檔案管理十特殊載體檔案課件

第十章特殊載體檔案的管理

第一節(jié)特殊載體檔案概述

第十章特殊載體檔案的管理第一節(jié)特殊載體檔案概述1一、特殊檔案載體的種類及作用

特殊載體檔案是相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案而言的，指以感光記錄材料、磁性記錄材料和激光記錄材料等為載體，以音頻、視頻、多媒體等形式記錄的，具有保存價(jià)值的原始文件材料。一、特殊檔案載體的種類及作用特殊載體檔案是相對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)載2一、特殊檔案載體的種類及作用

（一）特殊檔案載體的種類1.以載體的材質(zhì)劃分，有以感光材料記錄形成的照片檔案和縮微檔案；以金屬及塑料為刻錄材質(zhì)的唱片檔案；以磁性材料記錄形成的錄音、錄像檔案和計(jì)算機(jī)磁盤檔案；以激光技術(shù)記錄形成的光盤檔案。2.以信息記錄方式劃分，有機(jī)械錄音檔案（如唱片檔案）、模擬信號(hào)檔案（如錄音、錄像檔案）、數(shù)字信號(hào)檔案（如計(jì)算機(jī)磁盤、光盤等電子檔案）。一、特殊檔案載體的種類及作用（一）特殊檔案載體的種類3一、特殊檔案載體的種類及作用

（二）特殊載體檔案的作用

1.原始憑證作用。2.實(shí)踐活動(dòng)的參考作用。3.知識(shí)積累與儲(chǔ)備作用。4.宣傳和教育作用。一、特殊檔案載體的種類及作用（二）特殊載體檔案的作用4二、特殊載體檔案的共同特征

（一）客觀紀(jì)實(shí)性

（二）直觀生動(dòng)性（三）交流的通用性（四）形成過(guò)程受多因素影響（五）記錄信息的非直接利用性（六）信息易轉(zhuǎn)移性（七）載體成本較高，且易損壞二、特殊載體檔案的共同特征（一）客觀紀(jì)實(shí)性5第二節(jié)膠片檔案的管理

膠片檔案是一種以膠片為載體，記錄影像信息的特殊檔案類型。膠片是一種感光材料，其影像首先通過(guò)照相的方法被記錄在膠片上，然后通過(guò)顯影、定影、水洗等過(guò)程顯示出來(lái)，或通過(guò)專用閱讀機(jī)閱讀。種類：照片檔案、縮微品檔案和電影檔案。

第二節(jié)膠片檔案的管理膠片檔案是一種以膠片為載體，記錄影6一、照片檔案的管理

照片檔案的定義：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。它是特殊載體檔案中歷史最長(zhǎng)、數(shù)量較多的一種。照片檔案的類型：一種是用一般照相機(jī)和普通膠卷，采用可見光使膠片感光的照片；另一種是指運(yùn)用數(shù)字技術(shù)與光學(xué)技術(shù)結(jié)合而形成的照片。一、照片檔案的管理照片檔案的定義：國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人7一、照片檔案的管理

（一）照片檔案的構(gòu)成

1.底片：包括原版底片和翻版底片。由于原版底片的重要性和珍貴價(jià)值，一般不宜頻繁使用和復(fù)制，因此一般可以采用原版底片或照片復(fù)制底片的辦法，這種經(jīng)復(fù)制而得到的底片稱為翻版底片。彩色底片由于不易保存，一般會(huì)將其復(fù)制成黑白底片，這也是一種翻版底片。翻版底片與原版底片這兩者的性質(zhì)不同，翻版底片一般情況下僅作為照片檔案的副本以供利用，應(yīng)該與原版底片分開保存。

一、照片檔案的管理（一）照片檔案的構(gòu)成8一、照片檔案的管理

2.照片。底片經(jīng)過(guò)洗印將影像印放到相紙上，就可獲得與被攝對(duì)象相一致的黑白或彩色照片。與底片相比，照片所反映的影像更加清晰真實(shí)，因此它是照片檔案提供利用的主要內(nèi)容。一般底片在歸檔時(shí)都要附有一張照片。在原版或翻版底片均已損壞或丟失時(shí)，依然可以通過(guò)照片翻拍得到新的底片。3.文字說(shuō)明材料。文字說(shuō)明材料主要指照片的題名和內(nèi)容說(shuō)明文字。文字說(shuō)明材料主要包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景和攝影者等六個(gè)方面的內(nèi)容。文字說(shuō)明要簡(jiǎn)明扼要，避免冗長(zhǎng)和重復(fù)。

一、照片檔案的管理2.照片。底片經(jīng)過(guò)洗印將影像印放到相紙上9一、照片檔案的管理

（二）照片檔案的收集工作

照片檔案的收集工作是指按照國(guó)家有關(guān)部門的規(guī)定，通過(guò)接收歸檔和主動(dòng)征集等各種手段和方法，對(duì)分散形成的照片檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。

一、照片檔案的管理（二）照片檔案的收集工作10一、照片檔案的管理

1.照片歸檔前應(yīng)做的工作。

（1）照片的篩選。照片篩選是指在照片的現(xiàn)行利用價(jià)值減弱或丟失后，把其中具有憑證參考作用和藝術(shù)欣賞價(jià)值的照片挑選出來(lái)，以便集中到檔案部門統(tǒng)一管理。（2）編寫照片的文字說(shuō)明。文字說(shuō)明是照片畫面內(nèi)容的輔助說(shuō)明，與照片相互印證、互為補(bǔ)充。一般應(yīng)由照片編輯或照片的形成者來(lái)撰寫。主要包括：①照片標(biāo)題。標(biāo)題的擬寫要突出三個(gè)要素，即形成主體、事由和載體形式。例如，××單位×××現(xiàn)場(chǎng)照片。照片標(biāo)題力求簡(jiǎn)潔明了。②文字說(shuō)明。按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求填寫，必須準(zhǔn)確無(wú)誤，不宜過(guò)長(zhǎng)。

一、照片檔案的管理1.照片歸檔前應(yīng)做的工作。11一、照片檔案的管理

2.照片檔案的歸檔。

（1）歸檔范圍?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》規(guī)定，照片檔案的歸檔范圍包括以下幾個(gè)方面：第一，反映本單位主要職能活動(dòng)和工作成果的照片。第二，反映本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。第三，其他具有保存價(jià)值的照片檔案。（2）歸檔時(shí)間。對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案部門歸檔。

一、照片檔案的管理2.照片檔案的歸檔。12一、照片檔案的管理

（3）歸檔要求。

第一，應(yīng)交照片必須齊全完整。第二，對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。第三，對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。第四，底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。第五，底片與照片影像應(yīng)一致。第六，對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片，對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。

