高級文秘培訓·第11章常用辦公設備的使用

第11章常用辦公設備的使用〔時間：2次課，4學時〕第11章常用辦公設備的使用教學提示：打印機、機和復印機都是日常辦公事務中最常用的現(xiàn)化辦公設備，也是新世紀辦公室工作人員需要熟練掌握的辦公自動化工具。本章重點介紹打印機、機和復印機這3種常用辦公設備的使用方法。教學目標：通過本章的學習，讓用戶熟練使用這些辦公設備處理各種辦公事務。第11章常用辦公設備的使用11.1打印機的使用11.2機的使用11.3復印機的使用11.4上機實訓11.1打印機的使用11.1.1安裝打印機11.1.2設置打印機11.1.3預覽和打印文檔11.1.4管理打印文檔11.1打印機的使用打印機作為電腦重要的輸出設備已被廣闊用戶所接受，也已成為辦公自動化系統(tǒng)的一種重要設備。目前市面上流行的打印機主要有：針式打印機、噴墨打印機和激光打印機3種。11.1.1安裝打印機安裝打印機可以分為打印機的連接與打印機驅動程序的安裝。在進行打印機的連接之前，首先要關閉計算機，然后把打印機的信號線與計算機的LPT1端口相連，并且接通電源，連接好之后，就可以開機啟動系統(tǒng)，準備安裝其驅動程序了。啟動計算機之前，先要翻開打印機的電源。由于中文版WindowsXP自帶了一些硬件的驅動程序，一般進入WindowsXP后，系統(tǒng)會自動搜索新硬件并加載其驅動程序，根據(jù)任務欄上的提示就可以完成打印機的安裝。如果啟動WindowsXP時，沒有自動檢測到打印機，可以按照下面的方法來安裝打印機。(1) 選擇【開始】|【打印機和】命令，翻開【打印機和】窗口，如圖11.1所示。(2) 在窗口左側的【打印機任務】窗格中，單擊【添加打印機】選項，彈出如圖11.2所示的【添加打印機向導】對話框。(3) 單擊【下一步】按鈕，彈出【本地或網絡打印機】對話框，可以選擇安裝本地或者是網絡打印機，在這里選擇【連接到這臺計算機的本地打印機】單項選擇按鈕，并取消選中【自動監(jiān)測并安裝我的即插即用打印機】復選框，如圖11.3所示。(4) 單擊【下一步】按鈕，翻開如圖11.4所示的【選擇打印機端口】對話框，選中【使用以下端口】單項選擇按鈕，并在后面的下拉列表框中選擇【LPT1：(推薦的打印機端口)】選項。(5) 單擊【下一步】按鈕，彈出如圖11.5所示的【安裝打印機軟件】對話框，在該對話框中要求用戶選擇打印機的型號。假設系統(tǒng)中不帶有打印機的驅動程序，那么我們必須選擇外部的驅動程序。單擊【從磁盤安裝】按鈕，彈出【從磁盤安裝】對話框，如圖11.6所示。(6) 插入廠商提供的安裝盤，然后在【廠商文件復制來源】下拉列表框中輸入驅動程序文件的正確路徑，或者單擊【瀏覽】按鈕，在翻開的窗口中選擇所需的文件，然后單擊【確定】按鈕，可返回到【安裝打印機軟件】對話框。11.1.1安裝打印機(7) 單擊【下一步】按鈕，彈出如圖11.7所示的【命名打印機】對話框，可以在【打印機名】文本框中輸入打印機名，選中【是】單項選擇按鈕，將這臺打印機設置為默認打印機，單擊【下一步】按鈕。(8) 彈出【打印機共享】對話框，如圖11.8所示。選中【共享名】單項選擇按鈕，在其右邊的文本框中出現(xiàn)系統(tǒng)建議的共享名稱，也可以在【共享名】文本框中重新輸入一個其他網絡用戶易于識別的共享名。(9) 單擊【下一步】按鈕，這時會彈出【位置和注解】對話框，可以為這臺打印機參加描述性的內容，比方它的位置、功能以及其他注釋，如圖11.9所示。(10) 單擊【下一步】按鈕，彈出如圖11.10所示的【打印測試頁】對話框，在【要打印測試頁嗎？】選項組中，選中【是】單項選擇按鈕，以便確認打印機是否連接正確，并且是否正確安裝了驅動程序。