水利水電工程檔案管理辦法

水利水電工程檔案管理措施第一章總則第一條為加強水利水電工程的檔案管理，實現(xiàn)檔案工作科學化、原則化、規(guī)范化、積極保護和有效運用檔案信息資源，為工程建設和管理服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《山東省檔案條例》、《山東省基本建設項目檔案資料管理措施》及有關(guān)的規(guī)范和原則，結(jié)合工程實際，特制定本措施。第二條水利水電工程檔案是在工程建設和管理活動中直接形成的有保留價值的多種文字、圖表、照片、磁性載體文獻及計算機軟件等不一樣形式的歷史記錄，是國家的寶貴財富，各單位必須切實加強檔案工作的領(lǐng)導，把檔案工作列入單位目的管理崗位責任制，實行集中統(tǒng)一管理。在工程建設與管理中要劃出檔案工作專題經(jīng)費，以保障檔案工作的正常開展。第三條檔案工作要積極探索現(xiàn)代化管理措施，積極采用計算機等現(xiàn)代化設備和技術(shù)，不停提高檔案管理水平，努力實現(xiàn)“一流工程，一流檔案”。第四條檔案工作要保證檔案的完整精確、安全保管和有效運用。第二章檔案機構(gòu)及其職責第五條各單位要根據(jù)工作需要配置政治條件好、業(yè)務能力強、能勝任工作的專（兼）職檔案人員。其重要職責是：集中統(tǒng)一管理本單位文書、科技、照片、磁性載體等所有檔案。制定有關(guān)的措施、制度，負責接受、保管、記錄、鑒定、提供運用等工作，并對文獻形成單位的檔案工作及文獻材料的形成、整頓、歸檔等狀況進行檢查、指導，保證檔案的完整、系統(tǒng)、精確和案卷質(zhì)量的原則化。第六條檔案工作在業(yè)務上受上級和同級檔案管理部門的監(jiān)督、指導。第七條檔案工作人員要忠于職守，熱愛本職工作，具有專業(yè)知識，具有從事檔案工作的資格和規(guī)定學歷，身體健康，嚴守秘密，遵紀遵法。要保持檔案人員的相對穩(wěn)定。第三章文獻材料的歸檔第八條實行文獻形成單位（部門）立卷制度。各施工單位在工程建設管理中所形成的科技材料（土方工程、建筑物工程等）、文書文獻及磁性載體材料（照片、錄像帶、錄音帶等）必須按有關(guān)規(guī)定搜集、整頓、分類、立卷和歸檔，并按規(guī)定報指揮部和監(jiān)理部立案存查，任何單位或個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔、上報。第九條科技檔案是水利水電工程檔案的重要構(gòu)成部分。建設期間，各施工單位檔案工作的重點是按《水利水電工程驗收實行細則》中的規(guī)定和本措施規(guī)定做好科技文獻材料的搜集、整頓、分類、立卷。在竣工驗收前，工程指揮部檔案專（兼）職人員會同建設、監(jiān)理、施工管理人員進行核驗、審查，凡不符合歸檔規(guī)定的，限期整改，對符合規(guī)定的竣工檔案，在竣工驗收時，在規(guī)定的時間內(nèi)辦理嚴格的交接手續(xù)，移交對應的檔案部門保留。第十條歸檔范圍與案卷質(zhì)量：（一）歸檔的文獻材料要遵照其形成規(guī)律和特點，保持文獻之間的有機聯(lián)絡，精確反應工程建設與管理活動的真實內(nèi)容，便于運用和保管。文書檔案與科技檔案分類清晰，組卷合理，防止反復立卷，與工程項目親密的管理性文獻應列入科技檔案（在工程項目中組卷）；文書檔案保管期限劃分精確，卷內(nèi)文獻排列系統(tǒng)，案卷題名簡要確切，編寫頁碼、所有檔案的卷內(nèi)目錄一律用微機打印，認真填寫備考表，案卷線裝（去掉金屬物），結(jié)實美觀，禁用圓珠筆、純蘭墨水、鉛筆書寫及復寫，以利長期保留。（二）科技檔案、文書檔案、照片及磁性載體檔案的歸檔范圍與案卷質(zhì)量的詳細規(guī)定見本措施附錄一、附錄二、附錄三。第十一條歸檔套（份）數(shù)、時間。（一）科技檔案：正本（原件）二份（套），其中一份（套）報指揮部立案存查，副本三份（套）。在竣工驗收前歸檔完畢，在竣工驗收后的二周內(nèi)上報。（二）文書檔案：原則定為二套，一套定稿與印件；一套供借閱。（三）照片連同對應的文字材料一并歸檔；磁性載體檔案以盒、帶為單位歸檔。第十二條凡歸檔（上報）的科技文獻材料、整頓立卷后要編制案卷目錄，并由指揮部和監(jiān)理部分管負責人簽字。