辦公OA系統(tǒng)培訓(xùn)手冊(cè)

西安外國(guó)語大學(xué)辦公管理系統(tǒng)培訓(xùn)手冊(cè)長(zhǎng)沙中力大方信息技術(shù)有限公司4月13日目 錄第一章前期準(zhǔn)備 21.1 安裝office控件 21.2 安裝office升級(jí)包 41.3 設(shè)立信任站點(diǎn) 4第二章系統(tǒng)基本操作 72.1 登陸系統(tǒng) 72.2 主界面介紹 82.3 文檔頁面介紹 102.4 功效模塊 112.5 設(shè)立正文查看方式 112.6 修改密碼 122.7 退出系統(tǒng) 13第三章學(xué)校發(fā)文操作案例 143.1 學(xué)校發(fā)文流程 143.2 文獻(xiàn)起草 153.3 文獻(xiàn)提交 173.4 文獻(xiàn)解決 183.5 排版簽章 213.6 文獻(xiàn)下發(fā) 243.7 跟蹤查詢文獻(xiàn) 25第四章會(huì)議室申請(qǐng)操作案例 284.1 會(huì)議室申請(qǐng)流程 284.2 會(huì)議室申請(qǐng) 294.3 提交申請(qǐng) 314.4 解決申請(qǐng) 32第五章辦公郵件 345.1 寫郵件 345.2 郵件管理 345.3 通訊錄 36第六章操作闡明 366.1 操作理念 366.2 其它特殊操作 376.3 業(yè)務(wù)流程圖 40第一章前期準(zhǔn)備推薦使用IE瀏覽器（8.0版本以上）。使用前的必要條件：1、計(jì)算機(jī)已安裝Office完全版（或更高版本）或WPS；2、OA系統(tǒng)的地址：;3、OA系統(tǒng)的登陸賬號(hào)及密碼（登陸賬號(hào)為工號(hào)，與一卡通一致，初始密碼為123456）；安裝office控件第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址“http:///”訪問OA；第二步：在登陸界面點(diǎn)擊“二維碼與備用軟件”，點(diǎn)擊“Office控件”下載并安裝文獻(xiàn)，以下圖：第三步：運(yùn)行“NtkoOfficeControlSetup.msi”文獻(xiàn)開始安裝，以下圖：第四步：?jiǎn)螕簟跋乱徊健保x擇安裝文獻(xiàn)夾，按照提示完畢安裝，以下圖：安裝office升級(jí)包如計(jì)算機(jī)Office版本為，則必須安裝該office兼容補(bǔ)丁。第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址http:///訪問OA；第二步：點(diǎn)擊“二維碼與備用軟件”，點(diǎn)擊“Office兼容補(bǔ)丁”下載安裝文獻(xiàn)；第三步：運(yùn)行“FileFormatConverters.exe”，按照提示完畢安裝。設(shè)立信任站點(diǎn)第一步：打開IE瀏覽器，點(diǎn)擊菜單欄的“工具”—“Internet選項(xiàng)”，如圖：第二步：選擇“安全”—“受信任站點(diǎn)”—“站點(diǎn)”，添加OA地址HYPERLINK為信任站點(diǎn).完畢后關(guān)閉頁面，并“擬定”，如圖：（闡明：“對(duì)該區(qū)域中的全部站點(diǎn)規(guī)定服務(wù)器驗(yàn)證（https）”必須取消。）

第二章系統(tǒng)基本操作登陸系統(tǒng)第一步：打開IE瀏覽器，輸入地址http://,按“回車鍵”進(jìn)入OA登陸界面，如圖：第二步：輸入顧客名、密碼、驗(yàn)證碼（顧客名為工號(hào)，與一卡通一致，初始密碼為123456）。點(diǎn)擊“登錄”即可成功登陸OA。如圖：主界面介紹快捷菜單：顧客可在此區(qū)域點(diǎn)擊快捷按鈕進(jìn)行修改密碼，登陸辦公郵件，報(bào)送系統(tǒng)問題以及系統(tǒng)注銷等操作。首頁：點(diǎn)擊可回到系統(tǒng)主頁面；辦公郵件：點(diǎn)擊進(jìn)入郵件頁面；問題報(bào)送：點(diǎn)擊進(jìn)入系統(tǒng)維護(hù)平臺(tái)，可報(bào)送系統(tǒng)使用中碰到的問題；顧客設(shè)立：點(diǎn)擊進(jìn)入修改個(gè)人基本信息；導(dǎo)航菜單：顧客能夠快速進(jìn)入各功效模塊；數(shù)據(jù)視窗：顧客在功效菜單中點(diǎn)擊相對(duì)應(yīng)的功效模塊，直接出現(xiàn)對(duì)應(yīng)功效模塊的信息數(shù)據(jù)；新建：在數(shù)據(jù)視窗中新建一條數(shù)據(jù)；刪除：在數(shù)據(jù)視窗中以選中一條統(tǒng)計(jì)后，能夠刪除所選擇的統(tǒng)計(jì)；修改：在數(shù)據(jù)視窗中選中一條統(tǒng)計(jì)后，能夠修改所選擇的統(tǒng)計(jì)；搜索：點(diǎn)擊此處能夠指定搜索符合特定條件的統(tǒng)計(jì)；協(xié)助：打開系統(tǒng)協(xié)助文檔；文檔頁面介紹退出：不保存，直接退出；保存退出：保存并退出；正文：進(jìn)入文獻(xiàn)編輯頁面，可編輯文獻(xiàn)內(nèi)容；提交：講編輯好的文獻(xiàn)提交給對(duì)應(yīng)的顧客；解決：簽訂意見；意見修改：修改已經(jīng)簽訂的意見；辦結(jié)：終止流程，辦結(jié)該文獻(xiàn)；流程統(tǒng)計(jì)：查看該文獻(xiàn)的流轉(zhuǎn)過程和解決狀況；取回：取回已經(jīng)提交的文獻(xiàn)；打?。