(11) 單擊【下一步】按鈕，彈出如圖11.11所示的【正在完成添加打印機向導】對話框，在此對話框中顯示了所添加的打印機的名稱、共享名、端口以及位置等信息，如果需要對上述信息進行改動，單擊【上一步】按鈕，就可以返回到上面的步驟進行修改；當確定所做的設置無誤時，可單擊【完成】按鈕關閉添加打印機向導。(12) 在完成添加打印機向導后，屏幕上會出現(xiàn)【正在復制文件】對話框，它顯示了復制驅動程序文件的進度，當文件復制完成后，全部的添加工作就完成了，在【打印機和】窗口中會出現(xiàn)剛添加的打印機的圖標，如圖11.12所示。假設設置為默認打印機，那么在圖標旁邊會有一個帶“√〞標志的黑色小圓，假設設置為共享打印機，那么會有一個手形的標志。11.1.1安裝打印機11.1.1安裝打印機11.1.1安裝打印機11.1.1安裝打印機11.1.1安裝打印機11.1.1安裝打印機11.1.2設置打印機在開始使用剛安裝好的打印機時，還應對所安裝的打印機進行一系列設置。如打印機分辨率和選擇紙張的來源等。通過這些設置，不僅可以方便用戶使用打印機，而且有利于提高打印質量。1.選擇紙張來源一般的打印機都允許紙盒送紙和手動送紙，有的打印機還可以使用兩個紙盒送紙。默認情況下，文檔設置的是將整篇文檔以默認送紙盒進行打印，如果文檔中的不同內容需要使用不同的紙張進行打印，如第一頁打印的是信紙，第二頁打印的是公文，就可以在打印機的不同送紙位置放不同的紙張，然后設置不同的紙張來源就可以了。(1) 選擇【文件】|【頁面設置】命令，彈出【頁面設置】對話框，選擇【紙張】選項卡，如圖11.13所示。(2) 在【紙張來源】選項組的【首頁】列表框中，列出了文檔可用于當前打印機的送紙選項，選擇打印每節(jié)首頁的打印機紙盒。(3) 在【其他頁】列表框中，列出了文檔可用于當前打印機的送紙選項，選擇打印每節(jié)第二頁及后續(xù)各頁的打印機紙盒。(4) 設置完成后，單擊【確定】按鈕即可。2.選擇送紙器和打印機的分辨率打印機分辨率是指打印機在每英寸稿紙上打印的點數(shù)，它是衡量打印質量的一個重要標準。選擇送紙器和打印機的分辨率的具體操作步驟如下。(1) 選擇【文件】|【打印】命令，彈出【打印】對話框，如圖11.14所示。(2) 在【打印】對話框中單擊【屬性】按鈕，彈出【HPLaserJet6L文檔屬性】對話框，選擇【紙張/質量】選項卡，如圖11.15所示。單擊【高級】按鈕，彈出【HPLaserJet6L高級選項】對話框，如圖11.16所示。(3) 在【打印質量】下拉列表框中，可以設置打印的分辨率，可以選擇的有300dpi，或600dpi等，數(shù)字越大打印質量越好，但打印速度相對慢些。(4) 設置完成后，單擊兩次【確定】按鈕即可。11.1.2設置打印機圖11.13【頁面設置】對話框11.1.2設置打印機圖11.14【打印】對話框11.1.2設置打印機11.1.3預覽和打印文檔對文章或書籍進行排版，是為了得到一個美觀的打印效果，所以排版與打印是密不可分的。在打印前應先預覽一下效果，并且先打印一頁，看一下效果。然后，才開始正式打印。也可以在打印預覽視圖下，查看要打印的文檔。1.打印預覽打印預覽是Word文檔視圖方式中的一種。它在頁面視圖方式顯示文檔完整打印效果的根底上，增加了同時顯示文檔多個頁面內容的功能，這就有助于用戶檢查文檔的布局，并據(jù)此編輯或調整文檔格式。在打印預覽中，可以通過縮小尺寸顯示多頁文檔。也可以看到分頁符、隱藏文字以及水印，還可在打印前編輯和改變格式。切換到打印預覽狀態(tài)的方法是，選擇【文件】|【打印預覽】命令即可，其界面如圖11.17所示。如果要在打印預覽方式下修改文字，可以單擊【打印預覽】工具欄中的放大鏡按鈕，此時鼠標指針變?yōu)檎Ｎ臋n的指針形狀，把文檔的顯示比例放大到適宜的比例，就可以像正常視圖一樣進行編輯了。