第十三條保管期限：科技檔案原則上定為“永久”（50年以上）、密級定為“秘密”，文書檔案參照有關(guān)規(guī)定，根據(jù)文獻材料的重要程度確定。第十四條為保證歸檔文獻材料的完整、精確、系統(tǒng)，要嚴格執(zhí)行對應可控制措施：（一）檔案工作與工程建設堅持兩同步一超前的建檔原則，即：下達計劃任務與提出文獻材料的歸檔規(guī)定同步；檢查計劃進度同檢查文獻材料的形成狀況同步；單元、分部、單位工程驗收及所有工程竣工初步驗收前必須首先對對應檔案進行驗收。（二）建設、監(jiān)理及施工管理單位均要明確一名專（兼）職檔案人員或工程技術(shù)人員負責所承擔的建筑物或土方工程建設全過程文獻材料的監(jiān)督、檢查及搜集，嚴格登記，妥善保管，做好立卷、歸檔工作。（三）監(jiān)理部檔案人員要督促、檢查指導科技文獻材料形成單位的立卷、歸檔工作，發(fā)現(xiàn)文獻材料短缺及時進行補充完善。（四）監(jiān)理單位專（兼）職檔案人員要加強歸檔前文獻材料的管理工作，會同工程技術(shù)人員對文獻材料的歸檔狀況進行定期檢查。（五）指揮部、監(jiān)理部對已接受的分部工程、階段工程、單位工程驗收及所有工程竣工初步驗收要進行認真的校核，進行必要的補充，完善立卷、歸檔工作。第四章檔案的管理與運用第十五條各施工單位要按本措施制定各項管理細則，要根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設置符合規(guī)定的專用檔案庫房和對應的檔案設施，按有關(guān)原則嚴格保管檔案，保證檔案安全，防止檔案的破損、霉變和散失，任何單位、個人不得偽造或私自銷毀檔案。第十六條各施工單位要加強檔案工作的平常管理，指揮部和監(jiān)理部對各單位檔案工作狀況進行定期考核和不定期抽查，其考核成果作為評比獎勵的根據(jù)和評估優(yōu)質(zhì)工程的條件之一。第十七條編制多種檢索工具，最大程度地滿足運用者的需要，采用多種形式積極服務，重視運用效果。第十八條在工程建設期間，對檔案的綜合管理及單項管理成績突出的單位及個人可予以精神和物質(zhì)獎勵。凡未按規(guī)定規(guī)定提交竣工檔案的單位，延緩工程驗收，財務不予結(jié)算，限期改正，直至合格為止。第十九條檔案的鑒定措施待工程建成并成立管理部門后另行制定。第五章附則第二十條本措施合用于水利水電工程。第二十一條本措施自下達之日起執(zhí)行。附錄一科技檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量規(guī)定一、科技檔案歸檔范圍1.可研匯報與評估征詢材料。2.上級批文、指導性技術(shù)文獻和有關(guān)工程專業(yè)會議文獻。3.有關(guān)規(guī)定、措施、規(guī)范。4.工程招、投標文獻及協(xié)議、協(xié)議。5.征地賠償、移民遷安、確權(quán)劃界的有關(guān)文獻、證明材料及圖表。6.科學試驗成果材料。7.工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、測量、氣象、地震等資料，環(huán)境影響評價。8.設計（圖紙、計算書、闡明書、概算書）及設計批復。9.設計變更告知及補充修改圖紙。10.動工匯報、施工方案、組織設計和技術(shù)交底材料。11.施工原始記錄（建筑材料、砼、砂漿試驗匯報等）。12.施工單位的工程質(zhì)量檢查、檢測、試驗、勘查、觀測、鑒定及分析匯報等原始記錄。13.與工程建設有關(guān)的照片、錄相、錄音等原始資料。14.建設質(zhì)檢、監(jiān)理單位的有關(guān)工程質(zhì)量檢查、檢測、試驗等原始資料。15.工程建設、監(jiān)理、施工大事記及日志。16.工程質(zhì)量事故處理及檢查記錄。17.工程驗收計劃的同意文獻。18.隱蔽工程、單元工程、分部工程、階段工程、單位工程驗收簽證、鑒定書及有關(guān)資料。19.竣工圖紙及工程竣工驗收的所有材料。重要包括：工程設計總結(jié)匯報；工程建設管理匯報；工程施工管理總結(jié)匯報；工程建設監(jiān)理匯報；工程建設質(zhì)量監(jiān)督及檢測匯報；竣工預算、決算匯報；工程建設征地賠償及移民遷安匯報；初步驗收工作匯報；竣工驗收工作匯報；工程試運行或管理狀況匯報。20.