捍蛴∧壳皩?duì)象；收藏：收藏該文獻(xiàn)；協(xié)助：點(diǎn)擊“協(xié)助”獲取操作提示；特殊提交：可將文獻(xiàn)跨業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)直接提交給指定的顧客；功效模塊個(gè)人辦公：涉及與本人工作有關(guān)的內(nèi)容。具體涉及：待辦事宜、待閱事宜、已辦事宜、督辦管理、個(gè)人文獻(xiàn)、辦公郵件、日程安排、個(gè)人收藏、顧客設(shè)立。公文管理：涉及各收文單位、發(fā)文單位的文獻(xiàn)，會(huì)議紀(jì)要和請(qǐng)示報(bào)告的管理。具體涉及：收文管理、學(xué)校發(fā)文、部門發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告。會(huì)議管理：涉及各部門申請(qǐng)議題、會(huì)議、活動(dòng)場(chǎng)館等業(yè)務(wù)。具體涉及：議題管理、會(huì)議室申請(qǐng)、活動(dòng)場(chǎng)館、周會(huì)議表。綜合辦公：涉及各部門日常綜合性辦公業(yè)務(wù)。具體涉及：報(bào)告預(yù)約、告知公示、工作督辦、合同審批、章證管理、信訪管理、外出報(bào)備、值班管理、資料報(bào)送、信息報(bào)送、信息簡(jiǎn)報(bào)、立項(xiàng)審批、接待審批。公共資源：涉及日常辦公公共資源統(tǒng)一管理與維護(hù)。具體涉及：規(guī)章制度、培訓(xùn)資料、辦公電話。設(shè)立正文查看方式登陸OA后，點(diǎn)擊“個(gè)人辦公—顧客設(shè)立”，設(shè)立查看辦結(jié)文獻(xiàn)的方式。Word查看：需安裝office控件，以控件方式查看辦結(jié)文獻(xiàn)。PDF查看：無需安裝控件，以PDF查看辦結(jié)文獻(xiàn)。為避免安裝控件的麻煩，建議普通行政人員及老師設(shè)立成該查看模式。如圖：修改密碼為提高安全性，建議修改成不少于8位的字母數(shù)字組合密碼。登陸OA后，點(diǎn)擊“個(gè)人辦公—顧客設(shè)立--修改密碼”，修改密碼后，點(diǎn)擊“擬定”即修改成功。如圖：退出系統(tǒng)OA首頁，點(diǎn)擊右上方的“退出”按鈕即可退出OA系統(tǒng)。

第三章學(xué)校發(fā)文操作案例學(xué)校發(fā)文流程用于解決學(xué)校黨委、學(xué)校行政和學(xué)校黨委、行政聯(lián)合發(fā)文。發(fā)文管理具體環(huán)節(jié)涉及：擬稿人起草、部門審核、部門會(huì)簽、黨政辦核稿、黨政辦主任審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批示、簽發(fā)人批示、排版編號(hào)、文獻(xiàn)校對(duì)、文獻(xiàn)簽章、文獻(xiàn)下發(fā)，在整個(gè)解決過程中，擬稿人和辦公室能對(duì)全部文獻(xiàn)進(jìn)行跟蹤、督辦。流程以下：闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為發(fā)文管理的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。文獻(xiàn)起草第一步：點(diǎn)擊“公文管理—學(xué)校發(fā)文”，在工具欄點(diǎn)擊“新建”，如圖：第二步：填寫發(fā)文解決箋，文獻(xiàn)標(biāo)題和主送單位為必填內(nèi)容，如圖：第三步：點(diǎn)擊“正文”打開word，編輯正文內(nèi)容，也可點(diǎn)擊“打開”直接導(dǎo)入已經(jīng)編輯好的文獻(xiàn)。點(diǎn)擊正文頁面的“附件”上傳附件，如圖：第四步：寫完正文，上傳附件后，點(diǎn)擊“保存退出”，如圖：文獻(xiàn)提交第一步：點(diǎn)擊“提交”按鈕，提交給部門領(lǐng)導(dǎo)審核，如圖：第二步：在彈出的對(duì)話框，選擇部門領(lǐng)導(dǎo)并添加，點(diǎn)擊“擬定”，如圖：文獻(xiàn)解決第一步：部門領(lǐng)導(dǎo)登陸OA，在待辦事宜中點(diǎn)擊待解決的文獻(xiàn)標(biāo)題，如圖：第二步：點(diǎn)擊解決箋頁面的“正文”按鈕，查看正文，如圖：第三步：點(diǎn)擊“顯示痕跡”可查看別人修改的內(nèi)容?？