檔案的建立與管理

檔案的建立與管理6.3.1檔案管理工作內(nèi)容（1）檔案的收集（2）檔案的分類和保存（3）檔案的統(tǒng)計(jì)（4）檔案的移交（5）檔案的利用（6）信息的反饋（7）檔案的鑒定和銷毀（8）檔案的保密與安全6.3.2質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程（1）總則1）檔案工作是一個(gè)單位基礎(chǔ)管理工作的組成部分，是維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益、合法利益和記錄歷史真實(shí)面貌以及提供信息的一項(xiàng)工作。2）本公司檔案是本公司和國(guó)家的寶貴財(cái)富，必須全部歸檔。任何個(gè)人和部門(mén)不得擅自保管、對(duì)外交流。3）本公司檔案工作納入目標(biāo)責(zé)任管理系統(tǒng)的考核范圍，對(duì)全公司各部門(mén)、管理處進(jìn)行考核，并納入公司各類人員職責(zé)范圍之中，促使各類檔案材料的完整和準(zhǔn)確，系統(tǒng)和安全，以便開(kāi)發(fā)利用。4）本公司每個(gè)部門(mén)、管理處和員工都有遵守國(guó)家和上級(jí)有關(guān)檔案工作的法規(guī)、公司各項(xiàng)檔案管理制度的義務(wù)。（2）檔案管理體制1）檔案實(shí)行集中管理分類保管的辦法。A、整個(gè)檔案工作由行政部下屬信息中心統(tǒng)一歸口管理，同時(shí)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)、各管理處及行政掛靠單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和考評(píng)。B、檔案分行政、員工、質(zhì)量檢查、項(xiàng)目、設(shè)備設(shè)施、財(cái)務(wù)、環(huán)境事務(wù)、安保、物流九大類。C、限于庫(kù)房面積等原因，人力資源部負(fù)責(zé)員工檔案管理，其余檔案由信息中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。D、單獨(dú)購(gòu)買(mǎi)的超過(guò)2000元以上的設(shè)備，其檔案直接歸信息中心管理；與工程項(xiàng)目配套的設(shè)備，由項(xiàng)目歸口部門(mén)隨項(xiàng)目檔案一起整理歸檔。引進(jìn)設(shè)備應(yīng)隨翻譯件一同歸檔。2）檔案工作在業(yè)務(wù)上受上級(jí)檔案部門(mén)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。3）各部門(mén)、管理處必須有一名兼職信息管理員，負(fù)責(zé)該部門(mén)、管理處的檔案工作，對(duì)該部門(mén)、管理處所有檔案管理工作，使公司檔案管理形成有機(jī)的網(wǎng)絡(luò)。4）檔案實(shí)行部門(mén)預(yù)立卷制。（3）檔案的來(lái)源要做好物業(yè)檔案管理在遵循文檔自然形成規(guī)律的大前提下，物業(yè)檔案管理有以下基本要求必須做到：1）及時(shí)記錄、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、資料詳實(shí)；不錯(cuò)不漏、帳實(shí)相符；妥善保管、查詢方便；2）保證檔案的完整、準(zhǔn)確、新鮮、安全。完整是對(duì)檔案的整體性的要求；準(zhǔn)確是指檔案內(nèi)容與實(shí)際情況吻合，即是原始的記錄；新鮮是指檔案所反映的信息必須是動(dòng)態(tài)變化的，是最新的客觀、真實(shí)的記錄；安全既包含使檔案內(nèi)容保密，也包括在保管上的安全、妥善；3）做到“三清”，即物業(yè)情況清、業(yè)主資料清和服務(wù)狀況清。物業(yè)檔案是指物業(yè)管理機(jī)構(gòu)在物業(yè)管理的全部活動(dòng)中所形成的作為原始記錄保存起來(lái)以備查考的文字、圖象、聲像以及其他各種方式和載體的文件材料的總和。物業(yè)檔案的形式是多樣的。從載體上看，有紙張、磁帶、膠卷等；從記錄方法看，有手寫(xiě)、復(fù)印、攝影、錄像等；從表達(dá)方式上看，有文字、圖像、聲音等；從內(nèi)容上看，有業(yè)主檔案、物業(yè)檔案、服務(wù)檔案等；從形式與內(nèi)容的結(jié)合方式看，有圖、檔、卡、冊(cè)、表、證、軟件、聲像材料等。4）工作記錄的規(guī)定A、公司所有員工都要做好工作日志、且當(dāng)日事當(dāng)日記；B、各項(xiàng)具體的工作按ISO9001：2000體系做好相關(guān)表格的記錄；C、所有記錄必須客觀、真實(shí)、及時(shí)、全面；D、各項(xiàng)記錄應(yīng)有記錄時(shí)間、記錄內(nèi)容及記錄人；E、各項(xiàng)會(huì)議要有記錄，由公司或管理處行政人員負(fù)責(zé)。（4）檔案管理操作流程1）檔案的收集是指將物業(yè)管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的資料進(jìn)行收集，并將有價(jià)值的各種資料進(jìn)行集中的過(guò)程。2）檔案的分類、保存是指對(duì)收集到的所有檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)、合理的分類，并儲(chǔ)存于相應(yīng)的案卷中的過(guò)程，其中包括檔案卷宗目錄的編寫(xiě)、卷內(nèi)目錄的編寫(xiě)、檔案密級(jí)的設(shè)定、檔案保存期限的確定。