辦公室工作的服務性職能

辦公室工作的服務性職能

辦公室處在連接領導、服務機關的重要地位，肩負著承上啟下、溝通內外、綜合協調、參謀助手、督促檢查和服務保障等職能。職能范疇廣、工作頭緒雜、敏感問題多、協調任務重是辦公室的工作特點。含有參謀、助手、協調、服務、表率等多個職能，是我局工作的樞紐和窗口。形勢的發(fā)展、科技的進步、黨執(zhí)政方式的轉變，對辦公室工作提出了新的規(guī)定，如何主動適應新形勢，不停改善服務方式，提速工作流程，提高工作質量，我感覺應當解決好“三種關系”，強化“五種意識”，提高“六種能力”，著力建設“五型”辦公室。

一、解決好“三種矛盾”

解決大局和小局的矛盾。辦公室作為一種綜合部門，其性質重要體現在綜合協調上，體現在服務上，重要是為領導、機關服好務。這就規(guī)定辦公室把“一切服從大局”作為辦公室工作的出發(fā)點和落腳點，當辦公室工作與機關的整體工作、小局工作與大局工作發(fā)生矛盾的時候，自覺地做到小局服從大局、局部服從整體；當個人利益與辦公室工作發(fā)生沖突的時候，要服從全局利益，勇于舍小家而顧大家，勇于犧牲自己的利益，服從全局利益。

解決主動和被動的矛盾。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發(fā)揮主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對某些常規(guī)性、階段性工作，不應消極等待，要主動著手，提前準備。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發(fā)事件等非擬定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。

解決政務和事務的矛盾。政務和事務是辦公室工作的兩個輪子，政務工作重要是決策參謀、調查研究、政務信息、文電解決、督促檢查、機要檔案保密等工作。事務工作普通是除政務以外的其它各項工作，涉及行政服務，諸如接待應酬、安全衛(wèi)生、行政管理等。事務工作是搞好政務工作的先決條件，不能把政務當作是大事，把事務當作是小事或可有可無的一事。更不能把政務當作是高層次的，把事務當作是低層次的。辦公室工作無小事，不能有半點疏忽和懈怠，稍有不慎，必將影響全局。

二、強化“五種意識”

強化參謀意識，當好領導助手

辦公室作為領導的“外腦”，參謀意識的強與弱、參謀作用的好與差、參謀質量的高與低，是影響局領導決策水平、決策速度、決策質量的重要因素。因此，辦公室要想領導所想、急領導所急，不停增強工作的主動性、超前性和預見性。一是要樹立大局意識。辦公室認識問題、思考問題、解決問題，不能只站在本部門、本單位和個人角度去考慮，而是應高起點、高站位、通盤考慮、綜合權衡，只有這樣才干為領導提供有價值的參考意見。二是要主動轉變思維方式。辦公室工作事務繁雜，工作忙亂，不能陷入事務主義,疲于應付,而應在忙亂中找規(guī)律,在繁雜中理頭結緒,在被動中求主動,主動實現思維方式的轉變，經常思考“現在的中心工作是什么?領導急需解決的問題有哪些?解決問題的切入點在哪里?如何才干把工作做的更加好?”，使思維的火花時常處在活躍狀態(tài)。三是要進一步調查研究。要經常有針對性地進行調查研究，切實掌握司法行政發(fā)展狀況和制約發(fā)展的瓶頸所在，做到有的放矢、一語中的，為領導決策提供了豐富翔實的第一手資料和科學合理的建議，充足發(fā)揮了參謀助手作用。