2.開始打印下面介紹打印的一般操作。(1) 確認打印機的進紙盒內已經裝好相應的紙張，一般是A4的紙。并確認已翻開打印機的電源開關。(2) 選擇【文件】|【打印】命令或按Ctrl+P快捷鍵，翻開【打印】對話框，如圖11.18所示。(3) 在【名稱】下拉列表框中，選擇需要使用的打印機，只有在網絡中安裝了多個打印機后，才可以選擇其他的打印機。(4) 在【頁面范圍】選項組中可以選擇打印的指定范圍，如【全部】、【當前頁】和【選定的內容】(如果未選定文檔中的內容，那么無法選擇此項)和【頁碼范圍】等。如果選擇【頁碼范圍】單項選擇按鈕，那么需要在【頁碼范圍】文本框中鍵入相應的頁或節(jié)，具體的設置的符號和表示意義，如表11.1所示。11.1.3預覽和打印文檔(5) 在【打印內容】下拉列表框中，選擇要打印的內容，默認為【文檔】，除非特殊情況，一般不需要更改。假設只需打印文檔的屬性信息，可選擇【文檔屬性】選項。(6) 如要只打印奇數(shù)頁或偶數(shù)頁，可在【打印】右邊的列表框中選擇文檔中需要打印的局部，有【范圍中所選頁面】、【偶數(shù)頁】和【奇數(shù)頁】3項。(7) 在【份數(shù)】下拉列表框設置每頁打印多少份。(8) 假設要在一份副本打印完畢后再開始打印下一份副本的第一頁，那么選中【逐份打印】復選框，否那么會在所有副本的首頁都打印完畢后再開始打印其他后續(xù)頁。(9) 在【縮放】選項組可以選擇【每頁的版數(shù)】和【按紙型縮放】兩項。(10) 在【縮放】選項組的【每頁的版數(shù)】下拉列表框中，選擇每張紙上要打印的文檔頁面數(shù)。利用Word這一功能可以非常容易地將許多頁面打印到單獨一張紙上，在【每頁打印頁數(shù)】下拉列表中可以選擇的有，1、2、4、6、8或16頁打印到單獨一頁紙上。(11) 在【縮放】選項組的【按紙張大小縮放】下拉列表框中，可以選擇要用于打印文檔的紙張類型。例如，可通過縮小字體和圖形大小，指定將B4大小的文檔打印到A4紙型上。此功能類似于復印機的縮小/放大功能。在實際使用過程中，“B5〞大小的打印紙設為“4版〞為最正確，再小就分辨不清了。(12) 選中【人工雙面打印】復選框后，如果使用的不是雙面打印機，此選項可以在紙張的兩面上打印文檔。打印完一面之后，Word會提示用戶將紙張按反面方向打印重新裝回紙盒。(13) 設置完成后，單擊【確定】按鈕，就開始打印了。11.1.3預覽和打印文檔圖11.17打印預覽11.1.3預覽和打印文檔圖11.18【打印】對話框11.1.3預覽和打印文檔11.1.4管理打印文檔打印管理器是管理打印的Windows應用程序，利用它用戶可以查看和控制文檔的打印。當用戶從Windows應用程序中打印文檔時，應用程序將打印機、字體和文檔信息傳送給打印機管理器，由打印管理器控制文檔的打印工作，直到打印任務結束或打印發(fā)生錯誤時為止。如果打印發(fā)生錯誤，打印管理器就會提示錯誤信息。1.激活打印機窗口要管理打印的文檔，就要首先激活打印管理器?？梢栽诖蛴〈翱谥屑せ畲蛴」芾砥?。在如圖11.19所示的【打印】對話框中，右擊需要使用的打印機，選擇【翻開】命令，出現(xiàn)如圖11.20所示的打印機管理器窗口。當打印隊列中有打印文檔時，它們都會顯示在窗口中。在該窗口中顯示了打印文檔的名稱、狀態(tài)、所有者、進度和開始時間等信息。假設打印機的狀態(tài)顯示正在打印，這說明該文檔剛剛被送到打印隊列并將被打印。2.暫停打印任務如果在打印過程中出現(xiàn)某些意外情況，比方打印紙用完了或打印機中的紙沒有放好，或要為其他任務騰出一局部CPU時間進行處理，可以暫停打印任務，待問題解決后再恢復打印。