四川藍(lán)光實業(yè)集團(tuán)有限公司公文管理制度

PAGE第4頁分發(fā)部門：密級：川藍(lán)集發(fā)[2005]027號四川藍(lán)光實業(yè)集團(tuán)有限公司公文管理制度（試行）第一章總則第一條為使集團(tuán)公文處理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合集團(tuán)實際情況，特制訂本制度。第二條集團(tuán)的各類公文，是傳達(dá)貫徹集團(tuán)經(jīng)營方針、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)和商洽工作、報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，應(yīng)認(rèn)真做好公文處理工作，提高效率和質(zhì)量。第三條集團(tuán)公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全，分別由各部門文秘人員收發(fā)、分辦、立卷，并由總裁辦公室進(jìn)行監(jiān)督檢查。第二章集團(tuán)常用公文分類第四條集團(tuán)常用的公文類別（一）按照文體，可分以下幾類：1、請示：請上級指示和批準(zhǔn)。2、報告：向上級領(lǐng)導(dǎo)及部門匯報工作，反映情況。3、通知：傳達(dá)上級指示、要求下級辦理或者需要知道的事項，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文。4、通報：表揚(yáng)好人好事、批評錯誤、傳達(dá)重要情況以及需要所屬各部門知道的事項。5、決定、決議：對某些重大問題或者重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。6、函：平行或不相隸屬的部門之間商洽工作，或向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題。7、會議紀(jì)要：傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行。（二）按照事項重要程度，可分為紅頭文件和非紅頭文件兩種發(fā)放形式：凡屬重大全局性問題，須在全集團(tuán)范圍內(nèi)貫徹執(zhí)行的（如重要制度、重要管理辦法、重要通知、重要人事調(diào)整等），應(yīng)以紅頭文件形式印發(fā)。（三）按照文件保密程度，可分為秘密、機(jī)密、絕密三種：1、秘密★：包括集團(tuán)或各部門、各子公司所涉內(nèi)部管理、生產(chǎn)情況、對外聯(lián)系及暫不宜擴(kuò)大影響的會議紀(jì)要、報告、文件、批復(fù)等。2、機(jī)密★★：包括集團(tuán)重點工作落實責(zé)任制考核表、總裁辦公會紀(jì)要、策劃論證會紀(jì)要、重點項目實施預(yù)案、財務(wù)、審計分析報告及重大問題專題審計調(diào)查報告、生產(chǎn)指標(biāo)、營銷數(shù)據(jù)等。3、絕密★★★：包括集團(tuán)董事局會議紀(jì)要、集團(tuán)年度計劃大綱、總經(jīng)理離任審計報告、財務(wù)運行分析數(shù)據(jù)、投資實施方案、標(biāo)底、營銷及運作策略、重大人事任免考察情況及討論報告等。（四）按照文件控制程序，可分為受控文件和非受控文件（參見集團(tuán)程序文件相關(guān)規(guī)定）公文格式第五條公文格式一般包括：標(biāo)題、公文字號、正文、附件、發(fā)文單位及印章、發(fā)文時間、主送單位、抄送（抄報）單位、主題詞等。（一）公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括主要內(nèi)容，并標(biāo)明文種。除批轉(zhuǎn)法規(guī)性文件外，一般不加標(biāo)點符號。（二）向上級的請示，一般只寫一個主送單位；如需上報另一上級，可用抄報形式。（三）發(fā)文時間，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)；聯(lián)合行文，以最后單位簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。（四）公文字號一般包括單位代號、年號、順序號。