淺談存貨管理的現狀及對策

淺談存貨管理的現狀及對策

一、倉庫管理部門對存貨管理的控制（1）從倉庫獲得的重要控制。購買存貨的申請,要通過生產、財務等部門共同審批,其他方式取得的存貨也要進行審批;取得存貨過程中發(fā)生的資金收益和費用支出的處理需要經過財務部門的審批;存貨在企業(yè)內部的轉移需要得到主管部門的審批,以相關的審批文件為依據。(二)存貨儲存的關鍵控制點。倉庫管理部門配備存貨保管人員時要得到高層管理部門的審批;存貨儲存地點的確定要經過生產技術部門的批準;存貨儲存成本的支出要經過財務部門的審核;存貨離開倉庫時,使用存貨的部門或人員要出示授權審批材料,并取得倉庫管理部門的批準;倉庫管理部門在銷毀有關存貨簿記、備查登記等文件資料時,需要經過高層管理部門的批準,同時獲得財務部門的批準。(三)存貨發(fā)出的關鍵控制點。1.加強存貨的領用控制。各部門在領用存貨時,要向倉庫管理部門出具生產計劃或者存貨使用預算審批材料,在核對審批單上的內容后倉庫管理部門才能發(fā)出存貨;日常零星領用存貨時要獲得本部門主管的批準,企業(yè)應該制定存貨使用的權限分配制度,明確規(guī)定各級部門主管的審批額度,對于超出審批權限的額度要經過上級主管的批準,對重要的原材料可以采用“限額領料單”進行管理,避免浪費。2.存貨的銷售控制。銷售存貨之前,銷售部門要向主管部門提出申請,銷售價格要經過主管部門審批,倉庫管理部門要認真核對發(fā)貨單。3.倉庫管理部門對存貨保管的調整方案要經過主管部門的批準。4.主管會計初步擬訂存貨發(fā)出的核算方法后,要向財務主管報告,以便綜合考慮存貨發(fā)出成本計算對企業(yè)財務狀況的影響。(四)存貨盤點的關鍵控制點?；诵〗M制訂盤點或清點計劃、確定盤點時間及頻率時要向有關主管部門報告,得到批準后才能實施;清點過程中確定存貨盤盈、盤虧的處理方法需要得到主管部門的審批;主管會計對存貨清點結果采取的會計核算方法要經過財務部門的批準。二、完善企業(yè)存貨管理的控制制度(一)存貨驗收的關鍵控制點。1.存貨的實物驗收控制。倉庫管理人員負責檢查到庫的存貨數量、質量等是否與經過主管部門審批的存貨采購計劃相符,對于以非購買方式取得的存貨也應該核對有關存貨記錄資料,例如查詢存貨委托加工計劃表、存貨自產計劃表等;有關的生產技術人員要對進入企業(yè)的存貨進行抽樣測試,填寫存貨性能抽檢表,記錄抽樣的種類、比例以及合格率等,然后將結果報告給主管部門,對不合格存貨予以退回或者修理;倉庫的驗收人員還要對合格的入庫存貨進行分類整理,同時接受倉庫記錄人員的監(jiān)督,記錄人員根據入庫情況在統(tǒng)一格式的表格中登記有關的總分類資料和明細分類資料;如果倉庫設有財務崗位,財務人員還要對入庫存貨的采購成本、生產費用、預算等進行反映。2.存貨的財務驗收控制。存貨進入企業(yè)之后,采購人員或者其他有關業(yè)務部門應將相關的主要財務憑證匯總交給主管存貨的財務人員,總賬和明細賬的記錄人員根據有關的原始憑證編制記賬憑證并登記賬簿,成本核算主管會計編制和登記有關的成本核算憑證、賬簿;會計人員對記錄存貨信息的文件資料進行連續(xù)編號,以防漏記;對負責存貨會計核算的人員要進行不相容職務分離控制,主要有存貨業(yè)務記錄職務與審核職務分離,存貨總賬記錄職務和明細賬記錄職務分離,接觸存貨職務和記錄存貨職務分離,在發(fā)生存貨退回時應及時進行相應的會計處理,防止流動資產虛增現象的出現;財務會計信息系統(tǒng)內部要取得各批入庫存貨的數量、時間等信息,為存貨發(fā)出和存貨成本分攤的正確核算打好基礎。