對于正在打印的文檔，可以選擇【文檔】|【暫?！棵睿詴和４蛴∪蝿?，如圖11.21所示。另外，如果需要恢復被暫停的打印文檔，可以選擇【文檔】|【繼續(xù)】命令，以繼續(xù)剛剛的打印。3.去除打印文檔有時，將某個文檔發(fā)送到打印機之后，出現(xiàn)了打印錯誤，阻礙了后續(xù)文檔的打印，或者錯誤地發(fā)送了打印文檔，這時就要取消打印或者要去除整個打印隊列。假設要在打印隊列中取消一個特定的打印作業(yè)，首先在任務欄上雙擊時鐘圖標旁邊的打印機圖標，翻開打印機管理器窗口。然后在選定文檔后，選擇【文檔】|【取消】命令即可，如圖11.22所示。11.1.4管理打印文檔11.1.4管理打印文檔圖11.21暫停打印11.1.4管理打印文檔圖11.22取消打印文檔11.2機的使用11.2.1安裝機11.2.2發(fā)送和接收11.2機的使用11.2.1安裝機機作為一種方便的通信工具，它的功能是非常強大的，但同時它又是一臺很精密的儀器，必須正確地安裝，才能正常的使用，下面簡單介紹機的安裝及其本卷須知。1.線及電源的連接線及電源的連接參見圖11.25所示。具體的連接過程如下。(1) 將受話器軟線插入“HANDSET插座(即受話器插座)〞，如圖11.25所示。(2) 用附帶的軟線將線路與“LINE插座(線插座)〞連接。(3) 將機的電纜插入電源插座。(4) 其他外接或應答機器可用軟線連接在機的“EXT.TEL插座(即外接插座)〞上。2.安裝的本卷須知在進行安裝機時應當注意以下幾點。(1) 使用前要仔細的閱讀使用說明書，按照說明書的步驟正確地安裝好機器，其中包括檢查電源線是否正常和接地是否良好等。機器應防止在有灰塵、高溫和日照的環(huán)境中使用。(2) 線的連接，應注意2芯線和4芯線的區(qū)別，常見的連接方式有兩種，目前國內銷售的機大局部使用2芯線。另有一種如松下V40、V60、惠普145和245等那么用的是4芯線。這兩種連接如出現(xiàn)錯誤，機將無法正常通信。(3) 線路通信質量的簡單判斷，當線路通信質量差時，進行工作可能會引起文件內容局部喪失，字體壓縮或通信線路中斷。判斷方法是摘機后聽撥號音是否有異常雜音。如“嗞嗞……〞聲或“咔咔……〞聲。(4) 記錄紙的安裝，常用的記錄紙有兩種——紙(熱敏紙)和普通紙(一般為復印紙)。熱敏紙原理是在基紙上涂上一層化學涂料，常溫下無色，受熱后變?yōu)楹谏詿崦艏堄姓疵鎱^(qū)別，必須按照機器的示意圖進行安裝。11.2.1安裝機圖11.25線及電源的根本連接11.2.2發(fā)送和接收發(fā)送和接收可分為手動、自動和定時等幾種方式，下面分別進行介紹。1.手動傳送手動傳送類似打后，當對方傳來一個提示聲音后，機自動開始發(fā)送，使用免提或受話器都可以監(jiān)聽線路的活動。其具體的操作步驟如下。(1) 將文件原稿有內容的一面向下放置，將導紙器的寬度調整到與原稿的寬度相同。(2) 如果有必要可選擇比照度/精細度。(3) 提起受話器(或按免提鍵)。(4) 撥出號碼。可以使用以下的撥號方法。單觸撥號：按【單觸撥號】鍵(1~8)，內容需要預先設置?？焖贀芴枺喊础究焖贀芴枴挎I，并輸入快速撥號號碼(01~20)，內容需要預先設置?！咎柎a庫】撥號：按【號碼庫】鍵在號碼庫的存儲中選擇頻繁使用的20個號碼中的一個號碼，然后按【開始】鍵。直接撥號：用數(shù)字鍵直接撥號。當機收到接收方的音后，那么自動開始傳送。2.自動傳送在不使用受話器或免提鍵的情況下也可以發(fā)送。在不使用受話器或免提鍵的情況下，由機自動向對方發(fā)出一個信號，叫做“自動傳送〞。其具體的操作步驟如下。(1) 將文件原稿文字面朝下放置，并調整導紙器的寬度到原稿寬度。