《圖書館學(xué)績效評估體系》文獻(xiàn)采選評估指標(biāo)的設(shè)計(jì)

《圖書館學(xué)績效評估體系》文獻(xiàn)采選評估指標(biāo)的設(shè)計(jì)

文學(xué)收集是圖書館藏書建設(shè)的基礎(chǔ)。作為圖書館業(yè)務(wù)流程的重要紐帶，其工作的優(yōu)缺點(diǎn)不僅關(guān)系到圖書館藏書建設(shè)的發(fā)展，而且直接關(guān)系到圖書館工作的整體質(zhì)量，為讀者提供服務(wù)。加強(qiáng)采選工作的科學(xué)管理,對提高圖書館整體工作水平十分重要。應(yīng)用績效評估方法,對采選工作設(shè)定目標(biāo)的完成情況和滿足讀者需求的程度進(jìn)行評估,是加強(qiáng)采選工作科學(xué)管理的重要手段。對采選工作的績效評估,有利于管理者對采選工作情況的全面了解,能夠加強(qiáng)對采選工作的宏觀管理和指導(dǎo),并促進(jìn)圖書館整體工作的優(yōu)化和辦館水平的提高。那么,應(yīng)該從哪些角度,設(shè)定哪些標(biāo)準(zhǔn)來評估采選工作的績效情況呢?本文以國家圖書館采選工作為例,從探討和交流的目的出發(fā),談一下《國家圖書館績效評估體系》中文獻(xiàn)采選評估指標(biāo)的設(shè)計(jì)。一、總體思路和指標(biāo)的設(shè)定國家圖書館文獻(xiàn)采選績效評估指標(biāo)的設(shè)計(jì)遵循以下幾個原則:(1)指標(biāo)的設(shè)定應(yīng)該與國家圖書館文獻(xiàn)采選工作的總體目標(biāo)一致,全面體現(xiàn)對國家圖書館文獻(xiàn)采選工作的要求。(2)指標(biāo)的設(shè)定應(yīng)科學(xué)合理,全面反映和客觀評價國家圖書館采選工作的整體水平和工作效能。(3)評估指標(biāo)的設(shè)定要具有實(shí)用性,可操作和易于測評。二、采選、采信,必須滿足讀者對文獻(xiàn)信息的需求,符合“效”的基本前提所謂“績效”,是指圖書館服務(wù)的效能以及撥款和資源利用在提供服務(wù)中的效率,對國家圖書館來說,采選工作的“績”,就是按照國家圖書館采選條例的規(guī)定采選文獻(xiàn),保證采選的數(shù)量和質(zhì)量,最大限度滿足建設(shè)國家總書庫的要求和最大限度滿足讀者對文獻(xiàn)信息的需求;“效”就是在采選工作中,做到優(yōu)質(zhì)、高效、低耗,以最小的成本獲取最優(yōu)的效能。根據(jù)國家圖書館采選工作的特點(diǎn)和藏書建設(shè)的實(shí)際情況,文獻(xiàn)采選部分共設(shè)置了14項(xiàng)評估指標(biāo)(見下表),主要從采選數(shù)量(采選登記量、館藏凈增量)、采選質(zhì)量(入藏文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)、入藏率、多卷書完整率、報(bào)刊缺期率、誤采率)、文獻(xiàn)繳送(繳送率、繳全率)、文獻(xiàn)購置費(fèi)分配、采選工作效率(到書周期、加工周期、采選人均成本、人均工作量)等幾個方面來評估采選工作的績效。三、指標(biāo)設(shè)計(jì)理念1、采選文獻(xiàn)的選取采選數(shù)量,直接關(guān)系到館藏的數(shù)量。一般來說,圖書館每年采選的文獻(xiàn)越多,文獻(xiàn)保障率就越高,讀者的滿足率也就相應(yīng)提高。國家圖書館作為國家總書庫,也必須要求一定的采選數(shù)量,以保證應(yīng)入藏文獻(xiàn)的最大限度入藏。因此,采選數(shù)量應(yīng)該作為衡量圖書館績效的重要評估指標(biāo)。對采選數(shù)量的評估內(nèi)容包括年采選登記量和年館藏增加量(年入藏量)。采選登記量是指國家圖書館每年通過各種采選渠道采選到館的文獻(xiàn)總量,它不僅反映了采選文獻(xiàn)的總體數(shù)量情況,也反映了購買、繳送、交換、征集、贈送等各個渠道采選文獻(xiàn)的情況。在該指標(biāo)中,側(cè)重于對非購入方式采選文獻(xiàn)數(shù)量的評估。