論秘書(shū)如何實(shí)現(xiàn)緊迫性

論秘書(shū)如何實(shí)現(xiàn)緊迫性

秘書(shū)應(yīng)履行調(diào)查職能，這在理論上被認(rèn)可，但人們似乎沒(méi)有充分注意到以某種方式履行這一職能。一些具有一定秘書(shū)工作經(jīng)驗(yàn)的人覺(jué)得,自己所做的都是很具體的工作,從來(lái)也沒(méi)有直接“參謀”過(guò),因此很難盡參謀之責(zé);一些剛剛從事秘書(shū)工作的人覺(jué)得,自己既然有參謀的職責(zé)就要理直氣壯地給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,直接去“參謀”。這兩種認(rèn)識(shí)其實(shí)都是錯(cuò)誤的。秘書(shū)不是專職的參謀人員,更不是所謂的“謀士”或“師爺”,秘書(shū)是在具體事務(wù)處理方面為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的人員,“參謀”是秘書(shū)的基本職能要求之一,這一職能是要通過(guò)各種各樣的服務(wù)來(lái)體現(xiàn)的,其基本實(shí)現(xiàn)方式是間接的。秘書(shū)的參謀活動(dòng)是與其他服務(wù)活動(dòng)相伴相生的,“參謀”滲透、融匯在服務(wù)活動(dòng)之中。秘書(shū)參謀職能的發(fā)揮在秘書(shū)活動(dòng)中幾乎無(wú)處不在,但它不是一種純粹的參謀活動(dòng)。雖然如此,秘書(shū)實(shí)現(xiàn)參謀職能仍然有規(guī)律可循。我們認(rèn)為,秘書(shū)可通過(guò)以下幾種方式實(shí)現(xiàn)參謀職能:一、對(duì)具體的指導(dǎo)和原則要求,要結(jié)合適當(dāng)、分類、人計(jì)劃和方案是預(yù)先謀劃未來(lái)工作的文書(shū),擬制計(jì)劃、方案是秘書(shū)的一項(xiàng)重要任務(wù)。要擬制計(jì)劃和方案,就必須對(duì)計(jì)劃的對(duì)象進(jìn)行籌劃?；I劃得如何,關(guān)系到計(jì)劃、方案科學(xué)與否、全面與否,進(jìn)而關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策能否順利實(shí)施、能否取得預(yù)期成效。在多數(shù)情況下,領(lǐng)李桂鳳李玉福導(dǎo)交待計(jì)劃、方案的擬制任務(wù)時(shí)宏觀指導(dǎo)和原則要求多,而微觀和具體的要求少,需要秘書(shū)把這些宏觀的指導(dǎo)和原則要求具體化,對(duì)其中的疏漏作必要補(bǔ)充,使其具備科學(xué)合理性,能夠付諸實(shí)施,可以具體操作。實(shí)際上,有許多單位的領(lǐng)導(dǎo)向秘書(shū)交付計(jì)劃擬制任務(wù)時(shí)并不提出具體的意見(jiàn)和要求,至多提出幾個(gè)重點(diǎn),幾乎全靠秘書(shū)獨(dú)立完成;只是在審閱草稿時(shí)才指出哪里需要修改,卻又不指出應(yīng)該如何修改。由此看來(lái),擬制計(jì)劃方案的過(guò)程,其實(shí)就是出謀劃策的過(guò)程,只不過(guò)這種出謀劃策蘊(yùn)含在完成任務(wù)的過(guò)程之中罷了。秘書(shū)在擬制計(jì)劃、方案時(shí),要統(tǒng)一籌劃、精心安排,使組織的各個(gè)部分在完成共同的工作任務(wù)中有機(jī)地結(jié)合起來(lái),最大限度地發(fā)揮整體效應(yīng)。在籌劃時(shí),要突出重點(diǎn)、兼顧一般、協(xié)調(diào)平衡,既不能平均用力又不能有所遺漏,使總體目標(biāo)和具體任務(wù)以及完成任務(wù)的程序和時(shí)限要求都在計(jì)劃方案中得到準(zhǔn)確體現(xiàn),以便形成一個(gè)能夠發(fā)揮最大效益的網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)預(yù)期目的。由此可見(jiàn),在擬制計(jì)劃方案中真真切切地滲透著秘書(shū)的參謀作用。二、講話稿是管理機(jī)制的重要組成部分,是受教育者起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿也是秘書(shū)的一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。雖然中央一直提倡各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)自己動(dòng)手起草講話稿,也確有一些領(lǐng)導(dǎo)人喜歡自己起草講稿,但多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人在多數(shù)情況下還是需要秘書(shū)幫其起草講話稿的。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者的日程往往都安排得很滿,還要審閱堆積的文件和接待求見(jiàn)者,處理臨時(shí)出現(xiàn)的重要事項(xiàng),根本就沒(méi)有辦法靜下心來(lái)思考和動(dòng)筆寫(xiě)講話稿。從一定意義上說(shuō)這也成就了秘書(shū),使其有更多的為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀服務(wù)的機(jī)會(huì),可以更多地參與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng),凸顯秘書(shū)工作的重要。領(lǐng)導(dǎo)講話的內(nèi)容多種多樣,但歸結(jié)起來(lái)不外乎三個(gè)方面:講清道理、表明態(tài)度、提出要求。