合同管理規(guī)定

湖南原子九洲光電工程有限公司合同管理規(guī)定.目的為建立公司的合同管理制度，維護(hù)公司的合法權(quán)益，規(guī)范公司合同的簽訂程序，防止不應(yīng)有的糾紛，控制公司風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定。.合用范圍本規(guī)定合用湖南原子九洲光電工程有限公司、湖南原子照明科技有限公司以及聯(lián)名合作公司對(duì)外簽訂的所有合同。.定義本規(guī)定所指的合同，是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中以法人及聯(lián)名合作公司名義對(duì)外簽訂的各種合同（包括具有合同性質(zhì)的各種定單、協(xié)議書等）。公司合同的種類包括各類采購(gòu)合同、工程合同、產(chǎn)品合同、聯(lián)名公司合同、等經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種有名和無名合同。合同管理是指對(duì)公司合同的審核、監(jiān)督和管理，包括合同的評(píng)審、合同格式的提供，合同履行的監(jiān)督以及合同糾紛處理等全過程的管理。.合同管理部門與職責(zé)公司財(cái)務(wù)部是公司合同的歸口管理部門，各主要業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的管理和合同事務(wù)承辦。2公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)公司的合同統(tǒng)一進(jìn)行監(jiān)督管理并行使以下職責(zé)：（一）制訂完善合同管理制度，提高公司合同管理水平；（二）評(píng)審公司對(duì)外簽訂的所有合同；（三）制訂公司需對(duì)外簽訂的各種合同格式，并在履行過程中不斷修改完善;（四）監(jiān)督合同履行情況，并對(duì)存在問題提出整改意見；（五）參預(yù)公司重大合同的談判；（六）配合有關(guān)部門辦理相關(guān)合同的公證、登記、備案等事項(xiàng)；（七）對(duì)公司業(yè)務(wù)部門和相關(guān)人員進(jìn)行合同法律常識(shí)方面的培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。公司各部門合同主辦人員主要履行以下職責(zé)；（一）在權(quán)限內(nèi)負(fù)責(zé)辦理與本人業(yè)務(wù)有關(guān)的合同簽訂、變更、解除等有關(guān)事宜；（二）起草本人業(yè)務(wù)過程中需要的各種合同文本并與財(cái)務(wù)、財(cái)務(wù)審核后確認(rèn)；（三）認(rèn)真執(zhí)行其本人業(yè)務(wù)往來中所簽合同；（四）對(duì)合同履行中發(fā)生的問題和糾紛采取必要措施，并及時(shí)匯報(bào)，協(xié)助有關(guān)部門積極的解決問題和有關(guān)糾紛，維護(hù)公司的合法權(quán)益；（五）負(fù)責(zé)將其本人簽訂的合同文件整理形成檔案，交由所在部門統(tǒng)一保存；（六）配合公司財(cái)務(wù)，對(duì)合同的日常管理工作提供必要的協(xié)助。.合同的訂立與資信調(diào)查公司對(duì)外交易活動(dòng)，除能即時(shí)結(jié)清、無風(fēng)險(xiǎn)的小金額交易外，必須簽訂書面合同，無風(fēng)險(xiǎn)的口頭定單參照本規(guī)定執(zhí)行。無需簽訂書面合同的口頭定單是指合同金額在2000元以下且能即時(shí)結(jié)清，公司沒有風(fēng)險(xiǎn)（主要是不涉及后續(xù)的產(chǎn)品質(zhì)量保證和售后服務(wù)事宜）的普通商品買賣交易。與所簽訂合同有關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、往來文書、圖紙、表格、信函、傳真、數(shù)據(jù)電文（電子郵件）等均為合同的組成部份。合同簽訂之前的風(fēng)險(xiǎn)調(diào)查：公司相關(guān)部門在選定合作對(duì)象之后，合同簽訂之前，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情況調(diào)查對(duì)方的資信狀況和履約能力，特別是對(duì)欲建立長(zhǎng)期合作關(guān)系和涉及食品安全、工程安全的供貨商、銷售商，必須派人調(diào)查其詳細(xì)的經(jīng)營(yíng)狀況，主要包括以下幾個(gè)方面：（一）審查工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、衛(wèi)生許可證、安裝資質(zhì)、安全許可等資質(zhì)證明文件的真實(shí)性以及年檢情況；審查個(gè)人身份證明、授權(quán)委托書等。通過此項(xiàng)審查確定對(duì)方當(dāng)事人是否具有簽訂合同的主體資格和經(jīng)營(yíng)資質(zhì)；（二）調(diào)查對(duì)方以往產(chǎn)品、安裝工程的質(zhì)量情況、貨源渠道和售后服務(wù)情況，通過此項(xiàng)調(diào)查確認(rèn)對(duì)方的業(yè)務(wù)能力和誠(chéng)信狀況；（三）考察對(duì)方的地址、經(jīng)營(yíng)狀況、人員情況等，以此確定對(duì)方的實(shí)際履約能力。各部門合同主辦人員應(yīng)當(dāng)將調(diào)查了解的對(duì)方資信、經(jīng)營(yíng)狀況形成書面文件，并提出合同簽訂意見由該部門負(fù)責(zé)人簽字后，作為附件，隨合同一起評(píng)審。.