3）檔案的電子化是指為了避免檔案的遺失、破損，利用計(jì)算機(jī)信息化的先進(jìn)科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)信息中心，將檔案形成電子版材料儲(chǔ)存于電子檔案庫(kù)中，既可方便查詢、提高工作效率，又對(duì)檔案的安全性做了一個(gè)保障，是檔案管理發(fā)展的趨勢(shì)。4）檔案的利用是檔案價(jià)值的一個(gè)重要體現(xiàn)，物業(yè)管理者為解決管理過(guò)程中的問(wèn)題時(shí)重要的參考和憑證，也是為物業(yè)管理者提供客觀依據(jù)和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，找出管理規(guī)律的過(guò)程。5）檔案的移交是物業(yè)公司對(duì)下屬管理處的一個(gè)有效監(jiān)督，將管理處的管理的真實(shí)情況切實(shí)的反映到公司的過(guò)程，是物業(yè)公司了解下屬管理處情況的一個(gè)有效手段。6）信息的反饋是指物業(yè)公司根據(jù)下屬管理處的實(shí)際情況對(duì)管理方式方法進(jìn)行調(diào)整和做出事情處理辦法的過(guò)程。7）檔案的銷毀是為了降低檔案保存的成本及保存檔案的價(jià)值性，應(yīng)及時(shí)對(duì)無(wú)價(jià)值的檔案進(jìn)行剔除，并根據(jù)檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。（5）檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)在物業(yè)管理實(shí)物過(guò)程中，根據(jù)檔案資料的不同內(nèi)容，大致可以將檔案分成四類，即業(yè)主檔案、工程技術(shù)檔案、服務(wù)檔案和其他管理檔案。業(yè)主檔案，也稱為業(yè)主或租業(yè)主檔案，是在業(yè)主入住或進(jìn)行第二次裝修階段時(shí)，建立、形成的與業(yè)主實(shí)際情況相符的檔案資料。一般包括購(gòu)房合同、業(yè)主的身份證復(fù)印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書(shū)、業(yè)主規(guī)約、驗(yàn)房單、業(yè)主個(gè)人情況登記表、家庭成員登記表及業(yè)主的房屋維修檔案。工程技術(shù)檔案，是在房產(chǎn)建設(shè)、租售、管理過(guò)程中，與房產(chǎn)開(kāi)發(fā)商或物業(yè)管理權(quán)移交方就工程建設(shè)產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)等方面形成的原始信息。它不僅包括房產(chǎn)前期開(kāi)發(fā)中的建筑許可證、建筑施工圖、各項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收資料、交接資料等信息，而且還包含物業(yè)投入使用后的租售合同、接管基建項(xiàng)目、設(shè)備檔案等。服務(wù)檔案，是物業(yè)管理機(jī)構(gòu)在日常管理中建立和收集的房屋維修檔案、設(shè)備運(yùn)行檔案、業(yè)主接待檔案（含投訴與回訪記錄）等資料以及其他的相關(guān)資料。這些實(shí)務(wù)性的檔案匯總是形成檔案管理制度的基礎(chǔ)內(nèi)容。隨著物業(yè)管理水準(zhǔn)的不斷提升，對(duì)于管理服務(wù)過(guò)程的控制要求越來(lái)越高，對(duì)于在管理服務(wù)過(guò)程中可能產(chǎn)生的書(shū)面記錄、文件資料等檔案的管理也越來(lái)越受到關(guān)注。特別是對(duì)于與服務(wù)對(duì)象的接觸中可能產(chǎn)生的記錄，比如，業(yè)主接待記錄、糾紛處理記錄等服務(wù)內(nèi)容的這類檔案。這些檔案資料必須是適時(shí)全面的、客觀真實(shí)的，有利于今后查考或作為憑證的可靠依據(jù)。其他管理檔案，一般指的是在物業(yè)管理過(guò)程中具有管理指導(dǎo)性、行政性的文件資料和內(nèi)部流轉(zhuǎn)、傳遞的文字材料的集中，主要是管理處或相關(guān)職能部門(mén)在日常管理中需要收集和整理的一類檔案。通常上級(jí)主管部門(mén)的有關(guān)指令、信息、企業(yè)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等。同時(shí)，本項(xiàng)目綜合性物業(yè)的實(shí)際情況又可將檔案劃分為住宅區(qū)檔案、寫(xiě)字樓檔案以及商鋪檔案三種。之所以這樣分一方面是為了更好的整理、處理和利用檔案；另一方面是根據(jù)我公司對(duì)本項(xiàng)目的管理模式總體設(shè)想在檔案管理中的一個(gè)重要體現(xiàn)。住宅區(qū)檔案業(yè)主檔案購(gòu)房合同及身份證的復(fù)印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書(shū)、業(yè)主規(guī)約、驗(yàn)房單業(yè)主詳細(xì)資料登記表家庭人員登記表業(yè)主房屋維修檔案繳費(fèi)情況一覽工程技術(shù)檔案（含產(chǎn)權(quán)）規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證拆遷安置資料竣工總平面圖地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告；工程合同、工程預(yù)決算工程設(shè)計(jì)變更通知竣工圖單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖房屋、消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