高級(jí)文秘培訓(xùn)·第11章常用辦公設(shè)備的使用

第11章常用辦公設(shè)備的使用〔時(shí)間：2次課，4學(xué)時(shí)〕第11章常用辦公設(shè)備的使用教學(xué)提示：打印機(jī)、機(jī)和復(fù)印機(jī)都是日常辦公事務(wù)中最常用的現(xiàn)化辦公設(shè)備，也是新世紀(jì)辦公室工作人員需要熟練掌握的辦公自動(dòng)化工具。本章重點(diǎn)介紹打印機(jī)、機(jī)和復(fù)印機(jī)這3種常用辦公設(shè)備的使用方法。教學(xué)目標(biāo)：通過本章的學(xué)習(xí)，讓用戶熟練使用這些辦公設(shè)備處理各種辦公事務(wù)。第11章常用辦公設(shè)備的使用11.1打印機(jī)的使用11.2機(jī)的使用11.3復(fù)印機(jī)的使用11.4上機(jī)實(shí)訓(xùn)11.1打印機(jī)的使用11.1.1安裝打印機(jī)11.1.2設(shè)置打印機(jī)11.1.3預(yù)覽和打印文檔11.1.4管理打印文檔11.1打印機(jī)的使用打印機(jī)作為電腦重要的輸出設(shè)備已被廣闊用戶所接受，也已成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的一種重要設(shè)備。目前市面上流行的打印機(jī)主要有：針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī)3種。11.1.1安裝打印機(jī)安裝打印機(jī)可以分為打印機(jī)的連接與打印機(jī)驅(qū)動(dòng)程序的安裝。在進(jìn)行打印機(jī)的連接之前，首先要關(guān)閉計(jì)算機(jī)，然后把打印機(jī)的信號(hào)線與計(jì)算機(jī)的LPT1端口相連，并且接通電源，連接好之后，就可以開機(jī)啟動(dòng)系統(tǒng)，準(zhǔn)備安裝其驅(qū)動(dòng)程序了。啟動(dòng)計(jì)算機(jī)之前，先要翻開打印機(jī)的電源。由于中文版WindowsXP自帶了一些硬件的驅(qū)動(dòng)程序，一般進(jìn)入WindowsXP后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)搜索新硬件并加載其驅(qū)動(dòng)程序，根據(jù)任務(wù)欄上的提示就可以完成打印機(jī)的安裝。如果啟動(dòng)WindowsXP時(shí)，沒有自動(dòng)檢測到打印機(jī)，可以按照下面的方法來安裝打印機(jī)。(1) 選擇【開始】|【打印機(jī)和】命令，翻開【打印機(jī)和】窗口，如圖11.1所示。(2) 在窗口左側(cè)的【打印機(jī)任務(wù)】窗格中，單擊【添加打印機(jī)】選項(xiàng)，彈出如圖11.2所示的【添加打印機(jī)向?qū)А繉?duì)話框。(3) 單擊【下一步】按鈕，彈出【本地或網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)】對(duì)話框，可以選擇安裝本地或者是網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)，在這里選擇【連接到這臺(tái)計(jì)算機(jī)的本地打印機(jī)】單項(xiàng)選擇按鈕，并取消選中【自動(dòng)監(jiān)測并安裝我的即插即用打印機(jī)】復(fù)選框，如圖11.3所示。(4) 單擊【下一步】按鈕，翻開如圖11.4所示的【選擇打印機(jī)端口】對(duì)話框，選中【使用以下端口】單項(xiàng)選擇按鈕，并在后面的下拉列表框中選擇【LPT1：(推薦的打印機(jī)端口)】選項(xiàng)。(5) 單擊【下一步】按鈕，彈出如圖11.5所示的【安裝打印機(jī)軟件】對(duì)話框，在該對(duì)話框中要求用戶選擇打印機(jī)的型號(hào)。假設(shè)系統(tǒng)中不帶有打印機(jī)的驅(qū)動(dòng)程序，那么我們必須選擇外部的驅(qū)動(dòng)程序。單擊【從磁盤安裝】按鈕，彈出【從磁盤安裝】對(duì)話框，如圖11.6所示。(6) 插入廠商提供的安裝盤，然后在【廠商文件復(fù)制來源】下拉列表框中輸入驅(qū)動(dòng)程序文件的正確路徑，或者單擊【瀏覽】按鈕，在翻開的窗口中選擇所需的文件，然后單擊【確定】按鈕，可返回到【安裝打印機(jī)軟件】對(duì)話框。11.1.1安裝打印機(jī)(7) 單擊【下一步】按鈕，彈出如圖11.7所示的【命名打印機(jī)】對(duì)話框，可以在【打印機(jī)名】文本框中輸入打印機(jī)名，選中【是】單項(xiàng)選擇按鈕，將這臺(tái)打印機(jī)設(shè)置為默認(rèn)打印機(jī)，單擊【下一步】按鈕。(8) 彈出【打印機(jī)共享】對(duì)話框，如圖11.8所示。選中【共享名】單項(xiàng)選擇按鈕，在其右邊的文本框中出現(xiàn)系統(tǒng)建議的共享名稱，也可以在【共享名】文本框中重新輸入一個(gè)其他網(wǎng)絡(luò)用戶易于識(shí)別的共享名。