合同評(píng)審及流程.1合同的起草6.L1統(tǒng)一合同文本的制定。公司財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)各業(yè)務(wù)部門的合同簽訂需求，經(jīng)過與業(yè)務(wù)部門商議，在公司現(xiàn)有的各種合同文本基礎(chǔ)上進(jìn)行修改或者重新起草修訂，制定公司統(tǒng)一的合同文本格式，以便于在后續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)中采用。其他暫時(shí)性合同或者專業(yè)性較強(qiáng)的合同文本由公司財(cái)務(wù)會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同起草修訂。6.2合同的評(píng)審合同經(jīng)辦人將整理好的合同文本（含公司統(tǒng)一的合同文本或者其他公司提供的合同文本）隨合同審批表一起送交與該項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門審核傳閱，并對(duì)各部門提出的意見進(jìn)行篩選，完善合同事項(xiàng)，形成合同評(píng)審意見稿。6.2.2合同經(jīng)辦人將合同評(píng)審意見稿發(fā)送對(duì)方進(jìn)行商談，將對(duì)方提出的修改意見進(jìn)行反饋，由該業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人與公司財(cái)務(wù)共同確定合同內(nèi)容。公司與合同有關(guān)的保底性條款不得更改。6.2.3合同經(jīng)辦人將確定好的合同文本、合同審批表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交總經(jīng)理審批。合同經(jīng)辦人或者部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在合同審批表中注明需要總經(jīng)理審批或者關(guān)注的特殊事項(xiàng)（如合同的價(jià)格、付款條件、特殊質(zhì)量要求等相關(guān)條款）。合同經(jīng)總經(jīng)理審核完畢簽字批準(zhǔn)后，合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同簽訂具體事務(wù)的辦理。合同經(jīng)辦人在最終簽訂合同時(shí)，不得對(duì)已經(jīng)評(píng)審確認(rèn)好的合同進(jìn)行任何的添加或者修改，如確需修改合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人與公司財(cái)務(wù)共同確認(rèn)后方可更改，但關(guān)于合同價(jià)款、特殊工藝質(zhì)量要求、付款方式的更改仍需總經(jīng)理批準(zhǔn)。7.合同的履行合同簽訂生效后，各部門合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)注意合同的每一個(gè)履行階段，監(jiān)督合同對(duì)方的履約情況；并確保公司按照約定履行合同義務(wù)，避免浮現(xiàn)違約情況。在合同履行過程中，遇履約艱難或者爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。合同付款2.1合同付款的普通要求：（一）除能即時(shí)結(jié)清金額在2000元以內(nèi)合同外，普通不得采用現(xiàn)金付款；（二）采用銀行電匯方式付款時(shí)，原則上應(yīng)支付至合同對(duì)方的戶名和賬號(hào)，如對(duì)方要求我公司將款項(xiàng)支付至其他銀行賬戶，必須在合同中特殊注明或者由合同對(duì)方向我公司出具收款賬戶證明，否則不得將款項(xiàng)支付至其他賬戶；（三）合同付款種類分為定金（或者預(yù)付款）、貨前款、貨后款、安裝驗(yàn)收（或者調(diào)試驗(yàn)收）后款、質(zhì)保金。公司業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際情況，在進(jìn)行合同談判時(shí),將除合同定金外的付款控制為貨到驗(yàn)收或者調(diào)試安裝后，減少貨前或者驗(yàn)收前支付款項(xiàng)，并且盡量降低定金數(shù)額（普通情況下定金的最高數(shù)額不得超過合同總額的20%）,預(yù)留一定數(shù)額的質(zhì)保金，以充分保證公司的利益。（四）付款時(shí)必須向合同對(duì)方索要發(fā)票或者收據(jù)。財(cái)務(wù)付款后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向?qū)Ψ铰鋵?shí)款項(xiàng)到賬情況，付款過程中浮現(xiàn)問題時(shí)應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時(shí)處理。合同收款3.1除2000元以內(nèi)小額合同或者對(duì)方上門付款的情形外，其他合同履行中不得收取現(xiàn)金。3.2合同或者業(yè)務(wù)經(jīng)辦人收到對(duì)方支付的款項(xiàng)后應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間交付公司財(cái)務(wù)部。