幾個單位聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦單位的公文編號。（五）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、單位名稱之前，注明附件的名稱和件數(shù)。（六）收、發(fā)文單位應(yīng)寫全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)將主辦單位排列在前。（七）文字一律從左至右橫寫橫排。第六條公文一律用A4、A3紙型，左側(cè)裝訂?！巴ǜ妗钡扔眉埓笮?，根據(jù)實際需要確定。第七條內(nèi)部行文，可按問題的種類和性質(zhì)，以分公司或部門名義行文。分公司、部門之間不應(yīng)用發(fā)文形式解決一般性問題。第八條各單位一般不得越級行文。因特殊情況，必須越級行文的，應(yīng)抄報越過的單位。第九條向上級請示的公文，應(yīng)一文一事，主送一個單位，不應(yīng)同時抄送下級單位；向下級單位的重要行文，可以抄報直接上級單位。第十條發(fā)文應(yīng)根據(jù)需要確定主、抄送單位，不得濫發(fā)。第四章公文處理的一般程序與要求第十一條收文程序：一般包括登記、分辦、批辦、催辦等程序。（一）外來公文，均由集團(tuán)各部門及子公司文秘人員統(tǒng)一簽收、登記、分類，并及時呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批。（二）文秘人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，負(fù)責(zé)公文的傳遞和督辦。（三）各單位收到急件后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)答復(fù)并退回。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復(fù)。（四）加強(qiáng)公文檢查催辦工作。文秘人員對領(lǐng)導(dǎo)批示的及本部門發(fā)出的公文，要認(rèn)真督促、催辦，以防積壓或漏辦。各分公司、各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。（五）領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議帶回的文件，在匯報和傳達(dá)后，應(yīng)交文秘人員立卷歸檔。第十二條發(fā)文程序：一般包括擬稿、審稿、簽發(fā)、印制、校對、用印、分發(fā)等程序。（一）紅頭文件發(fā)文程序紅頭文件只能以集團(tuán)名義印發(fā)，各部門一律不得自行印發(fā)。紅頭文件應(yīng)經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并由集團(tuán)總裁進(jìn)行最終審定簽發(fā)。集團(tuán)各項管理制度須經(jīng)集團(tuán)監(jiān)察審計中心、法律事務(wù)部、總裁辦公室及業(yè)務(wù)相關(guān)部門會簽后，方可報審。若提出新的制度規(guī)定，須將原有制度規(guī)定同時廢止，以確保其有效版本的唯一性?？偛棉k公室負(fù)責(zé)對審定稿統(tǒng)一行文格式，并統(tǒng)一編制文號、印制、蓋章、登記、分發(fā)。（二）非紅頭文件發(fā)文程序由擬文部門根據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)逐級上報審批，并由擬文部門直接發(fā)送相關(guān)單位及人員。部門內(nèi)部各項管理制度應(yīng)經(jīng)起草部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，并加蓋部門印章后生效。第十三條草擬公文的要求：（一）符合國家法律法規(guī)及上級有關(guān)規(guī)定。（二）應(yīng)做到情況確實，觀點明確，文字精練，條理清楚，層次分明，標(biāo)點符號正確，篇幅力求簡短。（三）引用的公文要寫明發(fā)文單位、公文編號、標(biāo)題和發(fā)文時間。（四）數(shù)字的寫法。正式公文中，除文件編號、統(tǒng)計表、計劃表、序號、專用術(shù)語和百分比必須用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫外，其他用漢字書寫。