書(shū)主要材料質(zhì)量保證書(shū)，新材料、購(gòu)配件的簽訂合同證書(shū)水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及設(shè)備技術(shù)資料砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告綠化工程竣工圖各類業(yè)主清單出售房屋的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地清單未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期產(chǎn)權(quán)方面資料服務(wù)檔案業(yè)主服務(wù)檔案業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)結(jié)果業(yè)主接待記錄業(yè)主投訴及處理記錄回訪記錄裝修檔案裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表室內(nèi)裝修設(shè)計(jì)平面圖裝修竣工圖維修檔案維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄維修派工單公共設(shè)施巡檢記錄治安管理檔案日?！八姆酪槐！本W(wǎng)絡(luò)圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶進(jìn)出入記錄、應(yīng)急處理記錄車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料設(shè)備設(shè)施管理檔案公共設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄設(shè)備分承包方資料公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳及更新記錄綠化清潔管理檔案清潔日檢記錄、周檢記錄綠化工作記錄、檢查記錄消毒、殺蟲(chóng)記錄、綠化病蟲(chóng)害檢查記錄社區(qū)文化檔案社區(qū)文化創(chuàng)建構(gòu)想、組織活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施情況記錄社區(qū)文化活動(dòng)圖片等記錄內(nèi)容傳煤報(bào)道資料文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)帳及使用記錄其他管理檔案行政文件財(cái)務(wù)文件人事管理記錄、文件；政府主管部門(mén)文件內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、簽報(bào)管理指導(dǎo)文件質(zhì)量手冊(cè)、程序文件（質(zhì)量）環(huán)境手冊(cè)、程序文件（質(zhì)量）作業(yè)文件商鋪檔案業(yè)主檔案購(gòu)房合同及身份證的復(fù)印件、入伙通知單、入伙手續(xù)書(shū)、業(yè)主規(guī)約、驗(yàn)房單業(yè)主詳細(xì)資料登記表業(yè)主房屋維修檔案繳費(fèi)情況一覽工程技術(shù)檔案（含產(chǎn)權(quán)）規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文建筑許可證、投資許可證、開(kāi)工許可證拆遷安置資料竣工總平面圖地質(zhì)勘察報(bào)告、開(kāi)竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告；工程合同、工程預(yù)決算工程設(shè)計(jì)變更通知竣工圖單體建筑、結(jié)構(gòu)及隱蔽工程竣工圖，消防、燃?xì)獾裙こ碳暗叵鹿芫W(wǎng)竣工圖房屋、消防竣工驗(yàn)收證明書(shū)主要材料質(zhì)量保證書(shū)，新材料、購(gòu)配件的簽訂合同證書(shū)水、電、消防等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)及設(shè)備技術(shù)資料砂漿、混凝土塊試壓報(bào)告綠化工程竣工圖商鋪清單出售寫(xiě)字樓的產(chǎn)權(quán)范圍或成本核算清單公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地清單未完工房屋公用設(shè)施設(shè)備及公共場(chǎng)地的竣工日期產(chǎn)權(quán)方面資料服務(wù)檔案業(yè)主服務(wù)檔案業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)結(jié)果業(yè)主接待記錄業(yè)主投訴及處理記錄回訪記錄裝修檔案二次裝修申請(qǐng)表、裝修責(zé)任書(shū)施工企業(yè)資質(zhì)證明、裝修人員登記表室內(nèi)裝修設(shè)計(jì)平面圖裝修竣工圖維修檔案維修申請(qǐng)記錄、回訪記錄維修派工單公共設(shè)施巡檢記錄治安管理檔案日常“四防一?！