(9) 單擊【下一步】按鈕，這時(shí)會(huì)彈出【位置和注解】對(duì)話框，可以為這臺(tái)打印機(jī)參加描述性的內(nèi)容，比方它的位置、功能以及其他注釋，如圖11.9所示。(10) 單擊【下一步】按鈕，彈出如圖11.10所示的【打印測試頁】對(duì)話框，在【要打印測試頁嗎？】選項(xiàng)組中，選中【是】單項(xiàng)選擇按鈕，以便確認(rèn)打印機(jī)是否連接正確，并且是否正確安裝了驅(qū)動(dòng)程序。(11) 單擊【下一步】按鈕，彈出如圖11.11所示的【正在完成添加打印機(jī)向?qū)А繉?duì)話框，在此對(duì)話框中顯示了所添加的打印機(jī)的名稱、共享名、端口以及位置等信息，如果需要對(duì)上述信息進(jìn)行改動(dòng)，單擊【上一步】按鈕，就可以返回到上面的步驟進(jìn)行修改；當(dāng)確定所做的設(shè)置無誤時(shí)，可單擊【完成】按鈕關(guān)閉添加打印機(jī)向?qū)А?12) 在完成添加打印機(jī)向?qū)Ш?，屏幕上?huì)出現(xiàn)【正在復(fù)制文件】對(duì)話框，它顯示了復(fù)制驅(qū)動(dòng)程序文件的進(jìn)度，當(dāng)文件復(fù)制完成后，全部的添加工作就完成了，在【打印機(jī)和】窗口中會(huì)出現(xiàn)剛添加的打印機(jī)的圖標(biāo)，如圖11.12所示。假設(shè)設(shè)置為默認(rèn)打印機(jī)，那么在圖標(biāo)旁邊會(huì)有一個(gè)帶“√〞標(biāo)志的黑色小圓，假設(shè)設(shè)置為共享打印機(jī)，那么會(huì)有一個(gè)手形的標(biāo)志。11.1.1安裝打印機(jī)11.1.1安裝打印機(jī)11.1.1安裝打印機(jī)11.1.1安裝打印機(jī)11.1.1安裝打印機(jī)11.1.1安裝打印機(jī)11.1.2設(shè)置打印機(jī)在開始使用剛安裝好的打印機(jī)時(shí)，還應(yīng)對(duì)所安裝的打印機(jī)進(jìn)行一系列設(shè)置。如打印機(jī)分辨率和選擇紙張的來源等。通過這些設(shè)置，不僅可以方便用戶使用打印機(jī)，而且有利于提高打印質(zhì)量。1.選擇紙張來源一般的打印機(jī)都允許紙盒送紙和手動(dòng)送紙，有的打印機(jī)還可以使用兩個(gè)紙盒送紙。默認(rèn)情況下，文檔設(shè)置的是將整篇文檔以默認(rèn)送紙盒進(jìn)行打印，如果文檔中的不同內(nèi)容需要使用不同的紙張進(jìn)行打印，如第一頁打印的是信紙，第二頁打印的是公文，就可以在打印機(jī)的不同送紙位置放不同的紙張，然后設(shè)置不同的紙張來源就可以了。(1) 選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，彈出【頁面設(shè)置】對(duì)話框，選擇【紙張】選項(xiàng)卡，如圖11.13所示。(2) 在【紙張來源】選項(xiàng)組的【首頁】列表框中，列出了文檔可用于當(dāng)前打印機(jī)的送紙選項(xiàng)，選擇打印每節(jié)首頁的打印機(jī)紙盒。(3) 在【其他頁】列表框中，列出了文檔可用于當(dāng)前打印機(jī)的送紙選項(xiàng)，選擇打印每節(jié)第二頁及后續(xù)各頁的打印機(jī)紙盒。(4) 設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕即可。2.選擇送紙器和打印機(jī)的分辨率打印機(jī)分辨率是指打印機(jī)在每英寸稿紙上打印的點(diǎn)數(shù)，它是衡量打印質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。選擇送紙器和打印機(jī)的分辨率的具體操作步驟如下。(1) 選擇【文件】|【打印】命令，彈出【打印】對(duì)話框，如圖11.14所示。(2) 在【打印】對(duì)話框中單擊【屬性】按鈕，彈出【HPLaserJet6L文檔屬性】對(duì)話框，選擇【紙張/質(zhì)量】選項(xiàng)卡，如圖11.15所示。單擊【高級(jí)】按鈕，彈出【HPLaserJet6L高級(jí)選項(xiàng)】對(duì)話框，如圖11.16所示。(3) 在【打印質(zhì)量】下拉列表框中，可以設(shè)置打印的分辨率，可以選擇的有300dpi，或600dpi等，數(shù)字越大打印質(zhì)量越好，但打印速度相對(duì)慢些。(4) 設(shè)置完成后，單擊兩次【確定】按鈕即可。11.1.2設(shè)置打印機(jī)圖11.13【頁面設(shè)置】對(duì)話框11.1.2設(shè)置打印機(jī)圖11.14【打印】對(duì)話框11.1.2設(shè)置打印機(jī)11.1.3預(yù)覽和打印文檔對(duì)文章或書籍進(jìn)行排版，是為了得到一個(gè)美觀的打印效果，所以排版與打印是密不可分的。在打印前應(yīng)先預(yù)覽一下效果，并且先打印一頁，看一下效果。然后，才開始正式打印。也可以在打印預(yù)覽視圖下，查看要打印的文檔。1.打印預(yù)覽打印預(yù)覽是Word文檔視圖方式中的一種。