（五）章節(jié)序數(shù)的寫法。一般應(yīng)按下列順序排列：第一層次為：“第一條”，第二層次為：“（一）”，第三層次為：“1”，第四層次為：“（1）”。（六）不應(yīng)濫用簡稱。年月日、人名、地名、文件名稱、事務(wù)名稱等，一般不要簡稱。第十四條審核公文的要求：（一）是否需要行文。（二）是否符合國家的方針、政策、法律法規(guī)；與本單位發(fā)過的公文是否銜接。（三）提出的要求和措施是否明確具體、切實可行。（四）處理程序是否完備，行文關(guān)系、公文格式是否符合規(guī)定。（五）文字?jǐn)⑹鍪欠穹衔姆ê瓦壿?，?biāo)點符號是否正確。審核時如發(fā)現(xiàn)不妥之處，必須進(jìn)行修改，屬于重要的原則性的問題，應(yīng)退回原擬稿單位修改。第五章密級公文的管理要求第十五條集團(tuán)總部及各分公司需根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容劃分保密等級，并依據(jù)保密程度不同，將密級分為：絕密、機(jī)密、秘密三種，其他為一般文件。（一）密級公文送閱范圍：1、秘密、機(jī)密級公文發(fā)至集團(tuán)各部門總經(jīng)理（總監(jiān)、主任、主持工作的負(fù)責(zé)人）和各子公司總裁（總經(jīng)理）及以上管理人員，并由其負(fù)責(zé)傳達(dá)貫徹文件精神。2、絕密級公文發(fā)至集團(tuán)董事局成員或傳閱。（二）密級公文發(fā)送及回收規(guī)定：1、密級公文均采用專用簿登記并由專人發(fā)送。2、絕密級公文在采取傳閱方式時，每人審閱時限為兩天，特殊情況由發(fā)文部門酌情規(guī)定，并嚴(yán)格收發(fā)登記手續(xù)。3、密級公文均實行份數(shù)管理，以利回收。4、密級公文由各單位檔案管理部門負(fù)責(zé)建檔、清理、回收。第六章受控文件的管理要求第十六條參見集團(tuán)程序文件中的《文件控制程序》、《記錄控制程序》規(guī)定。第七章附則第十七條凡上報集團(tuán)總裁審批的紅頭文件，若內(nèi)容和程序出現(xiàn)失誤，由報送單位經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人（總經(jīng)理或總經(jīng)理委派人）在《文件報送失誤統(tǒng)計表》（附件2）上簽字。總裁辦公室每季度據(jù)此統(tǒng)計，并予以適當(dāng)處罰。第十八條各子公司應(yīng)參照以上規(guī)定，制訂各公司的公文管理辦法，并報集團(tuán)總裁辦公室備查。第十九條本制度由集團(tuán)總裁辦公室制定，并負(fù)責(zé)解釋和修訂。原川藍(lán)集發(fā)（2003）081號文件廢止。第二十條本制度自公布之日起執(zhí)行。附件：1、《四川藍(lán)光實業(yè)集團(tuán)有限公司公文管理流程圖》2、《文件報送失誤統(tǒng)計表》四川藍(lán)光實業(yè)集團(tuán)有限公司二○○五年三月二日主題詞：公文管理制度報：總裁送：副總裁、總裁助理發(fā)：集團(tuán)公司各部門、各子公司擬稿：鄧偉審核：戴彧總裁辦公室印制（此件25份）PAGE第9頁附件：1四川藍(lán)光實業(yè)集團(tuán)有限公司公文管理流程圖加蓋公章核稿部門分管領(lǐng)導(dǎo)部門總經(jīng)理擬發(fā)文單位一般文件發(fā)放紅頭文件發(fā)放信息反饋收文原件存檔編號歸檔ba執(zhí)行性b回復(fù)性文件回復(fù)批復(fù)復(fù)印件存檔張貼傳閱信息平臺a發(fā)文程序執(zhí)行落實收文部門收文程序?qū)徍私y(tǒng)一格式，統(tǒng)一編號，嚴(yán)格按照批復(fù)發(fā)放份數(shù)印制紅頭文件，分類保存電子文檔。否決批準(zhǔn)審核取消上級領(lǐng)導(dǎo)（根據(jù)文件性質(zhì)、內(nèi)容逐級上報）擬發(fā)文單位簽收①②參閱函件工作文件報送集團(tuán)總裁辦公室機(jī)要室機(jī)要員集團(tuán)總裁辦公室簽批集團(tuán)總裁加蓋公章核稿部門分管領(lǐng)導(dǎo)部門總經(jīng)理擬發(fā)文單位一般文件發(fā)放紅頭文件發(fā)放信息反饋收文原件存檔編號歸檔ba執(zhí)行性b回復(fù)性文件回復(fù)批復(fù)復(fù)印件存檔張貼傳閱信