強化服務意識，做好綜合協調

協調、服務是辦公室的重要職能，只有服務到家、協調到位才干為領導分解壓力，確保政令暢通，使各項工作落到實處。一是要主動服務。要服務領導，做領導認為該做而沒精力做的事、做牽扯領導精力的事、做給領導補臺的事。要吃透上情、掌握下情，能夠為領導決策提供充足的材料和多方面信息，為領導起草高質量的會議文稿。要服務機關,經常傾聽各處室的意見和建議，協助解決工作中碰到的實際困難和問題；要服務鞋眾，對來訪群眾要熱情接待，衷心辦事。對群眾來信，要認真閱讀，逐個貫徹。二是要善于協調。對事關全局的重點工作，在正式上會前，要主動協調有關處室做好前期準備工作，提供多套方案，供領導參考；

對領導批示,會議決定的工作,要盯住不放,主動督促貫徹．讓領導騰出時間和精力，謀全局、抓大事。

強化創(chuàng)新意識，提高工作質量

創(chuàng)新是工作邁進的持久動力。面對日新月異的新形勢、層出不窮的新問題，如果一味因循守舊、固步自封，工作效率和工作質量就難以提高。因此，必須解放思想、更新觀念、勤于思考、勇于實踐，善于用發(fā)展的眼光和改革的方法來解決問題。一是創(chuàng)新工作機制。辦公室負責繁重的日常工作，經常碰到急需解決的問題，必須有一套科學合理的工作機制作確保。要進一步改善和規(guī)范公文制發(fā)、會議組織、機要值班、督查貫徹、協調服務等各項工作流程，使每項工作都有明確的崗位職責、工作時效、運轉程序，做到常事快辦、急事急辦、特事特辦，確保機關工作高效運轉。二是創(chuàng)新激勵約束機制。辦公室人員多、事務雜，以人管人難以獲得良好效果，必須依靠科學完善的制度來激勵人、約束人，完善對辦公室人員的考核獎勵制度，對每個同志的工作按照德、勤、能、績進行嚴格考核，并將考核成果與評優(yōu)評先、提拔任用掛鉤，真正做到獎勤罰懶、獎優(yōu)罰劣。三是創(chuàng)新工作手段。“工欲善其事必先利其器”，先進的辦公硬件能夠起到事半功倍的效果，不僅節(jié)省大量的人力、物力、財力，并且能大大提高工作效率和工作質量。

強化學習意識，提高隊伍素質

辦公室涉及機關等方方面面的工作，建設一支高素質的隊伍是做好辦公室工作的前提和確保。因此，必須強化辦公室的學習意識，教育每個同志樹立終身學習的觀念，主動創(chuàng)立學習型機關。一是要培養(yǎng)良好的學習習慣。要堅持學習制度，定時組織學習，使學習成為每個人的自覺行動。除政治理論學習外，還要學習法律法規(guī)、行政管理、公文寫作等知識。二是要培養(yǎng)勤于實踐的習慣?！凹埳系脕斫K覺淺，絕知此事需躬行”。多為同志們提供實踐機會，讓大家在實踐中積累經驗、增加閱歷，逐步提高公文寫作、組織協調、社會交往等各方面能力，使全體同志都成為辦公室工作的行家里手。三是要培養(yǎng)扎實的工作作風。辦公室是一種需要付出的崗位，沒有忘我的精神是難以做好工作的。要教育廣大干部職工視工作為事業(yè)，始終保持蓬勃的朝氣、昂揚的銳氣、旺盛的士氣，把工作放在第一位，只要有任務不管什么時候加班，招之即來，不講任何條件；但凡接手的工作，不管有多少困難，也要想方設法做到最佳。平時要做到“四勤’’即：“腦勤”，多思考，善于在雜亂瑣碎事務中尋找工作規(guī)律，提高工作效率；“腿勤”，不怕多跑路、多流汗，把工作做細做實；“手勤”，多動筆、勤練筆、廣泛多收集材料，做到精益求精；“嘴勤”，多向其它處室同志理解狀況、多向內行學習本領，不停提高工作水平。四是要發(fā)明干部成長的條件和環(huán)境。要關心干部職工的成長和進步，堅持用事業(yè)留人、條件留人、待遇留人，為他們的進步成長發(fā)明良好的條件。