一、照片檔案的管理（3）歸檔要求。13一、照片檔案的管理

（三）照片檔案的整理

由于照片與底片的利用方式和保存環(huán)境截然不同，在進(jìn)行照片檔案整理時(shí)，要把底片、照片分別整理存放。

1.底片的整理。

（1）底片的分類。①尺寸分類法，即按照底片的規(guī)格進(jìn)行分類，尺寸大小相同的底片為一類。

②種類分類法，即根據(jù)底片所屬的類型進(jìn)行分類，如原版底片或翻版底片、彩色底片或黑白底片。

③制成材料分類法，即根據(jù)底片所采用的制成材料進(jìn)行分類，分為膠片底片和玻璃底片。

一、照片檔案的管理（三）照片檔案的整理14一、照片檔案的管理

④主題分類法，即根據(jù)底片所反映的主題進(jìn)行分類。

⑤時(shí)間分類法，即按底片產(chǎn)生的時(shí)間順序進(jìn)行分類。

⑥拍攝者分類法，即按照片的作者分類保存底片。

六種分類方法在具體運(yùn)用時(shí)，可根據(jù)單位底片檔案的具體情況來(lái)選擇。無(wú)論采用哪種方法，在分類保存底片時(shí)，必須把建國(guó)前和建國(guó)后的底片分開、彩色底片和黑白底片分開、機(jī)密底片和一般底片分開。還應(yīng)注意底片設(shè)置的類別層次不宜過(guò)多、過(guò)細(xì)，否則會(huì)造成整理工作復(fù)雜化，不利用提供利用。

一、照片檔案的管理④主題分類法，即根據(jù)底片所反映的主題進(jìn)行15一、照片檔案的管理（2）底片的編目。底片檔案數(shù)量不多的單位，在不做底片檔案分類的情況下，只需要按底片收到的先后次序編制流水號(hào)；若底片的數(shù)量和種類較多，則應(yīng)該先編制類別號(hào)，在類別下設(shè)置順序號(hào)。一般情況下，以一張底片或一組密不可分的底片為一個(gè)保管單位，編制一個(gè)順序號(hào)。如果是一組底片，在底片的順序號(hào)后面還要編一個(gè)分號(hào)。例如，18-1,18-2；其中，18為底片號(hào)，-1和-2為分號(hào)。一、照片檔案的管理（2）底片的編目。底片檔案數(shù)量不多的單位，16一、照片檔案的管理對(duì)已經(jīng)確定類別的底片，要分別登記編目。底片目錄的內(nèi)容主要包括：檔案號(hào)、底片編號(hào)、主體內(nèi)容、拍攝者、拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)、底片數(shù)量、技術(shù)狀況、來(lái)源、收到日期、備注等。底片數(shù)量較多的單位，應(yīng)設(shè)有總接收登記薄，以便及時(shí)統(tǒng)計(jì)收入底片的總數(shù)量。

一、照片檔案的管理對(duì)已經(jīng)確定類別的底片，要分別登記編目。底片17一、照片檔案的管理2.照片的整理。

（1）照片的分類及編號(hào)。對(duì)于照片檔案不多的單位，通?？梢圆捎媚甓确诸惙ɑ騿栴}分類法。對(duì)于照片檔案較多的單位，則可以采用年度——問題或年度——拍攝者結(jié)合的照片復(fù)式分類法。（2）照片的編目。根據(jù)《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見號(hào)（參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)）、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類型、規(guī)格、檔案館代號(hào)、文字說(shuō)明等。根據(jù)著錄項(xiàng)目，可將照片檔案組成以下幾種：基本目錄、分類目錄、主題目錄、攝影者目錄等。

一、照片檔案的管理2.照片的整理。18一、照片檔案的管理一、照片檔案的管理19一、照片檔案的管理3.文字說(shuō)明的內(nèi)容及編寫要求。文字說(shuō)明的編寫要綜合運(yùn)用六要素（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者），概括的揭示照片影像反映的全部信息；文字要簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言要通暢；一般不超過(guò)200字；用阿拉伯?dāng)?shù)字表示時(shí)間，年、月、日間用“.”表示，如1953年3月2日寫作1953.3.22。

文字說(shuō)明材料最好由照片編輯或形成者編寫，其格式應(yīng)采用分段橫寫格式。單張照片的說(shuō)明應(yīng)在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫?？傉f(shuō)明在第一張照片的上方書寫。大照片的說(shuō)明可另紙書寫，一同保存。

一、照片檔案的管理3.文字說(shuō)明的內(nèi)容及編寫要求。文字說(shuō)明的編20一、照片檔案的管理一、照片檔案的管理21二、膠片檔案的保管與保護(hù)

（一）膠片檔案的保管條件

根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)ISO5466——1986(E)建議，照片檔案的包裝材料表面最好稍微毛糙無(wú)光，可以用紙、塑料薄膜和金屬器具等。

底片和照片分別放入底片冊(cè)和照片冊(cè)內(nèi)，立放保存。

二、膠片檔案的保管與保護(hù)（一）膠片檔案的保管條件22二、膠片檔案的保管與保護(hù)

（二）對(duì)環(huán)境質(zhì)量的要求

1.溫、濕度要求。保存膠片一般要在溫度為20℃以下，相對(duì)濕度不高于60％的環(huán)境中，且環(huán)境的溫度、濕度變化要相對(duì)穩(wěn)定。

2.空氣質(zhì)量。空氣質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)主要用有害氣體含量和灰塵的多少來(lái)衡量。最常見的有害氣體是SO2，它可以使片基變質(zhì)，乳劑層降解，影像褪變。灰塵落到膠片上不僅會(huì)劃傷膠片，還會(huì)引起褪色、產(chǎn)生污斑等。所以，膠片庫(kù)要經(jīng)常用吸塵裝置或空氣過(guò)濾裝置凈化環(huán)境。3.庫(kù)房門窗應(yīng)密封好，采用機(jī)械通風(fēng)時(shí)應(yīng)加防塵罩。建立膠片檔案定期檢查制度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。檔案人員接觸膠片時(shí)，應(yīng)戴手套。4.由于彩色膠片的影像由染料形成，染料耐久性差，保存壽命較短，因此在注意防高溫、潮濕和光照的同時(shí)，還可對(duì)其進(jìn)行過(guò)塑處理，起到防塵、防蟲、防光、防有害氣體和堅(jiān)膜保護(hù)等作用。

二、膠片檔案的保管與保護(hù)（二）對(duì)環(huán)境質(zhì)量的要求23二、膠片檔案的保管與保護(hù)

（三）膠片檔案的保管制度1.膠片檔案入庫(kù)前的檢查制度。膠片檔案入庫(kù)前應(yīng)認(rèn)真檢查。檢查的內(nèi)容包括：膠片上是否有指紋、油污，膠片是否受潮發(fā)霉，膠片中是否夾帶易燃物等，以防受污染的膠片入庫(kù)。對(duì)污染的膠片要進(jìn)行修復(fù)。黑白底片入庫(kù)前要進(jìn)行水洗和上光，對(duì)于需要永久保存的入庫(kù)膠片最好重新清洗，使影像質(zhì)量達(dá)到長(zhǎng)期保存標(biāo)準(zhǔn)。