非購入方式采集到的文獻(xiàn)比例高,可以節(jié)約購書經(jīng)費(fèi),同時也說明圖書館在吸引社會支持方面較有成效。2000年,國家圖書館通過非購入方式采選到的文獻(xiàn)為46.1萬冊,占采選總量的52.9%。館藏增加量(年入藏量)反映國家圖書館每年采選到館的文獻(xiàn)中,正式入藏部分的數(shù)量。根據(jù)國家圖書館的規(guī)定,中文圖書、報(bào)刊借閱復(fù)本的數(shù)量不計(jì)入年入藏量,因此采選登記量不等于年入藏量。與注重追求入藏?cái)?shù)量的傳統(tǒng)評估方法不同,國家圖書館的入藏量指標(biāo)強(qiáng)調(diào)在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上,合理控制館藏增長速度。這樣,既能夠保證采選文獻(xiàn)的數(shù)量、質(zhì)量和加工質(zhì)量,滿足讀者的要求,又能夠節(jié)省館舍空間和人員、設(shè)備、經(jīng)費(fèi)等各方面的投入,提高經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。為了解決藏書量不斷增長所帶來的書庫空間緊張等問題,國外圖書館界曾有人提出過館藏“零增長”理論,國家圖書館負(fù)有全面入藏本國出版物的職責(zé),在每年出版量不斷增加的情況下,館藏實(shí)現(xiàn)零增長是不可能也是不應(yīng)該的。但可以通過設(shè)定合理的年采選數(shù)量指標(biāo),對采選和入藏?cái)?shù)量進(jìn)行宏觀調(diào)控,保證館藏的合理增長。入藏量受出版量、購書經(jīng)費(fèi)、加工能力、庫房空間和采選方針等諸多因素的制約。據(jù)統(tǒng)計(jì),1987-1997年,在中文書刊每種入藏3冊的情況下,國家圖書館的年入藏量平均為67萬冊;1998-2000年,中文書刊入藏量調(diào)整為每種2冊,3年的年平均入藏量為56萬冊。根據(jù)近年來的入藏量情況并考慮到各種因素的影響,將年入藏量標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定為每年55-65萬冊,在近5-10年內(nèi)應(yīng)是比較合理的。2、績效評估的主要目在對采選數(shù)量評估的同時,績效評估更強(qiáng)調(diào)對質(zhì)量的評估。一個圖書館采進(jìn)文獻(xiàn)的數(shù)量再多,但如果質(zhì)量低下,不能吸引和滿足讀者,就失去了文獻(xiàn)的價值,造成浪費(fèi),從投入產(chǎn)出的角度分析,這樣采選顯然談不上有績效?？冃гu估要求文獻(xiàn)采選數(shù)量和質(zhì)量并重,也就是說,保持一定的采選數(shù)量,使館藏的增長達(dá)到最佳狀態(tài);不斷提高采選質(zhì)量,以保證館藏質(zhì)量達(dá)到最優(yōu)狀態(tài),建立最佳的藏書結(jié)構(gòu)體系,高效率地滿足讀者對文獻(xiàn)信息的需求和建設(shè)國家總書庫的要求。所以,采選質(zhì)量也是績效評估最重要的指標(biāo)。采選質(zhì)量指標(biāo)主要包括對采進(jìn)文獻(xiàn)的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量的評估,以及對入藏率(完備率)、完整率、誤采率等工作質(zhì)量的評估。(1)入藏文獻(xiàn)類型分布對每年采進(jìn)文獻(xiàn)的學(xué)科結(jié)構(gòu)、文種結(jié)構(gòu)和文獻(xiàn)類型進(jìn)行評估,只有每年入藏的文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)比例合理,兼顧學(xué)科、文種、出版類型和載體類型的要求,才能保證館藏的總體結(jié)構(gòu)合理。