(二)存貨保管的關鍵控制點。1.存貨入庫、出庫的控制。(1)存貨入庫的關鍵控制點有:倉庫管理人員合理確定存貨的存放地點、存放的順序;企業(yè)的監(jiān)督部門要對存貨入庫的整個過程進行監(jiān)控;倉庫管理人員要和驗收人員進行工作交接,在交接期間雙方應該約定各自的權利、責任,交接工作完成后,倉庫管理人員和驗收人員要在有關的文件資料上簽章。(2)存貨出庫的關鍵控制點有:存貨出庫時要向倉庫管理人員出示存貨使用的批準材料,倉庫管理人員要驗證材料的真實性;任何人進入倉庫時都要出示授權材料,并且進行登記,無論何種原因需要從倉庫中領走存貨都要經過倉庫管理人員的認可,必要時要向主管部門報告,同時執(zhí)行人員要簽字以示負責;倉庫管理人員要定期檢查在庫存貨的質量狀況,并盡可能改善倉庫的存放條件;倉庫的記錄人員要按照內部控制制度的規(guī)定編制有關的表格和憑證,定期統(tǒng)計存貨的使用情況,對存貨入庫成本和出庫成本進行核算,為財務部門的成本計算提供必要的數據。2.存貨保管人員管理控制。(1)企業(yè)應當根據存貨業(yè)務的流程和特點,系統(tǒng)地分析存貨業(yè)務涉及的不相容職務,并結合崗位職責分工采取分離措施。有條件的企業(yè)可以借助計算機信息技術系統(tǒng),通過權限設置等方式自動實現不相容職務的相互分離。(2)應當配備合格的人員辦理存貨業(yè)務。辦理存貨業(yè)務的人員應當具備較高的業(yè)務知識水平和職業(yè)道德水平,遵紀守法、客觀公正。企業(yè)應創(chuàng)造條件定期對員工進行相關的政策、法律法規(guī)及業(yè)務培訓,不斷提高相關人員的業(yè)務素質和職業(yè)道德水平。(3)企業(yè)可以根據具體情況對辦理存貨采購業(yè)務的人員定期進行崗位輪換,防范采購人員利用職權和工作便利收受賄賂,損害企業(yè)的利益。(三)存貨資料記錄控制。倉庫的記錄人員定期將記錄的有關某種存貨的數量、規(guī)格、入庫時間、使用情況和成本等信息進行匯總,編制存貨資料匯總報告,然后上交給倉庫主管;倉庫主管將復核后的存貨資料匯總報告交給財務部門,由財務人員分析各種存貨保管成本的變動狀況和出庫成本計算方法的合理性,并使用專門的財務指標分析存貨保管成本對企業(yè)凈利潤的敏感程度,通過降低存貨保管成本提高企業(yè)的盈利水平;建立存貨保管資料記錄系統(tǒng)的稽核機制。三、生產部門控制的關鍵單據和資料(一)采購部門控制的關鍵單據和資料。企業(yè)的大部分存貨都是通過外購方式取得的。對于采購部門來說,主要的控制單據有:存貨采購預算單、存貨購買結算憑證、存貨采購計劃表、采購過程中發(fā)生的采購稅金和費用、存貨采購實際成本和預算成本的差異分析資料。(二)生產部門控制的關鍵單據和資料。如果存貨是通過自產方式取得,則生產部門要保留和記錄有關存貨的生產成本、費用和稅金等信息。主要的單據有:存貨生產領料單、存貨生產費用計算表、存貨自產資金支付單據等。