2.膠片入庫(kù)后的抽查制度。膠片入庫(kù)后應(yīng)定期檢查。即使庫(kù)房環(huán)境達(dá)到了理想的要求，但由于膠片本身存在一個(gè)自然老化的過(guò)程，以及在利用過(guò)程中可能產(chǎn)生損傷，因此，定期抽檢還是必不可少的。抽檢項(xiàng)目包括：膠片機(jī)械性損傷，包括形變、粘連等；膠片化學(xué)損傷，包括影像是否發(fā)黃、褪色、生霉等，膠片包裝材料是否變質(zhì)等。

二、膠片檔案的保管與保護(hù)（三）膠片檔案的保管制度24二、膠片檔案的保管與保護(hù)

3.利用過(guò)程的保護(hù)制度。膠片借閱中應(yīng)建立合理的借閱制度，幫助讀者掌握正確的閱讀規(guī)則。取拿膠片應(yīng)戴棉質(zhì)手套，并且只能接觸膠片邊緣部分，以免留下指紋和劃痕；取拿膠片不要握的太緊，特別是對(duì)于卷片，不能手握膠卷一端向外抽拉，這樣會(huì)使乳劑層因互相摩擦而受損；堅(jiān)持提供復(fù)制片的利用制度，禁止直接利用原底片。

4.其他保護(hù)制度。存放在低溫干燥環(huán)境中的膠片質(zhì)地較脆，出庫(kù)時(shí)應(yīng)先對(duì)膠片的溫度和含水量進(jìn)行調(diào)節(jié)，然后才能使用。具體調(diào)節(jié)方法是先將膠片放在使用環(huán)境條件下，待膠片與周圍環(huán)境溫度達(dá)到平衡后，再拆封使膠片暴露在空氣中，直到膠片濕度與環(huán)境濕度平衡以后方能使用。

二、膠片檔案的保管與保護(hù)3.利用過(guò)程的保護(hù)制度。膠片借閱中25二、膠片檔案的保管與保護(hù)

二、膠片檔案的保管與保護(hù)26第三節(jié)、錄音、錄像檔案的管理

錄像、錄音檔案簡(jiǎn)稱聲像檔案或音像檔案。聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人在各種社會(huì)活動(dòng)中直接產(chǎn)生的、以圖像和聲音等形式形成的、有保存價(jià)值的歷史記錄。

第三節(jié)、錄音、錄像檔案的管理錄像、錄音檔案簡(jiǎn)稱聲像檔案或音27一、聲像檔案的種類

（一）按檔案信息記錄符號(hào)劃分為錄音檔案和錄像檔案。錄音檔案是利用聲音符號(hào)記錄信息的一種原始記錄，它主要包括唱片、錄音磁帶等。錄像檔案是采用聲音、錄像的綜合手段，以圖像、聲音符號(hào)共同記錄信息的一種原始記錄，它主要包括錄像磁帶和光盤。

一、聲像檔案的種類（一）按檔案信息記錄符號(hào)劃分為錄音檔案和28一、聲像檔案的種類

（二）按載體材料劃分為唱片檔案和磁性載體檔案。唱片檔案是以機(jī)械錄音的方法將人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中形成的音響信息錄制在具有聲槽的塑制片狀圓盤載體上而形成的一種錄音檔案。磁性載體檔案是使用一種具有鐵磁性質(zhì)的材料，通過(guò)將聲音、圖像和數(shù)字變成電信號(hào)使磁性載體發(fā)生選擇性磁化，以磁跡來(lái)保存聲音、圖像和數(shù)字信息的一種檔案，既可以錄音又可以錄像。

一、聲像檔案的種類（二）按載體材料劃分為唱片檔案和磁性載體29二、磁性載體檔案的構(gòu)成

1.錄音磁帶檔案。錄音磁帶是將聲音信號(hào)記錄在磁性材料上而形成的，常見的為盒式錄音帶，一般可按時(shí)間分為C-60（即60分鐘）、C-90、C-120。

2..錄像磁帶檔案。錄像磁帶是將聲像信號(hào)記錄在磁性材料上而形成的，常見的為盒式錄像帶，按其寬度可分為2英寸、1英寸、3／4英寸、1／2英寸、1／4英寸五種。

3.磁盤檔案。磁盤檔案是數(shù)字信息的主要記錄材料。磁盤主要有兩類：一類是軟磁盤；另一類是硬磁盤。軟盤多用在微機(jī)上，但由于其存儲(chǔ)容量小，不適于做聲像檔案的載體；硬磁盤工作性好、穩(wěn)定性高，一般作為聲像檔案的載體。

二、磁性載體檔案的構(gòu)成1.錄音磁帶檔案。錄音磁帶是將聲音信30三、聲像檔案的收集工作

（一）聲像檔案的質(zhì)量驗(yàn)收

1.檢查檔案載體的情況。如磁帶有無(wú)磨損或損壞、磁粉脫落、霉變或斷帶等情況。歸檔的錄音錄像材料應(yīng)是優(yōu)質(zhì)制成材料，符合長(zhǎng)期和永久保存的要求，禁止以次充好。2.對(duì)聲像檔案的內(nèi)容進(jìn)行聽音觀看，以檢查聲像的內(nèi)容和質(zhì)量狀況。3.有條件的檔案部門，在驗(yàn)收聲像檔案時(shí)，可以進(jìn)行技術(shù)上的性能測(cè)試或檢查，如走帶性能、外觀、機(jī)械及物理性能，放音、放像質(zhì)量以及電聲性能、磁性能等。

4.認(rèn)真填寫聲像檔案檢測(cè)、保養(yǎng)卡。

三、聲像檔案的收集工作（一）聲像檔案的質(zhì)量驗(yàn)收31三、聲像檔案的收集工作（二）聲像檔案的完整驗(yàn)收1.各類聲像檔案的內(nèi)容是否完整。2.聲像的內(nèi)容與相應(yīng)的文字材料是否一致、完整，如兩者不一致或材料不齊全，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充與聲像內(nèi)容相一致的正確材料。3.核對(duì)《聲像檔案登記表》。已錄好的聲像檔案在向檔案室歸檔時(shí)，盒內(nèi)要裝有登記表。登記表記載聲像錄制的有關(guān)內(nèi)容，包括單位、地點(diǎn)、作者、內(nèi)容、開始語(yǔ)、結(jié)束語(yǔ)、節(jié)目時(shí)間、盤數(shù)、使用機(jī)器型號(hào)、磁帶號(hào)、技術(shù)質(zhì)量、錄音人員、檢查人、審聽意見、批準(zhǔn)人和磁帶消磁次數(shù)。歸檔時(shí)，檔案部門要檢查登記表中的各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫準(zhǔn)確、手續(xù)是否完備。

三、聲像檔案的收集工作（二）聲像檔案的完整驗(yàn)收32三、聲像檔案的收集工作（三）聲像檔案收集工作的難點(diǎn)1.聲像檔案內(nèi)容廣泛，其形成領(lǐng)域較為松散，收集工作較為困難，不容易集中收集。2.聲像檔案中的原版、原件不易收集。因?yàn)槁曄駲n案與新技術(shù)緊密聯(lián)系，其原件與復(fù)制件不易區(qū)分。3.聲像檔案收集工作的質(zhì)量受載體技術(shù)狀況好壞的限制。4.聲像檔案的歸檔制度還不健全，目前尚無(wú)國(guó)家級(jí)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)性文件對(duì)歸檔制度加以界定。5.由于磁帶檔案的特殊性，不少經(jīng)辦人員缺乏檔案方面的基本知識(shí)，往往輕易地將有保存價(jià)值的錄音磁帶消磁，造成不可挽回的損失。