它在頁面視圖方式顯示文檔完整打印效果的根底上，增加了同時(shí)顯示文檔多個(gè)頁面內(nèi)容的功能，這就有助于用戶檢查文檔的布局，并據(jù)此編輯或調(diào)整文檔格式。在打印預(yù)覽中，可以通過縮小尺寸顯示多頁文檔。也可以看到分頁符、隱藏文字以及水印，還可在打印前編輯和改變格式。切換到打印預(yù)覽狀態(tài)的方法是，選擇【文件】|【打印預(yù)覽】命令即可，其界面如圖11.17所示。如果要在打印預(yù)覽方式下修改文字，可以單擊【打印預(yù)覽】工具欄中的放大鏡按鈕，此時(shí)鼠標(biāo)指針變?yōu)檎Ｎ臋n的指針形狀，把文檔的顯示比例放大到適宜的比例，就可以像正常視圖一樣進(jìn)行編輯了。2.開始打印下面介紹打印的一般操作。(1) 確認(rèn)打印機(jī)的進(jìn)紙盒內(nèi)已經(jīng)裝好相應(yīng)的紙張，一般是A4的紙。并確認(rèn)已翻開打印機(jī)的電源開關(guān)。(2) 選擇【文件】|【打印】命令或按Ctrl+P快捷鍵，翻開【打印】對(duì)話框，如圖11.18所示。(3) 在【名稱】下拉列表框中，選擇需要使用的打印機(jī)，只有在網(wǎng)絡(luò)中安裝了多個(gè)打印機(jī)后，才可以選擇其他的打印機(jī)。(4) 在【頁面范圍】選項(xiàng)組中可以選擇打印的指定范圍，如【全部】、【當(dāng)前頁】和【選定的內(nèi)容】(如果未選定文檔中的內(nèi)容，那么無法選擇此項(xiàng))和【頁碼范圍】等。如果選擇【頁碼范圍】單項(xiàng)選擇按鈕，那么需要在【頁碼范圍】文本框中鍵入相應(yīng)的頁或節(jié)，具體的設(shè)置的符號(hào)和表示意義，如表11.1所示。11.1.3預(yù)覽和打印文檔(5) 在【打印內(nèi)容】下拉列表框中，選擇要打印的內(nèi)容，默認(rèn)為【文檔】，除非特殊情況，一般不需要更改。假設(shè)只需打印文檔的屬性信息，可選擇【文檔屬性】選項(xiàng)。(6) 如要只打印奇數(shù)頁或偶數(shù)頁，可在【打印】右邊的列表框中選擇文檔中需要打印的局部，有【范圍中所選頁面】、【偶數(shù)頁】和【奇數(shù)頁】3項(xiàng)。(7) 在【份數(shù)】下拉列表框設(shè)置每頁打印多少份。(8) 假設(shè)要在一份副本打印完畢后再開始打印下一份副本的第一頁，那么選中【逐份打印】復(fù)選框，否那么會(huì)在所有副本的首頁都打印完畢后再開始打印其他后續(xù)頁。(9) 在【縮放】選項(xiàng)組可以選擇【每頁的版數(shù)】和【按紙型縮放】兩項(xiàng)。(10) 在【縮放】選項(xiàng)組的【每頁的版數(shù)】下拉列表框中，選擇每張紙上要打印的文檔頁面數(shù)。利用Word這一功能可以非常容易地將許多頁面打印到單獨(dú)一張紙上，在【每頁打印頁數(shù)】下拉列表中可以選擇的有，1、2、4、6、8或16頁打印到單獨(dú)一頁紙上。(11) 在【縮放】選項(xiàng)組的【按紙張大小縮放】下拉列表框中，可以選擇要用于打印文檔的紙張類型。例如，可通過縮小字體和圖形大小，指定將B4大小的文檔打印到A4紙型上。此功能類似于復(fù)印機(jī)的縮小/放大功能。在實(shí)際使用過程中，“B5〞大小的打印紙?jiān)O(shè)為“4版〞為最正確，再小就分辨不清了。(12) 選中【人工雙面打印】復(fù)選框后，如果使用的不是雙面打印機(jī)，此選項(xiàng)可以在紙張的兩面上打印文檔。打印完一面之后，Word會(huì)提示用戶將紙張按反面方向打印重新裝回紙盒。(13) 設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，就開始打印了。11.1.3預(yù)覽和打印文檔圖11.17打印預(yù)覽11.1.3預(yù)覽和打印文檔圖11.18【打印】對(duì)話框11.1.3預(yù)覽和打印文檔11.1.4管理打印文檔打印管理器是管理打印的Windows應(yīng)用程序，利用它用戶可以查看和控制文檔的打印。當(dāng)用戶從Windows應(yīng)用程序中打印文檔時(shí)，應(yīng)用程序?qū)⒋蛴C(jī)、字體和文檔信息傳送給打印機(jī)管理器，由打印管理器控制文檔的打印工作，直到打印任務(wù)結(jié)束或打印發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)為止。如果打印發(fā)生錯(cuò)誤，打印管理器就會(huì)提示錯(cuò)誤信息。1.激活打印機(jī)窗口要管理打印的文檔，就要首先激活打印管理器?？梢栽诖蛴〈翱谥屑せ畲蛴」芾砥?。在如圖11.19所示的【打印】對(duì)話框中，右擊需要使用的打印機(jī)，選擇【翻開】命令，出現(xiàn)如圖11.20所示的打印機(jī)管理器窗口。當(dāng)打印隊(duì)列中有打印文檔時(shí)，它們都會(huì)顯示在窗口中。在該窗口中顯示了打印文檔的名稱、狀態(tài)、所有者、進(jìn)度和開始時(shí)間等信息。假設(shè)打印機(jī)的狀態(tài)顯示正在打印，這說明該文檔剛剛被送到打印隊(duì)列并將被打印。2.暫停打印任務(wù)如果在打印過程中出現(xiàn)某些意外情況，比方打印紙用完了或打印機(jī)中的紙沒有放好，或要為其他任務(wù)騰出一局部CPU時(shí)間進(jìn)行處理，可以暫停打印任務(wù)，待問題解決后再恢復(fù)打印。