(2) 選擇需要的比照度/精細度的模式。(3) 撥號碼。其中的撥號方式和手動傳送中的撥號方式一樣。(4) 當線路連接后，開始自動傳送。如果遇到線路繁忙或無應答，時機自動重撥該號碼兩次。還可以按【停止】鍵中斷傳送或卸除原稿。如果撥號時發(fā)生錯誤，可按【停止】鍵，然后再輸入正確的號碼。11.2.2發(fā)送和接收3.定時傳送機可以設置定時傳送，定時的開始時間可設定在未來24小時之內，使用定時功能可向一個目的地發(fā)送多張的，其具體操作步驟如下。(1) 將文件原稿文字朝下放置，調整導紙器寬度到原稿寬度。(2) 選擇需要的比照度/精細度的模式。(3) 按【功能】鍵3次，再按【設置】鍵。(4) 用數(shù)字鍵輸入預定開始時間(預定開始時間必須要用24小時制輸入)。(5) 按【設置】鍵，輸入號碼。(6) 按【設置】鍵，這時會響起一個連續(xù)信號。4.重撥(1) 自動重撥。當自動傳送因線路繁忙(或無應答)而告失敗時，時機重撥該號碼兩次，這時機的運行程序的流程圖如圖11.26所示。如果原稿被卸除自動重撥將自行取消。機設置兩次(在定時傳送時，每個號碼撥3次)自動重撥，每隔3分鐘，可使用功能開關改變這些設置。(2) 手動重撥。只需按【重撥/暫停】鍵即可重撥該號碼。11.2.2發(fā)送和接收圖11.26自動重撥的流程圖11.3復印機的使用11.3.1復印機的使用方法11.3.2復印時的技巧11.3復印機的使用11.3.1復印機的使用方法

復印機的使用方法可以按以下幾個步驟來操作。(1) 開機預熱。按下機器的總電源開關，這時機器操作面板上應有顯示，出現(xiàn)預熱等待信號，說明定影器的預熱升溫。有的復印機采用頻閃發(fā)光二極管來表示機器的預熱狀態(tài)。當預熱信號消失，或由紅變綠，或者發(fā)光二極管不再閃爍，持續(xù)發(fā)光時，表示機器預熱完畢，可以進行復印。有的復印機還會出現(xiàn)音樂聲音，或在面板上顯示“準備好〞的字樣。(2) 準備工作。復印前應先將原稿上不清楚的字跡或線條處理或描寫清楚，然后進行復印，否那么，印完后再對復印品進行加工，既費時又費力。放置原稿前，要查看一下原稿上字跡和圖像的清晰度與色調。如果是裝訂的原稿，應盡量拆開，以保證原稿與復印機放置稿件的玻璃充分接觸。放置原稿前，應檢查所選用的復印紙尺寸，以及紙張是橫放還是豎放，以便相應地放置原稿。原稿要放在復印機放置稿件的玻璃相應的標線(尺寸)之內，如B5、A4等。原稿放置方向(橫、豎)應與所選用復印紙的方向一致。然后將原稿蓋板壓在原稿上。蓋板要盡量蓋嚴，否那么會因為漏光在復印品上出現(xiàn)黑邊，影響美觀。(3) 選擇復印倍率。對有放大、縮小功能的機器來說，要在復印前預置所需的放大或縮小倍率，以便選擇適宜的復印紙尺寸，倍率選擇有幾種表示方式，—種是以紙型尺寸表示：放大時為B5—A4；縮小時為A3—A4。另一種是以百分比表示：放大時為1.4％；縮小時為0.6％。(4) 選擇復印紙尺寸。根據(jù)原稿的大小或需要縮小、放大的尺寸(如從A3縮小到A4)，選取適宜的復印紙，一般通過按下紙盒選擇鍵來完成，機器會自動地選擇好已裝入的某種尺寸的復印紙，并在操作面板上顯示出所選的紙型，如A4。假設機器上顯示不出所需的紙型，那么說明機內沒有裝入此種尺寸的復印紙盒，那么要重新裝入。11.3.1復印機的使用方法為防止紙張間的靜電作用而粘在一起，將紙張放入紙盒前，應將紙張抖松，使每張紙間進入空氣，然后磕齊，裝入紙盒，有的機器使用的紙盒內裝有兩個金屬小壓角，必須把紙張按到壓角之下，以免出現(xiàn)進紙困難、多張紙一同進入機器和紙張走向偏斜等現(xiàn)象。裝入復印紙時，還要檢查一下復印紙是否有沒裁斷的，或是有撕破、毛邊及不完整的紙張，發(fā)現(xiàn)時要挑出來，以免影響機器的正常運行。