這些其實(shí)都需要秘書(shū)進(jìn)行設(shè)計(jì)、選擇和確定。秘書(shū)要依據(jù)宏觀形勢(shì)和既定方針政策,遵照相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本組織的根本利益與長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)、具體情況和任務(wù)進(jìn)行系統(tǒng)地思考,對(duì)講話的時(shí)機(jī)、場(chǎng)合、對(duì)象通盤(pán)考慮,尤其要對(duì)使用講話稿的領(lǐng)導(dǎo)人的職務(wù)、名分、文化水平和教育背景、一貫的風(fēng)格和語(yǔ)氣特點(diǎn)等作認(rèn)真的分析,使得上述諸要素形成和諧、統(tǒng)一的有機(jī)體,從而使講話合體、得當(dāng)、圓滿、精彩,既體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)人獨(dú)特的講話風(fēng)格,又取得最佳效果。由此可見(jiàn),秘書(shū)起草講話稿是一項(xiàng)艱巨的勞動(dòng),是秘書(shū)智慧的充分運(yùn)用,是秘書(shū)在代替領(lǐng)導(dǎo)思維、立言,是一項(xiàng)直接的參謀性活動(dòng)。當(dāng)然,這項(xiàng)參謀活動(dòng)也是以完成領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)的形式進(jìn)行的。秘書(shū)起草的講話稿領(lǐng)導(dǎo)肯定會(huì)進(jìn)行修改,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)講稿的取舍增刪補(bǔ)換等修改體現(xiàn)了秘書(shū)起草講稿的參謀性質(zhì)。三、請(qǐng)?zhí)岢鰶Q策依據(jù)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、匯報(bào)工作及其他事項(xiàng)是秘書(shū)最常用的工作方式,這是由秘書(shū)地位的從屬性、被動(dòng)性所決定的,也是由秘書(shū)工作的授權(quán)性所決定的。如果從常規(guī)意義上理解,請(qǐng)示和匯報(bào)似乎與參謀無(wú)明顯的關(guān)聯(lián)。但是,稱職的秘書(shū)的請(qǐng)示決不能是詢問(wèn)式的而應(yīng)該是建議式的。秘書(shū)在請(qǐng)示某一事項(xiàng)時(shí),要先對(duì)該事項(xiàng)進(jìn)行創(chuàng)設(shè)性思考,預(yù)先設(shè)計(jì)出幾種解決問(wèn)題的方案,請(qǐng)示時(shí)提交給領(lǐng)導(dǎo)作為決策參考甚至依據(jù)。稱職的秘書(shū)絕不能問(wèn)領(lǐng)導(dǎo)者某事該如何處理,而應(yīng)該問(wèn)某事這樣或那樣處理可不可以或哪種處理辦法更好些。假如每件事情都要領(lǐng)導(dǎo)親自提出處理辦法來(lái),秘書(shū)與一般辦事員也就沒(méi)有區(qū)別了。所以,秘書(shū)的請(qǐng)示形式上是請(qǐng)示而實(shí)質(zhì)上是在參謀。秘書(shū)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作有兩種情況:一種是就領(lǐng)導(dǎo)交辦任務(wù)的完成情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),另一種就是把自己了解的其他情況和發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于前者來(lái)說(shuō),如果是事先匯報(bào)則與請(qǐng)示相近,主要匯報(bào)自己的打算和預(yù)設(shè)的方案;如果是事中匯報(bào),匯報(bào)內(nèi)容主要是執(zhí)行中遇到的新問(wèn)題、原計(jì)劃中的疏漏等等,這同樣要提出自己的意見(jiàn)和建議、表明自己的看法;如果是事后匯報(bào),則匯報(bào)內(nèi)容主要是對(duì)任務(wù)完成情況的總結(jié),這不但需要談自己的認(rèn)識(shí)、體會(huì),還要匯報(bào)工作中得到的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),其目的無(wú)非是要領(lǐng)導(dǎo)在以后決策中作為參考。由此可見(jiàn),秘書(shū)在匯報(bào)中其實(shí)是有意或無(wú)意地履行了參謀的職能。四、防止合同出現(xiàn)偏差,進(jìn)諫方式不同人無(wú)完人、金無(wú)足赤,領(lǐng)導(dǎo)也必然有這樣或那樣的不足。秘書(shū)作為直接為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)的人員,有責(zé)任彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的缺失,匡正領(lǐng)導(dǎo)的過(guò)錯(cuò)。但由于受職責(zé)地位的限制,秘書(shū)無(wú)法通過(guò)自己的具體工作直接地履行上述職責(zé),多數(shù)情況下還要靠領(lǐng)導(dǎo)自己校正自己的偏失。這就使得秘書(shū)的進(jìn)諫顯得十分必要。但是秘書(shū)不同于古代的“門(mén)客”、“謀士”或“師爺”,秘書(shū)不便也不應(yīng)該直截了當(dāng)?shù)叵蝾I(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)諫,否則就是“越位”。