對(duì)于正在打印的文檔，可以選擇【文檔】|【暫停】命令，以暫停打印任務(wù)，如圖11.21所示。另外，如果需要恢復(fù)被暫停的打印文檔，可以選擇【文檔】|【繼續(xù)】命令，以繼續(xù)剛剛的打印。3.去除打印文檔有時(shí)，將某個(gè)文檔發(fā)送到打印機(jī)之后，出現(xiàn)了打印錯(cuò)誤，阻礙了后續(xù)文檔的打印，或者錯(cuò)誤地發(fā)送了打印文檔，這時(shí)就要取消打印或者要去除整個(gè)打印隊(duì)列。假設(shè)要在打印隊(duì)列中取消一個(gè)特定的打印作業(yè)，首先在任務(wù)欄上雙擊時(shí)鐘圖標(biāo)旁邊的打印機(jī)圖標(biāo)，翻開打印機(jī)管理器窗口。然后在選定文檔后，選擇【文檔】|【取消】命令即可，如圖11.22所示。11.1.4管理打印文檔11.1.4管理打印文檔圖11.21暫停打印11.1.4管理打印文檔圖11.22取消打印文檔11.2機(jī)的使用11.2.1安裝機(jī)11.2.2發(fā)送和接收11.2機(jī)的使用11.2.1安裝機(jī)機(jī)作為一種方便的通信工具，它的功能是非常強(qiáng)大的，但同時(shí)它又是一臺(tái)很精密的儀器，必須正確地安裝，才能正常的使用，下面簡單介紹機(jī)的安裝及其本卷須知。1.線及電源的連接線及電源的連接參見圖11.25所示。具體的連接過程如下。(1) 將受話器軟線插入“HANDSET插座(即受話器插座)〞，如圖11.25所示。(2) 用附帶的軟線將線路與“LINE插座(線插座)〞連接。(3) 將機(jī)的電纜插入電源插座。(4) 其他外接或應(yīng)答機(jī)器可用軟線連接在機(jī)的“EXT.TEL插座(即外接插座)〞上。2.安裝的本卷須知在進(jìn)行安裝機(jī)時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下幾點(diǎn)。(1) 使用前要仔細(xì)的閱讀使用說明書，按照說明書的步驟正確地安裝好機(jī)器，其中包括檢查電源線是否正常和接地是否良好等。機(jī)器應(yīng)防止在有灰塵、高溫和日照的環(huán)境中使用。(2) 線的連接，應(yīng)注意2芯線和4芯線的區(qū)別，常見的連接方式有兩種，目前國內(nèi)銷售的機(jī)大局部使用2芯線。另有一種如松下V40、V60、惠普145和245等那么用的是4芯線。這兩種連接如出現(xiàn)錯(cuò)誤，機(jī)將無法正常通信。(3) 線路通信質(zhì)量的簡單判斷，當(dāng)線路通信質(zhì)量差時(shí)，進(jìn)行工作可能會(huì)引起文件內(nèi)容局部喪失，字體壓縮或通信線路中斷。判斷方法是摘機(jī)后聽撥號(hào)音是否有異常雜音。如“嗞嗞……〞聲或“咔咔……〞聲。(4) 記錄紙的安裝，常用的記錄紙有兩種——紙(熱敏紙)和普通紙(一般為復(fù)印紙)。熱敏紙?jiān)硎窃诨埳贤可弦粚踊瘜W(xué)涂料，常溫下無色，受熱后變?yōu)楹谏?，所以熱敏紙有正反面區(qū)別，必須按照機(jī)器的示意圖進(jìn)行安裝。11.2.1安裝機(jī)圖11.25線及電源的根本連接11.2.2發(fā)送和接收發(fā)送和接收可分為手動(dòng)、自動(dòng)和定時(shí)等幾種方式，下面分別進(jìn)行介紹。1.手動(dòng)傳送手動(dòng)傳送類似打后，當(dāng)對(duì)方傳來一個(gè)提示聲音后，機(jī)自動(dòng)開始發(fā)送，使用免提或受話器都可以監(jiān)聽線路的活動(dòng)。其具體的操作步驟如下。(1) 將文件原稿有內(nèi)容的一面向下放置，將導(dǎo)紙器的寬度調(diào)整到與原稿的寬度相同。(2) 如果有必要可選擇比照度/精細(xì)度。(3) 提起受話器(或按免提鍵)。(4) 撥出號(hào)碼?？梢允褂靡韵碌膿芴?hào)方法。單觸撥號(hào)：按【單觸撥號(hào)】鍵(1~8)，內(nèi)容需要預(yù)先設(shè)置?？焖贀芴?hào)：按【快速撥號(hào)】鍵，并輸入快速撥號(hào)號(hào)碼(01~20)，內(nèi)容需要預(yù)先設(shè)置?！咎?hào)碼庫】撥號(hào)：按【號(hào)碼庫】鍵在號(hào)碼庫的存儲(chǔ)中選擇頻繁使用的20個(gè)號(hào)碼中的一個(gè)號(hào)碼，然后按【開始】鍵。直接撥號(hào)：用數(shù)字鍵直接撥號(hào)。當(dāng)機(jī)收到接收方的音后，那么自動(dòng)開始傳送。2.自動(dòng)傳送在不使用受話器或免提鍵的情況下也可以發(fā)送。在不使用受話器或免提鍵的情況下，由機(jī)自動(dòng)向?qū)Ψ桨l(fā)出一個(gè)信號(hào)，叫做“自動(dòng)傳送〞。其具體的操作步驟如下。(1) 將文件原稿文字面朝下放置，并調(diào)整導(dǎo)紙器的寬度到原稿寬度。(2) 選擇需要的比照度/精細(xì)度的模式。(3) 撥號(hào)碼。其中的撥號(hào)方式和手動(dòng)傳送中的撥號(hào)方式一樣。(4) 當(dāng)線路連接后，開始自動(dòng)傳送。