據(jù)統(tǒng)計(jì),1987—2000年,國家圖書館每年入藏的文獻(xiàn)中,各類文獻(xiàn)所占的平均比例為(按冊件計(jì)):中文文獻(xiàn)為62.3%,外文文獻(xiàn)為37.7%;圖書為28%,報(bào)刊為57.2%,特藏、專藏(包括電子出版物、縮微文獻(xiàn)、視聽文獻(xiàn))為14.8%,這為設(shè)定年入藏文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)提供了參考依據(jù)。21世紀(jì)是多種載體、多種類型的文獻(xiàn)共存互補(bǔ)的時代,在經(jīng)費(fèi)有限的情況下,如何適應(yīng)時代的發(fā)展,掌握好各類文獻(xiàn)尤其是印刷型文獻(xiàn)和電子文獻(xiàn)的入藏比例,是各類圖書館需要認(rèn)真研究和確定的問題。(2)讀者滿足率c主要是評估每年國內(nèi)出版的圖書、報(bào)刊、電子出版物在國家圖書館入藏的完備程度。設(shè)定的入藏率標(biāo)準(zhǔn)為:圖書不低于98%,期刊、報(bào)紙不低于99%,電子出版物不低于95%,均高于目前國家圖書館的實(shí)際入藏水平。對入藏率的嚴(yán)格要求,是國家圖書館履行建設(shè)國家總書庫職能的需要,體現(xiàn)了“中文求全”的采選原則,也有利于讀者滿足率的提高。該項(xiàng)指標(biāo)也是對國家館文獻(xiàn)采集水平的評估,因?yàn)閲茵^除了和其他各館一樣通過購買、交換、征集、接受贈送等方式采選文獻(xiàn)外,還全面接受國內(nèi)出版圖書、報(bào)刊、電子出版物的繳送,應(yīng)該保證上述文獻(xiàn)的完備收藏。設(shè)置電子文獻(xiàn)的入藏率指標(biāo),以反映數(shù)字時代的館藏建設(shè)要求。目前,電子出版物、數(shù)據(jù)庫等電子型文獻(xiàn)資源日益增多,對傳統(tǒng)的以印刷型文獻(xiàn)為主的館藏產(chǎn)生了沖擊。電子文獻(xiàn)尤其是全文數(shù)據(jù)庫、電子期刊等,以其出版及時、信息量大、檢索快捷方便和信息傳遞方式多樣化等特點(diǎn),受到讀者的歡迎。從滿足讀者需求的角度出發(fā),從體現(xiàn)圖書館現(xiàn)代化發(fā)展方向的角度出發(fā),從建設(shè)國家總書庫,全面完整收藏國內(nèi)各種載體、類型的出版物的角度出發(fā),均需要國家圖書館把電子文獻(xiàn)作為館藏建設(shè)的重點(diǎn),加大采選力度。目前國家圖書館電子文獻(xiàn)的入藏率較低,這是由于電子型文獻(xiàn)繳送情況不理想,而且價格較高,每年的經(jīng)費(fèi)配額限制了購買數(shù)量;也有電子文獻(xiàn)入藏量的計(jì)量方法問題,如網(wǎng)絡(luò)版數(shù)據(jù)庫如何在館藏中反映。(3)入藏率上的映射體現(xiàn)對文獻(xiàn)完整率的要求,重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)多卷書、叢書和報(bào)刊等連續(xù)出版物的完整性。對連續(xù)出版的文獻(xiàn),其質(zhì)量不僅反映在入藏率上,也反映在完整率上。一套書或一種期刊雖然入藏了,但缺失了其中的某期或某卷,不但影響讀者的使用,也降低了入藏質(zhì)量。所以,對連續(xù)出版物來講,入藏率和完整率指標(biāo)要結(jié)合起來,做到仍在版的已有品種不能缺采;屬于入藏范圍的新的品種不能漏采;采到的所有品種不能缺期少卷。只有這樣,才能保證其連續(xù)性和完整性。(4)采選過程中出現(xiàn)的誤采問題除了要求入藏率和完整率,保證采選文獻(xiàn)的品種和數(shù)量外,減少誤采率也是提高采選質(zhì)量的一個重要考核項(xiàng)目。加強(qiáng)對文獻(xiàn)誤采率的考核,可以防止采進(jìn)無價值的文獻(xiàn)和多余復(fù)本,減少人力、物力、財(cái)力和時間的浪費(fèi)及無效勞動,提高效率。根據(jù)國家圖書館采選工作條例的規(guī)定,以下三種情況都應(yīng)該認(rèn)定為誤采:第一,采集的文獻(xiàn)不屬于入藏范圍;第二,采到文獻(xiàn)的復(fù)本量超過該類文獻(xiàn)的規(guī)定數(shù)量;第三,不論何種采選方式造成以上兩種問題都屬于誤采。