中物聯(lián)國際物業(yè)服務(wù)文書檔案管理制度

中物聯(lián)國際物業(yè)服務(wù)文書檔案管理制度目錄一、總則二、文件的制定和簽發(fā)三、文檔的編號(hào)四、文檔的流轉(zhuǎn)五、文件的存檔和保管六、文件的查閱和借閱七、文件的銷毀八、文件管理的監(jiān)督和檢查九、法律責(zé)任十、附則一、總則為規(guī)范中物聯(lián)國際物業(yè)服務(wù)公司（以下簡稱“本公司”）的文書檔案管理工作，確保文書檔案的合法、規(guī)范的保管和使用，提高工作效率和管理水平，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司實(shí)際情況，制定本管理制度。二、文件的制定和簽發(fā)為保證文件的合法性、科學(xué)性、合理性，對(duì)重要文件的制定需經(jīng)過以下程序：1、申請(qǐng)：編寫文件的申請(qǐng)書，明確文件的內(nèi)容、目的、范圍、參考文件等必備要素，并由有關(guān)部門或負(fù)責(zé)人簽字并注明年、月、日。2、起草：起草人在填寫《文件起草表》的同時(shí)，要結(jié)合申請(qǐng)書的要求，對(duì)文件進(jìn)行逐條起草，并注明起草人、校對(duì)人。3、審核：在負(fù)責(zé)人、部門或?qū)徍巳藢?duì)舊版文件審閱核實(shí)無誤的前提下，進(jìn)行審核，確認(rèn)文件的行文邏輯、格式、表述準(zhǔn)確無誤，簽字并注明年、月、日。4、審定：在審核通過后，進(jìn)行審定，任命行文專責(zé)人員簽字并注明年、月、日。5、簽發(fā)：在審定后，行文專責(zé)人員將文稿封裝蓋章，并予以簽發(fā)，并在《簽發(fā)表》上簽字并注明年、月、日，負(fù)責(zé)存入文件管理系統(tǒng)中，并通知相關(guān)單位或個(gè)人。6、分發(fā)、借閱和閱覽：行文專責(zé)人員要根據(jù)文件的重要性，編制《分發(fā)、閱覽表》；凡用于外部宣傳的文件必須經(jīng)審核、審定、批準(zhǔn)，報(bào)報(bào)刊、廣播、電視、網(wǎng)站等媒體發(fā)布。三、文檔的編號(hào)1、依據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《文件與文件處理口徑》等文件制定。2、編號(hào)應(yīng)突出文件性質(zhì)，$1級(jí)文件用“001-XXXX-XX”形式編號(hào)；2級(jí)文件用“002-XXXX-XX”形式編號(hào)；3級(jí)文件用“003-XXXX-XX”形式編號(hào)，其中“X”代表閱卷單位，“XX”為數(shù)字編號(hào)；行文專責(zé)人員需填寫《文件編號(hào)申請(qǐng)表》，經(jīng)審核后由行文專責(zé)人員簽發(fā)。四、文檔的流轉(zhuǎn)1、為避免文件流轉(zhuǎn)不暢，造成嚴(yán)重的時(shí)間延誤，或丟失等問題發(fā)生，主管領(lǐng)導(dǎo)或其派遣的專人應(yīng)對(duì)文件流轉(zhuǎn)進(jìn)行管理。2、對(duì)涉密文件、涉及重大項(xiàng)目建設(shè)及決策的文件、高度敏感的內(nèi)部管理文件等必須采用保密手段，控制學(xué)部黨組、公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)經(jīng)營管理部門的知情范圍，實(shí)行嚴(yán)格的保密措施。3、凡公司內(nèi)門、窗玻璃采用了隔熱膜的場所，均應(yīng)設(shè)置“隔熱膜”字樣，以方便相關(guān)人員識(shí)別。五、文件的存檔和保管1、為確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性，所有文件及文件的樣本必須保存為硬件和軟件兩個(gè)版本。2、借閱結(jié)束，必須還原到原來的狀態(tài)，應(yīng)完整、準(zhǔn)確歸還，嚴(yán)禁遺失、損毀文書檔案。3、藍(lán)、黑、紅三色及不同筆跡的墨水都應(yīng)當(dāng)有，并加以審核負(fù)責(zé)人的簽字，證明文檔的真實(shí)性。六、文件的查閱和借閱1、借閱文書檔案時(shí)，需持工作證、身份證等有效證件，并填寫借閱登記表，并注明借閱時(shí)間。2、借閱期限最長不超過15天，如需延期，應(yīng)向行文專責(zé)人員提出申請(qǐng)，并征得有關(guān)部門的同意。3、在條款規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，未歸還的文書檔案要及時(shí)聯(lián)系借閱者，并遵照規(guī)定的程序催還。七、文件的銷毀1、對(duì)已經(jīng)無法使用或者完成任務(wù)的文件，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行原則上的及時(shí)銷毀，以壓縮文檔檔案的量，騰出存儲(chǔ)空間。2、對(duì)銷毀文件必須進(jìn)行審核、審定，并報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)程序，家庭用的文件由公安部門介入銷毀。3、銷毀時(shí)要保證嚴(yán)格的安全保密，嚴(yán)禁將文書檔案外出銷毀，如出現(xiàn)問題，相關(guān)責(zé)任人將會(huì)擔(dān)負(fù)相應(yīng)的責(zé)任。八、文件管理的監(jiān)督和檢查1、文件管理工作由行文專責(zé)人員負(fù)責(zé)，為保證執(zhí)紀(jì)工作的有效性和良性循環(huán)，需要定期進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2、對(duì)督察發(fā)現(xiàn)的問題，要認(rèn)真整改，并對(duì)整改了的問題要及時(shí)零防漏地記錄，以便于日后查閱和對(duì)績效考核的評(píng)價(jià)。九、法律責(zé)任對(duì)違反本制度規(guī)定的人員，依照有關(guān)文件處理口徑的規(guī)定，給予相應(yīng)的處罰或處理。十、附則1、本制度中