如果遇到線路繁忙或無應(yīng)答，時(shí)機(jī)自動(dòng)重?fù)茉撎?hào)碼兩次。還可以按【停止】鍵中斷傳送或卸除原稿。如果撥號(hào)時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，可按【停止】鍵，然后再輸入正確的號(hào)碼。11.2.2發(fā)送和接收3.定時(shí)傳送機(jī)可以設(shè)置定時(shí)傳送，定時(shí)的開始時(shí)間可設(shè)定在未來24小時(shí)之內(nèi)，使用定時(shí)功能可向一個(gè)目的地發(fā)送多張的，其具體操作步驟如下。(1) 將文件原稿文字朝下放置，調(diào)整導(dǎo)紙器寬度到原稿寬度。(2) 選擇需要的比照度/精細(xì)度的模式。(3) 按【功能】鍵3次，再按【設(shè)置】鍵。(4) 用數(shù)字鍵輸入預(yù)定開始時(shí)間(預(yù)定開始時(shí)間必須要用24小時(shí)制輸入)。(5) 按【設(shè)置】鍵，輸入號(hào)碼。(6) 按【設(shè)置】鍵，這時(shí)會(huì)響起一個(gè)連續(xù)信號(hào)。4.重?fù)?1) 自動(dòng)重?fù)?。?dāng)自動(dòng)傳送因線路繁忙(或無應(yīng)答)而告失敗時(shí)，時(shí)機(jī)重?fù)茉撎?hào)碼兩次，這時(shí)機(jī)的運(yùn)行程序的流程圖如圖11.26所示。如果原稿被卸除自動(dòng)重?fù)軐⒆孕腥∠?。機(jī)設(shè)置兩次(在定時(shí)傳送時(shí)，每個(gè)號(hào)碼撥3次)自動(dòng)重?fù)?，每?分鐘，可使用功能開關(guān)改變這些設(shè)置。(2) 手動(dòng)重?fù)?。只需按【重?fù)?暫?！挎I即可重?fù)茉撎?hào)碼。11.2.2發(fā)送和接收?qǐng)D11.26自動(dòng)重?fù)艿牧鞒虉D11.3復(fù)印機(jī)的使用11.3.1復(fù)印機(jī)的使用方法11.3.2復(fù)印時(shí)的技巧11.3復(fù)印機(jī)的使用11.3.1復(fù)印機(jī)的使用方法

復(fù)印機(jī)的使用方法可以按以下幾個(gè)步驟來操作。(1) 開機(jī)預(yù)熱。按下機(jī)器的總電源開關(guān)，這時(shí)機(jī)器操作面板上應(yīng)有顯示，出現(xiàn)預(yù)熱等待信號(hào)，說明定影器的預(yù)熱升溫。有的復(fù)印機(jī)采用頻閃發(fā)光二極管來表示機(jī)器的預(yù)熱狀態(tài)。當(dāng)預(yù)熱信號(hào)消失，或由紅變綠，或者發(fā)光二極管不再閃爍，持續(xù)發(fā)光時(shí)，表示機(jī)器預(yù)熱完畢，可以進(jìn)行復(fù)印。有的復(fù)印機(jī)還會(huì)出現(xiàn)音樂聲音，或在面板上顯示“準(zhǔn)備好〞的字樣。(2) 準(zhǔn)備工作。復(fù)印前應(yīng)先將原稿上不清楚的字跡或線條處理或描寫清楚，然后進(jìn)行復(fù)印，否那么，印完后再對(duì)復(fù)印品進(jìn)行加工，既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。放置原稿前，要查看一下原稿上字跡和圖像的清晰度與色調(diào)。如果是裝訂的原稿，應(yīng)盡量拆開，以保證原稿與復(fù)印機(jī)放置稿件的玻璃充分接觸。放置原稿前，應(yīng)檢查所選用的復(fù)印紙尺寸，以及紙張是橫放還是豎放，以便相應(yīng)地放置原稿。原稿要放在復(fù)印機(jī)放置稿件的玻璃相應(yīng)的標(biāo)線(尺寸)之內(nèi)，如B5、A4等。原稿放置方向(橫、豎)應(yīng)與所選用復(fù)印紙的方向一致。然后將原稿蓋板壓在原稿上。蓋板要盡量蓋嚴(yán)，否那么會(huì)因?yàn)槁┕庠趶?fù)印品上出現(xiàn)黑邊，影響美觀。(3) 選擇復(fù)印倍率。對(duì)有放大、縮小功能的機(jī)器來說，要在復(fù)印前預(yù)置所需的放大或縮小倍率，以便選擇適宜的復(fù)印紙尺寸，倍率選擇有幾種表示方式，—種是以紙型尺寸表示：放大時(shí)為B5—A4；縮小時(shí)為A3—A4。另一種是以百分比表示：放大時(shí)為1.4％；縮小時(shí)為0.6％。(4) 選擇復(fù)印紙尺寸。根據(jù)原稿的大小或需要縮小、放大的尺寸(如從A3縮小到A4)，選取適宜的復(fù)印紙，一般通過按下紙盒選擇鍵來完成，機(jī)器會(huì)自動(dòng)地選擇好已裝入的某種尺寸的復(fù)印紙，并在操作面板上顯示出所選的紙型，如A4。假設(shè)機(jī)器上顯示不出所需的紙型，那么說明機(jī)內(nèi)沒有裝入此種尺寸的復(fù)印紙盒，那么要重新裝入。11.3.1復(fù)印機(jī)的使用方法為防止紙張間的靜電作用而粘在一起，將紙張放入紙盒前，應(yīng)將紙張抖松，使每張紙間進(jìn)入空氣，然后磕齊，裝入紙盒，有的機(jī)器使用的紙盒內(nèi)裝有兩個(gè)金屬小壓角，必須把紙張按到壓角之下，以免出現(xiàn)進(jìn)紙困難、多張紙一同進(jìn)入機(jī)器和紙張走向偏斜等現(xiàn)象。