會(huì)議管理制度

司文件編號(hào)版本版次A/1文件名稱(chēng)會(huì)議管理制度頁(yè)碼1of2修改日期1.目的:規(guī)范公司會(huì)議管理,使會(huì)議實(shí)施有效進(jìn)行。2.適用范圍:凡本公司召開(kāi)的定期性例會(huì)、非定期性會(huì)議均適用之。3.權(quán)責(zé)單位:3.1部門(mén)定期性例會(huì)由各部門(mén)自行提報(bào)，呈行政部審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。3.2定期性例會(huì)召開(kāi)之稽核:行政部3.3非定期性例會(huì)召開(kāi)之?dāng)M定﹑頒布﹑召開(kāi):各單位。4.定義(無(wú))5.作業(yè)要求:5.1會(huì)議召開(kāi)流程圖(6.2)5.2會(huì)議前準(zhǔn)備:5.2.1非定期性會(huì)議由相關(guān)部門(mén)提前1小時(shí)通知.5.2.2定期性會(huì)議可不必通知,若時(shí)間變更,則必須另行通知.5.2.3開(kāi)會(huì)前必須準(zhǔn)備妥當(dāng)會(huì)議場(chǎng)所座位、照明與相關(guān)資訊設(shè)備.5.2.4跨部門(mén)會(huì)議必須制作“會(huì)議簽到表”(6.1),與會(huì)人員進(jìn)行簽到.會(huì)議結(jié)束后,"簽到表"與"會(huì)議記錄"必須副本至行政部,以利稽查.5.3會(huì)議執(zhí)行規(guī)定:5.3.1主持人主持會(huì)議要求5.3.1.1應(yīng)提前時(shí)間(3~5分鐘)到會(huì)場(chǎng).5.3.1.2會(huì)議進(jìn)行時(shí)須做好控制工作,發(fā)言時(shí)應(yīng)指名發(fā)言,并技巧的誘導(dǎo)與會(huì)人員熱烈討論議題.5.3.1.3對(duì)必要議題經(jīng)充分討論后必須做決議,并付之實(shí)行不可把會(huì)議變成座談會(huì).5.3.2與會(huì)人員會(huì)議要求:5.3.2.1必須嚴(yán)格遵守時(shí)間,不可遲到與缺席.若有特殊情況,必須事前通知會(huì)議主持人,經(jīng)主持人許可方可有效.5.3.2.2會(huì)議開(kāi)始前,須把手機(jī)設(shè)定為振動(dòng)檔或關(guān)機(jī),避免有電話(huà)或其它噪音的干擾而影響會(huì)議進(jìn)行.5.3.2.3必須尊重主持人的地位,并接受主持人合理決議;經(jīng)決議的事項(xiàng)應(yīng)爽快執(zhí)行,以維持會(huì)議順利進(jìn)行.文件編號(hào)版本版次A/1文件名稱(chēng)會(huì)議管理制度頁(yè)碼2of2生效日期5.3.2.4有責(zé)任發(fā)言時(shí)，必須與議題相關(guān),且要控制發(fā)言時(shí)間,發(fā)言的內(nèi)容盡可能以數(shù)據(jù)為主,發(fā)言時(shí)不可攻擊或批評(píng)他人.5.3.2.5會(huì)議進(jìn)行中不可隨意走動(dòng),有急事離開(kāi)會(huì)場(chǎng),須征得主持人的同意.5.3.2.6會(huì)議進(jìn)行中不可隨便打斷他人的發(fā)言.5.3.3會(huì)議記錄規(guī)定:5.3.3.1會(huì)議必須要有會(huì)議記錄，以利會(huì)后事項(xiàng)追溯.5.3.3.2會(huì)議記錄要完整,必須記錄會(huì)議中所有發(fā)言重要內(nèi)容,反映出會(huì)議進(jìn)程的全過(guò)程,不可只記錄會(huì)議的執(zhí)行決議.5.3.3.3會(huì)議記錄在會(huì)后的次日整理完成。同時(shí),傳發(fā)一份給各相關(guān)部門(mén)及行政部以作備份.5.3.3.4如形成會(huì)議決議或?qū)０赴l(fā)行前，必須要經(jīng)主持人審核簽名后,方可發(fā)行或公布,同時(shí)副本至行政部.5.3.4會(huì)議后事項(xiàng)追蹤:5.3.4.1主持人(或派員)按"會(huì)議記錄表"中相關(guān)'決議事項(xiàng)內(nèi)容'追蹤相關(guān)責(zé)任人回復(fù)完成狀況,并評(píng)估執(zhí)行完成之可行性.5.3.4.2下次會(huì)議前必須檢討上次會(huì)議執(zhí)行表中實(shí)際執(zhí)行運(yùn)作狀況.5.4會(huì)議稽核:5.4.1行政部依“定期性例會(huì)一覽表”之會(huì)議召開(kāi)時(shí)間定時(shí)稽核各部門(mén)會(huì)議是否如期舉行.若因特殊情況變更者必須當(dāng)面報(bào)告直屬上級(jí),報(bào)告時(shí)須說(shuō)明變更原因及另行安排時(shí)間，口頭批準(zhǔn)后方可另行安排，并發(fā)放變更通知。變更后的會(huì)議實(shí)施必須在三日內(nèi)完成.5.4.3跨部門(mén)會(huì)議遲到者﹑缺席者(未有書(shū)面申請(qǐng)與主持人不同意者),由會(huì)議主持人于簽到表處備注遲到/缺勤人員提供至行政部,行政部則處遲到者予以警告處理,處缺席者以警告以上處理.(經(jīng)濟(jì)金額參考獎(jiǎng)懲制訂之額度)6.使用單據(jù).6.1會(huì)議簽到表.6.2會(huì)議召開(kāi)作業(yè)流程圖批準(zhǔn)人簽名審核人簽名制定人簽名批準(zhǔn)日期審核日期制定日期6.2會(huì)議召開(kāi)流程圖會(huì)議前準(zhǔn)備會(huì)議通知?dú)w檔會(huì)議執(zhí)行專(zhuān)案追蹤與效果確認(rèn)分發(fā)與歸檔