檔案管理制度范文樣本

資料內(nèi)容僅供您學習參考，如有不當或者侵權(quán)，請聯(lián)系改正或者刪除。溫州紅連文化創(chuàng)意開發(fā)有限公司檔案管理制度第一章總則第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定此制度。第二條本制度適用于公司所有檔案。第三條

綜合辦行政人事專員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,行政人事專員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。第二章檔案歸檔第四條凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。第五條凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。第六條歸檔的文件資料,原則上必須是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合辦保存復(fù)印件。第七條凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。第八條由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時,由綜合辦保存原件。第九條在歸檔范圍內(nèi)的其它資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合辦檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。第十條歸檔時間為每月一次,每月月底前各部門將本部門需要歸檔的檔案送綜合辦進行歸檔。第三章檔案保管第十一條綜合辦設(shè)存放檔案的專門庫房或檔案柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。第十二條歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄,建立電子檔案。第十三條行政人事專員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。第十四條檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。

第十五條庫存檔案必須圖物相符,帳物相符。第十六條行政人事專員要熟悉所管理的檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。第十七條根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況,確定檔案保存期限,分別為永久、長期、短期,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。

第十八條經(jīng)確定需銷毀的檔案,由行政人事專員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由行政人事專員永久保存。

第十九條嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。第二十條凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。第四章檔案借閱

第二十一條檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。第二十二條借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。

第二十三條借閱檔案,必須履行登記、簽收手續(xù)。

第二十四條借出檔案材料的時間不得超過一周,必要時能夠續(xù)借。過期由行政人事專員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。

第二十五條借出檔案時,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。

第二十六條借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人責任。第二十七條借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。第二十八條重要檔案、機密檔案不得借閱,必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,必須外借的,由總經(jīng)理審批。第五章檔案分類編號第二十九條為了加強紅連綜合檔案管理的需要,統(tǒng)一檔案實體分類,實現(xiàn)檔案整理、排列、管理、檢索、編目的標準化和規(guī)范化,提高綜合檔案管理水平,充分發(fā)揮檔案的作用,更好地為我公司各項工作服務(wù),結(jié)合我公司的實際情況,制定本分類編號方案。(一)分類原則1、檔案分類原則是以本公司所形成的全部檔案為對象,依據(jù)職能,結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形態(tài)特點,便于科學管理和開發(fā)利用。2、分類后的檔案,分別用英文字母按順序編大類代字。

3、本辦法適用于對本公司全部檔案進行實體分類、組卷和排架管理。(二)類別設(shè)置及編號方法本公司檔案設(shè)大類和屬類。大類用英文字母作代號,屬類用阿拉伯數(shù)字作代號。本公司全部檔案分為四大類,大類和屬類設(shè)置如下:A、行政管理:

1、黨政工團類編號方法:大類代字+屬類代字+年度+期限+件號如:A-1--1-00001行政相關(guān)綜合文件:A-1--3-000012、宣傳策劃類編號方法:大類代字+屬類代字+年度+活動號+件號如:A-2--III-0013、項目申報類編號方法:大類代字+屬類代字+年度+項目數(shù)+件號如:A-3--III-0014、員工檔案編號方法:大類代字+屬類代字+員工編號+件號如:A-4-0001-015、固定資產(chǎn)編號方法:大類代字+屬類代字+年度+件號如:A-5--001B、經(jīng)營管理:1、公司經(jīng)營往來合同、協(xié)議等編號方法:大類代字+屬類代字+年度+期限+件號如:B-1--1-0012、公司管理決策工作,計劃文案書等編號方法:大類代字+屬類代字+年度+期限+件號如:B-2--1-000013、園區(qū)管理(1)客戶檔案編號方法:大類代字+屬類代字+件號如:B-3-00001(2)相關(guān)合同編號方法:大類代字+屬類代字+期限+件號如:B-3--1-001(3)物業(yè)管理編號方法:大類代字+屬類代字+期限+件號如:B-3--3-001(4)消防管理編號方法:大類代字+屬類代字+期限+件號如:B-3--2-001C、基建檔案類:編號方法:大類代字+屬類代字+施工階段+件號如:C-1-11、施工前C-1-1-0012、施工過程C-1-2-0013、驗收C-1-3-001D、電子文件(移動硬盤保存)編號方法:大類代字+屬類代字+件號如:D-1-00011、照片2、影音附則第三十條本制度由公司綜合辦公室負責解釋,