裝入復(fù)印紙時(shí)，還要檢查一下復(fù)印紙是否有沒裁斷的，或是有撕破、毛邊及不完整的紙張，發(fā)現(xiàn)時(shí)要挑出來，以免影響機(jī)器的正常運(yùn)行。紙張進(jìn)入機(jī)器不正常，出現(xiàn)傾斜是卡紙的主要原因之一，因此，必須在裝入紙張時(shí)，將紙盒或手工送紙導(dǎo)板調(diào)節(jié)到與紙張大小相符。有些復(fù)印機(jī)設(shè)有定影溫度調(diào)節(jié)旋鈕或按鈕，一般分為厚紙和薄紙兩檔。復(fù)印紙較厚時(shí)，應(yīng)選在厚紙(定影溫度高)的位置，薄紙應(yīng)置于復(fù)印薄紙(定影溫度低)的位置，否那么會(huì)出現(xiàn)定影過度或定影不牢的現(xiàn)象。此外，定影溫度控制還要根據(jù)室內(nèi)溫度來調(diào)節(jié)。(5) 預(yù)置復(fù)印數(shù)量。復(fù)印數(shù)量的預(yù)置分為旋鈕式和按觸式，一般可從1頁復(fù)印到99頁，高檔復(fù)印機(jī)中也有可復(fù)印999頁的。旋鈕式可直接旋至所需的數(shù)字，按觸式那么像電子器上的數(shù)字鍵一樣，以手指觸壓選定；如果設(shè)錯(cuò)了印數(shù)量就要按去除鍵去除，然后重新設(shè)定。(6) 調(diào)節(jié)復(fù)印品濃度。復(fù)印品濃度的調(diào)節(jié)，有的是靠調(diào)節(jié)窄縫的寬度實(shí)現(xiàn)，有的那么是通過控制原稿曝光燈的亮度來完成，但調(diào)節(jié)裝置大致相同，有用旋鈕式的，更多的是采用滑動(dòng)桿式，利用其上下或左右的移動(dòng)控制上述調(diào)節(jié)方式。11.3.2復(fù)印時(shí)的技巧復(fù)印是一項(xiàng)技術(shù)性較強(qiáng)的工作，技術(shù)熟練不但可以提高工作效率，而且可以節(jié)省紙張，防止浪費(fèi)，保證機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，下面就簡單介紹一些復(fù)印時(shí)的技巧，幫助讀者提高復(fù)印的質(zhì)量。1.調(diào)節(jié)曝光量復(fù)印過程中會(huì)遇到各種色調(diào)深淺不一的稿件，有些原稿上還夾雜著—些深淺不—的字跡，如鉛印件上的圓珠筆、鉛筆批示等，遇到這種情況應(yīng)當(dāng)以字跡為條件，減少曝光量。具體方法是加大顯影濃度，將濃度調(diào)節(jié)桿撥向加深的一側(cè)。對(duì)于圖片、照片等反差小、色調(diào)深的原稿，那么應(yīng)減小顯影濃度，將濃度調(diào)節(jié)桿撥向變淡一側(cè)。如果復(fù)印品質(zhì)量仍難以令人滿意，那么可加大曝光量，做法是將曝光窄縫板(有的設(shè)在充電電極上，有的是單獨(dú)裝在感光鼓附近)抽出，把光縫調(diào)寬一些，即可使圖像變淺。2.感光鼓電位感光鼓外表電位上下，直接關(guān)系到靜電圖像和復(fù)印品圖像的質(zhì)量，不同機(jī)器的電位調(diào)整方法都不一樣，有的是調(diào)整可變電阻值獲得，有的是靠調(diào)整電極絲與感光鼓間距獲得，也有的是通過調(diào)節(jié)旋鈕或開關(guān)實(shí)現(xiàn)的。3.調(diào)整曝光縫原稿曝光時(shí)，光線經(jīng)過反光鏡到達(dá)感光鼓外表，假設(shè)要調(diào)整曝光燈管的曝光量，就應(yīng)調(diào)節(jié)光縫的寬度。當(dāng)靠調(diào)整電極絲與感光鼓間的距離，而改善不大時(shí)，可進(jìn)行光縫調(diào)整。方法是曝光燈管亮度低時(shí)，可將光縫調(diào)大，新曝光燈管亮度大，調(diào)小光縫；復(fù)印品圖像偏黑時(shí)，光縫可調(diào)大；圖像偏白時(shí)，應(yīng)調(diào)小光縫。光縫一般是兩片金屬板構(gòu)成，也有的機(jī)器靠拉動(dòng)光縫遮光桿手柄來調(diào)整光縫的。11.3.2復(fù)印時(shí)的技巧4.自動(dòng)送稿器使用自動(dòng)送稿器可以提高工作效率，防止每次送稿都要掀起稿臺(tái)蓋板的麻煩。使用時(shí)，首先按一下自動(dòng)送稿按鍵，指示燈亮，在供稿臺(tái)上放上原稿，半自動(dòng)送稿器應(yīng)一頁一頁地放上原稿，原稿放好后，即開始復(fù)印。自動(dòng)送稿器的另一功能是使機(jī)器預(yù)熱后開始復(fù)印，方法是在預(yù)熱過程中，設(shè)定好各工程，如紙盒選擇、濃度調(diào)節(jié)、放大或縮小等，然后在供稿臺(tái)上按上述要求放上原稿，機(jī)器預(yù)熱完后馬上自動(dòng)開始復(fù)印。5.自動(dòng)分頁器利用自動(dòng)分頁器進(jìn)行分頁時(shí)，必須從原稿的最后一面開始復(fù)印。分頁器一般為15格，可將復(fù)印品分成15份復(fù)印品，超過15份時(shí)，需要先復(fù)印15份，再繼續(xù)復(fù)印余下的份數(shù)。