水文測驗水質(zhì)監(jiān)測資料。21.工程投入運行后的管理、工程改建、擴建、綠化、歲修的多種技術(shù)性文獻及圖紙。22.建筑物運用及渡汛方案。23.工程運用及調(diào)度規(guī)劃。24.設備開箱驗收，隨機圖樣及技術(shù)性資料。25.其他有價值的技術(shù)性文獻材料。二、科技檔案案卷質(zhì)量規(guī)定（一）引用原則（GB/T11822—89）科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般規(guī)定（二）術(shù)語1.科學技術(shù)檔案：是指在科學技術(shù)活動中直接形成的應當歸檔并具有保留價值的文字、圖表等不一樣形式的歷史記錄。2.科技文獻材料：是記錄和反應科學技術(shù)活動的文字、圖表等技術(shù)文獻的總稱。3.案卷：由互相聯(lián)絡的若干文獻組合而成的一種檔案保管單位。4.卷內(nèi)目錄：案卷內(nèi)登記文獻及其排列次序的目錄。5.卷內(nèi)備考表：闡明案卷內(nèi)文獻狀況的表格。6.檔號：檔案的編號。包括分類號、項目代號、案卷號。（三）案卷內(nèi)科技文獻材料的排列1.建設項目按根據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設計（初設、施工圖設計）、工程施工、工程竣工驗收、調(diào)度運行等次序排列。2.案卷內(nèi)科技文獻材料按問題、時間或重要程度排列。3.案卷內(nèi)科技文獻材料排列規(guī)定文字材料在前，圖樣在后。（四）案卷的編目1.編寫案卷頁號（1）案卷內(nèi)科技文獻材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。（2）頁號編寫位置：單面書寫的科技文獻材料在右下角編寫頁碼；雙面書寫的科技文獻材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。（3）案卷封面、卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外）、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。2.案卷封面的編制案卷封面采用外封面形式。案卷題名：案卷題名應簡要、精確提醒卷內(nèi)科技文獻材料的內(nèi)容，一律用中文書寫。編制單位：填寫案卷內(nèi)科技文獻材料的形成單位。編制日期：填寫案卷內(nèi)科技文獻材料的起止日期。3.卷內(nèi)目錄的編制次序號：用阿拉伯數(shù)字從“1”起依次標注。文獻材料題名：亦稱文獻標題，填寫科技文獻材料標題的全稱。文獻編號：填寫文獻的文號或圖紙的圖號。責任者：填寫文獻材料的直接編制部門。日期：填寫編制科技文獻材料的年、月、日。（6）頁次：填寫每份科技文獻材料首頁上標注的頁次，最終一份科技文獻材料要寫明起止頁號。（7）卷內(nèi)目錄排列在案卷科技文獻材料的首頁之前。4.卷內(nèi)備考表的編制（1）卷內(nèi)備考表要注明案卷內(nèi)科技文獻材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要闡明的問題。（2）卷內(nèi)備考表排在案卷內(nèi)科技文獻材料的尾頁之后。（3）卷內(nèi)備考表要填寫立卷人及日期。5.案卷脊背的編制：其項目有案卷題名及檔號。（五）案卷裝訂的規(guī)定1.案卷可采用裝訂文字材料和不裝訂圖紙兩種形式。2.案卷內(nèi)不一樣尺寸的科技文獻材料要折疊為統(tǒng)一幅面（297mm×210mm），圖紙的標題欄應便于查看。3.案卷裝訂時必須去掉金屬物。4.案卷不裝訂時須在每份科技文獻材料的右上方加蓋檔號章。并逐件編件號，填寫卷內(nèi)目錄依次排列有序。檔號章的位置在每件文獻首頁的右上角，其格式與尺寸是：（六）檔案裝具卷皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷盒、案卷脊背一律執(zhí)行國標。上述裝具及施工日志簿、施工大事記簿、監(jiān)理日志簿等由監(jiān)理部統(tǒng)一制作。附錄二文書檔案歸檔范圍及案卷質(zhì)量規(guī)定一、引用原則機關(guān)檔案業(yè)務建設規(guī)范GB9705—88文書檔案案卷格式二、文書檔案歸檔范圍但凡反應本單位工作活動，具有查考運用價值的文獻材料均屬歸檔范圍。