生產部門使用存貨時,也要保留存貨出庫成本分攤表、存貨出庫單等。如果生產部門將自產或領用的存貨對外銷售、分配給職工和股東,還應該保留有關的銷售或發(fā)出票據,以備有關部門檢查。(三)倉庫管理部門控制的關鍵單據和資料。主要包括:存貨的出庫單和入庫單、存貨借用情況單、進出倉庫人員情況的記錄和簽章表、存貨分類表、存貨存放情況登記表、存貨保管成本的記錄單、倉庫管理人員的責任制度資料、各部門存貨使用情況統(tǒng)計表、存貨保管對企業(yè)經營活動影響的分析材料。(四)財務部門控制的關鍵單據和資料。主要包括:存貨成本核算時用到的有關憑證、存貨采購的計算單據、存貨生產的成本費用資料、存貨預算管理計算表(單)、存貨采購經濟批量計算、存貨使用的經濟效益分析、其他相關原始憑證。四、存貨管理的方法(一)授權審批環(huán)節(jié)。對存貨實行嚴格的限制接近控制措施;采購的存貨價格需要得到財務稽核部門的審批;存貨入庫成本、儲存成本、存貨發(fā)出成本的計算方法的確定需要得到財務主管和財務總監(jiān)的審批;財務人員在存貨盤點過程中發(fā)現的問題以及存貨盤盈或盤虧的處理要得到主管部門的授權審批。(二)審核或復核控制環(huán)節(jié)。存貨的有關單據只有經財務主管審核并簽章后,才能作為存貨核算的依據。另外一項重要的審核工作就是對存貨業(yè)務活動的資金管理憑證進行控制。(三)存貨計價方法的選擇。存貨發(fā)出的計價方法可以為個別計價法、加權平均法、先進先出法等,企業(yè)應當結合自身實際情況,確定存貨計價方法。計價方法一經確定,未經批準不得隨意變更。發(fā)出存貨計價方法的選擇,應當反映存貨的特點及企業(yè)內部存貨流轉的管理方式。有條件的企業(yè)可采用電算化系統(tǒng)進行會計處理。(四)賬簿記錄控制環(huán)節(jié)?？傎~記錄的關鍵控制點有:主管存貨的財務人員應該在期末(月末、半年末和年末)根據倉庫管理、生產、采購部門提供的存貨業(yè)務資料編制存貨業(yè)務金額、數量匯總表,在表中要反映企業(yè)存貨總額信息,同時還要對存貨進行分類;總賬會計按照收集的存貨匯總資料和原始憑證登記存貨總賬,總賬會計不得負責明細賬的登記業(yè)務;總賬的建賬、結賬都要規(guī)范和及時;內部審計部門要定期評價企業(yè)財務會計信息系統(tǒng)的控制有效性。明細賬記錄的關鍵控制點有:主管存貨的財務人員應該根據來自于其他業(yè)務部門的存貨單據和信息,對各項存貨進行分類、匯總,編制存貨業(yè)務明細表;明細賬會計按照有關的原始憑證、單據和存貨業(yè)務明細表登記存貨明細賬;明細賬會計不得負責總賬的登記工作;明細賬的內容至少要包括各類存貨的數量、歷史成本、結存情況、發(fā)出數量和金額;對于細分類別較多的存貨,可以將性質相同的存貨品種歸為一類,而一般情況下至少要在存貨類別中設置兩個層次的明細。(五)賬簿核對控制環(huán)節(jié)。主要包括:存貨明細賬與總賬的核對、存貨業(yè)務活動的單據與存貨總賬和明細賬的核對、倉庫存貨財務記錄與財務部門存貨賬簿的核對、企業(yè)各部門存貨使用情況記錄與財務部門有關賬簿的核對。五、股東大會的權限控制(一)所有者層次的權限控制。企業(yè)應該根據自身的特點確定所有者控