強化表率意識，樹立良好形象

辦公室是局機關的重要窗口，每個同志的一言一行事關機關形象。因此，要教育辦公室工作人員牢固樹立表率意識，時常反省自己、磨練意志、提高修養(yǎng)，保持良好形象，爭做機關的表率。一是提高政治理論修養(yǎng)。要經常組織大家學習黨的路線、方針、政策，增強政治敏銳性和政治鑒別力，做到立場堅定、旗幟鮮明、大事清晰，做政治上的明白人。二是善于團結協作。教育大家做事先做人，大事講原則、小事講風格，與人為善、表里如一，取人之長、補已之短，做生活上的實在人。三是堅持廉潔自律。教育大家堂堂正正做人、清清白白做事，自重、自省、自警、自勵，嚴格恪守黨章黨紀規(guī)定，不該說的不說，不該做的不做，做生活上的清白人。

三、提高“六種能力”

提高文字體現能力。辦公室是出材料、出政策、出思路的地方，大到領導講話、報告材料，小到會議紀要、擬發(fā)告知等，辦公室每天在和資料打交道，如果不會?！肮P桿子”，其價值就不會太大，很難發(fā)揮重大作用。提高文字體現能力的途徑有四點：一是勤學。要堅持學理論、學政策、學業(yè)務，學習多個新知識，不停提高理論政策和知識水平，提高分析和解決問題的能力，為寫材料打下良好的基礎。二是多實踐。要多想多思、多寫多練，在實踐中不停提高。要堅持自我加壓，勇挑重任，多寫“大塊頭”材料，多寫讀書筆記，多寫心得體會，這樣長久堅持下去，就能練就一手過硬的“筆功”，成為一名名符其實的“筆桿子”。三是善觀察。辦公室工作人員的特殊性規(guī)定其工作人員必須站在全局的高度去觀察、分析問題，既要善于觀察分析宏觀形勢，從中把握大的發(fā)展方向，又要善于觀察分析某方面、某領域的微觀形勢，盡量掌握多的狀況；既要善于觀察分析領導的言行，從中搜尋決策的前沿信息，又要善于聽民聲、察民意，在“結合”上做好文章，使自己所寫的材料有高度和深度。四是重研究。材料是一種人綜合素質的體現，寫好材料既需要有較高的文字體現水平，也要有較高的政治水平、思想水平，更需要吃透狀況、熟悉工作，這就規(guī)定辦公室人員注意研究工作，研究形勢，研究實際問題，特別是對全局重點工作的跟蹤監(jiān)控，掌握進度，這樣寫出來的材料才有較強的針對性、指導性和可操作性。

提高口頭體現能力。在辦公室工作，口頭體現是一項基本功，要做到待人、辦事體現精確、非常得體。辦公室人員在向領導請示、報告時，不僅要用“口”說，還要用“腦"說，要對報告的內容精心篩選，報告的語言重復演習。既為領導提供有價值的信息，而又不由于報告過多、過濫，說話羅嗦，體現不精確，為領導。“添亂”，牽扯領導精力。一是多請示多報告。但并非教條主義的事事都請示、環(huán)環(huán)都報告，要盡量多地向領導報告重要工作或核心問題的進展狀況，及時得到領導的最新批示。固然，對某些問題、某些時候應充足發(fā)揮自己的主觀能動性，根據領導決策的總體規(guī)定，在一定的原則范疇內自行裁量；二是要會請示會報告。要發(fā)揮空間、時間和心理“距離”短的優(yōu)勢，瞅準機會，盡量多地重復向領導陳說或報告某一項自己認為同時也是大家認為比較成熟的對的意見或建議，從而贏得領導支持，推開工作開展；三是要區(qū)別狀況，少請示、多報告，或多請示、少報告。要根據工作的實際狀況以及領導者的工作風格，適時選擇報告請示的頻度、深度和廣度。