（一）上級機關(guān)的文獻材料1.上級機關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的重要文獻材料。2.上級機關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務并要執(zhí)行的文獻，以及普發(fā)的、非本單位主管業(yè)務需貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文獻。3.黨和國家領(lǐng)導人、人民代表、上級機關(guān)領(lǐng)導等視察、檢查當?shù)貐^(qū)、本單位工作時的重要指示、發(fā)言、題詞。4.代上級機關(guān)草擬并被采用的文獻的最終草稿和印本。5.上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文獻（包括報紙、刊物轉(zhuǎn)載）。（二）本單位的文獻材料1.本單位組織召開的多種會議的全套會議文獻，以及在工作活動中形成的重要文獻材料。2.本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)及與其他機關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）多種正式文獻的簽發(fā)稿、印制稿，重要文獻的修改稿。3.本單位的請示與上級機關(guān)的批復文獻、下級單位的請示與本單位的批復文獻。4.本單位及其所屬內(nèi)部職能部門活動形成的工作計劃、總結(jié)、匯報。5.反應本單位業(yè)務活動和科學技術(shù)管理的專業(yè)文獻材料。6.本單位檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文獻材料。7.本單位或本單位匯總的記錄報表和記錄分析資料。8.內(nèi)容重要的人民來信，來訪材料，領(lǐng)導的指示和本單位處理人民來信、來訪形成的記錄、摘要單、調(diào)查處理匯報，記錄分析材料等。9.本單位成立、合并、撤銷、更更名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文獻材料。10.本單位制定的工作條例、章程、制度等文獻材料。11.本單位歷史沿革、大事記、年鑒、反應本單位重要活動事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物。12.本單位（包括上報和下批）干部任免（包括立案）調(diào)配、培訓、獎懲等文獻材料。13.本單位的財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊。14.本單位編印的快報、簡報等刊物定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本。15.本單位與有關(guān)單位簽訂的多種協(xié)議、協(xié)議書等文獻材料。（三）同級單位和非從屬單位的文獻材料1.同級單位和非從屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)文獻。2.有關(guān)業(yè)務機關(guān)對本單位工作檢查形成的重要文獻。3.同級單位和非從屬單位與本單位聯(lián)絡、協(xié)商工作的重要來往文獻。（四）下級單位的文獻材料下級單位報送的重要的工作計劃、匯報、總結(jié)、經(jīng)典材料、記錄報表等文獻。下級單位報送的法規(guī)性立案文獻。三、文書檔案的案卷質(zhì)量規(guī)定（一）歸檔的文獻材料種類、份數(shù)以及每份文獻的頁數(shù)均應齊全完整。（二）在歸檔的文獻材料中，應當將每份文獻的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文獻與原件立在一起，不得分開，文電應合一立卷。（三）不一樣年度的文獻一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最終一年立卷；跨年度的會議文獻放在會議開幕年立卷。