紙張進入機器不正常，出現(xiàn)傾斜是卡紙的主要原因之一，因此，必須在裝入紙張時，將紙盒或手工送紙導板調節(jié)到與紙張大小相符。有些復印機設有定影溫度調節(jié)旋鈕或按鈕，一般分為厚紙和薄紙兩檔。復印紙較厚時，應選在厚紙(定影溫度高)的位置，薄紙應置于復印薄紙(定影溫度低)的位置，否那么會出現(xiàn)定影過度或定影不牢的現(xiàn)象。此外，定影溫度控制還要根據(jù)室內溫度來調節(jié)。(5) 預置復印數(shù)量。復印數(shù)量的預置分為旋鈕式和按觸式，一般可從1頁復印到99頁，高檔復印機中也有可復印999頁的。旋鈕式可直接旋至所需的數(shù)字，按觸式那么像電子器上的數(shù)字鍵一樣，以手指觸壓選定；如果設錯了印數(shù)量就要按去除鍵去除，然后重新設定。(6) 調節(jié)復印品濃度。復印品濃度的調節(jié)，有的是靠調節(jié)窄縫的寬度實現(xiàn)，有的那么是通過控制原稿曝光燈的亮度來完成，但調節(jié)裝置大致相同，有用旋鈕式的，更多的是采用滑動桿式，利用其上下或左右的移動控制上述調節(jié)方式。11.3.2復印時的技巧復印是一項技術性較強的工作，技術熟練不但可以提高工作效率，而且可以節(jié)省紙張，防止浪費，保證機器的正常運轉，下面就簡單介紹一些復印時的技巧，幫助讀者提高復印的質量。1.調節(jié)曝光量復印過程中會遇到各種色調深淺不一的稿件，有些原稿上還夾雜著—些深淺不—的字跡，如鉛印件上的圓珠筆、鉛筆批示等，遇到這種情況應當以字跡為條件，減少曝光量。具體方法是加大顯影濃度，將濃度調節(jié)桿撥向加深的一側。對于圖片、照片等反差小、色調深的原稿，那么應減小顯影濃度，將濃度調節(jié)桿撥向變淡一側。如果復印品質量仍難以令人滿意，那么可加大曝光量，做法是將曝光窄縫板(有的設在充電電極上，有的是單獨裝在感光鼓附近)抽出，把光縫調寬一些，即可使圖像變淺。2.感光鼓電位感光鼓外表電位上下，直接關系到靜電圖像和復印品圖像的質量，不同機器的電位調整方法都不一樣，有的是調整可變電阻值獲得，有的是靠調整電極絲與感光鼓間距獲得，也有的是通過調節(jié)旋鈕或開關實現(xiàn)的。3.調整曝光縫原稿曝光時，光線經過反光鏡到達感光鼓外表，假設要調整曝光燈管的曝光量，就應調節(jié)光縫的寬度。當靠調整電極絲與感光鼓間的距離，而改善不大時，可進行光縫調整。方法是曝光燈管亮度低時，可將光縫調大，新曝光燈管亮度大，調小光縫；復印品圖像偏黑時，光縫可調大；圖像偏白時，應調小光縫。光縫一般是兩片金屬板構成，也有的機器靠拉動光縫遮光桿手柄來調整光縫的。11.3.2復印時的技巧4.自動送稿器使用自動送稿器可以提高工作效率，防止每次送稿都要掀起稿臺蓋板的麻煩。使用時，首先按一下自動送稿按鍵，指示燈亮，在供稿臺上放上原稿，半自動送稿器應一頁一頁地放上原稿，原稿放好后，即開始復印。自動送稿器的另一功能是使機器預熱后開始復印，方法是在預熱過程中，設定好各工程，如紙盒選擇、濃度調節(jié)、放大或縮小等，然后在供稿臺上按上述要求放上原稿，機器預熱完后馬上自動開始復印。5.自動分頁器利用自動分頁器進行分頁時，必須從原稿的最后一面開始復印。分頁器一般為15格，可將復印品分成15份復印品，超過15份時，需要先復印15份，再繼續(xù)復印余下的份數(shù)。使用自動分頁器時，紙盒內裝的紙張應凸面朝上，這樣不致在復印品進入分頁格時出現(xiàn)錯插現(xiàn)象，即后印出的一頁插入先復印出的幾頁之間，搞亂了順序。每層分頁格約能容納30頁復印品，超過時即易發(fā)生卡紙。