三、聲像檔案的收集工作（三）聲像檔案收集工作的難點(diǎn)33四、聲像檔案的整理工作

（一）分類一般應(yīng)將聲像檔案與紙質(zhì)檔案分開整理，分別分類保存。對(duì)聲像檔案分類時(shí)，要先將錄音檔案和錄像檔案分開，兩者不能混放。錄音和錄像檔案各自是否再進(jìn)行具體分類，要根據(jù)各單位的實(shí)際情況以及檔案數(shù)量多少而定。對(duì)于大多數(shù)單位來(lái)說(shuō)，由于錄音、錄像檔案形成的數(shù)量不多，而且內(nèi)容較單一，一般可不再具體分類。而對(duì)于錄音、錄像形成數(shù)量較多的單位，可根據(jù)內(nèi)容分為若干類。

四、聲像檔案的整理工作（一）分類34四、聲像檔案的整理工作

（二）編號(hào)

聲像檔案是以盤或盒為保管單位進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)可按歸檔時(shí)間順序結(jié)合內(nèi)容編制流水號(hào)。編號(hào)格式為兩段式：類別代號(hào)―順序號(hào)，例如音―20，表示錄音檔案第20盒。編號(hào)要在兩處標(biāo)注：一是錄音、錄像盒上；二是外包裝盒上。編號(hào)要做到兩個(gè)一致：一是錄音、錄像盒上的編號(hào)和外包裝盒上的編號(hào)一致；二是錄音、錄像盒上的編號(hào)與文字材料、文字說(shuō)明的編號(hào)一致。四、聲像檔案的整理工作（二）編號(hào)35四、聲像檔案的整理工作

（三）填寫文字說(shuō)明聲像檔案編制完成后，應(yīng)根據(jù)審查表和所附的文字材料編寫文字說(shuō)明。聲像檔案的文字說(shuō)明必須詳細(xì)準(zhǔn)確。錄音帶要寫明：主題內(nèi)容、講話人姓名和身份、錄音時(shí)間、錄音帶播放時(shí)長(zhǎng)、錄音帶型號(hào)規(guī)格、設(shè)備的型號(hào)規(guī)格等。錄像帶要寫明：所攝內(nèi)容、人物（主要人物的姓名、身份、位置）、拍攝時(shí)間、錄像帶的型號(hào)規(guī)格、設(shè)備的型號(hào)規(guī)格等。文字說(shuō)明應(yīng)與反映錄音、錄像帶內(nèi)容的文字稿、解說(shuō)詞、曲譜等文字材料一同立卷歸檔，放入錄音、錄像帶的盒內(nèi)以便查閱。

四、聲像檔案的整理工作（三）填寫文字說(shuō)明36四、聲像檔案的整理工作

（四）填寫標(biāo)簽

文字說(shuō)明完成后，對(duì)確定歸檔的錄音、錄像帶應(yīng)貼上標(biāo)簽，并將編號(hào)、參見號(hào)、片名、播放時(shí)間、攝制單位、攝制時(shí)間、規(guī)格、制式、語(yǔ)別、密級(jí)、講話人姓名和職務(wù)等內(nèi)容填入標(biāo)簽。

（五）聲像檔案的編目

聲像檔案整理后要分別編制錄音和錄像檔案目錄，以利于保管和利用。目錄著錄內(nèi)容包括編號(hào)、參見號(hào)、題名或內(nèi)容、攝制時(shí)間、攝制人、攝制質(zhì)量、節(jié)目時(shí)間、保管期限、備注等。著錄時(shí)需要注意：第一，要以一盤或一盒磁帶為一個(gè)保管單位著錄一個(gè)條目；第二，如一盒磁帶錄多人講話或多個(gè)節(jié)目，應(yīng)在題名欄中逐一注明；第三，如一項(xiàng)內(nèi)容由多盒磁帶錄制而成，要在題名后注明磁帶盒的順序號(hào)。

四、聲像檔案的整理工作（四）填寫標(biāo)簽37四、聲像檔案的整理工作

四、聲像檔案的整理工作38五、聲像檔案的保護(hù)

（一）聲像檔案的保存環(huán)境

1.聲像檔案保存環(huán)境的整體要求（1）庫(kù)房溫、濕度。保存聲像檔案最好的環(huán)境是恒溫恒濕，溫度18℃，濕度40％，并單獨(dú)設(shè)庫(kù)或用專門裝具提供一個(gè)穩(wěn)定環(huán)境。在實(shí)際環(huán)境下，可控制在一定范圍內(nèi)，即溫度在15℃~27℃，相對(duì)濕度在40％~60％范圍內(nèi)選定一組值，且在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不超過(guò)±3℃，濕度變化不得超過(guò)±5％。（2）防光與防火。聲像檔案庫(kù)房的照度以不超過(guò)50勒克司為宜。光線不僅能以熱的形式加劇磁分子的熱運(yùn)動(dòng)，從而改變?cè)呕癄顟B(tài)、軟化磁層或加快帶基的形變，而且光中的紫外線能強(qiáng)烈老化底基、黏結(jié)劑等高分子制成材料，故應(yīng)避免陽(yáng)光直射磁性載體檔案。保存聲像檔案的裝具和庫(kù)房應(yīng)使用耐火材料，庫(kù)內(nèi)及附近嚴(yán)禁有易燃物品，庫(kù)中應(yīng)備有二氧化碳滅火器等滅火設(shè)備。（3）防塵。聲像檔案在記錄和使用中主要靠磁頭與磁載體相接觸走帶或旋轉(zhuǎn)磁面來(lái)完成?；覊m等微粒一旦污染了磁載體表面，必然會(huì)磨損磁層，增大噪音干擾，腐蝕黏連磁帶，嚴(yán)重的會(huì)增大信號(hào)漏失率。

五、聲像檔案的保護(hù)（一）聲像檔案的保存環(huán)境39五、聲像檔案的保護(hù)

2.磁性載體檔案的保管條件。磁性載體檔案的保護(hù)要從磁性介質(zhì)的特點(diǎn)出發(fā)，依據(jù)《磁性載體檔案的管理與保護(hù)規(guī)范》，做好保護(hù)工作。

（1）防磁。磁性載體檔案在儲(chǔ)存和使用過(guò)程中要嚴(yán)防外來(lái)磁場(chǎng)的干擾。切忌把磁記錄材料放在帶有磁場(chǎng)或可能產(chǎn)生磁場(chǎng)的物體或設(shè)備附近。在庫(kù)房建筑時(shí)，就要考慮到整體建筑物要有屏蔽外來(lái)磁場(chǎng)干擾的能力。不得將任何磁性材料及其制品帶入庫(kù)房。在存有重要檔案的庫(kù)區(qū)，應(yīng)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，以查出隱蔽的磁場(chǎng)。（2）存放形式。磁帶應(yīng)放入磁帶盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置保存。

