某公司原始記錄管理辦法

某公司原始記錄管理辦法第一條

為加強(qiáng)和規(guī)范公司原始記錄管理，特制定本辦法。第二條

本辦法所稱原始記錄管理是對(duì)用于填寫、記錄、記載原始數(shù)據(jù)、原始情況，并作為原始憑據(jù)、原始資料使用和保存的載體物的設(shè)置、審批、印制、發(fā)放、變更等管理事項(xiàng)。第三條

公司原始記錄分為一級(jí)原始記錄和二級(jí)原始記錄兩個(gè)等級(jí)。（一）一級(jí)原始記錄屬公司統(tǒng)一編號(hào)進(jìn)行使用管理的原始記錄。一級(jí)原始記錄的右上方按以下規(guī)定進(jìn)行編號(hào)：（ＸＸ）ＸＸＸ號(hào)順序編號(hào)設(shè)置原始記錄部門所在系統(tǒng)的簡(jiǎn)稱表格類別（注）批準(zhǔn)或整頓后啟用年份注：表格的類別分原（原始憑證）、表（原始表格）、賬（原始臺(tái)賬、卡）三類。如：（13）原資33號(hào)原始憑證類第33號(hào)部門屬于資財(cái)系統(tǒng)屬于原始憑證類的原始記錄2013年整頓后啟用（二）二級(jí)原始記錄是指各部門內(nèi)部管理和使用的各類原始記錄。二級(jí)原始記錄由各部門自行編號(hào)。第四條

原始記錄設(shè)置原則：（一）從實(shí)際出發(fā)，適應(yīng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，有利于管理的可追溯性。（二）與公司相應(yīng)的管理運(yùn)作程序和操作規(guī)范相一致，以保障正常的管理秩序。第五條

公司一級(jí)原始記錄的設(shè)置實(shí)行統(tǒng)一管理、歸口負(fù)責(zé)的辦法，其管理部門與職責(zé)分工如下：（一）XXX負(fù)責(zé)原始記錄的編號(hào)管理工作；（二）AAA負(fù)責(zé)原始記錄設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)化審查；（三）各業(yè)務(wù)職能部門按其職責(zé)范圍負(fù)責(zé)相應(yīng)專業(yè)作業(yè)和管理業(yè)務(wù)所需要的原始記錄的設(shè)置。第六條

公司原始記錄管理職責(zé)的劃分：（一）業(yè)務(wù)部門A負(fù)責(zé)…；（二）業(yè)務(wù)部門B負(fù)責(zé)…；（三）業(yè)務(wù)部門C負(fù)責(zé)…；（四）XXX負(fù)責(zé)公司計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、成本價(jià)格、績(jī)效考核報(bào)表、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)管理等方面原始記錄的設(shè)置與管理；第七條

公司一級(jí)原始記錄設(shè)置審批程序：（一）原始記錄的設(shè)置或更改，由各職能業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出，并自行設(shè)計(jì)原始記錄圖樣。（二）提出設(shè)置或更改原始記錄的部門，到XXX領(lǐng)取《原始記錄印制（更改）申請(qǐng)報(bào)告》，并按其規(guī)定的欄目和內(nèi)容逐項(xiàng)填寫清楚后，附所設(shè)計(jì)的原始記錄圖樣并按本制度第五條（三）款規(guī)定的分工進(jìn)行必要性、可行性審核會(huì)簽。（三）經(jīng)過(guò)審核會(huì)簽的原始記錄，由申請(qǐng)部門送交AAA進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查。（四）經(jīng)AAA審查后的原始記錄，由申請(qǐng)部門返給XXX，由其對(duì)新設(shè)立的原始記錄予以編號(hào)，并在《原始記錄印制（更改）申請(qǐng)報(bào)告》中填寫印制批準(zhǔn)意見(jiàn)，交原始記錄申請(qǐng)部門辦理印制手續(xù)。第八條

公司一級(jí)原始記錄印制與發(fā)放（一）首次印刷設(shè)置或變更原始記錄的部門應(yīng)將已批準(zhǔn)的《原始記錄印制（更改）申請(qǐng)報(bào)告》及原始記錄圖樣送交采購(gòu)處，由其負(fù)責(zé)編制印制計(jì)劃后外委印制，印制完成后入其庫(kù)房，庫(kù)房驗(yàn)收后辦理印刷費(fèi)用財(cái)務(wù)報(bào)賬手續(xù)，各使用部門向其領(lǐng)用。（二）續(xù)印已投入使用的公司一級(jí)原始記錄需要續(xù)印時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，報(bào)原始記錄歸口管理部門（也可由印刷計(jì)劃下達(dá)部門向記錄管理部門提出）。原始記錄不修改的，由原始記錄歸口管理部門根據(jù)庫(kù)存與使用情況，提出需求計(jì)劃，原始記錄修改的，按新記錄審批程序辦理。第九條

各分、子公司設(shè)置內(nèi)部傳遞使用的原始記錄，由分、子公司自行設(shè)計(jì)、印制、保管、發(fā)放使用。各分、子公司設(shè)置的原始記錄，需要在公司有關(guān)部門傳遞使用或與公司作為費(fèi)用結(jié)算憑據(jù)的，應(yīng)參照公司一級(jí)原始記錄設(shè)置審批程序，申請(qǐng)批準(zhǔn)后投入使用。第十條

記錄印刷所發(fā)生的費(fèi)用均計(jì)入各部門，由XXX進(jìn)行考核。第十一條

原始記錄的使用要求（一）各類原始記錄必須按規(guī)定由相應(yīng)的崗位人員負(fù)責(zé)填寫、簽發(fā)和傳遞。（二）各類原始記錄的填寫必須在規(guī)定的時(shí)間和區(qū)間內(nèi)進(jìn)行，做到完整、系統(tǒng)，與專業(yè)流程保持一致。（三）各類原始記錄的填寫必須實(shí)事求是，反映“最初的直接記載”，做到數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、字跡工整、清晰，不得擅自涂改，如有修正，應(yīng)有專業(yè)負(fù)責(zé)人簽章。（四）原始記錄傳遞必須及時(shí)、合理，不得積壓和丟失。（五）各業(yè)務(wù)職能部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)管理規(guī)定和要求，做好原始記錄的使用、匯總、統(tǒng)計(jì)、保管、歸檔等各項(xiàng)工作。第十二條

公司一級(jí)在用原始記錄需要調(diào)整變更的，由調(diào)整變更部門按新設(shè)置原始記錄審批程序提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后重新編寫、印制、發(fā)放啟用。公司一級(jí)在用原始記錄擬撤消停止使用的，提出撤消停用部門應(yīng)報(bào)XXX備案后（重要原始憑證須經(jīng)公司主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)），方可撤消停用。第十三條

啟用調(diào)整變動(dòng)后的原始記錄和撤消停用原始記錄，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)向各有關(guān)部門和使用部門發(fā)出調(diào)整變動(dòng)或撤消停用通知。啟用調(diào)整變動(dòng)后的原始記錄或撤消停用原始記錄未辦理審批手續(xù)和未及時(shí)通知的，以及使用部門接到通知后仍使用廢止原始記錄的，由此造成的后果由相應(yīng)責(zé)任部門自行承擔(dān)。第十四條

納入公司質(zhì)量管理體系中的各類原始記錄，按質(zhì)