銅陵學(xué)院歸檔制度

銅陵學(xué)院歸檔制度（2014年12月修訂）一、歸檔原則1．職責(zé)分明原則：誰職能、誰建檔、誰整理、誰歸檔。2.保證質(zhì)量原則：齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，原件歸檔；先整理后移交。3.同步歸檔原則：電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔。4.規(guī)范交接原則：檔案員移交，當(dāng)面交接核對，留據(jù)備查。二、歸檔范圍1.從事本校工作職責(zé)活動而形成的有保存價值的各種載體材料；歸檔材料包括紙質(zhì)、實(shí)物、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。2.主要包括黨群、行政、外事、教學(xué)、科研、基建、會計(jì)、出版物、儀器設(shè)備、聲像等各類實(shí)體檔案及信息；各類文件材料的具體歸檔范圍按《銅陵學(xué)院文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。3.干部檔案和學(xué)生檔案等人事檔案由相關(guān)部門專門管理。4.按上級有關(guān)規(guī)定，領(lǐng)導(dǎo)同志在校期間的各項(xiàng)活動中形成的如會議記錄本、光盤、照片等公務(wù)材料，在辦理調(diào)動或離退休手續(xù)前應(yīng)直接向?qū)W校辦公室檔案館移交；檔案館以人為單位設(shè)立專柜專門管理。5.對于在非職務(wù)活動中形成的重要材料，可按征集、代管、捐贈等方式處理。三、歸檔要求1.歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)內(nèi)容準(zhǔn)確、材料完整、整理有序、編目清晰。2.應(yīng)當(dāng)歸檔的紙質(zhì)文件材料和實(shí)物、電子文件等不同載體材料同步歸檔。重要紙質(zhì)文件同步歸檔數(shù)字化（電子化）文件，重要電子文件同步歸檔紙質(zhì)化文件。3.歸檔的檔案材料應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量要求。歸檔的紙質(zhì)文件所使用的書寫、紙張、裝訂材料等應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，符合檔案保護(hù)要求。歸檔的文件材料原則要求是原件，其中，合同、協(xié)議書必須為原件。電子文件的歸檔要求按照國家有關(guān)電子文件歸檔與管理規(guī)范執(zhí)行。電子照片文件應(yīng)當(dāng)文字說明。聲像檔案包括光盤、照片、錄音帶、錄像帶。歸檔時照片、錄音（像）帶必須有文字說明，注明責(zé)任者、形成時間、內(nèi)容等，歸檔的聲像檔案應(yīng)當(dāng)圖像清晰、音質(zhì)良好；無底片的重要照片，應(yīng)進(jìn)行及時翻拍或掃描復(fù)制。實(shí)物檔案，應(yīng)有文字說明和不同視角的圖片。4.學(xué)校實(shí)行文件材料形成部門或課題組整理歸檔制度。學(xué)校各單位(課題組)專兼職檔案人員應(yīng)當(dāng)及時整理檔案，經(jīng)本單位(課題組)負(fù)責(zé)人檢查合格后向?qū)W校檔案館移交。若本年度無應(yīng)歸檔材料，須向檔案館提交經(jīng)部門主要負(fù)責(zé)人及其分管校領(lǐng)導(dǎo)簽名認(rèn)可的書面說明，以備查對。5.檔案館按檔案質(zhì)量規(guī)范和責(zé)任單位對照移交紙質(zhì)清單接收專兼職檔案工作員移交檔案材料。內(nèi)容不準(zhǔn)確、材料形式不完整的，應(yīng)當(dāng)限期整改后再辦理歸檔。按期歸檔或特殊情況下零星移交的，均必須有交接清單；無交接清單的檔案館暫緩簽收；電子清單與紙質(zhì)清單一致。完備手續(xù)，交接雙方經(jīng)辦人在移交清單上簽字后，各執(zhí)一份備查。四、歸檔時間1.各單位形成的檔案資料，一般應(yīng)按學(xué)校檔案館的規(guī)定有序整理編目后在次年3月底前歸檔。2.各教學(xué)單位形成的教學(xué)檔案，應(yīng)按學(xué)校檔案館的規(guī)定有序整理編目后歸檔，其中：應(yīng)屆畢業(yè)生學(xué)籍學(xué)業(yè)成績表、學(xué)籍異動表和學(xué)籍登記表、學(xué)歷學(xué)位證書名冊（電子注冊信息表）及電子版、畢業(yè)生畢業(yè)登記表、畢業(yè)生就業(yè)（派遣）信息表及電子版、品學(xué)兼優(yōu)畢業(yè)生評審表、畢業(yè)班合影照片及電子版等畢業(yè)生學(xué)籍檔案應(yīng)在畢業(yè)生正常離校（繼續(xù)教育證書集中發(fā)放）后3個月內(nèi)歸檔；招生錄取名冊及電子版、新生學(xué)籍注冊信息表及電子版等，應(yīng)在相關(guān)工作正常完成時間后2個月內(nèi)歸檔；其他教學(xué)檔案應(yīng)在次年3月底前歸檔。3.科研項(xiàng)目檔案（含教研項(xiàng)目），在項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)驗(yàn)收完成后2個月內(nèi)歸檔；周期性較長的，與檔案館商定后可分階段歸檔；項(xiàng)目成果報(bào)獎、獲獎、社會影響等項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后檔案即時歸檔，接并入相應(yīng)項(xiàng)目檔案。4.基建項(xiàng)目檔案，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成后3個月內(nèi)分別向?qū)W校檔案館歸檔和銅陵市城市建設(shè)檔案館移交；周期性較長的，與檔案館商定后可分階段歸檔；項(xiàng)目審計(jì)、報(bào)獎獲獎、維修等項(xiàng)目竣工后檔案即時歸檔，接并入相應(yīng)項(xiàng)目檔案。5.儀器設(shè)備檔案，在完成驗(yàn)收后的2個月內(nèi)歸檔。6.會計(jì)檔案，在次年3月底前提交當(dāng)年會計(jì)檔案目錄，并在第3年3月底前向?qū)W校檔案館移交實(shí)體。7.聲像檔案在形成后1個月內(nèi)歸檔。8.實(shí)物檔案（包括學(xué)校各個時期印章，各項(xiàng)活動中形成的有紀(jì)念意義的獎牌獎杯等物品，學(xué)校對外交流中的受贈紀(jì)念品、贈出紀(jì)念品圖片及說明，以及有收藏價值的教學(xué)科研設(shè)備、模型、辦公用品、設(shè)施以及其他有保存價值的實(shí)物等），應(yīng)即時歸檔。9.在規(guī)定時間內(nèi)未完成移交的，視為延遲歸檔；在規(guī)定歸檔時間后一個月或檔案館書面催要10個工作日后仍未完成移交的，視為拒絕歸檔和拖延補(bǔ)救。五、歸檔考核1.實(shí)施歸檔情況報(bào)告制度，通過校園網(wǎng)等途徑報(bào)告、公布?xì)w檔完成情況與短缺及補(bǔ)救情況。2.歸檔情況作為部門檔案工作考核評優(yōu)主要依據(jù)。各單位歸檔完成情況以檔案館簽