五、聲像檔案的保護(hù)2.磁性載體檔案的保管條件。磁性載體檔案40五、聲像檔案的保護(hù)

（3）定期卷繞。對(duì)于長(zhǎng)期存放的磁帶卷繞松緊要適當(dāng)，最好以記錄或重放速度重新卷繞一次再存放。卷繞過(guò)緊，高溫下易形變、粘連和增大復(fù)印效應(yīng)；卷繞過(guò)松，使用中易出現(xiàn)滑動(dòng)，快速卷帶邊緣不易卷齊。

磁帶一般每隔3~5年重新卷繞一次，以釋放其內(nèi)壓力，同時(shí)還可以減少磁帶的幾何形變、粘連及彈性疲勞。卷繞時(shí)以放音速度進(jìn)行，不可快進(jìn)、快倒，保持帶基張力1.7~2.2N，倒帶時(shí)應(yīng)在溫度為（18±1）℃，相對(duì)濕度為40％~50％的環(huán)境下進(jìn)行。

（4）定期翻錄。翻錄有兩個(gè)目的：一是使信息長(zhǎng)久保存下去。二是對(duì)珍貴檔案，為防不測(cè)，可翻錄到唱片金屬模版上或銀鹽膠片上，也可翻錄成副本并分地保存。

五、聲像檔案的保護(hù)（3）定期卷繞。對(duì)于長(zhǎng)期存放的磁帶卷繞松41五、聲像檔案的保護(hù)

（二）建立嚴(yán)格的規(guī)章制度

1.檢查制度。

第一，接收時(shí)的檢查。從各基層單位接收來(lái)的聲像檔案材料，由于保管狀況差別很大，有的符合檔案保管要求，有的會(huì)存在不同程度的問題。檔案部門在接收檔案時(shí)一定要把好關(guān)，使將來(lái)保存和利用的這部分檔案有一個(gè)良好的保存基礎(chǔ)。第二，保管中的檢查。檢查一般采用抽樣的方式，每年對(duì)總數(shù)的3％抽樣讀檢，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。

五、聲像檔案的保護(hù)（二）建立嚴(yán)格的規(guī)章制度42五、聲像檔案的保護(hù)

2.提供利用制度。不正確的使用和過(guò)度的使用聲像檔案，也會(huì)縮短磁記錄信息的使用壽命，所以，要有一個(gè)合理而科學(xué)的提供利用制度，并認(rèn)真遵循。（1）利用前應(yīng)檢查磁帶卷繞情況，若卷繞太松，可用鉛筆插入帶盤齒輪卷好再用。利用中應(yīng)盡量避免快倒快進(jìn)，以防止拉力過(guò)大拉斷磁帶。

（2）正確使用聲像檔案的設(shè)備。要按磁帶介質(zhì)選用機(jī)器，并了解配套播放設(shè)備的性能和正確操作方法，以避免或減少對(duì)聲像檔案的損害。五、聲像檔案的保護(hù)2.提供利用制度。不正確的使用和過(guò)度的使43五、聲像檔案的保護(hù)

2.提供利用制度（3）要保持閱覽環(huán)境的清潔無(wú)污染，并保持聲像檔案和播放設(shè)備的清潔。

（4）對(duì)于一些珍貴的、重要的原始聲像檔案，為了長(zhǎng)期保存，不應(yīng)直接用于閱讀和復(fù)制一般副本。（5）隨著各種計(jì)算機(jī)病毒的出現(xiàn)，在磁盤檔案提供利用過(guò)程中要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的防范。

五、聲像檔案的保護(hù)2.提供利用制度44第四節(jié)電子文件與電子檔案的管理

第四節(jié)電子文件與電子檔案的管理45一、電子文件的定義及特征

（一）電子文件的定義我國(guó)國(guó)家檔案局頒布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》中，對(duì)電子文件和電子檔案作了如下定義：電子文件“是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。歸檔電子文件“指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件”。一、電子文件的定義及特征（一）電子文件的定義46一、電子文件的定義及特征

（二）電子文件的基本特征電子文件是數(shù)字信息與文件這兩個(gè)概念的集合，因此，它既具有數(shù)字信息的特征，又同時(shí)具有文件的特征。因此，電子文件就具有了既區(qū)別于傳統(tǒng)載體文件，又區(qū)別于一般數(shù)字化信息的兩個(gè)基本特征。第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示。電子文件以數(shù)字編碼的形式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器上，并可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。電子文件的文字或圖形、圖像不過(guò)是電子文件的某種輸出形式。這是電子文件與以往其他形式的文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。第二，電子文件是文件的一種類型。電子文件具有文件的各種屬性，包括內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)三要素，同時(shí)具有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件共同點(diǎn)。一、電子文件的定義及特征（二）電子文件的基本特征47二、電子文件的種類及特點(diǎn)

（一）電子文件的種類1.按電子文件的數(shù)據(jù)格式分類。數(shù)據(jù)格式是指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的數(shù)據(jù)及控制信息的邏輯順序。依據(jù)不同的數(shù)據(jù)格式形成不同的文件類型。主要的文件類型包括：（1）文本文件（Text）。文本文件是通過(guò)特定的編輯軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。用不同文字處理軟件編輯的文本文件一般不能交換使用。但純文本文件由于不含格式代碼，在使用時(shí)不受計(jì)算機(jī)硬件和軟件類型的限制。（2）數(shù)據(jù)文件（Data）。數(shù)據(jù)文件亦可稱為數(shù)據(jù)庫(kù)文件，是指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或作為文件重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)對(duì)象，也可以說(shuō)是以數(shù)據(jù)庫(kù)形式存在的具有文件屬性的記錄。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)由若干記錄組成，一條記錄由若干字段組成。二、電子文件的種類及特點(diǎn)（一）電子文件的種類48二、電子文件的種類及特點(diǎn)（3）圖像文件（Image）。圖像文件時(shí)指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的圖像，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。紙質(zhì)文件、微縮膠片均可通過(guò)數(shù)字掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像文件，以便在網(wǎng)絡(luò)上傳輸。圖像文件所占存儲(chǔ)空間較大，不同格式的圖像文件不能任意進(jìn)行交換使用。

（4）圖形文件（Graphic）。圖形文件是指根據(jù)一定算法繪制的圖標(biāo)、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖表表示的圖形等等。圖形文件由代表繪圖坐標(biāo)的矢量和一些參數(shù)組成，因此占用空間相對(duì)較少。其數(shù)據(jù)可以使用特殊的代碼格式存儲(chǔ)，也可以使用純文本文件的代碼存儲(chǔ)，以便在不同的軟件包之間進(jìn)行信息交換。

二、電子文件的種類及特點(diǎn)（3）圖像文件（Image）。圖像文49二、電子文件的種類及特點(diǎn)（5）音頻文件（Audio）。音頻文件是指用音頻設(shè)備錄入并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式的文件，可以分為聲音數(shù)據(jù)、音樂數(shù)據(jù)和語(yǔ)音數(shù)據(jù)三種，占用存儲(chǔ)空間較大。

（6）視頻文件（Video）。視頻文件是指利用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的二維、三維動(dòng)畫等各種動(dòng)態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫片等。由于視頻文件所占存儲(chǔ)空間較大，一般都使用光盤存儲(chǔ)設(shè)備。

（7）命令文件（Program）。命令文件亦稱計(jì)算機(jī)程序文件，是指為處理各種事務(wù)，用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫的控制程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。

二、電子文件的種類及特點(diǎn)（5）音頻文件（Audio）。音頻文50二、電子文件的種類及特點(diǎn)包含上述兩種以上信息形式的文件稱為“多媒體文件”，這種文件使用多媒體技術(shù)制作，具有較復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，必須使用多媒體計(jì)算機(jī)復(fù)現(xiàn)。包含對(duì)其他文件連接功能的文件稱為“超文本文件”，這種文件是一種全局性的信息結(jié)構(gòu)，將文檔中的不同部分通過(guò)關(guān)鍵字建立連接，形成網(wǎng)絡(luò)獨(dú)有的網(wǎng)狀層次知識(shí)結(jié)構(gòu)，用戶可以通過(guò)超文本鏈接直接獲取所需知識(shí)。

二、電子文件的種類及特點(diǎn)包含上述兩種以上信息形式的文件稱為“51二、電子文件的種類及特點(diǎn)2.按電子文件的功能分類。電子文件按其功能可分為主文件、支持性文件和輔助性、工具性文件。

（1）主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。對(duì)紙質(zhì)文件而言，任何一份文件都是主文件，可以獨(dú)立的發(fā)揮作用。而電子文件生成、運(yùn)行和存在于一定的軟硬件環(huán)境中，需要以相應(yīng)的支持性、輔助性、工具性文件作為讀取和處理?xiàng)l件。

（2）支持性文件主要是指生成和運(yùn)行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件、多媒體軟件等。（3）輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找文件過(guò)程中起輔助、工具作用的文件，如命令文件往往附帶若干輔助設(shè)計(jì)文件、圖形文件，數(shù)據(jù)庫(kù)往往附帶若干輔助數(shù)據(jù)庫(kù)和相應(yīng)的索引文件、備注文件等。

二、電子文件的種類及特點(diǎn)2.按電子文件的功能分類。電子文件按52二、電子文件的種類及特點(diǎn)3.按文件的生成方式分類。按文件的生成方式可分為計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)載體和其他載體文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。

二、電子文件的種類及特點(diǎn)3.按文件的生成方式分類。按文件的生53二、電子文件的種類及特點(diǎn)（二）電子文件的特點(diǎn)

1.設(shè)備依賴性。

2.信息與特定載體的可分離性。

3.電子文件信息的易更改性。

4.多媒體集成性。

5.電子文件非實(shí)體歸檔的可能性。

6.電子文件對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性。

二、電子文件的種類及特點(diǎn)（二）電子文件的特點(diǎn)54三、電子文件的形成、積累與整理

（一）電子文件的形成

電子文件來(lái)源于兩個(gè)方面：1.職能部門自身創(chuàng)建的；2.從工作網(wǎng)絡(luò)上捕獲的。

三、電子文件的形成、積累與整理（一）電子文件的形成55三、電子文件的形成、積累與整理

（二）電子文件的積累1.電子文件積累的目的。無(wú)論以何種形式形成的電子文件，其從形成到歸檔要有一段時(shí)間間隔，在這期間其有被更改甚至是惡意篡改的可能，而這種改變可能都無(wú)法察覺。為保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性，同時(shí)防止存有電子文件的存儲(chǔ)載體在個(gè)人手中丟失、損毀，從而保護(hù)電子文件的安全，必須做好電子文件的積累工作。

三、電子文件的形成、積累與整理（二）電子文件的積累56三、電子文件的形成、積累與整理2.電子文件的積累過(guò)程與方法。（1）分類。分類是按照分類表中的邏輯組織規(guī)定、方法和程序規(guī)則，把業(yè)務(wù)活動(dòng)及文件系統(tǒng)地分門別類。（2）登記。目的是為了證明文件在文件系統(tǒng)中的存在，登記標(biāo)志著文件被正式捕獲到文件系統(tǒng)中。（3）鑒定。目的主要是確定文件的保存期限。（4）提交。提交是把數(shù)據(jù)正式轉(zhuǎn)到機(jī)構(gòu)文件管理系統(tǒng)進(jìn)行控制的過(guò)程。（5）審計(jì)跟蹤。審計(jì)跟蹤指允許再現(xiàn)以前活動(dòng)的數(shù)據(jù)，或者是使發(fā)生的某次變化的屬性特征被保存下來(lái)的數(shù)據(jù)，以便一系列事件可以按時(shí)間順序再現(xiàn)。三、電子文件的形成、積累與整理2.電子文件的積累過(guò)程與方法。57三、電子文件的形成、積累與整理3.電子文件的積累范圍。對(duì)電子文件的收集、積累應(yīng)包括以下兩方面內(nèi)容：第一，按歸檔要求應(yīng)接收歸檔的電子文件。檔案部門要對(duì)電子文件的形成、積累過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，對(duì)應(yīng)接收歸檔的電子文件要進(jìn)行審查驗(yàn)收。第二，對(duì)未列入應(yīng)接收歸檔的電子文件，有的也要收集，因?yàn)橛袝r(shí)需要對(duì)一些項(xiàng)目作補(bǔ)充歸檔或擴(kuò)大歸檔。因此，歸檔人員要了解一些未列入接收歸檔的電子文件的形成、承辦情況，有的要及時(shí)主動(dòng)收集。特別是對(duì)個(gè)人計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件的收集工作，時(shí)間性很強(qiáng)，錯(cuò)過(guò)時(shí)機(jī)，電子文件就有散失、損毀的可能。

三、電子文件的形成、積累與整理3.電子文件的積累范圍。對(duì)電子58三、電子文件的形成、積累與整理（三）電子文件的歸檔電子文件的歸檔主要有兩種途徑：一是館藏傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，即將傳統(tǒng)的以紙張、照片、錄音、錄像、縮微膠片等為存儲(chǔ)介質(zhì)的各種原始檔案內(nèi)容，經(jīng)掃描、圖像處理、存儲(chǔ)等手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式的檔案信息。二是電子文件通過(guò)數(shù)字載體或網(wǎng)絡(luò)傳輸，由檔案部門接收后生成電子檔案。

三、電子文件的形成、積累與整理（三）電子文件的歸檔59三、電子文件的形成、積累與整理1.電子文件歸檔的含義。電子文件的歸檔，是將應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)整理確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便于長(zhǎng)期保存的歸檔過(guò)程。不同環(huán)境條件下產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的：如果是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求傳數(shù)據(jù)庫(kù)或記有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)；但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。

三、電子文件的形成、積累與整理1.電子文件歸檔的含義。電子文60三、電子文件的形成、積累與整理2.歸檔范圍。參照紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限。3.歸檔方式。采用邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

4.歸檔時(shí)間。電子文件的歸檔時(shí)間可分為實(shí)時(shí)和定期兩種。邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔定期完成。

三、電子文件的形成、積累與整理2.歸檔范圍。參照紙質(zhì)文件材61三、電子文件的形成、積累與整理5.歸檔步驟及要求。（1）歸檔檢驗(yàn)。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括：載體有無(wú)劃痕、是否清潔；有無(wú)病毒；核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及審核手續(xù)；核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全；核實(shí)特殊格式電子文件的相關(guān)軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整；存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上是否貼有標(biāo)簽。（2）歸檔份數(shù)。一式三套，一套封存保管，一套供查借閱，一套異地保存。（3）辦理移交手續(xù)。填寫《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》。三、電子文件的形成、積累與整理5.歸檔步驟及要求。62三、電子文件的形成、積累與整理（四）電子文件的歸檔鑒定

傳統(tǒng)檔案鑒定主要指鑒別檔案的價(jià)值，確定保管期限，剔除并銷毀無(wú)保存價(jià)值的檔案；而電子文件的歸檔鑒定是指對(duì)電子文件檔案屬性的鑒定，即電子文件的原始性、完整性和有效性。

1.電子文件原始性的認(rèn)定。電子文件的原始性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。對(duì)于一份電子文件來(lái)說(shuō)，只要它的內(nèi)容確實(shí)是當(dāng)時(shí)由原作者撰寫或制作出來(lái)的，此后從未修改過(guò)，就應(yīng)該承認(rèn)它是原始的，盡管它沒有固定載體和實(shí)在的物理形態(tài)，甚至因轉(zhuǎn)換而失去了原來(lái)的格式。這種“原始性”概念與紙質(zhì)文件原件原始性的區(qū)別主要在于，它拋棄了文件形式上的原始性，即允許文件載體、字跡、格式等表現(xiàn)形式發(fā)生變化，僅以文件中所含信息的真實(shí)準(zhǔn)確，即內(nèi)容的原始性為唯一標(biāo)準(zhǔn)。

三、電子文件的形成、積累與整理（四）電子文件的歸檔鑒定63三、電子文件的形成、積累與整理電子文件的原始性鑒定應(yīng)考慮以下因素：

（1）檢查電子文件是否按照預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯。

（2）依據(jù)電子文件管理系統(tǒng)所記載的文件形成、修改和批準(zhǔn)時(shí)間、分析文件是否是最終版本。

（3）檢查電子文件管理系統(tǒng)中對(duì)于文件生成和管理過(guò)程的記錄，分析是否有非法操作的發(fā)生。

（4）分析文件著錄中關(guān)于遷移前后文件信息和載體的記錄，檢查各類電子文件中影響原始性的要素是否在遷移中發(fā)生變化。

三、電子文件的形成、積累與整理電子文件的原始性鑒定應(yīng)考慮以下64三、電子文件的形成、積累與整理2.電子文件完整性的認(rèn)定。電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無(wú)缺損。完整性是電子檔案價(jià)值的重要保障，殘缺不全的檔案難以如實(shí)地再現(xiàn)人類的社會(huì)活動(dòng)，也難以承擔(dān)社會(huì)記憶的功能。

三、電子文件的形成、積累與整理2.電子文件完整性的認(rèn)定。電子65三、電子文件的形成、積累與整理電子文件完整性的鑒定可以從以下兩個(gè)方面入手：

（1）檢查文件要素，即利用有效的技術(shù)手段，對(duì)照元數(shù)據(jù)模型，檢查一份文件各個(gè)要素是否完備，包括可視的和不可視的部分。

（2）檢查要素集中手段，即分析聯(lián)系一份文件各個(gè)要素的手段是否有效，比如超級(jí)鏈接、置標(biāo)語(yǔ)言等。在現(xiàn)有技術(shù)條件下，一份文件的數(shù)據(jù)分布在若干臺(tái)機(jī)器中，也可能以若干份文件相連接的方式而存在，鑒定時(shí)需要核實(shí)相關(guān)數(shù)據(jù)和文件是否收集齊全。

三、電子文件的形成、積累與整理電子文件完整性的鑒定可以從以下66三、電子文件的形成、積累與整理3.電子文件有效性的認(rèn)定。有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。（1）檢查與電子文件相配套的軟件、相關(guān)電子文件、文字材料是否齊全、完整。對(duì)于加密文件，保存時(shí)如果由于特殊需要未予解密，還需檢查其記錄密碼是否保存下來(lái)。

三、電子文件的形成、積累與整理3.電子文件有效性的認(rèn)定。有效67三、電子文件的形成、積累與整理（2）檢查電子文件的信息存儲(chǔ)格式是否符合歸檔要求。（3）核實(shí)歸檔或遷移時(shí)填寫的文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號(hào)是否正確。

（4）檢測(cè)在指定的環(huán)境平臺(tái)上能否準(zhǔn)確讀出電子文件。如果現(xiàn)有很小的錯(cuò)誤，可以清洗后再讀，以確認(rèn)其可讀性。

三、電子文件的形成、積累與整理（2）檢查電子文件的信息存儲(chǔ)格68三、電子文件的形成、積累與整理（五）歸檔電子文件的整理

1.以件為單位，整理歸檔的電子文件。2.分類。歸檔電子文件的分類按形成或保管機(jī)構(gòu)的檔案分類方案進(jìn)行。3.編制檔案號(hào)。無(wú)論是采用邏輯歸檔方式還是物理歸檔方法，檔案部門只要給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，如分類號(hào)、檔號(hào)等，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。編制檔案號(hào)一般都遵循以下規(guī)則：必須包括全宗號(hào)、保管期限代碼、年度、歸檔機(jī)構(gòu)代碼與件號(hào)；為便于自動(dòng)化管理，不使用漢字標(biāo)注；件號(hào)在確定的編碼規(guī)則下統(tǒng)一編制，并由系統(tǒng)產(chǎn)生；電子文件檔號(hào)不允許重復(fù)。

4.歸檔電子文件的著錄。案卷級(jí)以上的著錄包括對(duì)小類、屬類、大類、全宗文件的著錄。歸檔前，文件級(jí)的著錄工作應(yīng)由文件形成部門完成，并同電子文件同時(shí)歸檔；歸檔后，案卷級(jí)以上的電子文件的著錄一般由檔案部門完成。檔案工作者負(fù)責(zé)管理機(jī)構(gòu)的所有文件，需要具備自頂向下的管理思路，即首先將機(jī)構(gòu)所有文件納入考慮范圍，再在全宗內(nèi)根據(jù)文件之間的有機(jī)聯(lián)系劃分類別。同時(shí)，歸檔后的電子文件并非出于靜止?fàn)顟B(tài)，其每一次遷移都要進(jìn)行記錄，這樣的記錄只能由檔案部門完成。

三、電子文件的形成、積累與整理（五）歸檔電子文件的整理69三、電子文件的形成、積累與整理（六）電子文件歸檔與整理工作中應(yīng)注意的問題

1.電子文件的形成特點(diǎn)：

（1）分散性。電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息以彼此獨(dú)立的方式存儲(chǔ)和管理。（2）差異性。差異性首先體現(xiàn)在電子文件生成平臺(tái)的差異上。

（3）隨意性。電子文件的管理處于一種十分隨意的狀態(tài)，在電子文件生成的時(shí)間、程序、權(quán)限以及文件流轉(zhuǎn)的方式等方面都缺乏成熟的管理辦法以及相關(guān)的規(guī)定和制度，這會(huì)嚴(yán)重影響電子文件的可靠性和真實(shí)性。

三、電子文件的形成、積累與整理（六）電子文件歸檔與整理工作中70三、電子文件的形成、積累與整理2.“前端控制”原則?！扒岸丝刂啤痹瓌t是以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看做一個(gè)完整的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。文件管理、檔案管理的特征是分階段、分環(huán)節(jié)控制，文件管理和檔案管理作為兩個(gè)相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)分別運(yùn)行，文件管理、檔案管理的全部目標(biāo)和要求被分解到不同的階段、環(huán)節(jié)和步驟中。遵循“前端控制”要對(duì)整個(gè)文件生命周期過(guò)程的管理目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)，即針對(duì)電子檔案的管理工作在電子文件形成時(shí)期就已經(jīng)開始，并貫穿于文件向檔案轉(zhuǎn)化和轉(zhuǎn)化后的全過(guò)程?！扒岸丝刂啤痹瓌t實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵，是在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段就把文件生命周期各個(gè)階段的管理要求融入進(jìn)去。由于檔案管理系統(tǒng)中的管理對(duì)象本身在不斷變化，因此要求在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)智能化的文件著錄、鑒定工作以及電子檔案的組成部分——元數(shù)據(jù)的著錄和鑒定，以實(shí)現(xiàn)“維護(hù)電子文件真實(shí)性，保證電子檔案的憑證價(jià)值”的目的。

三、電子文件的形成、積累與整理2.“前端控制”原則。71三、電子文件的形成、積累與整理3.必須建立嚴(yán)格的電子文件形成與管理制度，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。

（1）在保證電子文件的真實(shí)性方面：建立對(duì)電子文件的操作者可靠的身份識(shí)別和權(quán)限控制；設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等；對(duì)電子文件采用防錯(cuò)漏和防調(diào)換的標(biāo)記；對(duì)電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。（2）在保證電子文件的完整性方面：應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。（3）在保證電子文件的有效性方面：應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保障措施。

三、電子文件的形成、積累與整理3.必須建立嚴(yán)格的電子文件形成72四、電子檔案的保護(hù)

（一）歸檔電子文件信息的保護(hù)

1.建立電子文件維護(hù)管理的信息文檔。它是對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

2.確保所有電子文件內(nèi)容的可存取性。歸檔電子文件的可存取性是指歸檔電子文件在利用中得以準(zhǔn)確、完整并能以人們直觀理解的方式進(jìn)行顯示。確保歸檔電子文件的可存取性有如下技術(shù)方法：

（1）保存歸檔電子文件的相關(guān)支持軟件。

（2）遷移。遷移是指將歸檔電子文件的信息從一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)換到另一種技術(shù)環(huán)境上的復(fù)制手段。但遷移技術(shù)也可能造成部分文件格式的丟失，因此在采用遷移技術(shù)前應(yīng)衡量受損格式對(duì)于檔案價(jià)值的影響。（3）載體轉(zhuǎn)換。載體轉(zhuǎn)換是指將技術(shù)過(guò)時(shí)的電子文件適時(shí)地轉(zhuǎn)移到縮微品或紙上，不再使用計(jì)算機(jī)軟、硬件進(jìn)行讀取。

四、電子檔案的保護(hù)（一）歸檔電子文件信息的保護(hù)73四、電子檔案的保護(hù)3.維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全的威脅主要表現(xiàn)在：非授權(quán)訪問、冒充合法用戶、破壞數(shù)據(jù)完整性、干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行、傳播病毒、線路竊聽等方面。為保護(hù)電子檔案的信息安全，可采用如下技術(shù)：

（1）身份認(rèn)證技術(shù)。用來(lái)確定用戶或設(shè)備身份的合法性，典型手段有用戶名口令、身份識(shí)別、PKI證書、生物認(rèn)證。

（2）加解密技術(shù)。它是指在傳輸或存儲(chǔ)過(guò)程中進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的加解密。

四、電子檔案的保護(hù)3.維護(hù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)安全。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)74四、電子檔案的保護(hù)（3）邊界防控技術(shù)。它是指防止外網(wǎng)用戶以非法手段進(jìn)入內(nèi)網(wǎng)，訪問內(nèi)部資源，保護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)操作環(huán)境的特殊網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備。（4）訪問控制技術(shù)。它是指保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和訪問。（5）主機(jī)加固技術(shù)。它對(duì)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等進(jìn)行漏洞加固和保護(hù)，提高系統(tǒng)的抗攻擊能力。（6）安全審計(jì)技術(shù)。包含日志審計(jì)和行為審計(jì)。（7）監(jiān)測(cè)監(jiān)控技術(shù)。它是對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)中的流量或應(yīng)用內(nèi)容進(jìn)行二至七層的檢測(cè)，并適度監(jiān)管和控制，避免網(wǎng)絡(luò)流量的濫用以及垃圾信息和有害信息的傳播。四、電子檔案的保護(hù)（3）邊界防控技術(shù)。它是指防止外網(wǎng)用戶以75四、電子檔案的保護(hù)4.檔案信息備份（1）檔案信息備份的重要性。信息備份是信息安全保障最重要的輔助措施，它可以為受損或崩潰的信息系統(tǒng)提供良好的、有效的恢復(fù)手段。（2）備份方案的選擇。對(duì)于不常用的歸檔電子文件，可以使用優(yōu)質(zhì)的磁帶機(jī)；對(duì)于日益膨脹的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以選用CD-ROM光盤鏡像服務(wù)器；對(duì)于既要進(jìn)行實(shí)時(shí)讀取又要保證其安全性的數(shù)據(jù)，應(yīng)選用RAID磁盤陣列。（3）做好異地備份。四、電子檔案的保護(hù)4.檔案信息備份76四、電子檔案的保護(hù)（二）歸檔電子文件載體安全的保護(hù)

1.歸檔電子文件載體的選擇。

（1）媒體壽命，即媒體對(duì)所記錄信息的保質(zhì)時(shí)間的長(zhǎng)短。對(duì)于數(shù)字媒體而言，其壽命由兩部分組成：一是媒體的實(shí)體壽命；二是媒體的技術(shù)壽命。（2）媒體的存儲(chǔ)密度，即媒體單位體積上能存儲(chǔ)的信息量。存儲(chǔ)密度越高，媒體的信息容量就越大。媒體的存儲(chǔ)密度是與其價(jià)格成反比的，應(yīng)根據(jù)需要選用適當(dāng)?shù)拿襟w。

四、電子檔案的保護(hù)（二）歸檔電子文件載體安全的保護(hù)77四、電子檔案的保護(hù)（二）電子文