因此，復印品過多時應在復印過程中取出，分別放好，待全部復印完，再將兩局部疊放在一起進行裝訂。6.插入復印與停止按鍵在大多數(shù)復印機上都設有此按鍵，但能夠正確使用的用戶并不多。插入復印鍵又叫暫停鍵，是用來中斷正在復印的多份文件，臨時加進一個更為急用的文件。復印過程中按下停止鍵，機器立即停止復印，復印數(shù)量顯示變?yōu)椤?〞，重新設定一個復印數(shù)量，即可復印急用文件。復印完后機器又回到原來中斷時的顯示狀態(tài)，可繼續(xù)進行多份復印。假設按錯插入復印鍵，要恢復中斷前的復印數(shù)量，那么按下停止鍵即可。11.3.2復印時的技巧7.雙面復印在套印雙面之前，應使復印紙每頁間充分進入空氣，防止出現(xiàn)雙張現(xiàn)象，先印單數(shù)頁碼的一面，再根據(jù)所用機器的類型，將復印品裝入紙盒，復印雙數(shù)頁碼的一面，有的那么原封不動裝入紙盒即可。前者是直線進紙的機型，后者是曲線進紙，進紙口與出口在同側的機型。另有一點要注意的是，采用光導纖維矩陣透鏡的機器，原稿正放，復印品也是正的；而用鏡頭的機器，原稿正放，復印品卻是反的，即上下顛倒，特別是在雙面復印小張原稿(非復印紙尺寸)時，采用鏡頭的機器較難操作，最好在復印第一面時使原稿位于復印紙尺寸中間，印第二面時也放中間即可，但這樣做兩面可能出現(xiàn)誤差。另一種方法是印第一面原稿時，放稿臺上部右端，印第二面時放上部左端，而復印紙上下端不動。只是使其字跡朝下放入紙盒。8.去除原稿污跡復印工作經常遇到原稿有污跡，復印原稿局部，需利用技巧來去掉不需要的痕跡，最簡便的方法是，用一張白紙遮住這些局部，然后放在稿臺上復印，即可去掉。復印書籍等原稿時，常會在復印品上留下一條陰影，也可以用遮擋來消除之。方法是在待印一頁之下墊一張白紙，即可消除書籍邊緣陰影。如果還要去掉兩頁之間的陰影，可在暫不印的一頁上覆蓋一張白紙，并使之邊緣到達待印一頁字跡邊緣局部即可。11.4上機實訓11.4.1設置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔11.4.2給上海某學校自動發(fā)送一份11.4.3將一頁A4文稿復印100份11.4上機實訓11.4.1設置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔當用戶在完成當前文檔的編輯后，就可以打印該文檔了。但是為了使打印的效果更能夠符合用戶的要求，一般在打印前還需要對當前文檔設置頁面和進行預覽等操作。下面就以在【寫字板】程序中打印文檔的操作為例介紹打印文檔的過程。1.實戰(zhàn)目的通過本實戰(zhàn)的學習，讓讀者進一步練習設置和打印文檔的方法和步驟。2.實戰(zhàn)步驟(1) 首先在【寫字板】程序中編輯或翻開一篇文檔，如圖11.28所示。(2) 選擇【文件】|【頁面設置】命令，彈出【頁面設置】對話框，如圖11.29所示。在【紙張】選項組中，設定紙張的大小和來源；在【方向】選項組中選定打印方向；在【頁邊距】選項組中設定打印時字體和紙張四條邊界的距離。在設置完成后，可以在頁面設置對話框上方預覽文檔版式，并根據(jù)顯示的效果及時修改設置。(3) 選擇【文件】|【打印預覽】命令，翻開如圖11.30所示的預覽窗口。(4) 在預覽窗口中可利用預覽窗口中的工具欄來進行放大和縮小當前的頁面，也可以在不同的頁面間進行切換，預覽完成后，單擊【關閉】按鈕退出預覽窗口。在【寫字板】程序中，預覽中的文檔不能進行修改，圖11.30中4條虛線表示用戶設置的頁面打印區(qū)域，其數(shù)值和前面的【頁面設置】所設置的頁邊距的大小相同。