本W(wǎng)絡(luò)圖、巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶進(jìn)出入記錄、應(yīng)急處理記錄車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料設(shè)備設(shè)施管理檔案公共設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)計(jì)劃公用設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)記錄機(jī)電設(shè)備運(yùn)行、巡查記錄設(shè)備分承包方資料公用設(shè)備設(shè)施臺(tái)帳及更新記錄綠化清潔管理檔案清潔日檢記錄、周檢記錄綠化工作記錄、檢查記錄消毒、殺蟲(chóng)記錄、綠化病蟲(chóng)害檢查記錄社區(qū)文化活動(dòng)圖片等記錄內(nèi)容傳煤報(bào)道資料文化活動(dòng)場(chǎng)所、設(shè)施臺(tái)帳及使用記錄人事管理記錄、文件；政府主管部門(mén)文件內(nèi)部管理規(guī)章制度、通知、簽報(bào)環(huán)境手冊(cè)、程序文件（質(zhì)量）作業(yè)文件（6）檔案的整理和保存1）檔案的前期整理應(yīng)由公司行政部或管理處客服部部門(mén)負(fù)責(zé)，即確定檔案預(yù)立卷。2）檔案的保存程序A、根據(jù)以上檔案的分類建立卷宗，即五級(jí)檔案管理文件，編寫(xiě)卷宗目錄；B、立卷后的案卷應(yīng)按檔案的要求套上硬紙封面或裝盒。C、所有信息在歸檔保存前確定檔案的保存期限、密級(jí)以及檔案編號(hào)，每一卷宗的檔案要編寫(xiě)卷內(nèi)目錄；卷宗目錄表：序號(hào)總卷宗標(biāo)題卷宗編號(hào)備注填寫(xiě)所收入總卷宗標(biāo)題用兩個(gè)大寫(xiě)英文字母確定卷內(nèi)目錄表（存放于每卷檔案之內(nèi)）：序號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁(yè)號(hào)備注按文件的排列順序，每份文件編一個(gè)順序號(hào)文件本身的文號(hào)每份文件的題名（即文件標(biāo)題）。每份文件正式生效日期每份文件的實(shí)際頁(yè)次在確定檔案的保存期限、密級(jí)及檔案編號(hào)后，將按次序?qū)懹谝恍〖垪l上，并貼在檔案文件的右上角，檔案的編號(hào)如下圖所示：檔案的保存期限、密級(jí)及編號(hào)的填寫(xiě)方式：保存期限（填寫(xiě)一年、五年或永久）保存期限（填寫(xiě)一年、五年或永久）密級(jí)（填寫(xiě)一般、秘密、機(jī)密、絕密）編號(hào)（填寫(xiě)如上圖所示）（1）檔案保存規(guī)定：A、檔案用地應(yīng)做到辦公、閱覽、庫(kù)房三分開(kāi)；B、存放檔案必須用專用柜架，在排列上架時(shí)，必須按照類別和保存次序，自左而右，自上而下的排列，以便于管理和查找；C、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后底圖應(yīng)及時(shí)歸檔，要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況。底圖存放以平方為宜；D、每年底進(jìn)行一次檔案的清理、核對(duì)和保管質(zhì)量檢查工作。對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和復(fù)制；E、檔案室嚴(yán)格做到“七防”（防火、防盜、防高溫、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防有害氣體），要重視消防，嚴(yán)禁吸煙和使用明火；F、檔案室要整齊干凈，檔案入庫(kù)要注意防霉、防蟲(chóng)。發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲(chóng)害，必須及時(shí)采取消毒殺蟲(chóng)措施加以處理；G、對(duì)于照片、錄音磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等特殊載體的檔案設(shè)立專門(mén)案卷進(jìn)行保存。4）保存期限的規(guī)定A、對(duì)企業(yè)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存；B、對(duì)企業(yè)在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案分別為長(zhǎng)期或短期保存；C、凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保存期一律從長(zhǎng)；E、保存期限由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員共同確定；F、短期為一年，長(zhǎng)期為五年，永久為五年以上5）使用權(quán)限的規(guī)定A、密級(jí)分為一般、秘密、機(jī)密、絕密四個(gè)等級(jí)；B、一般為物業(yè)公司及下屬管理處員工均可利用的檔案，秘密為物業(yè)公司相關(guān)職能部門(mén)與下屬管理處相關(guān)管理人員方可利用的檔案，機(jī)密為物業(yè)公司相關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與下屬管理處相關(guān)管理領(lǐng)導(dǎo)方可利用的檔案，絕密為物業(yè)公司副總、相關(guān)職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及下屬管理處主任以上級(jí)別的人員方可利用的檔案；C、使用權(quán)限由檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員共同確定。（7）檔案的統(tǒng)計(jì)1）檔案的統(tǒng)計(jì)工作，必須嚴(yán)格執(zhí)行本公司檔案管理和統(tǒng)計(jì)的有關(guān)規(guī)定。2）檔案管理員負(fù)責(zé)檔案管理基本情況的統(tǒng)計(jì)，每年一次。