提高協調督導能力。協調、督導是辦公室工作的重要內容。辦公室所從事的協調是一種“無權力協調’’，只有協調服務的責任，而沒有決策拍板的權利，規(guī)定服務到位而不越位。協調中要不停提高政治意識，增強協調的主動性，解決好三個方面的關系。一是解決好重點和普通的關系。辦公室服務的對象諸多，現有上級，也有同級，尚有下級，多個關系的協調中，要既保重點又兼顧普通，努力掌握‘‘彈鋼琴’’的藝術。二是解決好對上負責和對下負責的關系。對上要寓參謀于服從之中，做到服務與參謀兩不誤，既堅持真知灼見，又果斷執(zhí)行領導決定；對下要寓服務于領導之中，領導與服務雙推動，既要按照領導的批示精神加強對下級的協調與領導，又要牢固樹立服務的思想意識。三是解決好中心工作和日常工作的關系。既要抓住中心工作，又要抓好日常工作，兩者不可偏廢；既要抓好中心工作的重要環(huán)節(jié)，又要抓住日常工作的重要事項，把兩者統一起來。督導工作要堅持抓好三個環(huán)節(jié)。一是防止督查。年初，將局黨組擬定的重點工作細化分解，對工作中可能出現的問題，提前策劃，做好預案。二是跟蹤督查。按照年初的目的分解狀況，運用多個形式對重點工作和階段性中心工作，跟蹤督查，及時通報進度，解決問題。三是督查反饋。對局黨組的重大決策貫徹狀況和領導批辦事項進行督查反饋，明確督核對象，限定辦解時限，對完畢狀況及時通報，督促工作貫徹。

提高行政管理能力。行政管理工作內容繁雜，任務繁重，文稿起草、辦文辦會、值班接待、機要保密、行政后勤、安全保衛(wèi)等工作，每一種環(huán)節(jié)都要有對應的制度規(guī)范，確保程序暢通，環(huán)環(huán)相扣，各司其職，親密配合，高效運轉。首先要建章立制。根據新形勢、新任務規(guī)定，制訂并不停充實、完善辦公室工作制度。在具體工作中，培養(yǎng)按制度辦事的自覺意識，增進辦公室工作的制度化、規(guī)范化、科學化。另首先要嚴加管理。一是建立完善崗位責任制。運用當代管理辦法，科學界定各個崗位和人員的工作職責，做到職責分明，分工明確，強化工作人員的責任意識。在辦公室內部，要以“德、能、勤、績、廉”為重要內容，明確規(guī)定崗位責任制的具體目的、任務和共同恪守的行為準則，對日常工作進行科學安排、合理分工，把辦公室工作細化成有數量、有質量、有可比度的具體崗位責任，一級抓一級，層層抓貫徹。二是建立公平合理的考核、獎懲機制。按照崗位責任制的具體內容，制訂科學的考核方法，做到月有考核，季有考核，年終有總評，做到考核有原則，獎罰有根據，杜絕主觀隨意性。三是完善監(jiān)督機制。對辦公室機關工作中的單薄環(huán)節(jié)，建立信息反饋制度、工作報告制度、跟蹤檢查制度和責任追究制度等，把制度的規(guī)范性、程序的嚴密性和紀律的約束性有機結合起來，調動機關工作人員的主動性，努力提高工作質量和效率。

提高參謀決策能力。辦公室作為政府的“參謀部”、“智囊團”，要發(fā)揮其應有作用，必須在“肯謀”、“善謀，上下功夫。一是知識要廣。要廣學博采，對古今中外、天文地理、邊沿科學、前沿知識等都要有所研究和涉獵，努力成為包羅萬象的“百科全書”和方方面面的“百事通”。二是信息要靈。辦公室人員要成為信息靈通人士，對我市發(fā)生的重要事件要及時理解，始終掌握最新信息，特別是對領導決策有重要參考價值的信息要快速反饋，及時提供。三是狀況要