赐暾暮透郊?，點(diǎn)擊“保存退出”，如圖：第四步：點(diǎn)擊“解決”，簽訂意見，如圖：第五步：在解決對(duì)話框中填寫解決意見，默認(rèn)意見為同意。如圖：第六步：部門審核通過后，文獻(xiàn)自動(dòng)返回到起草人，起草人根據(jù)業(yè)務(wù)流程依次提交給“部門會(huì)簽，黨政辦核稿”。黨政辦核稿后，由核稿人依次提交給“黨政辦審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批示，簽發(fā)人批示”。操作辦法同上。排版簽章第一步：通過簽發(fā)人批示的文獻(xiàn)，由文秘排版簽章，點(diǎn)擊待辦事宜中的待辦文獻(xiàn)標(biāo)題打開解決箋，如圖：第二步：在解決箋頁面點(diǎn)擊“正文”，打開正文，如圖：第三步：，點(diǎn)擊“套用紅頭”，選擇對(duì)應(yīng)的紅頭，如圖：第四步：套用紅頭后，點(diǎn)擊“保存退出”，如圖：第五步：點(diǎn)擊“解決”，完畢排版，如圖：第六步：排版后由文秘送“文獻(xiàn)校對(duì)、文獻(xiàn)簽章”，簽章的操作同上。文獻(xiàn)下發(fā)經(jīng)排版簽章的文獻(xiàn)，由文秘提交“文獻(xiàn)下發(fā)”，發(fā)送給學(xué)校的聯(lián)系員。第一步：在待辦事宜中點(diǎn)擊待下發(fā)文獻(xiàn)的標(biāo)題，打開文獻(xiàn)解決箋頁面，如圖：第二步：點(diǎn)擊“提交”，在提交對(duì)話框中，選擇公共群組中的“聯(lián)系員”，全選，點(diǎn)擊“擬定”將文獻(xiàn)發(fā)送給各部門的OA聯(lián)系員，如圖：跟蹤查詢文獻(xiàn)第一步：點(diǎn)擊“公文管理—學(xué)校發(fā)文”，在該模塊下的搜索框內(nèi)輸入已下發(fā)的文獻(xiàn)的標(biāo)題，如圖：或直接使用高級(jí)搜索，按條件查詢，如圖：第二步：搜索出的文獻(xiàn)如圖所示，點(diǎn)擊“具體”，如圖：第三步：打開文獻(xiàn)后，點(diǎn)擊“流程統(tǒng)計(jì)”，可查詢到“解決狀況，解決意見，流程統(tǒng)計(jì)”，如圖：

第四章會(huì)議室申請(qǐng)操作案例會(huì)議室申請(qǐng)流程重要完畢下一周校級(jí)會(huì)議的提交、安排等事宜。會(huì)議申請(qǐng)是由會(huì)議主辦單位文書登記會(huì)議初步安排（如會(huì)議時(shí)間、會(huì)議室等），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、黨政辦審核、黨政辦安排會(huì)議室、最后由申請(qǐng)人進(jìn)行會(huì)議告知。流程以下：闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為會(huì)議室申請(qǐng)的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。會(huì)議室申請(qǐng)第一步：點(diǎn)擊“會(huì)議管理--會(huì)議室申請(qǐng)”，點(diǎn)擊“新建”如圖：第二步：為避免會(huì)議沖突，點(diǎn)擊解決箋頁面的“會(huì)議安排”，理解各會(huì)議室的狀態(tài)，如圖：第三步：選擇日期查詢各會(huì)議室的狀態(tài)，有藍(lán)色標(biāo)記的為已被占用的會(huì)議室，如圖：第四步：理解各會(huì)議室狀態(tài)后，填寫解決箋申請(qǐng)會(huì)議室，會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容、主持人、預(yù)計(jì)人數(shù)為必填內(nèi)容，如圖：提交申請(qǐng)第一步：在解決箋頁面點(diǎn)擊“提交”，如圖：第二步：在提交對(duì)話框中選擇部門領(lǐng)導(dǎo)，點(diǎn)擊“添加--擬定”，如圖：解決申請(qǐng)第一步：部門領(lǐng)導(dǎo)在待辦事宜中點(diǎn)開待辦文獻(xiàn)的標(biāo)題。如圖：第二步：查看、修改表單內(nèi)容后，點(diǎn)擊“解決”，簽訂意見，如圖：第三步：填寫解決意見，默認(rèn)為同意。如圖：第四步：通過部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，由申請(qǐng)人依次提交給“黨政辦審核、會(huì)議室安排”，最后告知參會(huì)人員。操作環(huán)節(jié)同上。