3）統(tǒng)計(jì)種類分檔案的數(shù)量、檔案提供利用次數(shù)、檔案利用效果、檔案管理人員情況、檔案設(shè)備和經(jīng)費(fèi)方面的統(tǒng)計(jì)。4）檔案管理員平時(shí)應(yīng)認(rèn)真做好檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保存、利用等日常原始數(shù)據(jù)的記錄和積累，根據(jù)數(shù)量性、廣泛性和工具性的檔案，建立科學(xué)的報(bào)表統(tǒng)計(jì)。5）檔案的統(tǒng)計(jì)工作要全面準(zhǔn)確，保持連續(xù)性、不間斷，注重做好檔案的統(tǒng)計(jì)分析，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)參考、決策，以提高公司檔案管理水平。（8）檔案的利用檔案的利用必須有嚴(yán)格的借閱、查閱程序方可使用檔案，以防檔案資料的丟失、損壞或機(jī)密材料的泄密，檔案的利用規(guī)定如下：1）管理處員工都應(yīng)重視保護(hù)檔案并按閱檔批準(zhǔn)權(quán)限辦理手續(xù)后借閱有關(guān)檔案。2）文書(shū)檔案只閱不借；科技檔案借出后一周內(nèi)歸還；書(shū)籍15日內(nèi)歸還，如需長(zhǎng)期使用者，必須在歸還后辦理續(xù)借手續(xù)。愛(ài)護(hù)檔案，不得丟失、損壞。所謂檔案不得隨意折疊和拆散，嚴(yán)禁對(duì)檔案隨意更改、涂寫(xiě)。服從檔案員管理，在借閱范圍內(nèi)借閱，僅供閱覽的檔案只在檔案室查閱，保密檔案不供查閱。在保證不泄密的前提下，對(duì)內(nèi)對(duì)外交流檔案目錄。3）電子檔案庫(kù)的利用必須通過(guò)公司互聯(lián)網(wǎng)信息中心的電子權(quán)限認(rèn)證，并在物業(yè)公司互聯(lián)網(wǎng)中心上辦理相應(yīng)的利用手續(xù)及程序方可進(jìn)入電子檔案庫(kù)并查閱相應(yīng)權(quán)限的電子檔案資料。互聯(lián)網(wǎng)信息中心管理員每天對(duì)當(dāng)天的登陸情況及電子檔案的查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，如有檔案機(jī)密資料從電子檔案庫(kù)泄露，找出查閱人，并追究其相關(guān)責(zé)任。4）借出和歸還非電子版檔案資料時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)、簽名登記手續(xù)，由檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。5）檔案資料如有丟失、損壞或機(jī)密材料泄密，須立即寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告，按情節(jié)追究當(dāng)事人的法律和行政責(zé)任。6）調(diào)離管理處人員必須清理移交、歸還借閱檔案及該歸檔的資料，方可辦理調(diào)離手續(xù)。7）外單位人員查閱本管理處檔案須持所在單位介紹信和本人證件，經(jīng)管理處檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理有關(guān)查閱手續(xù)后在檔案室內(nèi)閱讀。8）非管理處財(cái)務(wù)人員查閱財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管并經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)。管理處財(cái)務(wù)人員因工作須查借閱的須經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)主管批準(zhǔn)。檔案借閱表借閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱檔案標(biāo)題歸還檔案標(biāo)題借閱人歸還人檔案管理員確認(rèn)簽字備注檔案查閱審批表查閱時(shí)間查閱檔案標(biāo)題檔案密級(jí)備注查閱目的申請(qǐng)人領(lǐng)導(dǎo)簽字（9）檔案的移交公司下屬管理處應(yīng)定期將公司所需的檔案資料及檔案情況說(shuō)明移交至公司檔案庫(kù)，以便公司了解下屬管理處各方面的切實(shí)情況及儲(chǔ)存具有查考價(jià)值的檔案資料。下屬管理處應(yīng)將能切實(shí)反映管理處各方面管理工作情況的檔案資料和有相當(dāng)查考價(jià)值的檔案資料，按照職能的劃分，將檔案信息移交至相關(guān)的職能部門(mén)，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。另一方面，當(dāng)公司或下屬管理處檔案員調(diào)離或離職時(shí)，檔案員應(yīng)提前做好檔案的整理和交接的各項(xiàng)手續(xù)，妥善移交檔案及相關(guān)資料。（10）信息的反饋我們將“以客戶為中心”提升到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的高度，把客戶滿意作為工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)的最重要指標(biāo)，最大限度的滿足客戶需求。通過(guò)運(yùn)用創(chuàng)新的客戶服務(wù)理念，建立全方位的客戶服務(wù)系統(tǒng)，提供高品質(zhì)的精到服務(wù)，不斷提高客戶滿意度。在這一大前提下，我們將建立以客戶服務(wù)為主導(dǎo)的信息快速反饋系統(tǒng)，高效反饋、處理各方面的信息。