燃氣有限公司客服服務規(guī)范

第7-頁共45頁服務規(guī)范一、總體規(guī)范要求1、語音規(guī)范●語氣：語氣輕柔、委婉，熱情。●音量：音量適中、悅耳，以客戶聽清為宜，不宜過于大聲?！裾Z速：語速適中，每分鐘吐字約180－200個?！衤曊{：自然、清晰、柔和、親切?！裢略~：吐詞清晰，字音準確?！裾Z言：使用普通話，如客戶需要可使用地方話。2、語言規(guī)范（1）首問語●接聽客戶來電時規(guī)范首問語：“您好！海特燃氣，請問有什么可以幫助您？”●外撥客戶電話時的規(guī)范首問語：“您好！我是海特燃氣客服中心XX號，請問您是XX先生（小姐）嗎？……?！薄袷讍栒Z的靈活使用。熱線客服代表可根據客戶的來電時段，用不同的招呼語向客戶問候，如：“早上好！”、“中午好！”、“下午好”、“晚上好”。熱線客服代表也可在節(jié)假日，向客戶問候節(jié)日快樂，如：“節(jié)日快樂！”、“周末快樂?。?）通話語言●當需要客戶在線等待時，熱線客服代表不需要離席時應告知客戶：“請您稍等，我?guī)湍樵円幌拢ㄎ規(guī)湍_認一下）。”當客戶在線等待結束時，熱線客服代表回到通話狀態(tài)，首先確認對方是否在話機旁：“XX先生/女士您好。”得到客戶回應后：“感謝您的等待……。”●若查詢時間過長，需客戶掛機，稍候再回復時熱線客服代表告知語：“關于這個問題我需要查詢一下，請您先掛機，我會盡快給您回復，您看可以嗎？”客戶確認之后，客服代表應答語：“感謝您的配合，再見！”若熱線客服代表在半小時內沒有查詢出確切結果，應回復客戶：“XX先生/女士您好，您剛才咨詢的問題現在還沒有結果，稍候我再致電給您，您看可以嗎？”客戶確認之后，客服代表應答語：“感謝您的配合，再見！”●當需要客戶提供回復電話時，熱線客服代表：“XX先生/女士，請您給我留一個回復電話好嗎？”●當客戶沒有聽明白客服代表所解釋的問題時，客服代表應答語：“XX先生/女士，對不起，請允許我再解釋一遍?！薄癞敓峋€客服代表沒有聽清客戶的講話時，應有禮貌地詢問客戶：“XX先生/女士，對不起，我沒有聽清您的講話，麻煩您再重復一遍好嗎？謝謝！”●當熱線客服代表沒有聽懂客戶的意思時，熱線客服代表：“XX先生/女士，對不起，我沒有聽明白您的意思，您能再說得詳細一點嗎？”●當客戶陳述完所咨詢的問題時，熱線客服代表應視情況與客戶進行確認，確認語：“XX先生/女士，您是想了解……的信息，對嗎？”、“XX先生/女士，您是查詢（詢問）……對嗎？”●客戶在陳述問題的過程中，熱線客服代表應能夠積極地以“嗯、好、對、是”等語言回應客戶。●當需要客戶提供具體聯(lián)系方式時，熱線客服代表詢問語：“先生/女士，能告訴我您的具體聯(lián)系方式嗎？●當客戶告知電話號碼時，熱線客服代表應進行記錄，并與客戶進行確認：“您的電話號碼是XXXXXX對嗎？”●當客戶回應熱線客服代表所陳述的手機號碼正確時，熱線客服代表應回應客戶：“謝謝?！薄癞斂蛻舻囊蟪隽斯ぷ鞯臋嘞迺r，熱線客服代表耐心向客戶解釋：“XX先生/女士，很抱歉，您的要求已經超出了我們的服務范圍，請您諒解?！薄癞斂蛻粝蛭覀冎轮x時，熱線客服代表回應客戶：“感謝您的夸獎。”、“不用謝，這是我們應該做的?！?、“請不必客氣，這是我們應該做的?！薄癞斂蛻粝蚩头碇虑笗r，熱線客服代表回應客戶：“沒關系，請不要介意?！薄駥τ诳蛻敉对V在受理結束時，熱線客服代表應說：“很抱歉，XX先生/女士，多謝您反映的意見，我們會盡快向上級部門反映，并在XX小時內給您回復?！保?）結束語●確認客戶沒有其他需要咨詢的問題后，熱線客服代表應使用標準的結束語：“感謝您的來電，再見！”●若逢周末或節(jié)假日，熱線客服代表的結束語應改為：“感謝您的來電，祝您生活/周末愉快（節(jié)日快樂），再見！”（4）特殊語音背景下的規(guī)范用語●電話接通客戶無聲音時：當客戶在等待過程中沒有意識到電話已接通，熱線客服代表應保持微笑重復道：“您好！您的電話已接通，請講話?！伴g隔3秒左右，繼續(xù)提示客戶：“您好！您的電話已接通，請問您能聽見我的聲音嗎？”如果仍聽不到客戶的回應，很可能是客戶電話出現問題，你可以耐心地告訴客戶：“對不起！我這邊聽不見您的聲音，請您換一部電話再撥，謝謝來電，再見！”停頓2秒，然后掛機?！耠娫捊油蛻羧栽趽芴枙r：當客戶不清楚電話已接入人工臺，仍在進行撥號時，熱線客服代表應親切地告知客戶：“您好！您的電話已接通，很高興為您服務?！薄窨蛻袈曇籼。牪磺宄r：提醒客戶：“對不起，我這里聽不清您的聲音，請大聲一點，好嗎？”仍聽不清，請再重復一遍，重復時請保持語氣輕溫柔委婉；確實無法聽清，請求客戶諒解：“對不起，我這里還是無法聽清您的聲音，請您重新再撥一下好嗎？感謝您的來電，再見?！薄窨蛻籼岢瞿懵曇籼r：請將音量稍微提高：“對不起，請問現在您可以聽清嗎？”如果客戶還是不能聽清時，請再將音量提高，并重復剛才的語言。如果客服代表的聲音已經足夠大客戶仍無法聽清時，如確屬我方話機的原因，建議請客戶掛機并盡量在3分鐘之內回復客戶：“對不起，請您先掛機，稍后我會回撥給您，謝謝再見?！薄裢ㄔ捊Y束，客戶遲遲沒有掛機時客服代表應再次詢問客戶：“請問您還有什么問題嗎？”等候三秒，若客戶還沒有掛機，請再次重復道：“您好，請問還有其它問題嗎，如果沒有請掛機?！钡群蛉?，若客戶還沒有掛機，客服代表此時可掛機。3、服務禁忌●客戶講話時輕易打斷客戶、插話或轉移話題●客戶未掛機前主動掛機●客戶尚未掛機便與同事交談●解答過程中使用過多專業(yè)術語●精神萎靡，態(tài)度懶散●與客戶發(fā)生爭執(zhí)●責問、反問、訓斥或謾罵客戶●與客戶交談時態(tài)度傲慢●與客戶閑聊或開玩笑●不懂裝懂，搪塞、推諉客戶●頻繁使用口頭禪、非禮貌性語氣助詞（如：嘍、嘛等）●拖腔、語氣生硬、頂撞客戶●通話時打呵欠、吃東西或嚼口香糖●上班時間外撥或接聽私人電話二、上門服務前準備要求1、接到客戶服務信息，應立即給客戶撥打電話（通常在3分鐘之內）。與客戶通話時，應注意禮貌用語，語調熱情適中，用詞溫和適當。第一句話應該是：您好！x先生（小姐）嗎？我是預約給您提供XX服務的。2、上門服務前應明確客戶位置、行車路線，故障現象、產品型號、購買日期等，再約定具體時間，通常在1小時內到達客戶地址，特殊情況可事先向主管說明，經批準后，可另約較長的時間。3、上門服務前，應認真對照標準自檢一遍服務工具以防止出現遺漏或錯誤，如工作所必需的工具、備件、工作牌、收據等。4、客戶服務人員應按預約時間準時登門，如果由于特殊原因或緊急情況無法按時登門（如堵車），一定要提前向客戶道歉并作出解釋，征得客戶諒解后，同客戶約定下一次服務時間。