秘書(shū)進(jìn)諫常常采用提醒或暗示的方式。領(lǐng)導(dǎo)由于工作繁忙或其他因素的干擾,思考及部署工作有疏漏或忘記既往的事項(xiàng)在所難免,出現(xiàn)這種情況后秘書(shū)的適時(shí)提醒可以有效地避免不良后果的產(chǎn)生。當(dāng)然,秘書(shū)的這種提醒要選準(zhǔn)時(shí)機(jī)、把握好分寸,尤其要注意場(chǎng)合并注意措辭和語(yǔ)氣。這種提醒是秘書(shū)的分內(nèi)之事,是參謀職能的具體體現(xiàn)。一般來(lái)說(shuō),領(lǐng)導(dǎo)都是很自信的,當(dāng)工作中出現(xiàn)差錯(cuò)時(shí)他們往往認(rèn)為自己是正確的,在這種情況下直接指出其差錯(cuò)恐怕不易被接受,甚至他們可能對(duì)秘書(shū)的動(dòng)機(jī)產(chǎn)生懷疑。所以,秘書(shū)一般應(yīng)采用暗示的方法提醒,或言古及今,或言彼及此,設(shè)法引起領(lǐng)導(dǎo)的注意,讓領(lǐng)導(dǎo)自己去思考、反省,然后自行改正。這種進(jìn)諫方式雖然不直接,效果也不顯眼,卻往往比直接進(jìn)諫有效。相對(duì)于前述四種參謀方式,提醒和暗示的進(jìn)諫方式更具主動(dòng)性,參謀的意圖和動(dòng)機(jī)更為明顯,但實(shí)現(xiàn)的難度更大,領(lǐng)導(dǎo)個(gè)體的差異性對(duì)參謀效果的影響也更為突出。如有的秘書(shū)將相關(guān)報(bào)刊文章擺放在喜愛(ài)閱讀書(shū)報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌上引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)閱讀,用這種辦法進(jìn)行提醒或暗示非常有效,但對(duì)于一位不愛(ài)閱讀的領(lǐng)導(dǎo)用這種方法就根本無(wú)效。所以,如何通過(guò)提醒或暗示來(lái)履行參謀職能,需要認(rèn)真思考。五、創(chuàng)造性勞動(dòng)是在活動(dòng)目標(biāo)和任務(wù)的高度安排的基礎(chǔ)上出現(xiàn)了重大合作過(guò)程領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作日程和領(lǐng)導(dǎo)人的工作日程通常都需要秘書(shū)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)后具體安排。秘書(shū)安排工作日程并不是要設(shè)計(jì)活動(dòng)的項(xiàng)目及其內(nèi)容,而是要對(duì)既定的活動(dòng)進(jìn)行合理編排,確定順序、時(shí)間、場(chǎng)地及部門(mén)、人員,做好車(chē)輛調(diào)配等等。秘書(shū)的創(chuàng)造性勞動(dòng)主要表現(xiàn)在如何保證各項(xiàng)活動(dòng)有序高效地進(jìn)行,保證各種資源的合理分配利用。因此,相對(duì)于提出活動(dòng)目標(biāo)和任務(wù)的一級(jí)創(chuàng)造來(lái)說(shuō),具體安排活動(dòng)屬于二級(jí)創(chuàng)造。但這種安排的成果,被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可、采用的機(jī)率要比擬制計(jì)劃方案和起草講話稿大得多,除確有明顯不妥外領(lǐng)導(dǎo)一般都要服從并執(zhí)行這種安排。這種安排是否科學(xué)合理,不但關(guān)系到日?；顒?dòng)能否順利開(kāi)展,而且關(guān)系到單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的日常運(yùn)行秩序,關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)人領(lǐng)導(dǎo)效能的發(fā)揮,因而對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)及現(xiàn)實(shí)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有十分重要的意義。從某種意義上說(shuō),這種安排類似于指揮調(diào)度,其參謀屬性十分明顯。六、相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)是推動(dòng)決策的前提基礎(chǔ)提交調(diào)研報(bào)告是最直接的參謀方式,也是最有效的參謀方式。無(wú)論是經(jīng)驗(yàn)總結(jié)性調(diào)研報(bào)告、揭露問(wèn)題性調(diào)研報(bào)告還是反映一般情況的調(diào)研報(bào)告,都是決策的重要參考?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、分析問(wèn)題、歸納情況,都含有調(diào)研者的主觀認(rèn)識(shí),通常的調(diào)研報(bào)告也都要提出自己的主觀建議。由于調(diào)研報(bào)告往往都針對(duì)特定的問(wèn)題,具有專門(mén)的形式,因而多數(shù)都能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視,無(wú)論其中的意見(jiàn)建議是否被采納,實(shí)質(zhì)上都發(fā)揮了它應(yīng)有的作用,實(shí)現(xiàn)了提交者的目的,其