其他渠道物業(yè)管理委員會(huì)業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查表計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)公司員工其他渠道物業(yè)管理委員會(huì)業(yè)主意見(jiàn)調(diào)查表計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)公司員工接收反饋資料存檔管理處客服部資料存檔管理處客服部反饋執(zhí)行結(jié)果反跟命督導(dǎo)反執(zhí)行結(jié)果饋蹤令饋公司客服部相關(guān)部門(mén)和人員執(zhí)行公司客服部相關(guān)部門(mén)和人員執(zhí)行客服信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖收支計(jì)劃收支計(jì)劃資金收支資料存檔管理處財(cái)務(wù)部資金收支資料存檔管理處財(cái)務(wù)部欠費(fèi)追繳反跟命督導(dǎo)反欠費(fèi)追繳饋蹤令饋財(cái)務(wù)人員公司財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)人員公司財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖公司文件公司文件資料存檔管理處資料存檔管理處會(huì)議紀(jì)要反跟命督導(dǎo)反會(huì)議紀(jì)要饋蹤令饋行政專員公司總經(jīng)辦行政專員公司總經(jīng)辦辦公室信息反饋系統(tǒng)及處理流程圖信息的反饋是實(shí)施有效的溝通與完善協(xié)調(diào)機(jī)制的一種有效手段，是公司對(duì)下屬管理處監(jiān)督的一種有效方式，使公司與管理處能迅速做出正確的判斷和事情處理辦法。在物業(yè)檔案管理過(guò)程中，我們建立了以客服為主導(dǎo)的各項(xiàng)信息反饋系統(tǒng)，使信息反饋在各項(xiàng)管理上達(dá)到最優(yōu)化。同時(shí)，在信息技術(shù)迅速發(fā)展的前提下，我們應(yīng)將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，以提高信息反饋的速度，保證信息的時(shí)效性。由此，我們所建立的電子檔案庫(kù)的乃至互聯(lián)網(wǎng)信息交流平臺(tái)將徹底轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的物業(yè)管理模式。在這里下屬物業(yè)管理處除了及時(shí)完善電子檔案庫(kù)，另一方面，每天必須及時(shí)將當(dāng)天的具體情況通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)信息中心的辦公平臺(tái)反饋到相關(guān)的職能部門(mén)或總經(jīng)理處，使公司能了解下屬管理處的真實(shí)情況并及時(shí)提出相應(yīng)的處理辦法。（11）檔案鑒定和銷毀1）凡是歸入檔案庫(kù)并且已超過(guò)了原定的保管期限的檔案，由檔案員提出鑒定銷毀申請(qǐng)報(bào)告和鑒定計(jì)劃。2）檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行，鑒定小組由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。在鑒定到某一部門(mén)的檔案時(shí)，須邀請(qǐng)?jiān)摬块T(mén)派員參加。日常的檔案鑒定工作由檔案員負(fù)責(zé)。3）檔案銷毀的程序①鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫(xiě)銷毀報(bào)告并報(bào)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清單及報(bào)告由檔案室保存。②檔案銷毀時(shí)，應(yīng)請(qǐng)保密保衛(wèi)部門(mén)協(xié)同實(shí)地銷毀，同時(shí)，由鑒定小組成員二人以上監(jiān)銷，可送指定的造紙廠打成紙漿或自行焚燒等，并在銷毀清冊(cè)上簽名。③銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對(duì)在銷毀檔案過(guò)程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的將根據(jù)國(guó)家和管理處有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。④做好詳細(xì)的銷毀記錄，注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人簽名蓋章后，裝訂成冊(cè)歸入檔案保存。⑤檔案銷毀后，檔案中心應(yīng)及時(shí)調(diào)整柜架，整理案卷目錄，在原目錄上注銷，說(shuō)明鑒定銷毀的時(shí)間。檔案銷毀清單序號(hào)檔案編號(hào)檔案標(biāo)題頁(yè)數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管日期銷毀時(shí)間備注審批人：審核人：制表：監(jiān)銷人：（12）檔案的保密與安全1、檔案的保密1）檔案管理人員和查、借閱者必須認(rèn)真學(xué)習(xí)和自覺(jué)遵守保密的規(guī)定，正確處理保密與利用的關(guān)系。2）檔案的保密材料根據(jù)內(nèi)容分為國(guó)家和企業(yè)保密兩類，企業(yè)的檔案保密按照實(shí)際情況的需求分密級(jí)為絕密、機(jī)密、秘密和一般四個(gè)級(jí)別。3）案卷應(yīng)根據(jù)內(nèi)容及價(jià)值正確的劃分保密類別、保存期限。