5、如按時登門，客戶不在家，則在明顯位置將客戶留言條貼好，寫好有關聯(lián)系電話，預約下次上門時間。二、見面前的要求1、登門服務必須要精神飽滿，按門鈴長短適中，控制在3聲以內。敲門標準動作為連續(xù)輕敲2次，每次連續(xù)輕敲3下。2、客戶沒有響應時，應每隔30秒重復1次；敲門都必須的節(jié)奏不宜太快，不要連續(xù)、重力地敲門。3、進入客戶室內之后，不得坐在客戶家中的床上或沙發(fā)上。在客戶家中接打公司電話或外部人員電話必須使用普通話，不得大聲喧嘩，應盡快結束談話。4、如果敲錯門時，應立即禮貌地向對方道歉，切忌一聲不吭，扭頭就走。5、登門服務前，應認真檢查個人的儀表儀容，嚴格按照公司要求著工作服，佩帶工牌。三、現場服務基本要求1、進入客戶現場工作時，應主動出示工作證件（證件應正面朝向客戶，用雙手遞送）并進行自我介紹，例如“你好，我是××海特燃氣公司×××”。在征得客戶同意后，應先戴好鞋套才能進入客戶室內。如果客戶室內無地板或地毯，在客戶要求不用戴鞋套的情況下，可以不戴。2、到客戶現場工作時，攜帶的工具、材料等應擺放有序，嚴禁亂堆亂放并耐心聽取客戶反映問題。3、到客戶現場工作時，嚴禁在客戶家抽煙、喝水、吃食物及向客戶索取物品或接受客戶饋贈的物品，不用客戶的肥皂和毛巾，洗手后將客戶的洗手盆沖凈。4、到客戶現場工作時，應注意保護客戶家中的環(huán)境衛(wèi)生，如因工作而造成客戶環(huán)境的污染時，在工作完成后應擦試打掃干凈。如因工作需要必須移動室內物品時，應事先取得客戶的同意。

5、若是維修工作，對完