(5) 選擇【文件】|【打印】命令，或者按下鍵盤上的Ctrl+P鍵，翻開【打印】對話框，如圖11.31所示，在【選擇打印機】選項組中選擇本次打印所使用的打印機，在【頁面范圍】選項組中設定打印文檔的范圍，然后單擊【打印】按鈕即開始打印。3.實戰(zhàn)總結本實戰(zhàn)只是介紹了在Windows自帶的【寫字板】程序中設置和打印一篇文檔的方法。實際上在其他應用程中設置和打印文檔的方法與此大同小異，讀者可以試著進行設置。11.4.1設置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔圖11.28在【寫字板】程序中翻開一篇文檔11.4.1設置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔圖11.29進行頁面設置11.4.1設置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔圖11.30進行打印預覽11.4.1設置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔圖11.31【打印】對話框11.4.2給上海某學校自動發(fā)送一份本實戰(zhàn)要求將發(fā)送一份給上海某學校，號碼為。1.實戰(zhàn)目的通過本實戰(zhàn)的學習，讓讀者學會自動發(fā)送的方法和步驟。2.實戰(zhàn)步驟(1) 把要的稿紙放在導紙器上(有文字的一面朝下放置)，調整導紙器寬度。(2) 選擇需要的比照度/精細度模式。(3) 撥號碼(02181688888)。(4) 當線路接通后，對方按下接收按鈕，給出一個接收的信號，就開始自動傳送。(5) 此時可以放在話筒，稍等片刻即可以完成傳送。3.實戰(zhàn)總結本實戰(zhàn)只是介紹了自動發(fā)送一份，新型的機一般都能設置自動接收功能，方法是按一下機面板上的【自動】鍵一次，燈亮后表示機處于自動接收狀態(tài)，只要對方撥打該機號碼時，線路接通后振鈴響3聲(可自行設置振鈴次數(shù))后無人接聽，機轉入自動接收模式，給出信號那么開始自動接收。11.4.3將一頁A4文稿復印100份本實戰(zhàn)要求將一頁A4文稿復印100份。1.實戰(zhàn)目的通過本實戰(zhàn)的學習，讓讀者學會復印文稿的方法和步驟。2.實戰(zhàn)步驟(1) 在復印機預熱完成后，首先檢查原稿上的字跡或線條是否清楚。(2) 如果覺得沒有問題，就把原稿放置在稿臺玻璃指定的A4尺寸內，并放置好原稿的方向。(3) 按下調節(jié)復印份數(shù)的按鈕，直到調節(jié)到所需的數(shù)字100上。(4) 再按下調節(jié)曝光量的按鈕，調到適當?shù)钠毓饬俊?5) 上面的工作完成后，將復印機的蓋板壓在原稿上。(6) 按下復印機面板上的【復印】按鈕，開始復印，即可完成復印100份A4復印件的操作。3.實戰(zhàn)總結本實戰(zhàn)介紹了復印文稿的簡單方法，正如本章前面介紹的那樣，復印是一項技術性和技巧性較強的工作。正確的復印方法可以提高工作效率。例如，復印多份原稿時，習慣上從原稿第一頁開始復印，但是這樣復印出來的文件是最后一頁在上面，還需要再倒一遍，這對復印多份是必要的，因為還有個分開多份的工序。但如果只復印一份或采用自動分頁裝置，為提高效率，可從原稿的最后一頁開始復印，復印過程中注意觀察原稿不要放錯頁碼，并挑出靜電作用帶出的白頁，印完后即可進行裝訂，節(jié)省了一道倒頁工序。無論從前或從后復印，復印過的原稿都應字跡朝下放，全部印完后即可裝訂。11.2.2發(fā)送和接收5.手動接收模式按【手動/自動】鍵在自動和手動兩個模式之間切換，當設置在手動模式時，機的鈴聲就像鈴聲一樣，當有撥入時，機和外接機的鈴聲響起，直到有人接聽或為止。如果