并定期對(duì)各類檔案進(jìn)行密級(jí)審查，凡保密檔案已失去保密作用的，有關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知檔案中心解密，以便更好的利用。4）保密檔案利用的審批要求。①凡查閱保密的重要的案卷由公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。②凡查閱跨部門(mén)的保密案卷，應(yīng)由被查閱案卷部門(mén)的負(fù)責(zé)人（經(jīng)理）或總經(jīng)理審批。③凡查本部門(mén)的一般檔案，只要與本職工作有關(guān)，通常不需審批，但要向檔案管理人員說(shuō)明情況，并進(jìn)行查閱登記。④凡外單位前來(lái)查閱檔案憑介紹信，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可查閱。⑤檔案卷宗應(yīng)保持完整安全，不準(zhǔn)損壞和拆案卷。如確需拆卷使用應(yīng)征得檔案管理員或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。如需復(fù)印保密的重復(fù)材料，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理同意，并注明翻?。◤?fù)?。┘?shù)及處理辦法（文件用途及去處）。⑥嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案保密規(guī)定，凡屬公司重要的會(huì)議記錄、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)、人事材料等均屬檔案保密范圍，不準(zhǔn)口談言傳，隨意外流，謹(jǐn)防泄密。⑦檔案室和有關(guān)各部室存放檔案案卷、文件資料的櫥、柜箱，均應(yīng)加鎖，鑰匙由專兼職檔案管理員及指定有關(guān)人員專管。⑧凡發(fā)現(xiàn)檔案材料遺失或失竊，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，不得貽誤時(shí)間，避免造成泄密后果。⑨凡違反公司檔案保密規(guī)定，保密檔案材料泄密、遺失、造成不良影響和損失等后果的，應(yīng)視情節(jié)按照有關(guān)規(guī)定給予必要的處罰。2、檔案的安全（1）防火①檔案中心嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁危險(xiǎn)品進(jìn)入，并應(yīng)配備相應(yīng)的防火、滅火器材。如工作需要確需動(dòng)火應(yīng)采取相應(yīng)的措施。②使用電熨斗等電器時(shí)應(yīng)注意安全，下班后必須切斷電源。（2）防盜①檔案重地，非因工作需要人員不得隨便進(jìn)入檔案中心，更不允許進(jìn)入庫(kù)房，違者檔案管理員有權(quán)勸其離去。②檔案中心工作人員在離開(kāi)檔案室時(shí)，必須鎖好庫(kù)房和辦公室的門(mén)，鑰匙嚴(yán)禁外借，未經(jīng)辦公室主任同意不得增配，遺失鑰匙應(yīng)及時(shí)報(bào)告。③檔案中心應(yīng)配備和使用防盜器具。6.3.3信息化管理在檔案管理過(guò)程中引入信息技術(shù)，把檔案管理電子化是優(yōu)化物業(yè)檔案管理的有效手段。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有助于我們有計(jì)劃、有步驟的做到整個(gè)公司檔案信息資源共享，同時(shí)也要充分利用其他信息為檔案事業(yè)服務(wù)。在實(shí)際的操作過(guò)程中，檔案管理員應(yīng)在檔案歸檔后，立即在物業(yè)公司糊聯(lián)網(wǎng)中心的電子檔案庫(kù)中進(jìn)行電子版檔案的處理程序，即檔案資料的電子化、歸入電子檔案庫(kù)及檔案保存的電子化。電子版檔案的管理與非電子版檔案管理的程序基本一致的，是現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理之中的應(yīng)用。它既能提高檔案使用率，提高工作質(zhì)量和工作效率。但是，在信息技術(shù)應(yīng)用的過(guò)程中必然會(huì)出現(xiàn)一些新的問(wèn)題，我們應(yīng)制定以下制度來(lái)加以控制：（1）計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維保安理計(jì)算機(jī)使用，運(yùn)行維保安理計(jì)算機(jī)設(shè)備，已成為物業(yè)管理公司必不可少的管理使用設(shè)備，計(jì)算機(jī)上儲(chǔ)存著物業(yè)管理公司許多重要的管理信息。計(jì)算機(jī)的操作安全尤為重要。為了合理、安全、高效、有序的進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，便于公司能對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)一管理，規(guī)范計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，運(yùn)行維保安理要求如下：①密碼設(shè)置a、凡儲(chǔ)存信息涉及公司機(jī)密的，應(yīng)設(shè)置計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)密碼，并與公司互聯(lián)網(wǎng)信息中心聯(lián)系b、公司下屬各管理處與公司本部進(jìn)行數(shù)據(jù)傳送的，公司本部撥號(hào)上網(wǎng)名、密碼和撥號(hào)號(hào)碼由互聯(lián)網(wǎng)信息中心指定，不得更改，并做好密碼的保密工作②使用軟件a、公司計(jì)算機(jī)軟件基本安裝由公司統(tǒng)一確定b、若要安裝其他軟件，須向互聯(lián)網(wǎng)信息中心提出申請(qǐng)同意后，由互聯(lián)網(wǎng)信息中心負(fù)責(zé)安裝，各部門(mén)不得私自安裝其他軟件③安全a、本部計(jì)算機(jī)的安全，由計(jì)算機(jī)信息中心負(fù)責(zé)b、公司下屬的管理處必須配備計(jì)算機(jī)殺毒軟件c、計(jì)算機(jī)每星期至少查毒、殺毒一次d、在某些特別日期（主要是病毒發(fā)作期），必須進(jìn)行查毒、殺毒工作e、計(jì)算機(jī)信息中心對(duì)下屬部門(mén)不定期進(jìn)行檢查f.