高等學(xué)校教學(xué)實驗室文檔資料管理現(xiàn)狀與對策

高等學(xué)校教學(xué)實驗室文檔資料管理現(xiàn)狀與對策

大學(xué)教育實驗室是開展實驗教學(xué)的重要場所。實驗教學(xué)是學(xué)校教育活動的重要組成部分。它是培養(yǎng)學(xué)生實踐技能、創(chuàng)新能力和科學(xué)素質(zhì)的重要組成部分。它在培養(yǎng)學(xué)生的實踐技能和提高綜合素質(zhì)方面發(fā)揮著獨(dú)特的作用。實驗室文檔管理是學(xué)生實踐教育和實驗室管理的基礎(chǔ)，為學(xué)生實踐教育改革提供依據(jù)，是學(xué)校評估的實際材料。此外，實驗室文檔的管理和建設(shè)有助于為實驗室資源的有效分配。這一項工作既提高了實驗教師的管理水平,也適應(yīng)了教學(xué)管理規(guī)律與信息化時代的需要,使實驗室的管理更加科學(xué)化和規(guī)范化。1大學(xué)的現(xiàn)狀和現(xiàn)狀1.1實驗室文檔資料的管理現(xiàn)狀在高等院校各類教學(xué)效果檢查及評估審核中,一般都是以日常教學(xué)和科研文檔資料為主,實驗室資料為輔助。因此,在學(xué)?；蛘邔W(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層中,實驗室文檔資料的管理工作沒有得到足夠的重視,隨著近幾年教育領(lǐng)導(dǎo)部門對實驗室的評估工作越來越來頻繁,實驗室文檔資料的重要性雖然引起了大家的注意,但由于意識淡薄,管理機(jī)制的不健全,以及實驗人員不注意收集、整理和歸類,不能及時提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)信息,給實驗室工作帶來極大的不便。1.2實驗室文檔資料整理的意識不強(qiáng)任何工作如果無章可循,是很難堅持做下去和形成體系的。實驗室文檔資料的建設(shè)在許多高校中并無相應(yīng)的規(guī)章制度可遵循,遇到檢查評估工作時,實驗室就自制一些數(shù)據(jù)表格來整理資料,平時工作中既無專門的規(guī)章制度來規(guī)范或約束實驗室文檔資料的管理,更沒有專職的文檔管理員來整理日常資料,長期以往,這對提高實驗室的管理水平是非常不利的。1.3文檔資料管理策略大多數(shù)實驗室管理人員缺乏文檔管理的專業(yè)知識,因此,實驗室文檔資料管理仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔資料的收存保管和對實驗室信息數(shù)據(jù)進(jìn)行簡單的人工記錄,管理手段單一、落后,沒有對文檔資料進(jìn)行綜合、全方位、科學(xué)地管理,管理缺乏科學(xué)性和規(guī)范性。1.4實驗室文檔資料的閑置與浪費(fèi)目前高校的實驗室文檔資料一般都是以自身教學(xué)和評估需要出發(fā),按照各自實驗室的工作要求自行制定標(biāo)準(zhǔn),文檔的使用也僅限于所在學(xué)院或?qū)W校內(nèi)部使用,極少在網(wǎng)上進(jìn)行共享,這就使得實驗室的豐富資源難以在可共享的區(qū)域內(nèi)達(dá)到其最大的應(yīng)用價值,造成了實驗室文檔資料的閑置與浪費(fèi)。2大學(xué)圖書館文件管理的分類2.1各類文件及規(guī)劃書(1)教育部、學(xué)校、學(xué)院對實驗室建設(shè)方面的各類文件及規(guī)劃書。(2)實驗室工作的管理條例及各項規(guī)章制度、實施細(xì)則等。(4)實驗室人員的基本情況及歷年考核結(jié)果存底。2.2實驗室教育文檔(1)各類實驗課程教學(xué)大綱及教學(xué)計劃。(2)各類實驗課程所用的教材、講義以及相關(guān)指導(dǎo)書等。(5)優(yōu)秀實驗報告及實驗論文。2.3實驗項目及計劃(1)各實驗室的使用記錄,包括用于的課程、開設(shè)的實驗項目及任課教師等。(2)各功能實驗室承擔(dān)的實驗項目匯總表。(3)實驗準(zhǔn)備室的使用記錄,包括實驗耗材的使用情況記錄等。2.4儀器檔案的整理(1)實驗室各類儀器按價值高低進(jìn)行分類的統(tǒng)計表。(2)建立各類儀器的檔案,包含儀器的說明書、保修卡、安裝調(diào)試及驗收表、檢修記錄等。(3)儀器的使用登記本。2.5實驗室科研項目文件(1)實驗室項目申報書及相關(guān)材料檔案。(3)實驗科研成果、實驗研究論文的題目、刊物名稱和級別、獲獎情況統(tǒng)計。