使用自動(dòng)分頁器時(shí)，紙盒內(nèi)裝的紙張應(yīng)凸面朝上，這樣不致在復(fù)印品進(jìn)入分頁格時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)插現(xiàn)象，即后印出的一頁插入先復(fù)印出的幾頁之間，搞亂了順序。每層分頁格約能容納30頁復(fù)印品，超過時(shí)即易發(fā)生卡紙。因此，復(fù)印品過多時(shí)應(yīng)在復(fù)印過程中取出，分別放好，待全部復(fù)印完，再將兩局部疊放在一起進(jìn)行裝訂。6.插入復(fù)印與停止按鍵在大多數(shù)復(fù)印機(jī)上都設(shè)有此按鍵，但能夠正確使用的用戶并不多。插入復(fù)印鍵又叫暫停鍵，是用來中斷正在復(fù)印的多份文件，臨時(shí)加進(jìn)一個(gè)更為急用的文件。復(fù)印過程中按下停止鍵，機(jī)器立即停止復(fù)印，復(fù)印數(shù)量顯示變?yōu)椤?〞，重新設(shè)定一個(gè)復(fù)印數(shù)量，即可復(fù)印急用文件。復(fù)印完后機(jī)器又回到原來中斷時(shí)的顯示狀態(tài)，可繼續(xù)進(jìn)行多份復(fù)印。假設(shè)按錯(cuò)插入復(fù)印鍵，要恢復(fù)中斷前的復(fù)印數(shù)量，那么按下停止鍵即可。11.3.2復(fù)印時(shí)的技巧7.雙面復(fù)印在套印雙面之前，應(yīng)使復(fù)印紙每頁間充分進(jìn)入空氣，防止出現(xiàn)雙張現(xiàn)象，先印單數(shù)頁碼的一面，再根據(jù)所用機(jī)器的類型，將復(fù)印品裝入紙盒，復(fù)印雙數(shù)頁碼的一面，有的那么原封不動(dòng)裝入紙盒即可。前者是直線進(jìn)紙的機(jī)型，后者是曲線進(jìn)紙，進(jìn)紙口與出口在同側(cè)的機(jī)型。另有一點(diǎn)要注意的是，采用光導(dǎo)纖維矩陣透鏡的機(jī)器，原稿正放，復(fù)印品也是正的；而用鏡頭的機(jī)器，原稿正放，復(fù)印品卻是反的，即上下顛倒，特別是在雙面復(fù)印小張?jiān)?非復(fù)印紙尺寸)時(shí)，采用鏡頭的機(jī)器較難操作，最好在復(fù)印第一面時(shí)使原稿位于復(fù)印紙尺寸中間，印第二面時(shí)也放中間即可，但這樣做兩面可能出現(xiàn)誤差。另一種方法是印第一面原稿時(shí)，放稿臺(tái)上部右端，印第二面時(shí)放上部左端，而復(fù)印紙上下端不動(dòng)。只是使其字跡朝下放入紙盒。8.去除原稿污跡復(fù)印工作經(jīng)常遇到原稿有污跡，復(fù)印原稿局部，需利用技巧來去掉不需要的痕跡，最簡便的方法是，用一張白紙遮住這些局部，然后放在稿臺(tái)上復(fù)印，即可去掉。復(fù)印書籍等原稿時(shí)，常會(huì)在復(fù)印品上留下一條陰影，也可以用遮擋來消除之。方法是在待印一頁之下墊一張白紙，即可消除書籍邊緣陰影。如果還要去掉兩頁之間的陰影，可在暫不印的一頁上覆蓋一張白紙，并使之邊緣到達(dá)待印一頁字跡邊緣局部即可。11.4上機(jī)實(shí)訓(xùn)11.4.1設(shè)置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔11.4.2給上海某學(xué)校自動(dòng)發(fā)送一份11.4.3將一頁A4文稿復(fù)印100份11.4上機(jī)實(shí)訓(xùn)11.4.1設(shè)置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔當(dāng)用戶在完成當(dāng)前文檔的編輯后，就可以打印該文檔了。但是為了使打印的效果更能夠符合用戶的要求，一般在打印前還需要對(duì)當(dāng)前文檔設(shè)置頁面和進(jìn)行預(yù)覽等操作。下面就以在【寫字板】程序中打印文檔的操作為例介紹打印文檔的過程。1.實(shí)戰(zhàn)目的通過本實(shí)戰(zhàn)的學(xué)習(xí)，讓讀者進(jìn)一步練習(xí)設(shè)置和打印文檔的方法和步驟。2.實(shí)戰(zhàn)步驟(1) 首先在【寫字板】程序中編輯或翻開一篇文檔，如圖11.28所示。(2) 選擇【文件】|【頁面設(shè)置】命令，彈出【頁面設(shè)置】對(duì)話框，如圖11.29所示。在【紙張】選項(xiàng)組中，設(shè)定紙張的大小和來源；在【方向】選項(xiàng)組中選定打印方向；在【頁邊距】選項(xiàng)組中設(shè)定打印時(shí)字體和紙張四條邊界的距離。在設(shè)置完成后，可以在頁面設(shè)置對(duì)話框上方預(yù)覽文檔版式，并根據(jù)顯示的效果及時(shí)修改設(shè)置。(3) 選擇【文件】|【打印預(yù)覽】命令，翻開如圖11.30所示的預(yù)覽窗口。(4) 在預(yù)覽窗口中可利用預(yù)覽窗口中的工具欄來進(jìn)行放大和縮小當(dāng)前的頁面，也可以在不同的頁面間進(jìn)行切換，預(yù)覽完成后，單擊【關(guān)閉】按鈕退出預(yù)覽窗口。在【寫字板】程序中，預(yù)覽中的文檔不能進(jìn)行修改，圖11.30中4條虛線表示用戶設(shè)置的頁面打印區(qū)域，其數(shù)值和前面的【頁面設(shè)置】所設(shè)置的頁邊距的大小相同。