殺毒軟件的升級(jí)，由計(jì)算機(jī)信息中心負(fù)責(zé)，將殺毒軟件的升級(jí)程序分發(fā)至各管理處g、嚴(yán)禁非本部門(mén)的計(jì)算機(jī)軟盤(pán)放入計(jì)算機(jī)內(nèi)進(jìn)行操作，若必須進(jìn)行此項(xiàng)操作的，則必須先對(duì)此軟盤(pán)進(jìn)行查毒、殺毒④上網(wǎng)a、公司內(nèi)部的計(jì)算機(jī)信息傳遞，利用公司互聯(lián)網(wǎng)信息中心進(jìn)行傳遞，實(shí)現(xiàn)真正的網(wǎng)絡(luò)化辦公b、公司及管理處員工上網(wǎng)不得玩游戲和聊天⑤責(zé)任人a、下屬各管理處須指定計(jì)算機(jī)管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的日常管理b、責(zé)任人有對(duì)上述各項(xiàng)工作進(jìn)行操作的權(quán)利和義務(wù)c、責(zé)任人對(duì)所在部門(mén)的計(jì)算機(jī)安全操作負(fù)責(zé)B、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行維保安理監(jiān)視監(jiān)測(cè)線路和設(shè)備的運(yùn)行質(zhì)量和業(yè)務(wù)負(fù)荷情況，發(fā)現(xiàn)異常情況立即進(jìn)行緊急處理并及時(shí)匯報(bào)，同時(shí)應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確的做好各項(xiàng)原始記錄保證互聯(lián)網(wǎng)信息中心系統(tǒng)的正常運(yùn)行。做好各種原始記錄和技術(shù)資料的收集、整理、分析和歸檔工作計(jì)算機(jī)使用人要全面了解各種設(shè)備的工作原理、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)急處理方法和相應(yīng)各種軟件的使用方法所有工作人員和訪客必須遵守國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)行我國(guó)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)安全保密制度未經(jīng)許可，任何人不得隨意更改計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)信息中心及服務(wù)器等軟硬件參數(shù)任何工作人員必須遵守網(wǎng)絡(luò)信息安全管理制度，不得泄露用戶資料如賬號(hào)、密碼等信息，嚴(yán)禁盜用用戶賬號(hào)工作人員應(yīng)定時(shí)監(jiān)測(cè)殺除病毒，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)網(wǎng)絡(luò)工程師及所有工作人員應(yīng)熟悉并嚴(yán)格遵守和執(zhí)行安全保密規(guī)定，對(duì)于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、線路情況、用戶資料等機(jī)密資料，任何人都不得抄錄或?qū)ν庑姑芪唇?jīng)批準(zhǔn)，任何人不得將計(jì)算機(jī)中物品帶出，且不得將機(jī)密文件、軟件版本、技術(shù)檔案、內(nèi)部資料等帶出或?qū)ν庑姑苓`反安全保密制度的，視其情節(jié)輕重，給當(dāng)事人相應(yīng)處罰，構(gòu)成犯罪的，交由執(zhí)法部門(mén)依法追究其刑事責(zé)任互聯(lián)網(wǎng)信息中心的核心設(shè)備由專職管理人員負(fù)責(zé)，其他人員不得擅自操作管理人員必須熟悉互聯(lián)網(wǎng)信息中心的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，確保各管理處能隨時(shí)使用管理人員必須每天對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息中心的硬件設(shè)備進(jìn)行巡檢一次，并將獲得的數(shù)據(jù)及狀態(tài)記錄在《設(shè)備運(yùn)行記錄表》上；若發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)處理，并報(bào)上級(jí)主管（2）互聯(lián)網(wǎng)信息中心的運(yùn)行管理制度A、互聯(lián)網(wǎng)信息中心的運(yùn)行由專人管理，并負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的安全B、建立健全互聯(lián)網(wǎng)信息中心的運(yùn)行模式，定期組織網(wǎng)頁(yè)更新C、組織互聯(lián)網(wǎng)信息中心的管理處使用人員