2.6實驗室資產(chǎn)負(fù)債表管理文檔(1)按季度做的儀器申購計劃,包含儀器的報價及廠方信息。(3)實驗室所購物品按類別進(jìn)行統(tǒng)計及匯總整理。3大學(xué)實驗室文檔管理的一些建議針對目前高校實驗室文檔管理所存在的問題,根據(jù)實驗室文檔的分類,對實驗室文檔管理提出了以下幾點(diǎn)建議。3.1領(lǐng)導(dǎo)部門的重視實驗室技術(shù)人員隊伍建設(shè)與管理是實驗室文檔建設(shè)的關(guān)鍵。因此,提高實驗室人員在文檔建設(shè)方面的認(rèn)識水平就尤為重要。這需要實驗室的上級領(lǐng)導(dǎo)部門,包括學(xué)校的教務(wù)處、設(shè)備處等職能部門和本學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)也高度重視實驗室的文檔建設(shè),聘請相關(guān)專家對實驗室人員進(jìn)行文檔建設(shè)方面的專題培訓(xùn)。除了讓實驗室人員充分認(rèn)識到文檔建設(shè)的重要性及有關(guān)制度,在思想上提升認(rèn)識,更要使實驗室人員具備專業(yè)的文檔資料處理能力,并運(yùn)用到實際工作中來,確保實驗室文檔資料的準(zhǔn)確性、連貫性和系統(tǒng)性,使實驗室文檔建設(shè)與管理符合新時期下的教學(xué)管理要求與規(guī)律。3.2實驗室文檔資料制度健全和規(guī)范實驗室文檔管理的制度是管理實驗室文檔資料的前提,首先要建立一系列的規(guī)章制度,包含《實驗室文檔建設(shè)總則》、《實驗室文檔資料表格明細(xì)》、《實驗室文檔資料收集要求》、《實驗室文檔資料工作人員規(guī)則》、《實驗室文檔資料存放要求》等等,有了這些制度,實驗室人員就可對文檔資料的收集、整理、歸放進(jìn)行規(guī)范操作。同時,在工作過程中還需對每一個環(huán)節(jié)設(shè)定固定的人員進(jìn)行管理,明確其職責(zé),使實驗室文檔資料管理工作確實地做到有章可循、有人可查。3.3實驗室信息數(shù)據(jù)庫的建立實驗室文檔資料的管理是動態(tài)的,是隨著實驗室具體工作的開展而產(chǎn)生的,在短時間內(nèi)更新次數(shù)較多、更新頻率較高,因此,要使實驗室文檔資料具有準(zhǔn)確性,必須做好實驗室日常數(shù)據(jù)的收集和整理工作。首先,根據(jù)實驗室文檔資料的分類進(jìn)行科學(xué)地分檔歸類,包括紙質(zhì)版的文件盒檔案和電子版,以便于把實時產(chǎn)生的實驗室信息數(shù)據(jù)及時地記錄下來,并且集中歸檔,實行統(tǒng)一管理,日積月累下來便形成了一個完整的文檔資料管理體系。其次,收集實驗信息數(shù)據(jù)的渠道要多樣化,除了實驗室人員可以收集到的基本實驗教學(xué)數(shù)據(jù)外,還要與學(xué)院教務(wù)員、主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)以及學(xué)校的教務(wù)處、設(shè)備處等相關(guān)職能部門多溝通,全方位地把與實驗室有關(guān)的信息數(shù)據(jù)都完整地收集并整理。還就是要特別注意資料收集的時效性與連續(xù)性,實驗室資料是一種信息,信息的一個重要特征就是其時效性。因此,收集資料應(yīng)該及時快捷,以提高資料的情報價值,注意資料保存的連續(xù)性,進(jìn)行連續(xù)收集,形成系統(tǒng),避免資料殘缺不齊。3.4實驗室管理人員的管理方法現(xiàn)代化的文檔管理手段對提升實驗室資料收集工作的質(zhì)量有很大的幫助,因此,掌握先進(jìn)的文檔資料管理方法,是科學(xué)管理實驗室文檔資料的重要工作,這需要實驗室人員多參加相關(guān)培訓(xùn),并與同行間多交流工作經(jīng)驗。除此之外,實驗室文檔資料管理的最終目的是使用,她應(yīng)該由收集、整理、保存向開發(fā)、利用和服務(wù)轉(zhuǎn)變,把所得實驗信息在網(wǎng)上傳遞和共享,實現(xiàn)資源共享,體現(xiàn)其價值所在。4加強(qiáng)實驗室文檔資料管理高校實驗室文檔管理是一項長期而復(fù)雜的工作,它需要用科學(xué)的方法來管理,需要實驗室人員細(xì)致的工作,它的最終目的是為高校的教學(xué)、科研和學(xué)校建設(shè)等工作提供服務(wù)。因此,我們應(yīng)該不斷地加強(qiáng)文檔