(5) 選擇【文件】|【打印】命令，或者按下鍵盤上的Ctrl+P鍵，翻開【打印】對(duì)話框，如圖11.31所示，在【選擇打印機(jī)】選項(xiàng)組中選擇本次打印所使用的打印機(jī)，在【頁面范圍】選項(xiàng)組中設(shè)定打印文檔的范圍，然后單擊【打印】按鈕即開始打印。3.實(shí)戰(zhàn)總結(jié)本實(shí)戰(zhàn)只是介紹了在Windows自帶的【寫字板】程序中設(shè)置和打印一篇文檔的方法。實(shí)際上在其他應(yīng)用程中設(shè)置和打印文檔的方法與此大同小異，讀者可以試著進(jìn)行設(shè)置。11.4.1設(shè)置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔圖11.28在【寫字板】程序中翻開一篇文檔11.4.1設(shè)置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔圖11.29進(jìn)行頁面設(shè)置11.4.1設(shè)置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔圖11.30進(jìn)行打印預(yù)覽11.4.1設(shè)置和打印【寫字板】程序中的一篇文檔圖11.31【打印】對(duì)話框11.4.2給上海某學(xué)校自動(dòng)發(fā)送一份本實(shí)戰(zhàn)要求將發(fā)送一份給上海某學(xué)校，號(hào)碼為。1.實(shí)戰(zhàn)目的通過本實(shí)戰(zhàn)的學(xué)習(xí)，讓讀者學(xué)會(huì)自動(dòng)發(fā)送的方法和步驟。2.實(shí)戰(zhàn)步驟(1) 把要的稿紙放在導(dǎo)紙器上(有文字的一面朝下放置)，調(diào)整導(dǎo)紙器寬度。(2) 選擇需要的比照度/精細(xì)度模式。(3) 撥號(hào)碼(02181688888)。(4) 當(dāng)線路接通后，對(duì)方按下接收按鈕，給出一個(gè)接收的信號(hào)，就開始自動(dòng)傳送。(5) 此時(shí)可以放在話筒，稍等片刻即可以完成傳送。3.實(shí)戰(zhàn)總結(jié)本實(shí)戰(zhàn)只是介紹了自動(dòng)發(fā)送一份，新型的機(jī)一般都能設(shè)置自動(dòng)接收功能，方法是按一下機(jī)面板上的【自動(dòng)】鍵一次，燈亮后表示機(jī)處于自動(dòng)接收狀態(tài)，只要對(duì)方撥打該機(jī)號(hào)碼時(shí)，線路接通后振鈴響3聲(可自行設(shè)置振鈴次數(shù))后無人接聽，機(jī)轉(zhuǎn)入自動(dòng)接收模式，給出信號(hào)那么開始自動(dòng)接收。11.4.3將一頁A4文稿復(fù)印100份本實(shí)戰(zhàn)要求將一頁A4文稿復(fù)印100份。1.實(shí)戰(zhàn)目的通過本實(shí)戰(zhàn)的學(xué)習(xí)，讓讀者學(xué)會(huì)復(fù)印文稿的方法和步驟。2.實(shí)戰(zhàn)步驟(1) 在復(fù)印機(jī)預(yù)熱完成后，首先檢查原稿上的字跡或線條是否清楚。(2) 如果覺得沒有問題，就把原稿放置在稿臺(tái)玻璃指定的A4尺寸內(nèi)，并放置好原稿的方向。(3) 按下調(diào)節(jié)復(fù)印份數(shù)的按鈕，直到調(diào)節(jié)到所需的數(shù)字100上。(4) 再按下調(diào)節(jié)曝光量的按鈕，調(diào)到適當(dāng)?shù)钠毓饬俊?5) 上面的工作完成后，將復(fù)印機(jī)的蓋板壓在原稿上。(6) 按下復(fù)印機(jī)面板上的【復(fù)印】按鈕，開始復(fù)印，即可完成復(fù)印100份A4復(fù)印件的操作。3.實(shí)戰(zhàn)總結(jié)本實(shí)戰(zhàn)介紹了復(fù)印文稿的簡單方法，正如本章前面介紹的那樣，復(fù)印是一項(xiàng)技術(shù)性和技巧性較強(qiáng)的工作。正確的復(fù)印方法可以提高工作效率。例如，復(fù)印多份原稿時(shí)，習(xí)慣上從原稿第一頁開始復(fù)印，但是這樣復(fù)印出來的文件是最后一頁在上面，還需要再倒一遍，這對(duì)復(fù)印多份是必要的，因?yàn)檫€有個(gè)分開多份的工序。但如果只復(fù)印一份或采用自動(dòng)分頁裝置，為提高效率，可從原稿的最后一頁開始復(fù)印，復(fù)印過程中注意觀察原稿不要放錯(cuò)頁碼，并挑出靜電作用帶出的白頁，印完后即可進(jìn)行裝訂，節(jié)省了一道倒頁工序。無論從前或從后復(fù)印，復(fù)印過的原稿都應(yīng)字跡朝下放，全部印完后即可裝訂。11.2.2發(fā)送和接收5.手動(dòng)接收模式按【手動(dòng)/自動(dòng)】鍵在自動(dòng)和手動(dòng)兩個(gè)模式之間切換，當(dāng)設(shè)置在手動(dòng)模式時(shí)，機(jī)的鈴聲就像鈴聲一樣，當(dāng)有撥入時(shí)，機(jī)和外接機(jī)的鈴聲響起，直到有人接聽或?yàn)橹?。如?/p>