3.3客戶采用支票、電匯方式付款時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)當(dāng)在款項(xiàng)到賬后即將通知相關(guān)業(yè)務(wù)部門，以做好合同履行工作，避免浮現(xiàn)違約現(xiàn)象。合同履行過程中，涉及合同變更、驗(yàn)收、通知等重要事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)采取書面文件的形式，如需將上述文件提供對(duì)方時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用快遞或者直接由對(duì)方簽收等方式發(fā)出，快遞單據(jù)或者對(duì)方的簽收憑證應(yīng)當(dāng)隨合同一起妥善保存。合同履行過程中，禁止公司任何人在合同對(duì)方提供的各種文件資料上簽署名字或者加蓋印章；如因業(yè)務(wù)需要必須簽字或者加蓋印章時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)該部門的負(fù)責(zé)人對(duì)需簽字的文件內(nèi)容審核通過后方可。8、合同糾紛處理合同履行中產(chǎn)生糾紛時(shí)，合同主辦部門負(fù)責(zé)處理，財(cái)務(wù)部門予以協(xié)助。合同糾紛發(fā)生后，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)先以商議解決為基本方法，商議不成時(shí)，再采用訴訟或者仲裁的方式。對(duì)重大合同糾紛，合同管理和承辦人應(yīng)提出處理意見，并將合同糾紛情況經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交送財(cái)務(wù)部，由財(cái)務(wù)部出具處理意見報(bào)總經(jīng)理審批后組織實(shí)施。8.4進(jìn)入訴訟或者仲裁階段的合同糾紛按照公司訴訟管理辦法另行規(guī)定。9、合同檔案公司各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)指定專人，將本部門簽訂的各種合同文件建立檔案并且統(tǒng)一妥善保存。合同檔案內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同原件、補(bǔ)充協(xié)議、報(bào)價(jià)單、交貨單據(jù)、驗(yàn)收證明以及雙方在合同履行過程中的往來信函、傳真和電子郵件等與合同履行有關(guān)的一切文件。10、罰則凡未按本規(guī)定的要求簽訂和管理合同事宜、或者發(fā)生問題未及時(shí)匯報(bào)情況的,將根據(jù)具體情節(jié)賦予相應(yīng)責(zé)任人100元以上500元以下的經(jīng)濟(jì)處罰。因違反本規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司將追究責(zé)任人的法律責(zé)任。11、附則1本規(guī)定解釋權(quán)歸財(cái)務(wù)部2本規(guī)定自2022年6月8日起實(shí)施12、與合同管理規(guī)定有關(guān)的記錄與文件.1合同審批流程圖（附件一）.2合同審批表（附件二）附件一:合同審批流程圖一、合同審批流程圖（另附詳細(xì)文字說明）承辦部門/經(jīng)辦人（合同方向擬定）組織起草編制 外部或者標(biāo)準(zhǔn)合同不合格，返回修改不通過不通過J通過經(jīng)辦人把合同稿報(bào)送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人初審并出示意見，初審?fù)ㄟ^送合同管理員就文本格式進(jìn)行審核。不合格，返回修改不通過不通過J通過經(jīng)辦人把合同稿報(bào)送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人初審并出示意見，初審?fù)ㄟ^送合同管理員就文本格式進(jìn)行審核。J通過審核通過后，經(jīng)辦人填寫《合同審批表》，附合同草案及相關(guān)文件資料，送會(huì)簽部門審查簽批。（通過一審查部門應(yīng)提出具體的審查意見，按職責(zé)在會(huì)簽單上簽署“允許”或者“不允許”的確定性意見并簽通過公司法律顧問審查，認(rèn)為符合法律產(chǎn)定并有利于公司經(jīng)營(yíng)的，提出券力的審查意見并蓍署“允許"二 通過?總經(jīng)理簽批-認(rèn)為法律上有漏洞或者不利于公司經(jīng)營(yíng)的，應(yīng)當(dāng)要求經(jīng)辦人與合同方協(xié)商并進(jìn)行修改。必要即，法建管問可直接修改。a不通過二、合同備案1、所有合同原件均由財(cái)務(wù)部保存，同時(shí)提供合同正本掃描件。業(yè)務(wù)部門合同申請(qǐng)人可自行保留合同復(fù)印件以備參考。2、在合同雙方簽署蓋章后，合同申請(qǐng)人應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)將合同原件返還存檔。三、合同執(zhí)行及備注1、相關(guān)部門及簽署人特殊是合同申請(qǐng)人均應(yīng)對(duì)合同的執(zhí)行負(fù)責(zé)。2、合同申請(qǐng)人應(yīng)該掌握合同執(zhí)行的整體情況，確保公司權(quán)益得到保障及未構(gòu)成違約。3、鑒于一些部門的特殊情況可以和法律部聯(lián)系商議特殊流程，經(jīng)法律部確認(rèn)后可執(zhí)行。附件二：合同審批表合同編號(hào)： 合同名稱申報(bào)類型口緊急 口普通保密類型口絕密 口保密 口普通合同類型口聯(lián)名類 口項(xiàng)目類 口產(chǎn)品類 口采購(gòu)類 口