第五章辦公郵件寫郵件第一步：進(jìn)入“辦公郵件”，點(diǎn)擊“寫郵件”，如圖：第二步：點(diǎn)擊“使用名片簿”添加收件人，填寫主題和正文，上傳附件。（注：?jiǎn)蝹€(gè)附件不能不小于50兆，附件個(gè)數(shù)不限）第三步：勾上“回執(zhí)”，收件人查看后會(huì)收到返回信息。點(diǎn)擊“發(fā)送”按鈕，郵件成功發(fā)送并保存；郵件管理收件箱選擇要?jiǎng)h除的文獻(xiàn)，單擊“刪除”按鈕，被刪除文獻(xiàn)移至垃圾箱，如圖：垃圾箱徹底刪除：刪除的郵件不能恢復(fù)。清空回收站：一鍵去除垃圾箱中的郵件。還原：還原被刪除的郵件。通訊錄添加私有群組點(diǎn)擊“+”添加按鈕，添加自己的私人群組。如圖：刪除通訊錄勾上群組，點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可刪除私有群組。第六章操作闡明操作理念OA系統(tǒng)內(nèi)全部涉及業(yè)務(wù)流程的操作只有三個(gè)動(dòng)作“起草（新建）、提交、解決”。顧客可參考上文的“學(xué)校發(fā)文操作案例”使用其它業(yè)務(wù)模塊。其它特殊操作修改流程中的文獻(xiàn)辦法1：第一步：若需要繼續(xù)編輯上次保存的文獻(xiàn)，可勾選需要修改的文獻(xiàn)標(biāo)題，點(diǎn)擊“修改”，如圖：第二步：打開解決箋頁面后，可修改表單內(nèi)容，也可點(diǎn)擊“正文”繼續(xù)編輯正文內(nèi)容，如圖：辦法二：第一步：直接點(diǎn)擊需要編輯的文獻(xiàn)標(biāo)題，如圖：第二步：在打開的解決箋頁面，點(diǎn)擊“編輯”，即可修改表單內(nèi)容和正文內(nèi)容，如圖：刪除文獻(xiàn)OA聯(lián)系員和系統(tǒng)管理員含有有關(guān)業(yè)務(wù)模塊下的管理權(quán)限，可刪除文獻(xiàn)。勾上需要?jiǎng)h除的文獻(xiàn)標(biāo)題，點(diǎn)擊“刪除”，如圖：業(yè)務(wù)流程圖公文管理收文管理闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為收文管理的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。部門發(fā)文闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為部門發(fā)文的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。會(huì)議紀(jì)要闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為會(huì)議紀(jì)要的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。請(qǐng)示報(bào)告闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為請(qǐng)示報(bào)告的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。會(huì)議管理議題管理闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為議題管理的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客?；顒?dòng)場(chǎng)館闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為活動(dòng)場(chǎng)館申請(qǐng)的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。周會(huì)議表闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為周會(huì)議表的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。綜合辦公報(bào)告預(yù)約闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為報(bào)告預(yù)約的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。告知公示闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為告知公示的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。工作督辦闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為工作督辦的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)，解決完后文獻(xiàn)自動(dòng)返回中心顧客。合同審批闡明：1、“虛線”為可選環(huán)節(jié)流程；“實(shí)線”為必選環(huán)節(jié)流程；2、“序號(hào)”為合同審批的流程先后次序；3、“實(shí)框”為中心顧客，含有跟蹤控制權(quán)限；“白框”為解決顧客，需解決文獻(xiàn)