也就是說,并不是只有購買文獻(xiàn)才存在誤采問題,征集或交換到的文獻(xiàn)不屬于入藏范圍也是誤采。國家圖書館重點(diǎn)要求圖書誤采率不得超過0.5%,報(bào)刊誤采率不超過1%。當(dāng)然,誤采是由于多種原因造成的,非主觀原因如購買文獻(xiàn)時屬于出版社發(fā)送錯誤部分不包括在內(nèi)。3、國家總彰顯的繳費(fèi)評估全面接受國內(nèi)出版的書刊文獻(xiàn)的繳送是國家圖書館的重要職能,為了更好地貫徹繳送本制度,使國家館能夠全面收集和完整保存國內(nèi)所有重要出版物,更好地完成建設(shè)國家總書庫的任務(wù),特設(shè)了繳送率和繳全率等有關(guān)文獻(xiàn)繳送的評估指標(biāo),并按繳送文獻(xiàn)類型分別列項(xiàng),用以評估國家圖書館接受繳送的情況。其中的繳送率重在對繳送文獻(xiàn)品種的評估,繳全率是對繳送文獻(xiàn)數(shù)量(冊數(shù))的評估。繳送率和繳全率的提高,要求出版社認(rèn)真執(zhí)行繳送制度,按規(guī)定的品種和數(shù)量向國家館繳送文獻(xiàn),同時要求本館采選工作人員對漏繳的文獻(xiàn)千方百計(jì)進(jìn)行催繳和補(bǔ)繳。催繳情況反映在采選數(shù)量項(xiàng)目的催繳數(shù)量和繳購結(jié)合量指標(biāo)中,也在繳送率和繳全率指標(biāo)中有所反映。4.國家館購置費(fèi)分配購買文獻(xiàn)是圖書館補(bǔ)充館藏的主要方式之一,據(jù)統(tǒng)計(jì),國家館2000年購買的書刊文獻(xiàn)數(shù)量約為41.1萬冊(件),占年采選量的47.1%,文獻(xiàn)購置費(fèi)的額度及預(yù)算和分配,對購買文獻(xiàn)的數(shù)量和質(zhì)量有極大的影響,進(jìn)而影響到館藏的數(shù)量和質(zhì)量。合理分配和使用經(jīng)費(fèi),保證重點(diǎn)、綜合平衡,將有限的經(jīng)費(fèi)用于選購最切合需要的文獻(xiàn)并使之發(fā)揮最大作用,是提高圖書館藏書建設(shè)水平和工作效益的重要途徑之一。1995—2000年,國家圖書館購買各類文獻(xiàn)的經(jīng)費(fèi)分配平均比例為:中文文獻(xiàn)為8.31%,外文文獻(xiàn)為83.43%,部分文獻(xiàn)未能按文種統(tǒng)計(jì);圖書為41.3%,報(bào)刊為50.2%,特藏、專藏及其他文獻(xiàn)購置費(fèi)比例為8.5%。對不同類型、不同文種、不同載體文獻(xiàn)的購書經(jīng)費(fèi)分配比例進(jìn)行評估,并結(jié)合購買文獻(xiàn)的數(shù)量,以反映購書費(fèi)與購進(jìn)文獻(xiàn)的品種、數(shù)量、價格方面的關(guān)系,為購書經(jīng)費(fèi)預(yù)算和分配提供可靠依據(jù),以達(dá)到合理使用文獻(xiàn)購置費(fèi)以及進(jìn)一步加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)管理的目的。由于國家館接受國內(nèi)出版的圖書、報(bào)刊、電子出版物、學(xué)位論文的呈繳,因此在每年的購置費(fèi)中,中文文獻(xiàn)購置費(fèi)所占比例較低,大部分用于購買外文文獻(xiàn)。有重點(diǎn)地采集國外出版物,使國家館擁有豐富的外文館藏,是為重點(diǎn)科研、教育服務(wù)的需要,也是文獻(xiàn)資源共享的保證。國家圖書館收藏的外文文獻(xiàn)數(shù)量為國內(nèi)圖書館第一,在全國文獻(xiàn)資源保障體系中占有重要地位。在文獻(xiàn)購置費(fèi)分配比例指標(biāo)下,也設(shè)置了非印刷型文獻(xiàn)(電子型)購置費(fèi)比例指標(biāo)。非印刷型文獻(xiàn)包括視聽文獻(xiàn)、縮微文獻(xiàn)、電子出版物、數(shù)據(jù)庫及金石、甲骨等,本指標(biāo)專指電子型文獻(xiàn)。