秘書的職業(yè)特征1、輔助決策2、協(xié)調(diào)關系3、處理信息4、辦理事務第二節(jié)商務秘書的職能1、輔助決策（1）輔助決策：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經(jīng)驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。（2）輔助決策的特征內(nèi)容的綜合性時間的經(jīng)常性環(huán)節(jié)的全過程性（3）輔助決策的原則超前原則定位原則信息原則諫諍原則（4）輔助決策的過程協(xié)助領導確定目標協(xié)助領導設計方案協(xié)助領導評優(yōu)選優(yōu)協(xié)助領導實施反饋

2、協(xié)調(diào)關系（1）協(xié)調(diào)：秘書人員在自己的職權范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項工作、各個人員之間的關系，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現(xiàn)組織目標的行為過程。（2）協(xié)調(diào)關系的特征從屬性廣泛性間接性（3）協(xié)調(diào)關系的原則政策指導客觀公正平等協(xié)商注重整體靈活適度（4）協(xié)調(diào)關系的過程摸清情況找出癥結恰當協(xié)調(diào)督促落實檢查反饋3、處理信息

（1）處理信息的含義信息是指客觀存在的一切事物通過物質(zhì)載體發(fā)出信號、消息、情報、數(shù)據(jù)、圖形、指令中所包含的一切有價值的內(nèi)容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信號中的內(nèi)容。（2）處理信息的原則及時性、保真性、適用性、預測性原則（3）處理信息的內(nèi)容歷史、上級、內(nèi)部、公眾、社會信息（4）處理信息的過程信息收集、加工、傳遞、反饋、儲存

4、辦理事務（1）事務：一切同領導工作有關的日常具體工作（2）辦理事務的特征綜合性服務性繁瑣性突擊性（3）辦理事務的原則被動中求主動原則中求靈活繁雜中求規(guī)范（4）辦理事務的程序自然程序理論程序指令程序法定程序技術程序習慣程序

日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理）

接待事務（來訪接待、安排服務等）

會議事務（會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等）信訪事務（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）

調(diào)查研究事務（搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇）文書檔案事務（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）

寫作事務（各種文體的寫作）

協(xié)調(diào)工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關系等)

督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況）

其他任務

第三節(jié)商務秘書的工作內(nèi)容新時期的商務秘書工作四個轉變四項工作四項技能四種水平四個轉變

1.從單純地辦文辦事轉變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策；2.從單純地傳遞信息轉變?yōu)榫C合處理信息；3.從被動服務轉變?yōu)橹鲃臃眨?.從憑老經(jīng)驗辦事轉變?yōu)榭茖W化管理。四項工作辦商：策劃、執(zhí)行辦文：寫文、收文、發(fā)文辦會：會前、會中、會后辦事：常規(guī)、臨時四項技能輔助決策技能處理事務技能協(xié)調(diào)關系技能檢查督辦技能四種水平認識水平表達水平公關水平禮儀水平商務秘書工作的性質(zhì)根本性質(zhì)：輔助性輔助性是秘書部門天生的屬性輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的秘書工作的特征

1.中介性

“紐帶”和“橋梁”，也決定了秘書工作輔助性工作。

2.直接性在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上。

3.全面性體現(xiàn)在職能輔助的全面性上體現(xiàn)在過程輔助的全面性上4.服務性“上管天文地理，下管雞毛蒜皮?！薄皼]大沒小，沒完沒了。"5.被動性秘書人員一定要不越權、不越職。秘書應在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。6.潛隱性活動名義的假借性活動過程的幕后性勞動成果的潛在性7.機密性附1：秘書職業(yè)資格申報條件

初級：(1)從事秘書職業(yè)一年以上；(2)經(jīng)兩年以上秘書業(yè)務培訓。中級：(1)具有本職業(yè)初級資格一年以上；(2)從事秘書職業(yè)三年以上；(3)秘書專業(yè)大專畢業(yè)并從事秘書工作一年以上。高級：(1)具有本職業(yè)中級資格并從事秘書職業(yè)五年以上；(2)秘書專業(yè)大學畢業(yè)并從事秘書工作兩年以上。

附2：秘書職業(yè)資格鑒定內(nèi)容

知識部分: