證照類檔案管理辦法

10證照類檔案治理方法〔試行版〕第一局部 總則第一章目的第一條為明確集團(tuán)、區(qū)域、工程的證照治理權(quán)責(zé)，提高證照檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，確保工程合法合規(guī)開發(fā)，特制定《證其次章適用范圍其次條本方法適用于集團(tuán)全部工程在開發(fā)過程中形成的證照及圖紙檔案的治理，具體分類標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。區(qū)域辦公室歸檔范圍一級二級類目序歸檔范圍和條款保管類目號期限01營業(yè)執(zhí)照永久02資質(zhì)證書永久03成交確認(rèn)書、掛牌出讓公告永久04國有土地出讓/轉(zhuǎn)讓合同永久05建設(shè)用地規(guī)劃許可證永久06國有土地使用證永久開07竣工檔案接收證明書永久發(fā)工程開發(fā)08立項(xiàng)批復(fù)/核準(zhǔn)意見永久證重要證照09環(huán)境影響報(bào)告書的批復(fù)永久照010110建設(shè)工程規(guī)劃許可證永久0111建筑工程施工許可證永久12商品房預(yù)售許可證永久13規(guī)劃驗(yàn)收合格證永久14消防驗(yàn)收意見書/消防范案受理憑證永久15環(huán)保驗(yàn)收批復(fù)永久16竣工驗(yàn)收備案表/證永久17股權(quán)收購資料永久區(qū)域辦公室歸檔范圍一級 二級 序類目 類目 號

保管歸檔范圍和條款期限01土地款發(fā)票永久02承租土地合同永久03建設(shè)工程選址意見書及審批表01土地款發(fā)票永久02承租土地合同永久03建設(shè)工程選址意見書及審批表永久04建設(shè)工程選址規(guī)劃審定通知書永久05投資打算立項(xiàng)申請永久06工程可行性爭論報(bào)告的批復(fù)永久07建筑地名命名批復(fù)永久08排污許可證/排水許可證/噪聲排放許可證永久09地質(zhì)工程勘察合同/工程勘察合同/建筑工程合同永久10修建性詳規(guī)/具體規(guī)劃核準(zhǔn)申請/具體規(guī)劃審定通知永久11防空地下室易地建設(shè)意見書永久12誠信手冊永久13防雷裝置檢測報(bào)告/防雷裝置檢測合格證永久14施工圖設(shè)計(jì)審查文件永久15人防驗(yàn)收意見申請永久16河道治理工程申報(bào)審批表永久17商品房價(jià)格備案登記表永久18門牌編訂批復(fù)/街名地址編號備案資料永久19商品房預(yù)售款監(jiān)控專戶證明/專用帳號監(jiān)管協(xié)議建設(shè)永久20政府事項(xiàng)交辦通知書/標(biāo)準(zhǔn)批復(fù)永久21工程設(shè)計(jì)審核意見書永久注：由于各個(gè)地方政府部門對證件辦理要求不一，因此移交的檔案包含但不限于上述檔案。區(qū)域工程技術(shù)部歸檔范圍一級 二級 序類目 類目 號

保管歸檔范圍和條款期限基建工程020102基建工程020202

工程質(zhì)量檢測報(bào)告/室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測報(bào)告 永久工程質(zhì)量監(jiān)視報(bào)告 永久綠化工程竣工驗(yàn)收表 永久電梯安裝檢驗(yàn)合格證/電梯移交表 永久竣工綜合驗(yàn)收合格證 永久總平面及豎向規(guī)劃圖 永久修建性具體規(guī)劃圖 永久房屋宗地平面圖 永久規(guī)劃證附圖 永久規(guī)劃驗(yàn)收附圖 永久防雷核準(zhǔn)圖 永久綠化系統(tǒng)規(guī)劃圖/道路系統(tǒng)規(guī)劃圖 永久消防報(bào)建圖 永久施工審查圖 永久10 人防施工圖 永久注：由于各個(gè)地方政府部門對證件辦理要求不一，因此移交的檔案包含但不限于上述檔案。第四條集團(tuán)運(yùn)營中心檔案治理職責(zé)：〔一〕負(fù)責(zé)檔案治理制度體系建設(shè)及檔案治理標(biāo)準(zhǔn)制定?！捕池?fù)責(zé)審核證照檔案的真?zhèn)??！踩池?fù)責(zé)檔案系統(tǒng)的維護(hù)、工程建檔及區(qū)域、工程人員檔案系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置及培訓(xùn)指導(dǎo)。〔四〕負(fù)責(zé)審核各工程在系統(tǒng)內(nèi)移交的證照及備份?！参濉硨こ虒?shí)體檔案的治理狀況檢查督導(dǎo)?！擦硨^(qū)域檔案治理狀況開展考核評估。第五條區(qū)域檔案職責(zé)〔一〕負(fù)責(zé)落實(shí)集團(tuán)檔案治理要求?！捕辰⑼晟聘鞴こ套C照治理流程?！踩硨こ桃平坏膶?shí)體檔案準(zhǔn)時(shí)建檔并做好借閱歸還登記?！菜摹池?fù)責(zé)對區(qū)域內(nèi)各工程的證照治理狀況進(jìn)展檢查督導(dǎo)。第六條工程證照檔案治理員職責(zé)〔一〕負(fù)責(zé)落實(shí)集團(tuán)及區(qū)域檔案治理要求。〔二〕準(zhǔn)時(shí)將真實(shí)的證照按要求移交檔案系統(tǒng)?！踩硿?zhǔn)時(shí)完整移交實(shí)體檔案至區(qū)域檔案治理部門?！菜摹硨χ匾娮幼C照進(jìn)展本地存檔?！参濉硨Ρ４嬖诠こ痰膶?shí)體檔案準(zhǔn)時(shí)建檔并做好借閱歸還登記。第七條正確處理好利用與保密的關(guān)系，增加保密觀念，機(jī)密資識。第八條檔案室為公司重要工作場所，任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入；檔案室內(nèi)一切設(shè)備、設(shè)施，未經(jīng)許可不得使用。第九條檔案借閱者應(yīng)嚴(yán)格遵守治理規(guī)定，依據(jù)范圍查閱檔案，不得隨便翻閱其它未經(jīng)同意查閱的檔案資料。第十條公司在職工作人員調(diào)離時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的檔案資料，并退還所借檔案，檔案員審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案治理員調(diào)離，應(yīng)由部門經(jīng)理監(jiān)視辦理，檔案交接完畢后，方能調(diào)離。其次局部電子證照治理方法第一條治理范圍〔一〕權(quán)限申請：催促工程、工程人員變更后準(zhǔn)時(shí)申請檔案治理權(quán)限?！捕C照檔案。其次條檔案系統(tǒng)治理〔一〕登陸指引BIP〔二〕證照治理范圍序號證照名稱序號證照名稱1營業(yè)執(zhí)照11建筑工程施工許可證2資質(zhì)證書12商品房預(yù)售許可證3成交確認(rèn)書、掛牌出讓公告13規(guī)劃驗(yàn)收合格證4國有土地出讓合同14消防驗(yàn)收意見書5建設(shè)用地規(guī)劃許可證15環(huán)保驗(yàn)收批復(fù)6國有土地使用證16竣工驗(yàn)收備案表7竣工檔案接收證明書18公司章程〔合作工程〕8立項(xiàng)批復(fù)19公司年報(bào)〔合作工程〕9環(huán)境影響報(bào)告書的批復(fù)20工程月報(bào)〔合作工程〕10建設(shè)工程規(guī)劃許可證21〔合作工程〕第三條移交要求〔一〕依據(jù)“檔案系統(tǒng)證照移交要求及模板”內(nèi)各證件模板移交證件。〔二pdf的白邊、黑框、黑邊、雜物等?！踩畴娮訖n案如施工證，左右連著的檔案，正文兩頁要作為一理，保證檔案原貌。〔四〕移交更改件時(shí)，必需在系統(tǒng)內(nèi)備注。〔五〕特別狀況先取得復(fù)件后取得原件時(shí)，準(zhǔn)時(shí)告知相關(guān)人員。第四條電子備份〔一〕取得檔案原件/復(fù)件時(shí)，需準(zhǔn)時(shí)對所取得證照掃描/拍照，利用文件效勞器或共享文件夾實(shí)現(xiàn)檔案電子檔的安全保存及共享?！捕娣烹娮影嫖募?。〔三〕負(fù)責(zé)治理電子檔案并供給利用。第三局部實(shí)體檔案治理第一條檔案保管〔一〕開發(fā)過程中證照原件區(qū)域自行設(shè)定保存地點(diǎn)〔可在區(qū)域辦公室統(tǒng)一保管也可工程自行保管〕〔二〕各工程實(shí)體檔案在竣工后三個(gè)月內(nèi)需移交至區(qū)域辦公室或區(qū)域工程技術(shù)部統(tǒng)一保管。其次條檔案匯編〔一〕檔案資料整理1、檔案需進(jìn)展系統(tǒng)整理，依據(jù)“一案一卷或數(shù)卷”的原則，將不同類型的檔案材料分成不同的案卷。2、檔案整理期間，應(yīng)按工程及檔案數(shù)量按實(shí)際狀況進(jìn)展分類。少，可按開發(fā)流程與其它檔案類型編制在同一全宗內(nèi)。3、檔案及圖紙應(yīng)準(zhǔn)時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)建檔，同一全宗內(nèi)的各類證件應(yīng)進(jìn)展注銷、存檔。4、整理檔案必需做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；字跡清楚，制止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙等不耐久材料。5訂書針等)，用細(xì)線或?qū)垙垷o損害的粘合劑將同一份材料的各頁重縫〔粘〕A4A416幅面的用A46、卷內(nèi)文件排列挨次。卷內(nèi)文件材料排列的原則是：結(jié)論性材譯文在前，原文附后；其它在辦案過程中形成的材料，按內(nèi)容的重要程度或時(shí)間先后排列。7、檔案編目。每個(gè)資料盒均建立卷內(nèi)名目，并依據(jù)卷內(nèi)名目的有序號的資料柜中妥當(dāng)保管。8水書寫或黑墨打印，要求字跡標(biāo)準(zhǔn)清楚、真實(shí)準(zhǔn)確。卷內(nèi)名目待一頁寫滿后整頁打印替換手寫版。9打印脊背。〔二〕圖紙治理1、竣工圖承受手風(fēng)琴式折疊，大小為四號圖幅。2、編制圖紙名目后，按挨次裝入資料盒。第三條檔案歸檔〔一〕開發(fā)過程中使用的資料可參考工程總辦現(xiàn)行使用的打孔文件夾，檔案裝入打孔文件保護(hù)袋后歸檔?！捕晨⒐べY料歸檔統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)的紙質(zhì)資料盒?！踩迟Y料盒裝不下涉及文件或記錄時(shí)，可承受一樣標(biāo)識的幾個(gè)資料盒進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)依據(jù)報(bào)建的工程工程分別建立、收存。〔四〕歸檔檔案一般一式一份，重要的、利用頻繁的和有專屬需全都性?！参濉硽w檔的文件、材料、圖件應(yīng)完整、準(zhǔn)確。文件書寫和載體材料能耐久保存、整理符合標(biāo)準(zhǔn)?！擦鶜w檔的紙質(zhì)檔案原則上應(yīng)與相應(yīng)的電子檔案一并存檔保存?！财摺硽w檔檔案應(yīng)為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料，文件歸檔后不得更改。第四條檔案圖紙移交〔一〕檔案移交1、工程或組團(tuán)原則上竣工三個(gè)月內(nèi)，應(yīng)將全部檔案收集齊全，妥當(dāng)整理，按類別、名目挨次號排列整理后移交?！捕硤D紙移交1、移交范圍：規(guī)劃報(bào)建、施工報(bào)建、消防、防雷等報(bào)建或各項(xiàng)〔指有政府部門蓋章的批復(fù)圖紙〕。2、移交要求：圖紙移交需附上圖紙移交清單〔用A4〕，并在圖紙袋正面、側(cè)面分別注明圖紙名稱、苑區(qū)名稱及期數(shù)、圖紙類型、型號〔按挨次〕、份數(shù)等內(nèi)容。3、移交數(shù)量：圖紙移交不超過一式一套?！踩骋平灰?、檢查檔案資料的完整、準(zhǔn)確性后，編制移交清冊，移交檔案。重要工程的文件材料移交時(shí)應(yīng)編寫歸檔說明。2、接收移交檔案時(shí)應(yīng)全面檢查歸檔資料的質(zhì)量和數(shù)量。3、交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊一式兩份，交接方各留一份以備查考。第五條借閱治理〔一發(fā)和治理中的作用?！捕硻n案及圖紙的相關(guān)借閱手續(xù)1、檔案圖紙借閱時(shí)，工程人員持員工證借用，出示《員工證》借出，同時(shí)填寫附表1后由工程部負(fù)責(zé)歸還。2、假設(shè)需借閱檔案只有一份原件，需復(fù)印一份存檔。3、借件人需做好借閱登記。4、假設(shè)借用證件數(shù)量較多或檔案用于緊急事務(wù)時(shí)，應(yīng)提前通知區(qū)域辦公室檔案員。5、未經(jīng)檔案員同意，不能擅自進(jìn)入檔案室；借或復(fù)印檔案時(shí)，需確保其安全性，嚴(yán)禁撕毀轉(zhuǎn)借、折疊、污損、拆散、抽出、折皺和喪失或剪裁資料；不得在檔案資料上劃線、圈點(diǎn)、打叉、涂改，更不得帶走原文件。6、因治理不善造成檔案資料損壞、喪失或覺察特別問題，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)報(bào)告相關(guān)檔案員。〔三〕檔案的變更、注銷1、假設(shè)證件、資料由于某些緣由需辦理變更、注銷手續(xù)的，借用人提交變更后的有效證件，同時(shí)告知相關(guān)檔案員。〔四〕外借檔案定期追還1、外借檔案使用后應(yīng)馬上歸還，雙方當(dāng)面核對無誤后注銷借件記錄。2、檔案借閱實(shí)行季度清零，每季度將借閱出去的全部檔案都追還至檔案室。3、檔案在歸還期內(nèi)尚未使用完畢，應(yīng)進(jìn)展續(xù)期借用。第六條檔案室治理1、檔案保管必需有專用房間或鐵質(zhì)箱柜，保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度，并?yīng)有防火、防蟲、防盜、防塵、防霉、防高溫、防蟲鼠等要求，為檔案的安全保管和供給利用制造必要的條件。2、檔案員應(yīng)常常對檔案進(jìn)展保管狀況的檢查。如覺察問題要準(zhǔn)時(shí)報(bào)告，同時(shí)應(yīng)實(shí)行補(bǔ)救措施，削減檔案的損失。3、