加大電子型文獻(xiàn)的采選力度,協(xié)調(diào)好印刷型文獻(xiàn)和電子型文獻(xiàn)的采選關(guān)系和經(jīng)費(fèi)分配比例,體現(xiàn)了采選工作的創(chuàng)新和現(xiàn)代化。5.建立高效的評估制度如果說采選數(shù)量、采選質(zhì)量、文獻(xiàn)繳送的情況反映了國家圖書館“績”的情況,那么,采選效率就是采選工作的“效”?？冃гu估側(cè)重對圖書館服務(wù)和各項(xiàng)工作的質(zhì)量和效能及效率的評估,認(rèn)為只講投入不講產(chǎn)出不符合現(xiàn)代化管理的要求。用最少的經(jīng)費(fèi)采集讀者最需要最有科學(xué)價值的文獻(xiàn),用最低的成本、最快的速度和最好的質(zhì)量進(jìn)行加工整理,并及時提供給讀者使用,是采選工作追求的最大效能,也是圖書館各個工作環(huán)節(jié)所追求的效能。對工作效率的評估一直是圖書館評估中被忽略的項(xiàng)目,現(xiàn)根據(jù)績效評估的要求,增設(shè)了采選到書周期、采選加工周期、采選人均成本、采選人均工作量指標(biāo),對采選工作效率情況進(jìn)行評估。采選周期是指文獻(xiàn)從采選到送編(或送閱)所需的時間,包括到書的時間和加工的時間。到書和加工的時間對讀者服務(wù)工作效果有較大的影響,隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和知識更新的速度不斷加快,文獻(xiàn)尤其是科技文獻(xiàn)的使用壽命越來越短,而新出版的文獻(xiàn)因其知識信息的新度對讀者有更大的吸引力。對一些時效性較強(qiáng)的文獻(xiàn)來說,如果出版后到書時間過長,再加上到書后的加工時間,到能提供借閱時,很可能已錯過了最佳使用時間。目前國家圖書館已對采選到館后文獻(xiàn)的加工時間提出了時限要求,但對到書時間還未進(jìn)行過考核評估。根據(jù)IS011620:1998(E)《圖書館績效指標(biāo)》增設(shè)評估指標(biāo),分別評估通過呈繳、采購和交換文獻(xiàn)所需時間,可以為選擇書商和加強(qiáng)催繳提供依據(jù)。對采選人均成本和采選人均工作量的評估是為了達(dá)到節(jié)約經(jīng)費(fèi)、節(jié)約人力、節(jié)約時間的目的。采選人均成本越低、承擔(dān)的工作量越大,說明采選工作效率高,但絕不能為了追求效率而忽視加工質(zhì)量。該指標(biāo)受采選加工方法等因素的影響,評估時,應(yīng)予以考慮。四、采選過程評估(1)處理好共性和特性的關(guān)系,制定適合本館特點(diǎn)的評估標(biāo)準(zhǔn)。一些評估項(xiàng)目和評估標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國家圖書館的特定職能和任務(wù)設(shè)置的。例如接受文獻(xiàn)呈繳是國家圖書館的特有職能,提高文獻(xiàn)繳送水平是建設(shè)國家總書庫的要求,因此有關(guān)文獻(xiàn)繳送的評估指標(biāo),包括繳送量、繳送率、繳全率等,是國家館的特設(shè)指標(biāo)。對購書經(jīng)費(fèi)占總經(jīng)費(fèi)比例的評估,是圖書館評估中普遍要求的評估項(xiàng)目,國家館也有這項(xiàng)評估內(nèi)容。但不同的是,由于國家館購書經(jīng)費(fèi)和其他館相比較為充足,因此評估的重點(diǎn)是在購書經(jīng)費(fèi)的合理分配上,并專門設(shè)置了評估指標(biāo)。(2)評估指標(biāo)在反映現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,著眼未來的發(fā)展,注意體現(xiàn)現(xiàn)代化圖書館的特點(diǎn)和要求。例如,電子文獻(xiàn)入藏率、非印刷型文獻(xiàn)購置費(fèi)分配比例等指標(biāo),反映了現(xiàn)代化圖書館對文獻(xiàn)載體多元化的要求;文獻(xiàn)交換數(shù)量等指標(biāo),體現(xiàn)了文獻(xiàn)資源共享的要求。開展國內(nèi)交換以促進(jìn)資源共建