出差管理制度 2

深圳XXX公司文件編號：出差管理版本次：A／00第1頁共4頁出差管理及報銷制度框架副本號：一、目的1.1規(guī)范出差管理流程、加強出差預算的管理、提高外出辦事工作效率，勤儉節(jié)約、反對浪費的，對出差、報銷管理進行規(guī)范化、統(tǒng)一管理。二、適用范圍2.1公司總部人員出差及報銷（如技術(shù)、研發(fā)）。2.2銷售人員出差離開辦事處所在地發(fā)生相關(guān)費用。三、出差流程管理3.1出差申請管理3.1.1出差前應填寫出差申請單（附件一），出差期限由根據(jù)實際情況需要，部門領(lǐng)導事前予以核定，并依照程序核實。出差申請表送行政部部留存、記錄考勤。3.1.3出差途中生病、遇意外或因工作實際，需要延長差旅時間的，應打電話向公司請示并事后及時補辦相關(guān)手續(xù)；不得因私事或借故延長出差時間，否則其差旅費不予報銷。3.1.4員工出差完畢后應立即返回公司，并及時到財務部辦理費用報銷、差旅補貼等手續(xù)。3.1.5員工出差后，必須及時前向主管匯報工作，并寫出詳細的書面報告報總經(jīng)理審閱。3.1.6未按以上手續(xù)辦理出差手續(xù)或未經(jīng)審批所發(fā)生的費用，公司不予報銷，并按曠工處理。3.2出差審批權(quán)限3.2.1公司總部：一般員工出差由部門領(lǐng)導審批，部門主管以上人員出差由總經(jīng)理審批。3.2.2銷售人員：一般銷售員工由銷售總監(jiān)審批，銷售總監(jiān)出差由總經(jīng)理審批。四、預算與借支4.1預算，堅持“先預算后開支”。4.1.1各部門應對本部門的費用進行預算，做出年計劃、月計劃，報財務部及總經(jīng)理審批，并嚴格按計劃執(zhí)行，不得超支，原則上不支出計劃費用（詳見資金預算制度）。4.2費用借支4.2.1借款的首要原則是“前賬不清，后賬不借”4.2.2出差或其他用途需大額資金時（如大額招費待、安裝費），應提前向部門領(lǐng)導申請，財務部預約，并經(jīng)總經(jīng)理審批。4.2.3借款要及時結(jié)算，出差結(jié)束后3工作日內(nèi)到財務部結(jié)算還款。銷售人員在固定借支額度內(nèi)不用結(jié)算，其他員工過期未結(jié)算者，在工資中扣除。4.2.4借款額度與借款人工資掛鉤，原則上不得超過借款人的月工資收入。4.2.5借款金額視具體出差事項確定，需經(jīng)部門領(lǐng)導、財務部、總經(jīng)理審批。五、費用標準5.1住宿費用員工級別城市類別費用標準備注副總經(jīng)理、銷售總監(jiān)、辦公室部門經(jīng)理以上一類城市220元/天公司只報銷住宿費，其他費用（如洗衣費）不予報銷。2-3人同性出差住標準間或三人間。出差當?shù)赜修k事處則住辦事處，如特殊情況需報批。二類城市170元/天三類城市140元/天四類城市120元/天大區(qū)經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、銷售工程師、辦公室普通員工一類城市170元/天二類城市140元/天三類城市120元/天四類城市100元/天Ps：一類城市：北京、上海、廣州、杭州、南京、蘇州、青島、大連、溫州、寧波等；二類城市：其他省會城市；三類城市：地市；四類城市：區(qū)縣。超標自付。5.2交通費用員工級別飛機其他出差交通市內(nèi)交通費員工4折以內(nèi)硬座、硬臥出租車30元/天常駐銷售人員4折以內(nèi)硬座、硬臥地鐵公交,特殊可坐出租辦公室銷售人員4折以內(nèi)硬座、硬臥出租車30元/天辦公室部門經(jīng)理6折以內(nèi)硬座、硬臥出租車30元/天銷售總監(jiān)6折以內(nèi)軟臥、硬臥、動車、高鐵出租車40元/天副總經(jīng)理及以上6折以內(nèi)軟臥、硬臥、動車、高鐵出租車40元/天5.3通訊費用，銷售總監(jiān)、副總500元/月；大區(qū)經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、銷售工程師300元/月。5.4出差補助，辦公室員工50/天。5.5辦事處租房房租費每月800-1000元包干，網(wǎng)絡費據(jù)實報銷。區(qū)域經(jīng)理按租房協(xié)議或合同約定的租金及提供等額發(fā)票在前述標準內(nèi)實報實銷，特殊情況報銷售總監(jiān)或銷售副總審批。六、報銷管理6.1原始憑證6.1.1必須是公司經(jīng)營業(yè)務活動中經(jīng)正規(guī)渠道取得的合法、有效的憑據(jù)，經(jīng)稅務部門監(jiān)制的正式發(fā)票，經(jīng)物價、財政部門監(jiān)制的正式收據(jù)，公司與業(yè)務往來單位簽訂的合同（協(xié)議）。6.1.2因特殊原因不能取得合法憑據(jù)的，須由經(jīng)辦人填寫無證報銷單，注明原因，經(jīng)證明人證實，部門負責人簽字，財務負責人審核，總經(jīng)理批準簽字，方可作為報銷憑據(jù)。6.1.3為了防止虛假發(fā)票，請盡量獲取機打發(fā)票。6.2填寫規(guī)范6.2.1按規(guī)定填寫報銷單種類，保持報銷單整齊清潔。6.2.2住宿發(fā)票與車票按先后日期順序依次排列粘貼，對于車票不是機打票的，注明乘車路線及日期；出租車票需在背面注明起始地，無日期者注明日期。市內(nèi)公交車、出租車、長途車票嚴禁有連號票，做到乘車要當班票，車票丟失補白條的，不予報銷。6.2.3報銷單的填寫和簽字，不能使用鉛筆和圓珠筆，否則可視為無效單據(jù)，出納員不予辦理付款。6.2.4報銷單粘貼規(guī)范“左齊報銷單邊框，上齊報銷單邊沿”。6.3銷售人員6.3.1銷售副總、銷售總監(jiān)、大區(qū)經(jīng)理、區(qū)域經(jīng)理、銷售工程師應在當月25日前將需報銷費用的票據(jù)連同出差申請單、經(jīng)本人簽字確認和部門領(lǐng)導、銷售總監(jiān)審批的相關(guān)報銷單，提交給商務部，由商務部統(tǒng)一交財務部辦理報銷手續(xù)。6.3.2將辦事處所在地產(chǎn)生與出差其他地市產(chǎn)生費用分別填寫報銷單。6.3.3投標產(chǎn)生費用與售后及其他產(chǎn)生費用分別填寫報銷單。6.4辦公室員工6.4.1出差結(jié)束后，應于3日工作日之內(nèi)財務部費用報銷并結(jié)算相關(guān)費用借支。6.4其他規(guī)定6.4.1財務部有權(quán)對一切報銷單據(jù)和所發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務的合理性、合法性、真實性進行審核，發(fā)現(xiàn)有問題的一律不予報銷，并及時反饋給公司領(lǐng)導進行處理。6.4.2對銷售人員報銷未按以上要求填寫單據(jù)或提供相關(guān)表格（匯總表，出差申請表）不全一律退回辦事處不予報銷。6.4.3報銷基本流程，經(jīng)辦人→部門負