監(jiān)察、審計、信訪及紀檢的文獻需結(jié)案的放在結(jié)案年立卷。（四）卷內(nèi)文獻材料的排列：密不可分的文獻材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要地法規(guī)性文獻的定稿在前，歷次稿依次排列；結(jié)論、決定性的文獻材料在前，調(diào)查根據(jù)材料在后。（五）卷內(nèi)文獻材料應按排列次序、依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文獻材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號。（六）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文獻目錄。對文獻材料的題名不要隨意更改或簡化；沒有題名的應擬寫題名外加“[]”號；會議記錄應填寫每次會議的時間和重要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。（七）卷內(nèi)目錄的填寫1.次序號的填寫：按卷內(nèi)文獻次序填寫次序號。正件與附件，批復與附件，批復與請示等只占一種次序號，但題名都要填寫清晰。2.文號的填寫：每一頁目錄第一件文獻的文號要填寫齊全，下面發(fā)文機關(guān)相似者可只填號數(shù)。3.責任者的填寫：第一份文獻要填寫直接編制部門的全稱，如作者相似，可用“″”號表達。4.日期的填寫：要準時間先后排列，每頁的第一件文獻的年、月、日要填寫齊全，如下文獻若年代相似可只填寫月、日。5.頁號的填寫：填寫每份文獻首頁上標注的頁號，最終一份文獻要填寫起止頁號。（八）卷內(nèi)備考表排在卷內(nèi)材料之后，凡有關(guān)卷內(nèi)文獻材料的闡明，均應逐項填寫在備考表內(nèi)，同步填寫立卷姓名，并由審核人簽字。（九）卷內(nèi)文獻材料要用統(tǒng)一規(guī)格的辦公原則用紙，裝訂線以外嚴禁書寫文字，對破損的文獻進行裱糊，長頁折齊，短頁貼補，字跡已擴散的應復制，并與原件一起立卷。（十）案卷采用三孔一線的措施裝訂，不裝訂的案卷，卷中的文獻應逐件用細線裝訂。（十一）案卷封皮，應逐項按規(guī)定填寫清晰。案卷題名要簡要，確切地反應卷內(nèi)文獻材料的內(nèi)容，一般包括責任者、內(nèi)容和名稱等，體式一致，文字簡潔。一般在30—40個字為宜。用耐久材料書寫，字跡要工整、清晰。（十二）案卷封皮：軟卷皮裝訂后再裝硬卷盒。（十三）文書檔案案卷封皮、卷內(nèi)文獻目錄、備考表、檔號的格式執(zhí)行《文書檔案案卷格式》（GB9705—88）。附錄三照片、磁性載體檔案的搜集范圍及整頓、歸檔規(guī)定一、引用原則GB/T1182—89照片檔案管理規(guī)范DA/T15—95磁性載體檔案管理與保護規(guī)范二、照片、磁性載體檔案搜集范圍（一）省市領(lǐng)導同志和著名學者、專家在視察考察、檢查工作、聽取匯報、審閱本工程等重大公務活動中所形成的照片及錄像（音）帶。（二）反應本單位重要職能活動和工作成果的錄像（音）、照片檔案。（三）工程施工現(xiàn)場表揚會議，動工、竣工典禮等的照片、錄像（音）檔案。（四）工程施工中拍攝的關(guān)鍵項目（如工程施工的關(guān)鍵部位，隱蔽工程、新技術(shù)、事故缺陷及竣工狀況等）的錄像（音）帶及照片檔案。（五）其他具有保留價值的照片、磁性載體檔案。三、照片檔案的整頓規(guī)定（一）搜集歸檔規(guī)定底片、照片、闡明齊全。底片與照片的影像相符（二）照片檔案的整頓1.整頓原則：保持照片檔案的有機聯(lián)絡利于保管，便于運用。其底片應單獨整頓和寄存，照片和闡明一同整頓和寄存。2.底片整頓措施（1）底片分類：將一種全宗內(nèi)的底片提成負片和反轉(zhuǎn)片兩種，并單獨整頓和寄存。（2）底片編號：在全宗內(nèi)編流水號，即全宗號——底片號（例如：2—536）；底片號應用鐵筆橫排刻寫在膠片乳劑面片邊處。（3）底片保管：放入專用底片袋內(nèi)，并在右上方標明底片號；按底片號次序?qū)⒌灼迦氲灼瑑浴?.闡明的編寫措施和規(guī)定（1）符號闡明的項目有：照片號（案卷內(nèi)照片的次序號）、底片號和參見號[與本張（組）照片有聯(lián)絡的其他檔案的檔號]。（2）文